Zwiększ produktywność dzięki stosowi technologii dla rozproszonych zespołów

 Ten gościnny wpis na blogu jest częścią serii poświęconej pracy rozproszonej w przedsiębiorstwach. Kliknij tutaj czytać pierwszego bloga z serii. 

Nadeszła era pracy rozproszonej. Zarządzanie wydajną siłą roboczą nie oznacza już trzymania wszystkich razem w tym samym fizycznym miejscu. Freelancerzy, kontrahenci i pracownicy zdalni łączą siły za pomocą dynamicznych narzędzi do współpracy. Dostarczane za pośrednictwem chmury rozwiązania te ułatwiają zdalnym zespołom dzielenie się pomysłami, treściami i konwersacjami w czasie rzeczywistym. 

Studia Stanforda pokazują, że wirtualni pracownicy osiągają o 13% lepsze wyniki niż ich koledzy i doświadczają o 50% mniejszej rotacji, co zmusza więcej firm do ekspansji poza biuro podczas projektowania nowoczesnych zespołów. Jak więc rozpocząć strategię rozproszonego zespołu? Zacznij od odblokowania odpowiedniego stosu technologii, aby ułatwić komunikację i współpracę w zespole oraz przygotować zespół na sukces. 

Tworzenie zestawu narzędzi do współpracy dla rozproszonych zespołów

Twój zestaw narzędzi do współpracy to oparty na chmurze wybór narzędzi programowych zaprojektowanych w celu wzmocnienia, motywowania i wspierania pracowników umysłowych niezależnie od lokalizacji. Chociaż każda firma jest inna, każdy zestaw narzędzi potrzebuje tych samych filarów:

1. Prostota: aby zachęcić do łatwej adopcji.
2. Elastyczność: zintegrować z rozwiązaniami, z których już korzystają członkowie zespołu.
3. Skalowalność: w celu wspierania szybko zmieniających się i coraz bardziej zglobalizowanych zespołów.

Oto 10 narzędzi i integracji, które warto rozważyć dodanie do zestawu narzędzi zespołu rozproszonego w 2020 r.

1. Planowanie projektu

Kiedy nie siedzisz obok członków zespołu przez cały dzień, planowanie staje się jeszcze ważniejszym zadaniem niż zwykle. Perfonia pomaga pracownikom współpracować przy tworzeniu planów. W środowisku, w którym pracownicy nie mogą wpaść do biura swojego przełożonego, aby sprawdzić, czy dana praca została zatwierdzona, Perfony sprawia, że ​​wszystko działa płynnie.

Po utworzeniu planów możesz zobaczyć, jak szybko osiągasz swoje cele, identyfikując kroki, takie jak „zatwierdzone”, „wykonane” lub „sprawdzone” na mapie drogowej projektu. Gdy członkowie zespołu mogą natychmiast sugerować zadania i ustawiać stan tych zadań w swoich istniejących aplikacjach do współpracy, takich jak Microsoft Teams, ich wykonywanie przyspiesza. Jest mniej przeszkód na drodze od rozpoczęcia projektu do jego zakończenia, nawet jeśli członkowie zespołu czekają na zatwierdzenie przez menedżerów w różnych strefach czasowych.

2. Zarządzanie projektami

Jedną z najtrudniejszych części zarządzania rozproszonym zespołem jest upewnienie się, że wiedza i projekty są dostępne w tym samym zintegrowanym środowisku. Zaprojektowany przez Planview, Projectplace dla zespołów pozwala użytkownikom planować najważniejsze projekty, współpracować przy pracy i śledzić postępy krytycznych planów.

Wyobraź sobie, że musisz zbudować stronę internetową dla klienta. Projectplace pomoże Ci śledzić każdy etap projektowania strony, od szkieletu do dostawy. Ponieważ wszyscy pracownicy widzą, kto nad czym pracuje, istnieje mniejsze ryzyko nakładania się zadań lub utraty kontroli nad tym, co należy zrobić.

Dzięki rozszerzeniu Microsoft Teams możesz łatwo uzyskiwać dostęp do wszystkich istniejących projektów i obszarów roboczych z poziomu środowiska Teams. Ludzie mogą również odpowiadać na przydzielone im karty projektów lub zadań w aplikacji Teams.

3. Tłumaczenie ustne w czasie rzeczywistym

Jedną z korzyści płynących z rozproszonej i cyfrowej siły roboczej jest to, że menedżerowie mogą zatrudniać ekspertów z całego świata. Nie jesteś już ograniczony do pracy z talentami w swoim najbliższym obszarze geograficznym. Zamiast tego możesz dotrzeć do wykwalifikowanych osób z całego świata i sprawić, by Twój zespół był bardziej produktywny i dopasowany. Jednak sam fakt, że technologia chmury umożliwia ludziom współpracę przez Internet, nie oznacza, że ​​nadal nie istnieją żadne bariery. Język jest często jedną z tych barier.

KUDO umożliwia członkom zespołu komunikację w wielu językach dzięki tłumaczeniu na żywo i symultanicznemu, a nawet tłumaczeniu na język migowy w czasie rzeczywistym. To natychmiast eliminuje przeszkody między współpracownikami z różnych części globu. Firmy mogą uzyskać dostęp do KUDO, aby dołączyć do wielojęzycznych spotkań online, przeglądać wspólne dokumenty i zadawać pytania, a wszystko to we wspólnym interfejsie. 

4. Zarządzanie zadaniami

Skuteczne kierowanie rozproszonym zespołem oznacza znalezienie sposobu na utrzymanie pracowników na właściwej stronie i właściwej ścieżce ich pracy — bez możliwości sprawdzania ich tak swobodnie, jak podchodzenie do ich biurka. Narzędzie do zarządzania zadaniami w stylu Kanban, takie jak Workstreams.ai pozwala zespołom na bardziej efektywną współpracę dzięki kompleksowemu środowisku przepływu pracy.

W Workstreams.ai pracownicy mogą szybko i łatwo tworzyć zadania, dodawać etykiety do projektów i przydzielać obowiązki członkom zespołu. To rozwiązanie umożliwia firmom łączenie ludzi z wielu działów i lokalizacji w wirtualnym miejscu, w którym mogą uzgodnić swoje priorytety. W komplecie z elastyczną tablicą Kanban, która integruje się z Microsoft Teams, Workstreams.ai można dostosować do własnych potrzeb. Co więcej, otrzymujesz również inteligentnego bota, który zapewnia przypomnienia, powiadomienia i aktualizacje dotyczące postępu zadań.

5. Interoperacyjność przesyłania wiadomości

Czasami pracownicy z różnych organizacji wolą używać różnych narzędzi do komunikacji i współpracy. Twój nowy partner ds. marketingu może być fanem Slacka, podczas gdy Twój obecny menedżer ds. marketingu preferuje Microsoft Teams.

Z Mio, praca z nowymi kontrahentami lub partnerami nie musi oznaczać zmuszania ich do dostosowywania się do preferowanej technologii ani uciekania się do przestarzałych technologii, takich jak poczta elektroniczna. Zamiast tego Mio zapewnia bezproblemowe przesyłanie wiadomości — każda ze stron może pracować w swoich ulubionych narzędziach czatu, przesyłając wiadomości między platformami i firmą. Ostatecznie Mio umożliwia rozproszonym zespołom czatowanie w systemach, takich jak Microsoft Teams i Slack, więc nie musisz prosić klientów, dostawców i freelancerów o dołączenie do Twojej sieci, aby rozpocząć projekt. 

6. Animowane prezentacje AI

Zapewnienie rozproszonemu zespołowi dostępu do właściwych informacji to tylko jeden element układanki. Liderzy biznesowi muszą również mieć pewność, że przedstawiają te informacje w jak najbardziej angażujący i łatwy sposób.

Squigl to sztucznie inteligentna platforma, która zamienia tekst w animowane prezentacje, co oznacza, że ​​menedżerowie mogą szybko i łatwo tworzyć kontekstowe filmy, które opowiadają jasną historię. W środowisku, w którym pracownicy, freelancerzy i inni członkowie zespołu mogą uczyć się danych i reagować na nie na różne sposoby, może to przyspieszyć zrozumienie.

Kiedy możesz przedstawić pomysł zarówno wizualnie, jak i dźwiękowo, istnieje większe prawdopodobieństwo, że odbije się on echem wśród szerszej grupy ludzi. Zdalne firmy mogą używać tego narzędzia do wszystkiego, od dzielenia się kluczowymi briefami dotyczącymi nowych zadań po wyjaśnianie misji i wartości ich działalności nowym kontrahentom.

7. Zarządzanie incydentami

Jednym z największych wyzwań związanych z zarządzaniem rozproszonym zespołem jest obserwowanie incydentów, zdarzeń krytycznych i próśb o wsparcie.

Zenduty to kompleksowa platforma do zarządzania incydentami, która może pomóc w przechowywaniu wszystkich informacji o biletach i alertach w tym samym miejscu. Zaprojektowany do pracy w Microsoft Teams, Zenduty integruje się z ponad 100 popularnymi narzędziami do sprzedaży biletów. Dzięki temu eksperci ds. operacji IT, inżynierowie DevOps, inżynierowie ds. niezawodności witryn i zespoły wsparcia mogą wspólnie pracować nad rozwiązywaniem problemów. Dzięki Zenduty firmy mogą zinstytucjonalizować najlepsze praktyki zarządzania incydentami i zapewnić nieprzerwaną obsługę klientów.

Nawet jeśli Twoja firma składa się z wielu rozproszonych zespołów wsparcia i inżynierów, nadal mogą one skutecznie zapewniać doskonałą obsługę klienta. 

8. Dwukierunkowa integracja SMS

W rozproszonej sile roboczej pracownicy i kontrahenci nie zawsze mają dostęp do Internetu. Osoby pracujące w środowisku rozproszonym nie zawsze mogą zalogować się do chmury.

Z awokato do komunikacji SMS w usłudze Microsoft Teams możesz wysyłać osobom, z którymi chcesz się połączyć, wiadomości tekstowe SMS bezpośrednio z usługi Teams, dzięki czemu można łatwo kontynuować śledzenie konwersacji z tego samego pojedynczego środowiska. wyświetli rozmowy dwukierunkowe w aplikacji Teams, tak jakbyś prowadził prywatną rozmowę w aplikacji. W ten sposób rozmowy przebiegają płynnie, nawet jeśli pełna łączność nie jest dostępna. Istnieje nawet opcja nadawania jeden do wielu. 

9. Wideokonferencje

Aby mieć pewność, że wszyscy członkowie Twojej rozproszonej siły roboczej będą mogli cieszyć się takimi samymi spotkaniami wideo w połączonym środowisku, Rozmiar życia dodaje najlepszą w swojej klasie jakość dźwięku i obrazu oraz zaawansowane funkcje komunikacji i współpracy do istniejących przepływów pracy Microsoft Teams i Microsoft Outlook. Nie ma już potrzeby oddzielania trwałych narzędzi do czatu, poczty e-mail i kalendarza od usług wideokonferencji.

Z Integracja Lifesize dla Microsoft, możesz zaplanować rozmowę wideo Lifesize i dołączyć do niej bezpośrednio ze środowiska Microsoft Office 365. Pracownicy nie tylko odnoszą korzyści z usprawnionego przepływu pracy; uzyskują również spójny i wysokiej jakości kontakt twarzą w twarz podczas wszystkich spotkań wideo. Mogą nawet mieć domyślnie dostęp do udostępniania treści 4K, nieograniczonej liczby zaproszeń gości, 300-stronnych rozmów wideo i szyfrowania spotkań, czyli funkcji, których nie znajdziesz w popularnych aplikacjach konferencyjnych, takich jak Google Hangouts i Zoom. Integracja Lifesize dla Microsoft zapewnia naprawdę doskonałe rozwiązanie komunikacyjne, które łączy w sobie to, co najlepsze z obu światów.

10. Zarządzanie ludźmi

Bob HR to wiodąca platforma do zarządzania ludźmi, zaprojektowana w celu poprawy jakości pracy wszystkich pracowników, nie tylko tych w Twoim biurze. Od wdrażania nowych talentów do pracowników po zajmowanie się zaangażowaniem wykonawców, Bob może pomóc Twojemu zespołowi zachować spójność.

Ich bot ze sztuczną inteligencją zapewnia dogłębne analizy dotyczące sposobów poprawy zwrotu z inwestycji w kapitał ludzki, a także wskazówki dotyczące poprawy komunikacji w biurze. W Microsoft Teams bob może wyróżniać codzienne podsumowania i pozdrowienia dla poszczególnych użytkowników, jednocześnie przesyłając aktualizacje wydarzeń w czasie rzeczywistym. Co więcej, Bob może odpowiadać na pytania członków zespołu, uzyskując dostęp do informacji z bazy wiedzy Twojej firmy.

Pozwól, aby narzędzia do współpracy pomagały, a nie przeszkadzały rozproszonej sile roboczej

Nowoczesna siła robocza nie musi już istnieć w jednym biurze. Dzięki zdalnym pracownikom, wykonawcom i freelancerom rozsianym po całym świecie firmy potrzebują niezawodnych sposobów na zapewnienie wszystkim łączności i produktywności.

Dzięki narzędziom, takim jak Lifesize do spotkań wideo niezależnie od platformy i Mio do obsługi wiadomości międzyplatformowych, zbudowanie idealnego zestawu narzędzi dla zespołów rozproszonych nigdy nie było łatwiejsze.