Udokumentowanie spotkania to kluczowy krok do udanej i efektywnej wideokonferencji. Jeśli zostałeś wybrany na świętego skrybę swojego spotkania, ważne jest, aby zrozumieć tajniki skutecznego, intuicyjnego i łatwego pisania i udostępniania protokołów ze swoimi współpracownikami. Ale nie martw się — oto wszystko, co musisz wiedzieć o protokołach ze spotkań oraz kilka porad i wskazówek, jak uchwycić najważniejsze części spotkania.
Czym są protokoły ze spotkań?
Protokoły ze spotkań to namacalne zapisy zebrane podczas spotkania, które służą do informowania uczestników i osób nieuczestniczących o tym, co zostało omówione podczas spotkania, oraz określania wymaganych kolejnych kroków, aby rozmowa lub projekt przebiegały zgodnie z planem. Protokoły ze spotkań pozwalają osobom, które nie uczestniczyły w spotkaniu, zapoznać się z omawianą tematyką. Ten skondensowany dokument sugeruje również, jakie tematy należy ponownie przeanalizować i w jaki sposób podejmować przyszłe decyzje podczas kolejnych spotkań.
4 powody, dla których warto sporządzić protokół ze spotkania
Protokoły ze spotkań służą nie tylko do porównywania kluczowych tematów omawianych na spotkaniach, ale są również wykorzystywane jako zapisy, dzięki którym każdy, kto nie jest na rozmowie telefonicznej ani w pokoju konferencyjnym, może nadrobić to, co zostało omówione, bez uprzedzeń i pogawędek. Oto kilka dobrych powodów, dla których protokoły ze spotkań poprawiają sposób, w jaki się spotykacie:
Uchwyć ogólny cel spotkania
Ludzie nie spotykają się dla zabawy. Zwołanie spotkania zawsze ma jakiś ukryty cel. Dobre protokoły ze spotkań nie tylko mówią ludziom, dlaczego spotkanie się odbyło, ale także przypominają o zadaniach, które należy wykonać.
Rejestruj głosy nad podejmowanymi decyzjami
Zapisując ważne decyzje podjęte podczas spotkania, stawiasz siebie i swoich współpracowników o krok przed kolejnymi spotkaniami. Przechwytuj wnioski lub głosowania w sali konferencyjnej, aby wyjaśnić uczestnikom i osobom nieobecnym, kiedy, dlaczego i jak podjęto te decyzje.
Zaplanuj kolejne kroki na przyszłe spotkania
Spotkanie nigdy nie jest tylko jednym spotkaniem — zawsze są kolejne synchronizacje i zadania, które ludzie muszą wykonać. Rejestrując, co należy zrobić przed kolejnym spotkaniem, współpracownicy mogą łatwo śledzić, co muszą zrobić, aby przygotować się do następnej rozmowy.
Śledź elementy akcji
Rejestrowanie elementów, które można zastosować podczas spotkania, ułatwia uczestnikom zorientowanie się, co muszą zrobić po zakończeniu spotkania, bez odwracania uwagi od tego, co jest aktualnie omawiane.
Jak pisać skuteczne protokoły ze spotkań w 6 krokach
1. Zaplanuj
Ustawiając i wysyłając a porządek obrad wcześniej swoim współpracownikom, możesz pomóc pokierować rozmową i wyeliminować wszelkie styczne, które mogą się pojawić. Protokół ze spotkania możesz wykorzystać do skonfigurowania struktury spotkania, a także do łatwego robienia notatek i zmiany tematu. Pozwala to również na utworzenie programu w formacie odpowiednim dla spotkania.
2. Uporządkuj swój dokument protokołów
Niektóre kluczowe rzeczy, które należy uwzględnić w protokole ze spotkania, to: czas i data spotkania, nazwiska uczestników w telekonferencji, podjęte decyzje, nowe tematy wychowany i następne spotkanie czas i data. Jeśli niektóre osoby nie mogły dołączyć, zapisz również ich nazwiska, aby upewnić się, że nadal są na bieżąco.
3. Dbaj o przejrzystość notatek
Podczas robienia notatek na spotkaniu łatwo jest zostać w tyle — rozmowy toczą się w szybkim tempie i trudno nadążyć. Zanotuj w pamięci, zanim spotkanie zacznie być obiektywne i unikaj osądów lub uprzedzeń. Możesz nawet wrócić po spotkaniu i edytować swoje protokoły, aby miały sens, poprawić czasy, aby były spójne i dołączyć wszelkie dodatkowe dokumenty lub informacje, do których mogły się odwoływać.
4. Uzyskaj zgodę (w razie potrzeby)
Jeśli dopiero zaczynasz sporządzać protokoły ze spotkań, w razie potrzeby uzyskaj zatwierdzenie ich przez przełożonego. Zawsze miło jest mieć drugą parę oczu, która patrzy na coś, co stworzyłeś.
5. Udostępnij minuty
Po edycji protokołów udostępnij je swoim współpracownikom. Jeśli Twoja firma ma nadrzędny folder do przechowywania protokołów, prześlij go, aby mieć do niego łatwy dostęp. Jeśli uczestnicy spotkania poproszą o fizyczne kopie, zapewnij je i zachowaj duplikaty dla siebie — te dokumenty są powodem do dumy!
6. Zachowaj protokoły do przyszłego przeglądu
Upewnij się, że zabrałeś swoje minuty na następne spotkanie uzupełniające, abyś mógł rozpocząć spotkanie od podsumowania. W ten sposób możesz sprawdzić, czy zadania zostały wykonane, i możesz wykorzystać te minuty, aby pokierować przebiegiem spotkania.
Wzór protokołu spotkania
Efektywne spotkania są wynikiem dobrego przywództwa, współpracującego zespołu, minimum small talku i doskonałego robienia notatek. Wykorzystaj w pełni protokoły ze spotkań dzięki temu podstawowemu szablonowi protokołów. Skopiuj poniższy szablon i użyj go na następnym spotkaniu!
Cel spotkania
Spotkanie [rodzaj spotkania] [nazwa zespołu lub organizacji] odbyło się [data] w [lokalizacja]. Rozpoczęło się o [czas] i zostało zwołane przez [lidera spotkania, osobę, która zwołała spotkanie], z [imię skryby] jako skrybą.
Uczestnicy
[Lista obecnych członków zespołu]
[Lista obecnych gości]
[Lista członków zespołu, którzy nie uczestniczyli]
Tematy/Prezentacje
[Nazwa tematu/prezentacji] została zaprezentowana przez [prezentera/mówcę].
- Główne dania na wynos
Zadania uzupełniające
Zadanie: wywołane przez [nazwisko] dla [nazwa wykonawcy zadania] w celu [ukończenia zadania] do [data]
Pomocne narzędzia do nagrywania protokołów ze spotkań
Dzięki narzędziu do współpracy wideo, takiemu jak Lifesize, możemy udostępnić szablon protokołów ze spotkań oraz trochę więcej. Zoptymalizuj swoje spotkania dzięki łatwemu robieniu notatek i prowadzeniu dokumentacji dzięki tym funkcjom i rozwiązaniom Lifesize.
Nagrywaj i udostępniaj Lifesize
Rozmiar życia Nagrywaj i udostępniaj umożliwia użytkownikom bezpieczne nagrywanie wideokonferencji z dowolnego urządzenia lub systemu sali konferencyjnej. Przechwytuj udostępniane treści i prezentacje jednym kliknięciem i zacznij tworzyć osobisty kanał wideo swojej firmy w ramach swojego rozwiązania do wideokonferencji. W ten sposób możesz wysłać pełne nagranie wraz z protokołami ze spotkań.
Bezprzewodowe udostępnianie ekranu Lifesize Share
Udostępnij Lifesize to rozwiązanie do bezprzewodowego udostępniania ekranu i automatyzacji sali, które umożliwia prezenterom bezprzewodowe udostępnianie prezentacji w sali konferencyjnej, a jednocześnie umożliwia dostęp do narzędzi do robienia notatek lub materiałów referencyjnych na ich własnym ekranie. Dzięki temu rozwiązaniu możesz jednocześnie udostępniać prezentację i robić notatki w osobnym oknie — z jednego urządzenia.
Integracje z Microsoft, Google i Slack
W Lifesize stawiamy na łatwość użytkowania. Bezproblemowo zintegruj swoje rozwiązanie Lifesize z narzędziami takimi jak Microsoft, Google i Slack aby wspierać i ulepszać codzienny przepływ pracy podczas spotkań. Planuj spotkania, wysyłaj dokumenty i rozpoczynaj czaty grupowe ze współpracownikami, wszystko z jednego rozwiązania.
Wnioski
Pisanie protokołów ze spotkań nie musi być trudne. Dzięki dynamicznemu rozwiązaniu do wideokonferencji z możliwością nagrywania masz narzędzie, które Cię wspiera. Niezależnie od tego, czy dokumentujesz telekonferencję w całej firmie, czy po prostu synchronizujesz się z trwającym zespołem projektowym, wykorzystaj maksymalnie swój czas, organizując spotkania w bardziej inteligentny sposób, organizując się i zachowując świetne protokoły ze spotkań. Pamiętaj, aby zasubskrybować blog, aby uzyskać więcej informacji na temat produktywności spotkań.
Często zadawane pytania dotyczące protokołów spotkań
W jakim czasie powinny być protokoły ze spotkań?
Protokół ze spotkania należy zawsze pisać w czasie przeszłym. Można je uznać za podsumowanie tego, co wydarzyło się podczas rozmowy telefonicznej, dlatego zostaną przeczytane przez kolegów po spotkaniu. Pamiętaj, aby wrócić po spotkaniu i poprawić czasy, aby uniknąć nieporozumień.
Kto powinien sporządzać protokoły ze spotkań?
Idealnie byłoby mieć kogoś, kto będzie uczestniczył we wszystkich spotkaniach, nie będzie prezentował podczas rozmowy telefonicznej i potrafi szybko robić notatki oraz rozumie omawiany temat.
Jak długi powinien być protokół ze spotkania?
Długość minut spotkania zależy od tego, jak długo trwa spotkanie i ile tematów Ty i Twój zespół planujecie omówić. Staraj się, aby Twoje zdania były krótkie i obiektywne — nie musisz być kreatywny!
