Wszyscy wiemy, jak wygląda nieprzygotowanie podczas spotkania — wiesz, ten gość, który nie wie, jak wykorzystać technologię w sali konferencyjnej, aby rozpocząć prezentację lub po prostu nie wie, co się dzieje podczas spotkania, bo nie wiedział t odrobić wcześniej pracę domową.
Dobre przygotowanie do spotkań/wydarzeń wideokonferencyjnych nie tylko oszczędzi Ci wstydu podczas rozmowy, ale także sprawi, że wirtualne wydarzenie/spotkanie bardziej wydajne i angażujące. A w czasach, gdy prawie wszystkie firmy pracują z domu z powodu koronawirusa, Twoi współpracownicy będą Ci wdzięczni.
W tym przewodniku pokażemy Ci, jak właściwie przygotować się do wirtualnego spotkania, od uzyskania podstawowych informacji technicznych, po to, jak powinieneś przedstawić swoje pomysły i aktywnie przyczynić się do sukcesu spotkania.
4 wskazówki dotyczące przygotowania do wirtualnego spotkania
1. Opanuj podstawy
Najbardziej podstawowym aspektem przygotowania do wirtualnego spotkania jest wiedza, jak korzystać z używanej technologii spotkań online. Przed połączeniem konferencyjnym upewnij się, że wiesz, jak połączyć się z połączeniem i jak udostępnić ekran. Jeśli rozmowa jest prowadzona w aplikacji, której nigdy wcześniej nie używałeś, poświęć chwilę na pobranie aplikacji lub zainstalowanie niezbędnych wtyczek. Podczas gdy niektóre usługi wideo, takie jak Lifesize, działają natywnie w przeglądarce internetowej, inne mogą wymagać dodatkowych czynności instalacyjnych.
Następnie zawsze powinieneś sprawdzić ustawienia audio i wideo. Większość aplikacji do spotkań online ma funkcję ustawień, która pozwala sprawdzić, czy kamera i mikrofon działają zgodnie z oczekiwaniami oraz czy wybrane jest preferowane źródło dźwięku (słuchawki czy głośniki). Podczas tego procesu możesz sprawdzić kadrowanie swojego filmu i upewnić się, że tak właściwe oświetlenie na miejscu, aby zapewnić profesjonalny wygląd zarówno Tobie, jak i Twojemu otoczeniu. Jeśli prowadzisz prezentację podczas spotkania, zamknij wszystkie niepowiązane karty i wycisz powiadomienia na swoim laptopie.
2. Podziel się wiedzą przed spotkaniem
Teraz przejdziemy do mniej technicznej strony przygotowania wirtualnego spotkania. To, ile musisz przygotować przed spotkaniem, zależy od tego, ile masz obowiązków podczas spotkania, ale niektóre nadrzędne zasady mogą radykalnie zwiększyć efektywność wirtualnego spotkania dla wszystkich uczestników. Po pierwsze, wszyscy powinni znać omawiane tematy i cele spotkania na długo przed rozpoczęciem telekonferencji. Jeśli prowadzisz wirtualne spotkanie, upewnij się, że utworzyłeś porządek obrad i wyślij go do całego zespołu przed rozpoczęciem rozmowy. Agenda obejmie kluczowe punkty do dyskusji i określi wynik spotkania, tak aby każdy mógł przyjść na wirtualne spotkanie poinformowany i przygotowany.
Wraz z porządkiem obrad należy również przesłać dokumenty towarzyszące posiedzeniu. W przypadku grup roboczych projektu warto założyć wspólny folder dokumentów lub utworzyć w nim kanał Microsoft Teams lub Slack przechowywać materiały. Po prostu upewnij się, że niezależnie od podejścia do udostępniania, robisz to bezpiecznie i najlepiej zgodnie z zero zaufania strategia bezpieczeństwa.
Jeśli jesteś uczestnikiem spotkania i nie otrzymałeś agendy przed rozpoczęciem telekonferencji, skontaktuj się z organizatorem spotkania, aby zapytać, jakie tematy i materiały zostaną omówione podczas spotkania. Skuteczny wirtualne prezentacje a spotkania polegają na tym, że wszyscy zapoznają się z materiałami ze spotkań i przygotowują się wcześniej. Jak zauważa Nancy M. Settle-Murphy w swojej książce Kierowanie skutecznymi zespołami wirtualnymi, nieprzygotowywanie się do spotkań jest naruszeniem etyki wobec twojego zespołu, ponieważ jeśli inni muszą poświęcać czas, aby cię dogonić, jest to kradzież czasu zespołowi — a to brak szacunku.
3. Odrób swoją pracę domową
Wstępne zapoznanie się z materiałem związanym ze spotkaniem to dopiero początek. Warto również poświęcić czas na przemyślenie swoich opinii na temat poruszanych tematów oraz przygotować pytania, uwagi i komentarze. Nie musisz znać wszystkich odpowiedzi. Czasami wystarczy zadać prowokujące do myślenia pytania i być w stanie wyjaśnić, dlaczego ważne jest, aby zgłębić te pytania, aby naprawdę wyróżnić się na spotkaniu.
Badając tematy spotkań, staraj się wymyślać świeże pomysły i realistyczne nowe strategie osiągania celów spotkania. W razie potrzeby utwórz odpowiednie wizualizacje, które pomogą wesprzeć Twoje komentarze i pomysły oraz które możesz udostępnić podczas wirtualnego spotkania.
Jeśli temat spotkania jest rozległy lub nie jesteś z nim zaznajomiony, spróbuj skupić się na jednym kluczowym wkładzie, który możesz wnieść podczas spotkania i spraw, aby Twój komentarz się liczył. Nie trzeba dużo mówić, aby zostać zauważonym. Zamiast tego bądź członkiem zespołu, który wnosi wartościowe fakty, pomysły i rozwiązania na określony temat w sposób łatwy do zrozumienia i przyswojenia. Twoja możliwość zabrania głosu podczas wirtualnego spotkania może być ograniczona, zwłaszcza jeśli w rozmowie biorą udział większe osobistości, więc przygotuj się na to, aby Twoje komentarze były krótkie i precyzyjne.
Efektywne działanie podczas wirtualnego spotkania to umiejętność, której należy się nauczyć, podobnie jak większości rzeczy w biznesie. Przed spotkaniem zapisz swoje uwagi i przećwicz wypowiadanie ich na głos, aż będziesz mógł z łatwością mówić o temacie spotkania oraz o swoich strategiach i pomysłach. Pamiętaj, praktyka czyni mistrza.
4. Idź dalej
Jeśli zaczniesz od powyższych kroków przygotowawczych, powinieneś być w stanie mówić z przekonaniem i wnieść cenny wkład w zebranie. Podczas telekonferencji słuchaj uważnie, w razie potrzeby rób notatki i bądź proaktywny w dzieleniu się przygotowanymi komentarzami, gdy jest to odpowiednie. Chociaż chcesz być widziany i słyszany, ważne jest, aby inni uczestnicy spotkania również wnieśli swój wkład. Wtrącaj się tylko wtedy, gdy wiesz, że możesz wnieść wartościowe komentarze do konkretnego omawianego tematu.
Wszystkie pomysły i sugestie przedstawione podczas spotkania muszą zostać zrealizowane. Nawet jeśli nie należy to do twoich obowiązków, podejmij inicjatywę, aby napisać kolejne kroki i potencjalne potrzeby, aby osiągnąć cele projektu, i wyślij je swojemu zespołowi. Sprawdź nasz powiązany post na Protokół ze spotkań aby uzyskać więcej wskazówek i szablon, którego możesz użyć do śledzenia działań i kolejnych kroków. Podjęcie dodatkowego wysiłku w celu kontynuacji po spotkaniu pokazuje kierownictwu i zespołowi, że planujesz i myślisz z wyprzedzeniem.
Na koniec powinieneś również zdać sobie sprawę, że umiejętności, których ty (i twój zespół) uczycie się podczas wirtualnych spotkań, mają znacznie szersze zastosowanie. Jak zauważyło kilku analityków, ujednolicona komunikacja jest kluczem do zwiększenia efektywności operacyjnej, więc zasady, które stosujesz podczas wirtualnych spotkań, można również zastosować w celu zwiększenia bazy klientów.
Wnioski
W końcu skuteczne wirtualne spotkania zaczynają się od skutecznego przygotowania. Jeśli wszyscy są dobrze przygotowani, spotkania te mogą być potężnym narzędziem do wymyślania innowacyjnych pomysłów, osiągania celów i pchania firmy do przodu. Ale jeśli ktoś przyjdzie na spotkanie nieprzygotowany, upewnij się, że to nie ty.
