Współpraca zespołowa rozwinęła się do stanu, w którym zespoły, które nigdy nie spotykają się twarzą w twarz, są w stanie pracować w bardziej zsynchronizowany sposób i wydajniej niż kiedykolwiek wcześniej. Całe firmy mają w pełni zdalne zespoły, a nawet szkoły internetowe mają zdalnych nauczycieli, którzy wirtualnie łączą się z uczniami.

Jeśli chodzi o to, obecność niezawodnej technologii wideokonferencji naprawdę umożliwiła tego rodzaju współpracę — bez niej komunikacja w czasie rzeczywistym ze współpracownikami, klientami i klientami nie byłaby nawet w przybliżeniu tak skuteczna i wydajna jak obecnie.

Zespół współpracujący ze zdalnymi współpracownikami nad projektem

Czym jest współpraca w zespole?

Współpraca zespołowa to podejście do zarządzania projektami, w którym członkowie zespołu współpracują ze sobą, aby osiągnąć wspólny cel. Ściślejsza współpraca może prowadzić do lepszego generowania pomysłów i stworzenia bardziej innowacyjnej kultury firmowej, która polega na rozwiązywaniu problemów.

Technologie takie jak wideokonferencje umożliwiają osobom z różnych lokalizacji współpracę jako zespół — omawianie celów, postępów i wyzwań oraz wspólną pracę nad projektem, niezależnie od tego, gdzie się znajdują.

Skuteczna współpraca w zespole odgrywa ogromną rolę w osiąganiu celów i utrzymywaniu szczęśliwej kultury firmy oraz koleżeństwo zespołu. Podkreśla to niedawny artykuł Forbesa współpracujące ze sobą zespoły są w rzeczywistości pięć razy bardziej produktywne ponieważ czują się bardziej zmotywowani do osiągnięcia wspólnego celu.

3 wspólne wyzwania związane ze współpracą

Współpraca ma kluczowe znaczenie dla udanego miejsca pracy, ale nie zawsze jest łatwa do osiągnięcia. Bez silnej, współpracującej siły roboczej ludzie staną się niespójną grupą konkurujących jednostek. Powoduje to, że firmy doświadczają spadku wydajność, motywacja i ostatecznie przychody. Oto kilka typowych wyzwań związanych ze współpracą, które mogą pojawić się podczas pracy w zespole. 

1. Luka w wiedzy między zespołami lub w obrębie zespołów

Powszechne jest grupowanie się w podzespoły w ramach większego zespołu, aby pracować nad mniejszymi, konkretnymi zadaniami. Chociaż podział pracy wydaje się naturalnym sposobem załatwiania spraw, powoduje również luki w wiedzy między podgrupami, powodując niezamierzone wykluczenie ludzi z obiegu. Ważne jest, aby poświęcić czas na podzielenie się podjętymi decyzjami z resztą zespołu, aby wszyscy byli zawsze na tej samej stronie.

2. Brak jasnej komunikacji

Nikt nie ma czasu na złe spotkanie. Niezależnie od tego, czy chodzi o omawianą treść, czy technologię używaną do nawiązywania połączenia, posiadanie jasnego sposobu komunikowania się z zespołem ma kluczowe znaczenie dla sukcesu zespołu. Mieć jasne porządek obrad, wyślij go przed rozpoczęciem spotkania i postaraj się jak najlepiej go trzymać — wszyscy będą wiedzieć, co się dzieje, co mają zrobić i jak to zrobić. Upewnij się, że Twoje narzędzia do współpracy są aktualne, łatwe w zarządzaniu i działają prawidłowo, aby nikt nie miał wymówki, aby nie być na rozmowie.

3. Brak przejrzystości

Praca w zespole oznacza, że ​​wszyscy muszą być otwarci i szczerzy w wyrażaniu swoich myśli, opinii i obaw dotyczących danego zadania. Praca jednego członka prawdopodobnie będzie zależała od pracy innego członka zespołu, dlatego konieczna jest całkowita przejrzystość w zakresie ich postępów, barier i obaw. Ważne jest, aby kierownik projektu budował zaufanie w zespole, aby każdy mógł swobodnie dzielić się i dyskutować.

3 cechy efektywnej współpracy zespołowej

Jak więc zespół może osiągnąć swoje cele, jednocześnie tworząc pozytywne środowisko współpracy? Chociaż nie jest to najłatwiejsza rzecz do osiągnięcia, z pewnością jest wykonalna. Oto kilka sposobów na zapewnienie efektywnej współpracy zespołowej:

1. Dostosowanie zadań i celów

Wszyscy wiemy, że komunikacja jest kluczowa, ale regularna komunikacja jako zespół jest jeszcze ważniejsza, zwłaszcza podczas omawiania celów i oczekiwań. Im częściej powtarzasz swoje zadania i cele swojemu zespołowi, tym bardziej jasne jest, co muszą zrobić, aby osiągnąć te zadania i cele. 10-minutowe wstawanie rano o tej samej porze każdego dnia może pomóc w promowaniu idei, że każdy członek zespołu, zarówno indywidualnie, jak i zespołowo, wspólnie pracuje nad określonym celem.

2. Przyjmowanie różnorodności wśród członków zespołu

Każdy ma swoje mocne i słabe strony, style pracy i pomysły. A w zespole te cechy powinny zostać uwzględnione, aby stworzyć lepiej funkcjonujący zespół. Badanie przeprowadzone przez OfficeTeam wykazało to 66% pracowników było bardziej skłonnych do odejścia z pracy, jeśli czuli się niedoceniani.

Zespoły są najskuteczniejsze, gdy mocne i słabe strony wszystkich są wspólne i wzajemnie się uzupełniają. Delegując zadania zgodnie z mocnymi stronami, jednostki czują się silniejsze i prawdopodobnie mają wyższy poziom produktywności oraz poczucie przynależności do zespołu.

3. Tworzenie silnego poczucia wspólnoty

Tworzenie poczucia wspólnoty w miejscu pracy ma zasadnicze znaczenie dla środowisk pracy opartych na współpracy. Kiedy jednostki czują, że ich pomysły i opinie mają znaczenie, czują się cenione i są bardziej skłonne do zastosowania się. W niedawnym badaniu 54% pracowników stwierdziło, że silne poczucie wspólnoty zachęciła ich do pozostania w firmie na dłużej.

Znalezienie odpowiednich warunków do efektywnej współpracy w zespole może być trudne. Nie ma sensu organizowanie wielu spotkań dla dobra współpracy, każde zadanie nie musi być realizowane razem jako zespół. Jedno codzienne spotkanie w celu omówienia zadań i celów zespołu na dany dzień to aż nadto i może pomóc w ograniczeniu powielania i zwiększeniu spójności.

4 sposoby wspierania współpracy w zespole

Stworzenie zespołu o wysokich wynikach nie polega tylko na zebraniu najmądrzejszych ludzi w pokoju, ale na znalezieniu grupy ludzi, którzy mogą ze sobą współpracować i skutecznie współpracować.

Każdy członek zespołu musi być dobry w komunikowaniu się, interakcji i intuicyjnym podejmowaniu decyzji między sobą, aby osiągnąć swoje cele. Tak naprawdę sprowadza się to do szacunku, przejrzystości i właściwego nastawienia. Oto cztery sposoby na wspieranie współpracy w zespole:

Stwórz jasne kanały komunikacji

Współpraca zależy od jasnej komunikacji. Jednak nie może to być tylko komunikacja odgórna, musi to być otwarty kanał komunikacji między wszystkimi członkami zespołu, aby każdy mógł mówić jednakowo i z autorytetem. Menedżerowie projektów muszą wyznaczać jasne cele, często je powtarzać i zachęcać do regularnej komunikacji między całym zespołem — czy to za pośrednictwem e-maili, aplikacji czatu, czy codziennych wideorozmów.

Mianować przywództwo

Każdy zespół potrzebuje lidera, który będzie dbał o szerszy obraz, upewniał się, że cele są osiągane, a zadania wykonywane na czas. Ważne jest również, aby kierownik projektu motywował swój zespół, jednoczył go w osiąganiu wspólnych celów i wyjaśniał wartość współpracy zespołowej. Bez mocnego lider zespołu, osoby mogą stracić motywację, być sfrustrowane i tracić produktywność.

Wykorzystaj odpowiedzialność

Utrzymanie jasnej komunikacji gwarantuje, że wszyscy są na tej samej stronie. Cały zespół wie wtedy, jakie są jego role i obowiązki, czego się od niego oczekuje i jaki jest ustalony standard komunikacji. Dzięki temu każdy członek zespołu nie wie, co musi zrobić i może być odpowiedzialny za swoje zadania. Stworzenie tej struktury na wczesnym etapie procesu budowania zespołu zapewni, że później nie będzie zamieszania.

Zachęcaj do wzajemnego szacunku

Ustaliliśmy już, że zaufanie jest kluczem do przejrzystości, ale wzajemny szacunek jest równie ważny dla doskonałej komunikacji. Każda praca jest tak samo ważna jak następna i żadna osoba też nie jest ważniejsza.

Kierownicy projektów muszą tworzyć środowisko, w którym każdy jest szanowany, bez względu na zajmowane stanowisko w firmie. Każdy członek zespołu musi czuć się doceniony, aby mógł swobodnie wypowiadać się podczas omawiania zadań, w razie potrzeby iść na kompromisy, być niezawodnym i ostatecznie lepiej ze sobą współpracować.

4 najlepsze narzędzia do współpracy zespołowej na rok 2020

Istnieje wiele różnych narzędzi do współpracy dostępnych dla firm, z których każde ma własny zestaw funkcji, od szyfrowanych rozmów wideo po użyteczność tablicy.  

Chociaż wiele z tych narzędzi jest świetnych samodzielnie, niektóre mają możliwość integracji z innymi. Na przykład bezpłatne narzędzie do wideokonferencji online, Lifesize, można zintegrować z rozwiązaniami do obsługi wiadomości błyskawicznych, takimi jak Slack i Microsoft Teams, aby usprawnić ogólną współpracę. Oto kilka narzędzi, których warto szukać zwiększyć współpracę dla Twojego zespołu.

1. Niezawodne wideokonferencje

Rozmiar życia to oparte na chmurze narzędzie do spotkań online, które oferuje szereg funkcji, w tym szyfrowane rozmowy wideo i udostępnianie ekranu dla zespołów. Dzięki temu ważne informacje nie staną się znane publicznie. Przez założenie darmowego konta, możesz łatwo połączyć się z maksymalnie 10 uczestnikami w ramach w pełni zaszyfrowanej rozmowy o wysokiej jakości.

2. Narzędzie do przesyłania wiadomości wewnętrznych

Komunikatory internetowe to bardzo skuteczne sposoby komunikowania się z zespołami wewnętrznymi. Platformy lubią Slack i Zespoły Microsoft są bardzo proste w obsłudze i umożliwiają szybką komunikację pomiędzy pojedynczymi osobami lub grupami osób. Lifesize można zintegrować z tymi narzędziami zapewnianie szerszej oferty usług, zaspokajanie potrzeb wideo, audio i czatów.

3. Oprogramowanie do zarządzania projektami

Aby współpraca była szersza i bardziej przejrzysta, należy zastosować dobre narzędzia do zarządzania projektami. Narzędzia do zarządzania projektami, np Trello i Asana pozwalają członkom zespołu przypisywać obowiązki sobie i innym, śledzić postępy poszczególnych zadań i zarządzać terminami. Te narzędzia do współpracy są bezpłatne i szeroko stosowane w dużych i małych organizacjach.

4. Narzędzia do udostępniania plików  

W przypadku zbiorowego tworzenia i opracowywania dokumentów bardzo skuteczne są narzędzia do udostępniania plików w chmurze. Dokumenty Google i Biuro 365 oba mają różne funkcje, które umożliwiają lepszą współpracę. Pozwalają kilku osobom pracować nad tym samym dokumentem w tym samym czasie, a także mają dostęp do wszystkich niezbędnych dokumentów w jednym obszarze.

Lifesize można również zintegrować z tymi narzędziami do udostępniania plików, umożliwiając użytkownikom pracę nad dokumentami i prowadzenie rozmów wideo w tym samym czasie, a wszystko to w pełni zaszyfrowane ze względów bezpieczeństwa.

Wnioski 

Sprawnie funkcjonujące cyfrowe miejsce pracy jest trudne do osiągnięcia, ale wysoce skuteczne, jeśli jest wykonane prawidłowo. Znalezienie odpowiednie narzędzia do współpracy a ustalanie oczekiwań od samego początku zapewni długofalową współpracę Twojemu zespołowi, dzięki czemu będzie mógł pracować razem bez konieczności przebywania w tej samej fizycznej przestrzeni.