Kolejne miesiące pracy zdalnej pracowników w odpowiedź na COVID-19firmy stoją teraz przed nowym wyzwaniem: jak i kiedy bezpiecznie wrócić do biura. Pomimo niepewności i poważnych problemów logistycznych miejsce pracy po COVID-19 jest nieuniknione, nawet jeśli organizacje pracują nad dostosowaniem obiektów w oparciu o zmieniające się wytyczne instytucji zdrowia publicznego.
Aby pomyślnie przejść do kolejnej fazy pracy, firmy będą musiały wzmocnić swoje obecne strategie, być elastyczne i uczynić bezpieczeństwo i dobre samopoczucie swoich pracowników najwyższym priorytetem. Ponadto, przy większym odsetku pracowników kontynuujących pracę zdalną i oczekiwaniach, że zespoły będą w coraz większym stopniu składać się zarówno z pracowników biurowych, jak i zdalnych, firmy będą musiały wzmocnić narzędzia i techniki współpracy, aby pracownicy mogli nadal efektywnie współpracować, niezależnie od lokalizacji . Żadne rozwiązanie nie sprawdzi się w każdej firmie, ale powrót do życia biurowego bez dobrze przemyślanego planu może być ryzykowny i niebezpieczny. Na tym blogu oferujemy pomocne wskazówki, sugestie i uwagi dotyczące bezpiecznego powrotu do pracy po COVID-19.
Jak będzie wyglądał powrót do pracy po COVID-19?
Przy ciągłej niepewności związanej z pandemią koronawirusa nikt nie wie dokładnie, jak będzie wyglądał powrót do pracy po COVID-19. Niektóre firmy pozostaną w pełni zdalne, podczas gdy inne wrócą do biura z całym personelem. Zdecydowana większość organizacji będzie znajdować się gdzieś pomiędzy tymi dwoma skrajnościami. Przewiduje to Global Workplace Analytics, firma badawcza specjalizująca się w trendach pracy zdalnej 25–30% pracowników w USA będzie pracować z domu przez kilka dni w tygodniu do końca 2021 r., w porównaniu z 3.6% pracowników, którzy przed kryzysem zdrowotnym podawali, że pracują z domu przez kilka dni w tygodniu.
Co to jest hybrydowy model pracy?
Hybrydowy model pracy obejmuje zarówno pracowników zdalnych, jak i stacjonarnych i daje pracownikom możliwość wyboru sposobu, miejsca i czasu wykonywania swoich obowiązków służbowych. Często obejmuje to przestrzenie biurowe zaprojektowane z myślą o elastycznej organizacji pracy, w której pracownicy przychodzą i odchodzą z biura w oparciu o preferencje i zgodnie z wymogami pracy projektowej.
Być może jako znak, że nadeszła przyszłość pracy, kilka dużych przedsiębiorstw oficjalnie ogłosiło nowe zasady mające na celu przyjęcie hybrydowego modelu pracy, który daje pracownikom możliwość dobrowolnego powrotu do biura lub kontynuowania pracy zdalnej przez czas nieokreślony.
W ostatnim wywiadzie CEO Twittera, Jack Dorsey wyjaśnił zamiar swojej firmy przyjęcia pracy hybrydowej, mówiąc: „Jeśli nasi pracownicy znajdują się w roli i sytuacji, która umożliwia im pracę z domu i chcą nadal to robić na zawsze, sprawimy, że tak się stanie. Jeśli nie, nasze biura będą same w sobie ciepłe i przyjazne, z dodatkowymi środkami ostrożności, kiedy uznamy, że można bezpiecznie wrócić”. Ostatecznie powrót do pracy po COVID-19 będzie wyglądał inaczej w każdej organizacji, dlatego musisz znaleźć rozwiązanie, które będzie najlepsze dla bezpieczeństwa i dobra wszystkich Twoich pracowników.
10 wskazówek dla firm wracających do pracy po COVID-19
Firmy, które planują przenieść swoich pracowników z powrotem do biura, potrzebują planu, który zapewni bezpieczeństwo, odbuduje morale i zapewni komfort oraz dobre samopoczucie pracowników. Poniżej znajduje się dziesięć wskazówek, sugestii i uwag, które pomogą zapewnić pomyślny powrót do pracy po COVID-19. Organizacje powinny również pracować nad wdrożeniem środków zapobiegawczych i bezpieczeństwa przewidzianych przez Administracja Bezpieczeństwa i Higieny Pracy (OSHA)The Centrum Kontroli i Zapobiegania Chorobom (CDC), a także stanowych i lokalnych urzędników ds. zdrowia publicznego.
1. Przyjmij hybrydowy model pracy
Być może najlepszym sposobem na utrzymanie produktywności pracowników i zadowolenie wszystkich w tym okresie przejściowym jest umożliwienie pracownikom pracy z miejsca, w którym jest im najwygodniej i wydajniej. W Ostatnie badania, firma badawcza Valoir stwierdziła, że praca zdalna miała tylko niewielki negatywny wpływ (1–3%) na produktywność podczas COVID-19, pomimo znacznych wyzwań logistycznych związanych z nagłą zmianą, w tym braku odpowiedniego sprzętu do domowego biura i niewystarczającej opieki nad dziećmi dla pracujących rodziców .
Może się okazać, że niektórzy pracownicy chcą wrócić do biura, podczas gdy inni najlepiej pracują z domu lub muszą kontynuować pracę zdalną z powodów medycznych lub osobistych. Stworzenie hybrydowego modelu pracy z połączeniem pracowników zdalnych i stacjonarnych daje pracownikom elastyczność powrotu do biura tylko wtedy, gdy czują się komfortowo i są gotowi. Ponadto powrót mniejszej liczby pracowników do biura może pomóc pracownikom w przestrzeganiu przepisów dotyczących dystansu społecznego i ograniczeniu rozprzestrzeniania się koronawirusa.
2. Wprowadź rotacyjny harmonogram pracy
Kolejnym świetnym sposobem na ograniczenie ryzyka związanego z COVID-19 w biurze jest wdrożenie rotacyjnego harmonogramu pracy. Na przykład podziel swoich pracowników biurowych na pół i ustal harmonogram, zgodnie z którym każda grupa zmienia dni dojazdu do biura (pamiętaj, aby każdy dział był podzielony równo, aby uniknąć dużych skupisk pracowników pracujących fizycznie blisko siebie). Daje to każdemu pracownikowi możliwość pracy z domu iz biura co tydzień, jednocześnie ograniczając całkowitą liczbę pracowników w biurze w danym momencie. Oczywiście obie grupy mogą nadal efektywnie współpracować, korzystając z narzędzi komunikacyjnych, takich jak aplikacje do czatowania i wideokonferencje.
3. Przyjmij podejście etapowe
Powrót całej siły roboczej do biura pierwszego dnia jest nierealny. Rozważ wdrożenie podejścia etapowego, w ramach którego niewielki procent pracowników wraca do biura przez pewien czas. Możesz na przykład zacząć od tego, że 25% pracowników biurowych wróci do biura w pierwszej fazie. Jeśli wszystko pójdzie dobrze, zwiększ do 50% liczbę pracowników powracających do biura kilka tygodni później i tak dalej. Podejście etapowe zmniejsza obciążenie już nałożone na ekipy sanitarne, które pracują w nadgodzinach, aby nadążyć za wymagającym harmonogramem sprzątania, i zmniejsza ryzyko powrotu zakaźnego pracownika do biura i przeniesienia choroby na cały personel.
4. Zrestrukturyzuj swoje biura
Wytyczne dotyczące dystansu społecznego nie znikną w najbliższym czasie, więc biura będą musiały odpowiednio rozmieścić biurka i stworzyć odpowiednie bariery między stanowiskami pracy pracowników. Aby pomóc placówkom i specjalistom HR w dostosowaniu tych warunków, firma w Holandii stworzyła działający model o nazwie „Biuro 6 stóp” zaprojektowany, aby pomóc pracownikom bezpiecznie pracować w tej samej współdzielonej przestrzeni biurowej z zachowaniem dystansu społecznego. Ponadto firmy mogą być zmuszone do ustanowienia zasad ograniczających liczbę osób na spotkaniu i osoby z zewnątrz odwiedzające biuro bez zapowiedzi.
5. Stwórz higieniczne miejsce pracy
Wszystkie stoły, biurka, krzesła i pomieszczenia ogólnodostępne będą musiały być codziennie dokładnie czyszczone i dezynfekowane. Według Jaya Varkeya, profesor medycyny na Wydziale Medycznym Uniwersytetu Emory: „Przy wejściu i wyjściu z każdej windy powinno znajdować się stanowisko do dezynfekcji rąk”. Firmy powinny również rozważyć utworzenie stacji do dezynfekcji rąk w miejscach o dużym natężeniu ruchu oraz przy powierzchniach często dotykanych, takich jak lobby, pokoje socjalne i sale konferencyjne. Jeśli to możliwe, trzymaj drzwi otwarte, aby ograniczyć dotykanie klamek. The CDC zaleca również otwieranie okien, jeśli to możliwe, instalowanie wysokowydajnych filtrów powietrza i regulację klimatyzatorów w celu zwiększenia cyrkulacji i przepływu powietrza.
6. Zachęcaj do przestrzegania zasad higieny i samoizolacji
Zachęcaj wszystkich pracowników do częstego i dokładnego mycia rąk w ciągu dnia i unikania dotykania oczu, nosa i ust. Ponadto personel powinien być przeszkolony w zakresie oznak i objawów COVID-19 i pozostać w domu, jeśli czuje się chory, aby zapobiec rozprzestrzenianiu się zarazków w biurze. Rozważ wdrożenie elastycznej polityki dotyczącej zwolnień lekarskich, aby uwzględnić pracowników, którzy uzyskali pozytywny wynik testu na obecność koronawirusa.
7. Przygotuj plan awaryjny
W obliczu ciągłej niepewności związanej z COVID-19 musisz zachować elastyczność i być przygotowanym. Przygotuj plan awaryjny na wypadek wybuchu wirusa w Twoim biurze. Będziesz musiał działać szybko i agresywnie, aby powstrzymać jego rozprzestrzenianie się. Pracownicy powinni zabierać swoje laptopy i codziennie pracować w domu na wypadek, gdyby musieli rozpocząć pracę zdalną z krótkim wyprzedzeniem.
8. Uzyskaj informacje zwrotne od pracowników
W tym trudnym czasie ważne jest, aby nie zapominać o czynniku ludzkim. Twoi pracownicy spędzili tygodnie lub miesiące pracując z domu bez fizycznej interakcji ze swoimi współpracownikami, a teraz oczekuje się, że wrócą do biura, ale zachowają dystans od siebie. Wszystkie te zmiany będą prawdopodobnie stanowić wyzwanie dla Twoich pracowników. Aby upewnić się, że idziesz do przodu we właściwym kierunku, poproś swoich pracowników o informacje zwrotne, aby zobaczyć, co działa i jakie obszary można poprawić.
9. Przejrzyj swoje narzędzia komunikacji
Ponieważ niektórzy pracownicy nadal pracują z domu, a inni wracają do biura, niezbędne jest posiadanie odpowiednich narzędzi zapewniających bezproblemową komunikację i produktywność. Oceń potrzeby swojego zespołu i skonfiguruj i przygotuj narzędzia do obsługi wiadomości błyskawicznych i wideokonferencji, aby uniknąć opóźnień na początku pracy. Priorytetyzuj interakcje twarzą w twarz aby pracownicy zdalni czuli się tak samo połączeni i poinformowani, jak ich koledzy w biurze. Realistyczna jakość wideo Lifesize sprawia wrażenie, jakby cały zespół spotykał się razem w tym samym pokoju i pozwala łączyć się na głębszym poziomie, widząc i słysząc zdalnych członków zespołu. Rozproszone zespoły nie będą skuteczne, jeśli nie będą regularnie spotykać się twarzą w twarz.
10. Kontynuuj wysiłki związane z budowaniem zespołu
Podczas tej fazy przejściowej pracownicy mogą czuć się przytłoczeni lub odłączeni. Możesz utrzymać wysokie morale zespołu, wprowadzając działania budujące zespół promować kulturę firmy. W przypadku zespołów ze zdalnymi członkami możesz zaplanować wirtualne działania integracyjne, takie jak wirtualne happy hours, działalność lodołamaczy, gry online, degustacje wina, i tak dalej. Aby uczynić te imprezy integracyjne jeszcze bardziej zabawnymi i wciągającymi, możesz użyć wirtualne tła i zabawne filtry podczas połączenia konferencyjnego. Ponadto możesz tworzyć prywatne kanały w narzędziach do czatowania, takich jak Slack i Microsoft Teams, aby pracownicy mogli prowadzić swobodne rozmowy niezwiązane z pracą lub łączyć się ze zdalnymi członkami zespołu w wirtualnym pokoju socjalnym za pomocą Lifesize.
Czego dowiedzieliśmy się o pracy zdalnej podczas COVID-19
Praca podczas pandemii koronawirusa była wyzwaniem dla organizacji i pracowników na całym świecie, ale nie było tak źle. Wielu pracowników po raz pierwszy doświadczyło pracy z domu i zyskało nową perspektywę i wgląd w pracę zdalną. Niektórzy pracownicy stwierdzili, że mają lepszą równowagę między życiem zawodowym a prywatnym i są jeszcze bardziej produktywni i zaangażowani podczas pracy poza biurem. Firmy musiały szybko wymyślić, jak obsługiwać w pełni zdalną siłę roboczą i wdrożyć strategie komunikacyjne i narzędzia, dzięki którym ich pracownicy będą w kontakcie i zaangażowani. Oto kilka rzeczy, których dowiedzieliśmy się o pracy zdalnej w czasie pandemii.
1. Współpraca wideo to długa droga
Nic dziwnego, że zapotrzebowanie na wideokonferencje dramatycznie wzrosło, gdy pracownicy na całym świecie zaczęli pracować zdalnie. W związku z zachowaniem dystansu społecznego i nakazami pozostania w domu, wideokonferencje pomogły pracownikom pozostać w kontakcie ze współpracownikami i klientami, dodając spersonalizowany akcent do rozmowy. Zespoły mogą bezpiecznie spotykać się twarzą w twarz, nie martwiąc się o rozprzestrzenianie się COVID-19 między sobą.
Oprócz spotkań biznesowych wideokonferencje stały się podstawowym rozwiązaniem w działaniach integracyjnych. Tradycyjne happy hours, imprezy biurowe i imprezy towarzyskie stały się wirtualnymi doświadczeniami dzięki wideokonferencjom, które stanowiły najbliższą alternatywę dla spotkań osobistych.
2. Praca zdalna to oszczędność pieniędzy dla pracodawców i pracowników
Praca zdalna może być korzystna zarówno dla pracodawców, jak i pracowników. W pełni zdalni pracownicy oszczędzają organizacjom średnio 22,000 XNUMX USD rocznie na pracownika ponieważ firma nie musi zapewniać pracownikowi nieruchomości biurowych, energii elektrycznej, żywności, napojów itp. Dla pracowników praca z domu zapewnia elastyczny grafik pracy bez straty czasu na dojazdy. Badania naukowe pokazują, że pracownik zdalny oszczędza średnio 7,000 XNUMX USD rocznie dzięki zmniejszonym kosztom podróży, parkingu i żywności.
3. Lepsza równowaga między życiem zawodowym a prywatnym dla pracowników zdalnych
A 2019 ankieta podało, że 91% pracowników zdalnych zdecydowało się na pracę z domu, aby zachować lepszą równowagę między życiem zawodowym a prywatnym. Chociaż istnieje duża różnica między „wyborem” pracy zdalnej a byciem „zmuszonym” do pracy z domu z powodu pandemii, wielu pracowników doświadczyło ostatnio niektórych pozytywnych aspektów pracy zdalnej, takich jak spędzanie większej ilości czasu z rodziną, posiadanie elastyczny grafik pracy i zwiększona produktywność. W ankieta przeprowadzona przez Tiny Pulse, narzędzie do angażowania pracowników, 91% pracowników zdalnych stwierdziło, że wykonują więcej pracy poza biurem.
4. Zdalna infrastruktura działa
Chociaż narzędzia i rozwiązania na pracę zdalną istnieją od lat, wiele organizacji nie było przygotowanych do obsługi w pełni zdalnej siły roboczej na początku pandemii. Ta nagła zmiana sposobu, w jaki pracujemy, zmusiła firmy do przeglądu swoich stos technologii i opracować zdalną infrastrukturę, która łączy ich pracowników i zapewnia nieprzerwane działanie ich firm. Współczesna siła robocza nie istnieje już w jednym biurze. Dynamiczne narzędzia do współpracy i rozwiązania oparte na chmurze umożliwiły rozproszonym zespołom na całym świecie efektywną i produktywną współpracę niezależnie od ich lokalizacji.
Wnioski
Zdrowie i bezpieczeństwo Twoich pracowników było siłą napędową tego, że wszyscy Twoi pracownicy pracowali z domu podczas pandemii COVID-19, więc zdrowie i bezpieczeństwo Twoich pracowników powinno być Twoim ostatecznym celem po powrocie do miejsca pracy. Pamiętaj o tych wskazówkach i rozważaniach podczas opracowywania planu powrotu do życia biurowego. Sytuacja może nie wrócić do normy przez jakiś czas, jeśli w ogóle, więc chcesz, aby to przejście było jak najłatwiejsze i jak najbardziej komfortowe dla Twoich pracowników.
