„Spotkania mają złą reputację i zasłużenie-większość jest zdezorganizowana i rozproszona. Ale mogą być kluczowym narzędziem, dzięki któremu Twój zespół będzie na tej samej stronie”.
- Justina Rosensteina
Wszyscy narzekają na spotkania. Nie spotkałem jeszcze nikogo, kto chciałby mieć więcej spotkań w ciągu dnia. Tak naprawdę sprowadza się to do tego, że ludzie nienawidzą marnować czasu. Dostajesz zaproszenia na spotkania, nie mając pojęcia, czego się spodziewać. Lub masz szczęście i otrzymujesz zaproszenie na spotkanie zawierające temat, ale nadal nie masz pojęcia, co masz przynieść do stołu. Nieznane i lęk zderzają się, tworząc natychmiastową negatywność. Kończy się to tym, że ludzie przybywają na spotkanie i siadają na krześle ze skrzyżowanymi rękami w pozycji obronnej, czekając tylko, aż ktoś zaryzykuje rozmowę z nimi.
To nie jest najlepsze nastawienie na początek każdego spotkania.
Rozwiążmy to. Spotkania mogą być nie tylko produktywne, ale mogą stać się ważną częścią codziennej pracy. Niezależnie od tego, czy Twoje spotkania są kombinacją (lub wyłącznie) rozmów osobistych, połączeń konferencyjnych czy wideokonferencji — przestrzeganie kilku prostych zasad może pomóc w zwiększeniu wydajności i produktywności.
Twoim obowiązkiem jako osoby zapraszającej na spotkanie jest poprowadzenie spotkania i stworzenie środowiska współpracy. Pokazując innym, w jaki sposób, możesz zainspirować ludzi wokół siebie, aby dążyli do tego samego.
1. Przedstawić porządek obrad przed spotkaniem
Pomóż ustalić oczekiwania dotyczące tego, na co ludzie muszą się przygotować, aby nie dać się zaskoczyć.
2. Rozpocznij spotkanie punktualnie
Szanuj czas ludzi. Rozpoczęcie na czas pomaga również zapewnić terminowe zakończenie.
3. Wyznacz cel, który masz nadzieję osiągnąć na spotkaniu
Skoncentruj czas wszystkich, pracując nad tym samym celem i rozpocznij spotkanie od tego ogłoszenia.
4. Podejmowanie decyzji to nie demokracja – uświadamiaj ludziom, kto ma ostatnie słowo
Wyeliminuj możliwość niekończących się dyskusji, ustal limit czasowy dyskusji, jeśli pomoże to zmniejszyć churn.
5. Zakaz używania telefonów i laptopów
Unikaj rozpraszania uwagi, prosząc wszystkich o odłożenie telefonu i zamknięcie laptopa, aby wszyscy mogli skupić się na spotkaniu.
6. Zapisz czynności do wykonania z przypisanymi osobami odpowiedzialnymi i terminami
Odpowiedzialność jest kluczem do udanego projektu. Zrozumienie, kto jest właścicielem danego elementu, pomaga również w przypadku problemów.
7. Prowadź protokół i rozpowszechniaj po spotkaniu
Śledź przynajmniej najważniejsze decyzje wpływające na projekt. Komunikowanie wyników spotkania stawia wszystkich na tej samej stronie i jest ważne dla współpracy.
8. Kontynuuj działania przed następnym spotkaniem
Utwórz proces w pętli zamkniętej, aby umożliwić sukces projektu. Zadzwoń do odpowiedzialnej strony na wideo lub odwiedź osobiście, aby przepracować blokady lub wynegocjować nowy termin. Rozwiąż problemy przed następnym spotkaniem.
Spróbuj. Po prostu zacznij od jednego elementu. Od razu zaczniesz zauważać różnicę. Naucz się kochać swoje spotkania.
Aby uzyskać więcej wskazówek, jak pozbyć się bezużytecznych spotkań, pobierz nasz przewodnik na Jak zarządzać swoimi spotkaniami.
