Spójrzmy prawdzie w oczy — wszyscy mieliśmy okropne spotkanie raz lub dwa razy w życiu. W rzeczywistości są one znacznie bardziej powszechne, niż mogłoby się wydawać. Według Raport Doodle o stanie spotkań w 2019 r, koszt źle zorganizowanych spotkań w 2019 roku sięgnie aż 399 miliardów dolarów w samych Stanach Zjednoczonych, co jest ogromnym obciążeniem dla efektywności biznesu. Prostym krokiem do zwiększenia efektywności spotkania jest zawsze dołączanie planu spotkania. Oto nasz przewodnik dotyczący projektowania świetnego programu spotkania, z którego możesz skorzystać następnym razem zaplanować salę konferencyjną lub zorganizuj wirtualne spotkanie zespołu.

Co to jest program wirtualnego spotkania?

Agenda spotkania to chronologiczna lista tematów, zadań i działań, które należy omówić lub którymi należy się zająć podczas spotkania. Agenda spotkania wirtualnego umożliwia uczestnikom zarys tego, co będzie omawiane na spotkaniu, dzięki czemu mogą przygotować się z wyprzedzeniem, aby zapewnić najbardziej produktywne i efektywne spotkanie możliwe.

Dlaczego programy spotkań są ważne?

Nikt nie chce być w źle zaplanowanym spotkanie zespołu. Czas ma kluczowe znaczenie dla wszystkich w pokoju — i poza nim — więc konieczność siedzenia w sali konferencyjnej lub na wideorozmowie z grupą osób, które nie wiedzą, po co się tam znajdują, może być trochę denerwujący.

Samo stworzenie prostego zarysu tego, jak chcesz spędzić czas na tym spotkaniu i podzielenie się nim ze współpracownikami, nie tylko eliminuje zamieszanie, ale także nadaje ton spotkaniu, definiuje tematy, które należy poruszyć i zwiększa liczbę uczestników zaangażowanie, ponieważ każdy ma czas na wcześniejsze przygotowanie informacji lub tematów badań.

5 powodów, dla których warto korzystać z agendy podczas wirtualnych spotkań

Skuteczny i przemyślany program spotkania może zdziałać cuda dla Ciebie i Twoich współpracowników. Oto pięć powodów, dla których warto korzystać z programu spotkań:

1. Odnieś się do wszystkich kluczowych kwestii do omówienia

Nie ma nic gorszego niż iść na spotkanie i nie mieć pojęcia, dlaczego zostało zwołane. Wspaniałą rzeczą w programach spotkań jest to, że jasno wymieniają tematy omawiane w danym czasie spotkania, więc nikt nie wchodzi do pokoju zupełnie nieświadomy.

2. Wysyłaj zaproszenia na spotkania do właściwych osób

Uczestnicy spotkania są wybierani ręcznie i nie bez powodu są wybierani do miejsca na sali. Niezależnie od tego, czy zostałeś wybrany do zabrania głosu na określony temat w porządku obrad, czy też decyzje podjęte na tym spotkaniu mają na Ciebie bezpośredni wpływ, możliwość wcześniejszego przejrzenia porządku obrad potwierdza Twoje miejsce przy stole.

3. Zdefiniuj wyniki

Każde spotkanie ma powód do spotkania. Jeśli znasz cel spotkania — i jaki może być wynik — istnieje mniej okazji do odejścia od tematu dyskusji, co eliminuje ryzyko złego spotkania.

4. Skoncentruj uczestników

Porządki dają uczestnikom konspekt, którego należy przestrzegać podczas spotkania. Rozmowy będą mniej błądzić w pustce i mniej krwawić na inne tematy, których nie ma na liście tematów dyskusji, dzięki czemu spotkanie będzie przebiegać zgodnie z planem.

5. Wyeliminuj wymówki

Dzięki programom wysyłanym z wyprzedzeniem eliminuje się wszelkie wymówki, które uczestnik może mieć, by nie być gotowym do dyskusji na dany temat. Porządki sprawiają, że współpracownicy są odpowiedzialni za przygotowanie i zaprezentowanie się w sali konferencyjnej.

9 wskazówek dotyczących tworzenia programu wirtualnych spotkań

Tworzenie planu spotkania nie musi być trudne. Oto garść wskazówek, jak stworzyć szczegółowy program, aby jak najlepiej wykorzystać spotkanie. Możesz skorzystać z tych wskazówek, niezależnie od tego, czy Twoje spotkanie trwa 30 minut, czy trzydniowa konferencja i czy spotykasz się w grupie czteroosobowej czy 100-osobowej.

1. Wcześnie stwórz plan spotkania

Nikt nie potrzebuje stresu związanego z przygotowywaniem planu na kilka minut przed rozmową — im później wyślesz program, tym mniej czasu ludzie będą mieli na jego przejrzenie. Im wcześniej zaczniesz opracowywać program spotkania, tym więcej czasu będziesz mieć na jego edycję i prezentację dla współpracowników.

2. Szukaj informacji od członków zespołu

Aby zagwarantować zaangażowanie podczas rozmowy wideo, upewnij się, że w agendzie znajdują się tematy, o których chcą rozmawiać. Poproś uczestników spotkania, aby zasugerowali, co chcieliby dodać, aby wszyscy mogli być zaangażowani od początku do końca i każdy miał możliwość zabrania głosu w spotkaniu.

3. Ustal priorytety działań, którymi należy się zająć

Gdy masz już wszystkie tematy na papierze, uporządkuj je według ważności, aby na początku spotkania mówić o najbardziej treściwym materiale. Spotkania często przeciągają się w godzinach nadliczbowych, więc nie chcesz znaleźć się w sytuacji, w której musisz przesuwać ważne tematy na kolejne spotkanie.

4. Ustal rozsądny termin

Czterdziestopięciominutowe spotkania dają dodatkowy czas na rozmowę o rzeczach, których możesz nie być w stanie uzyskać podczas 30-minutowej synchronizacji i wydają się mniej intensywne i onieśmielające niż całogodzinne spotkania. Jeśli jesteś użytkownikiem Lifesize, możesz dowiedzieć się wiele o swojej firmie średni czas spotkania w konsoli administracyjnej.

5. Unikaj „burzy mózgów” podczas spotkań, na które zależy czas

Otwarte spotkania, takie jak burze mózgów lub sesje tablicowe zwykle nie mają limitu czasowego i mogą być organizowane pod wpływem chwili. Staraj się unikać tych tematów na spotkaniach, które mają ścisłe ograniczenia czasowe ze względu na czas i harmonogramy wszystkich innych.

6. Ustal, czy należy podjąć decyzję w sprawie punktu porządku obrad

Zaznacz problemy, które należy rozwiązać lub decyzje, które wymagają głosowania, aby było jasne, że uczestnicy zostaną poproszeni o udział. Pamiętaj, aby dać członkom zespołu rozsądną ilość czasu na rozważenie ich wyborów.

7. Zastosuj zasadę 2/3

Kiedy ustalasz program spotkania i zaczynasz gromadzić uczestników, upewnij się, że każda osoba na spotkaniu jest zaangażowana w co najmniej dwie z trzech omawianych rzeczy. W ten sposób ludzie nie mają wrażenia, że ​​uczestniczą w spotkaniu, na którym nie są potrzebni. Śledzenie protokołów ze spotkań może sprawić, że następne spotkanie będzie lepsze.

8. Trzymaj się harmonogramu

Trudno jest przewidzieć, jak długo każdy temat zostanie omówiony, ale postaraj się przeznaczyć wystarczająco dużo czasu na każdy temat, nie zbaczając z toru. Bądź elastyczny, ale także upewnij się, że każdy temat jest skutecznie i dokładnie omówiony.

9. Wyślij plan spotkania z wyprzedzeniem

Im wcześniej wyślesz plan spotkania, tym więcej czasu dasz swoim uczestnikom na przygotowanie. Pamiętaj, aby udostępnić plan spotkania zespołu najpóźniej 24 godziny przed spotkaniem — będzie to przypomnienie, że spotkanie się odbędzie, i da Twoim współpracownikom możliwość dokonania aktualizacji w ostatniej chwili.

Szablon agendy wirtualnego spotkania [2020]

Ten szablon planu konferencji jest podzielony na 5 sekcji: logistyka spotkania, cel, przygotowanie spotkania, agenda i powiązane informacje. Możesz użyć tego szablonu planu spotkania dla dowolnego rodzaju spotkania. Wystarczy wypełnić poniższy szablon:


Spotkajmy się!

Data:  [Wstaw datę]

Czas:  [Wstaw czas]

Lokalizacja:  [Wstaw lokalizację]

Uczestnicy:  [Wstaw uczestników]

Cel

Naszym celem jest burza mózgów, w jaki sposób zwiększyć produktywność podczas naszych spotkań. Przyjdź na spotkanie z kilkoma pomysłami do podzielenia się.

Przygotowanie spotkania

Czytać: Przewodnik - Jak skutecznie sporządzać protokoły ze spotkań

Przynieść: Przykłady rzeczy, które wypróbowałeś w przeszłości, które zadziałały i/lub rzeczy, o których słyszałeś od innych zespołów

agenda

Nasze wymagania - 10 minut

Wokół stołu - 30 minut

Demo ukończenia Aplikacja Lifesize - 15 minut

Głosować - 5 minut

Przeciętna osoba jest zaplanowana na blisko 60 spotkań miesięcznie

1 na 3 minuty każdego dnia pracy spędzone na spotkaniach

Szacuje się, że marnuje się 25-50% czasu spotkań


Pobierz nasz szablon planu spotkania wirtualnego

Przygotowaliśmy bezpłatny szablon planu spotkania wirtualnego, który możesz skopiować i wkleić w treści zaproszenia na następne spotkanie. Podaj podstawowe informacje o spotkaniu (data, godzina, uczestnicy, miejsce), główny cel, dlaczego spotkanie zostało zwołane, oraz wszelkie przygotowania, które twoi współpracownicy mogą potrzebować przed rozpoczęciem spotkania. Uwzględnij tematy spotkania, prelegentów, terminy i wszelkie inne szczegóły, które mogą mieć znaczenie dla danego spotkania.

Pytania uzupełniające po spotkaniu, które należy sobie zadać

Ważne jest, aby ocenić, w jaki sposób plan spotkania wpłynął na resztę zespołu po zakończeniu spotkania. Poświęcając czas na zastanowienie się, jak blisko Twój zespół trzymał się planu, czy nie, możesz zacząć nakreślać następny.

Czy poświęciłeś wystarczająco dużo czasu?

Nie możesz dokładnie przewidzieć, ile czasu przeznaczysz na każdy temat w swoim programie, i to jest w porządku! Czasami przeceniasz lub nie doceniasz, ile twoi współpracownicy mają do powiedzenia na każdy temat — po prostu pamiętaj, aby uwzględnić te, które przegapiłeś na następnym spotkaniu.

Czy trzymałeś się tematu?

Jeśli ty i twoi współpracownicy mieliście trudności z utrzymaniem tematu, upewnijcie się, że następnym razem będziecie trochę bardziej rygorystyczni. Tematy zostały wymienione nie bez powodu, a czasami potrzeba trochę więcej energii, aby trzymać się porządku obrad.

Czy osiągnąłeś wszystko lub większość tego, czego potrzebowałeś?

Weź tematy, których mogłeś nie poruszyć podczas tej rozmowy, i upewnij się, że uwzględnisz je w swoim następnym planie, a może nawet wyślij e-mail po spotkaniu do uczestników, mówiąc, że rozmowa na te pominięte tematy nie jest jeszcze zakończona.

Co możesz zmienić na następny raz?

Żaden plan nie jest doskonały za pierwszym podejściem. Poświęć chwilę i wprowadź potrzebne zmiany na następne spotkanie – będą tylko lepsze!

Trzy sposoby na ulepszenie wirtualnych spotkań

Lifesize zostało stworzone, aby umożliwić zespołom komunikację na wszystkie potrzebne sposoby. Dzięki 15-letniemu doświadczeniu w budowaniu i wspieraniu produktywnych spotkań wiemy, czego potrzebujesz, aby odnieść sukces.

Udostępnij swój ekran

Zapewnij swoim użytkownikom narzędzia, które upraszczają sposób, w jaki się spotykasz. Od udostępniania aplikacji, prezentacji i plików po strumieniowe przesyłanie wideo i audio w sali konferencyjnej, Lifesize Share™ eliminuje złożoność konieczności zabrania ze sobą odpowiedniego przewodu lub klucza sprzętowego na spotkanie. Dzięki bezprzewodowej łączności z salą konferencyjną możesz udostępniać plan spotkania na ekranie i pominąć zamieszanie związane z przekazywaniem kabli i prezentacjami.

Zobacz wszystko z wyraźnymi szczegółami

W przypadku zorientowanych na szczegóły i rozproszonych zespołów technologia wideo 4K to przełom, którego potrzebujesz, aby odnieść sukces. Lifesize jest pierwszym i jedyne globalne rozwiązanie do wideokonferencji 4K na rynku, udostępnianie treści 4K w pełnym ruchu i niezrównaną jakość spotkań. Potężny 20-krotny zoom i bogata optyka kamery zapewniają niesamowitą wyrazistość obrazu i wspaniałe wrażenia podczas spotkań.

Gotowy do rozpoczęcia korzystania z Lifesize?

Wykorzystaj maksymalnie swój czas, spotykając się mądrzej, proaktywnie i wysyłając współpracownikom szczegółowe programy spotkań przed spotkaniem. Odkryj Lifesize.