Jednym z największych trendów napędzających rewolucję w naradach jest plan otwartego biura. Obecnie wiele firm decyduje się na mniej samodzielnych biur i więcej wspólnych przestrzeni roboczych, które promują komunikację i pomagają zwiększyć produktywność. Zgodnie z najnowszymi trendami rynkowymi zidentyfikowanymi przez firmę Frost & Sullivan, przewiduje się, że do 70 r. sale konferencyjne zastąpią prawie 2022% wszystkich sal konferencyjnych.
Oto pełne zestawienie zalet pokojów narad i trendów technologicznych, które pomogą Ci przygotować biura na przyszłość dzięki wydajnym i produktywnym pokojom narad.
Co to jest sala narad?
Pokój narad to mała sala konferencyjna dla 3-6 osób, wyposażona w sprzęt audio/wideo, która służy do szybkich spotkań zespołowych (nazywanych też naradami zespołowymi). Idealne zarówno na nieplanowane sesje robocze, jak i zaplanowane spotkania, pokoje narad umożliwiają zespołom prowadzenie dyskusji bez rezerwowania większej sali.
5 zalet pokojów narad
Firmy różnej wielkości i z różnych branż, przestrzenie coworkingowe i uniwersytety zaczęły budować te zwinne małe pokoje, aby małe zespoły mogły wydajniej współpracować. Sale konferencyjne są zwykle niedrogie w wyposażeniu i wymagają niewielkiej przestrzeni fizycznej, a wielu twierdzi, że są to najbardziej produktywne pomieszczenia w budynku. Oto pięć najważniejszych korzyści z wdrażania pokojów narad:
1. Nie wymaga rezerwacji
Wiele organizacji decyduje się na wdrożenie pokojów narad bez System rezerwacji. W ten sposób zespoły mogą mieć miejsce na spontaniczną sesję roboczą bez konieczności przerywania swojej pracy i tworzenia zaplanowanego spotkania.
2. Zamień niewykorzystane małe pokoje w efektywne przestrzenie
Większość małych przestrzeni konferencyjnych jest niewykorzystana, ponieważ brakuje w nich technologii wymaganej do produktywnych spotkań. Aby pomóc rozwiązać problem niedostatecznego wykorzystania, dostawcy usług wideokonferencyjnych zaczęli opracowywać systemy wideokonferencyjne zoptymalizowane pod kątem małych sal konferencyjnych, ułatwiając organizacjom wyposażanie sal konferencyjnych we wszystkie zalety wideokonferencji.
3. Zachowaj duże sale konferencyjne na duże spotkania
Według ostatnich badań przeprowadzonych przez firmę analityczną Frost & Sullivan, 75% wszystkich spotkań w dużych salach konferencyjnych odbywa się w gronie zaledwie trzech do czterech osób, przez co reszta pustych krzeseł to tylko strata miejsca. Pokoje spotkań są idealnie dopasowane do synchronizacji małych zespołów.
4. Idealny dla zdalnych członków zespołu
Pokoje narad dają zespołom i pracownikom zdalnym możliwość łączenia się twarzą w twarz podczas dowolnego spotkania lub szybkiej synchronizacji zespołu w ciągu dnia. I chociaż tradycyjne sale konferencyjne są świetne wideokonferencje z dużymi grupami aby uchwycić wszystkich w pokoju, pokoje narad są idealnie dopasowane, aby zapewnić każdemu realną obecność podczas spotkania online. Regularna częstotliwość rozmów wideo w salach konferencyjnych może sprawić, że zdalne zespoły poczują się mniej oddalone.
5. Niedrogi w konfiguracji
Mniejsze miejsca pracy mają mniejsze budżety i wymagają mniejszej złożoności, więc technologia w pomieszczeniu musi być opłacalna i łatwa w użyciu. Zestawy wideo do samodzielnego montażu i specjalnie zaprojektowane rozwiązania do takich pomieszczeń można zainstalować za mniej niż cena laptopa pracownika. A dzięki długo zarządzanemu cyklowi życia, wynoszącemu od sześciu do ośmiu lat, uzyskasz ciągłą wartość przez wiele lat.
3 najważniejsze wskazówki dotyczące produktywnego spotkania
Niedawno opublikowaliśmy nasz przewodnik ze wskazówkami i wskazówkami dotyczącymi prowadzenia udanej wideokonferencjii chociaż wszystkie wskazówki mogą prowadzić do udanego spotkania w sali konferencyjnej, te trzy doskonale pasują do mniejszych i doraźnych sal konferencyjnych:
1. Zadbaj o odpowiednią wielkość spotkania
Ograniczony rozmiar pomieszczenia do narad jest świetną analogią do wielkości funkcjonalnego zespołu do współpracy i wykonywania pracy. Im więcej osób dołącza do grupy, tym bardziej rozpraszające mogą być rzeczy. Użyj dużych sal konferencyjnych do przeprowadzenia wstępnej sesji burzy mózgów, a następnie użyj pokojów narad do sesji grupowych i spotkaj się ponownie w sali konferencyjnej, aby podzielić się treścią i wynikami.
2. Zoptymalizuj pokój narad pod kątem wideo
Większość sal konferencyjnych zaprojektowano z pojedynczym wyświetlaczem zamontowanym na ścianie i stołem w sali konferencyjnej przysuniętym do ściany. W mniejszych pomieszczeniach, takich jak małe sale, priorytetem powinien być szerokokątny obiektyw, który pomoże uchwycić uczestników spotkania siedzących blisko kamery.
3. Nie zapomnij być sobą
Dawno już nie korzystaliśmy z wideokonferencji wyłącznie do kwartalnych spotkań zarządu z zespołem kierowniczym — przekształciły się one w codzienny sposób komunikowania się twarzą w twarz. Podobnie jak w przypadku wysyłania SMS-ów, rozmawiania przez telefon lub podchodzenia do biurka współpracownika i rozmawiania osobiście, podczas wideokonferencji chodzi o to, o czym się dyskutuje. Więc nie martw się, jeśli chodzi o wejście do kamery — po prostu bądź sobą!
Jak urządzić pokój do spotkań: 5 niezbędnych elementów każdego świetnego miejsca do spotkań
Niezależnie od tego, czy Twoje biuro dopiero zaczyna tworzyć rozwiązania do obsługi małych zespołów, czy też szukasz sposobu na optymalizację starych pomieszczeń telefonicznych za pomocą nowoczesnej technologii współpracy, w swoim projekcie warto uwzględnić te pięć elementów:
1. meble
Decydując o stylach pokojów narad, kieruj się kulturą korporacyjną — style, liczba mnoga, ponieważ wiele firm decyduje się na niepowtarzalny wygląd każdej przestrzeni. Ograniczona powierzchnia pomieszczenia do narad pozwala na dokonywanie odważnych wyborów bez konieczności całkowitego remontu całego biura. Typowy pokój będzie miał cztery do pięciu miejsc siedzących z wytrzymałymi powierzchniami roboczymi. Jeśli skulisz się/projekt sali konferencyjnej i dekorowanie wnętrz nie są twoją mocną stroną, skorzystaj z pomocy agencji lub skorzystaj z ulubionej wyszukiwarki w poszukiwaniu pomysłów. Oto kilka słów kluczowych na początek: nowoczesne biuro, świetna sala konferencyjna i kreatywne biuro.
2. Pokaz
Ok, twój pokój jest ozdobiony poplamioną betonową podłogą, odzyskanymi drzwiami do stodoły, odsłoniętymi rurami, blatami z aluminium lotniczego i krzesłami Hermana Millera® — co teraz? Nadszedł czas, aby wprowadzić technologię, która zmieni Twój stylowy salon w miejsce do spotkań. Niezależnie od tego, czy jesteś burza mózgów koncepcji najnowszego filmu marketingowego lub analizy danych w raporcie sprzedaży, dostępność funkcji wyświetlania na ekranie ma kluczowe znaczenie dla tej przestrzeni. Zespoły nie powinny polegać na gromadzeniu się wokół laptopa, aby obejrzeć prezentację lub wideokonferencję z inną grupą.
Ceny wyświetlaczy drastycznie spadły w ciągu ostatnich kilku lat, więc idź na tyle, na ile pozwala twój budżet — ale pamiętaj, że to wciąż mała przestrzeń, więc zakres 42”–50” prawdopodobnie wystarczy. Decydując się na wysokość montażu, zalecamy trzymanie się blisko poziomu oczu, zwłaszcza podczas wyposażania pomieszczeń do łączenia się ze sobą za pomocą rozwiązania do wideokonferencji w sali narad.
3. Tablica
Niezależnie od tego, czy jest to tradycyjna biała emalia, interaktywna inteligentna czy po prostu tafla szkła, upewnij się, że nie przegapisz możliwości wypisywania pomysłów i koncepcji w pokoju spotkań. Tablice mogą pełnić rolę parkingu dla pomysłów, nad którymi nie jesteś jeszcze gotowy do działania, pomóc Ci zwizualizować swoje priorytety i zapewnić łatwą metodę modyfikacji pomysłów, gdy zdasz sobie sprawę, że było kilka złych w tym, że „brak pomysłu to zły pomysł " burza mózgów. Na koniec spotkania po prostu zrób kilka zdjęć swojej pracy, aby nie musieć jej ponownie zapisywać.
4. Atmosfera
Akustyka
Z wieloma biurami przechodzącymi na więcej otwarty plan piętra koncepcja, ważniejsze niż kiedykolwiek jest to, aby wyznaczone przestrzenie do współpracy były wolne od hałasu i elementów rozpraszających uwagę. Izolacja akustyczna zapobiega przedostawaniu się hałasu do i z pomieszczenia, a profesjonalna konfiguracja mikrofonu może znacznie poprawić jakość dźwięku spotkania dzięki natywnej redukcji szumów otoczenia i pełnemu pokryciu pomieszczenia.
Oświetlenie
Naturalne oświetlenie zostało powiązane z lepszym zdrowiem i większym zaangażowaniem pracowników. Jest wspaniałym dodatkiem do wielu miejsc spotkań, ale należy zadbać o zapewnienie kontroli oświetlenia w salach konferencyjnych z oknami. Pokoje wystawione na bezpośrednie działanie promieni słonecznych o niewłaściwej porze dnia mogą wyglądać na wyblakłe na wideo, a źródło światła bezpośrednio za obiektem może stworzyć ostry zarys.
5. Łączność wideo
Wideokonferencje umożliwiają członkom zespołu zajęcie miejsca na spotkaniu z dowolnego miejsca. Jeśli więc w Twoim zespole są telepracownicy, osoby znajdujące się w innym kampusie lub współpracownicy, którzy regularnie podróżują, a rozwiązanie do wideokonferencji to mądra inwestycja, aby utrzymać współpracę i połączenie w grupie. Wyposażając salę konferencyjną w wideokonferencje, poszukaj rozwiązania, które jest łatwe w zarządzaniu i obsłudze, spełnia wymagania w zakresie bezpieczeństwa i niezawodności, a przede wszystkim pomaga zespołom czuć się jak najlepiej połączonymi. Zestawy Lifesize Dash™ to rozwiązania do pokojów narad zaprojektowane z myślą o elastyczności urządzeń, podczas gdy Rozmiar życia® Ikona 300™ to sprawdzone rozwiązanie typu „wszystko w jednym” z możliwością udostępniania treści w trybie 4K w pełnym ruchu, co zapewnia pierwszorzędne wrażenia w salach konferencyjnych.
Lifesize może pomóc w utrzymaniu sprzęt do wideokonferencji łatwe w zarządzaniu w każdym pomieszczeniu konferencyjnym, a jednocześnie zapewniają czystą technologię audio i wideo oraz umożliwiają pracownikom współpracę w wydajnym środowisku.
Chcesz zacząć korzystać z pokojów narad Lifesize?
W Lifesize wszystko, co robimy, jest projektowane, tworzone i wspierane, aby zapewnić użytkownikom doskonałe i bezproblemowe wrażenia od pierwszego dnia. Po ponad piętnastu latach rozwoju systemy pokojów narad i sal konferencyjnych, bezprzewodowe urządzenia do prezentacji w salach konferencyjnych, aplikacje do wideokonferencji oraz globalna sieć w chmurze to wszystko łączy, nie zadowalamy się niczym mniej niż niesamowitym. Lifesize zapewnia niezrównane, ujednolicone doświadczenie spotkań, któremu możesz zaufać za pierwszym razem, za każdym razem. Zaplanuj demo z ekspertem ds. wideokonferencji Lifesize lub załóż darmowe konto aby zobaczyć rozwiązanie Lifesize do pomieszczeń narad w akcji.
