Zanim zabrałem się za pisanie tego bloga, postanowiłem przeprowadzić własny eksperyment z „grą telefoniczną”, aby zobaczyć, jak zły może być transfer wiedzy w biurze. Gra przebiegała w następujący sposób: przeczytałem wiadomość mojemu współpracownikowi Kenny'emu, który odwrócił się i powtórzył ją Omarowi, który przekazał ją Aaronowi, który podszedł i dał ją Chelsi, która przekazała ją Ashlie, a ta powiedziała to na głos głośno, żebym mógł pisać. Oryginalna wiadomość była dość krótka, zaledwie 15-wyrazowy cytat z Biuro:
Herbata w Nepalu jest bardzo gorąca, ale kawa w Peru jest znacznie gorętsza.
Po pięciu tłumaczeniach Ashlie podzieliła się swoim zrozumieniem: „Dzień w Nepalu był gorący, ale napar z kawy był znacznie gorętszy”.
Blisko, prawda? Jeśli jesteśmy matematyczni, odpowiedź Ashlie była w około 60% zgodna z oryginałem. A jeśli jesteśmy w szkole, ona dostaje D. Ale co się stanie, gdy dostosujemy wiadomość, aby była trochę dłuższa i bardziej polegamy na ostatecznym wyniku? Spróbowaliśmy ponownie z dokładnie tą samą konfiguracją, tylko nowa wiadomość:
Na trzecim piętrze znajduje się studio. Aby się tam dostać, skręć w prawo z windy, a następnie natychmiast w prawo. Zejdź do łazienek i skręć w lewo przy fontannie. Następnie skręć w pierwszą w prawo, a studio to pierwsze drzwi po prawej stronie.
Jak tym razem poradziła sobie Ashlie? „Na trzecim piętrze jest studio. Zjedź windą w dół i skręć w prawo. Skręć w prawo, skręć w prawo i już tam jesteś”. Skróciła go skutecznie o 50%, usunęła większość detali, zmieniła znaczenie i wysłała mnie w kąt na trzecim piętrze.
W przypadku wielu informacji w biurze polegamy na wiedzy z drugiej ręki. Nigdy nie czytałem instrukcji obsługi nowego ekspresu do kawy; ktoś właśnie pokazał mi, jak włożyć kapsułkę i wybrać żądany rozmiar. W biurze nigdy nie obowiązywał dress code; po prostu dostosowaliśmy się do tego, co robili inni, dopóki nie powstała norma.
Wspaniale jest dzielić się wiedzą w ten sposób. Jest szybki, łatwy i zwykle wystarczająco dobry, aby wykonać zadanie. Jednak w innych sytuacjach, takich jak prawidłowe rejestrowanie czasu urlopu w systemie HR lub modyfikowanie informacji w bazie danych klientów, niezwykle ważne jest udokumentowanie procesu za pomocą jednego źródła prawdy.
Organizacje poznają wartość szkoleń wideo i demonstracyjnych jako sposobu na zwiększenie oglądalności i retencji wiedzy na temat dokumentacji procesów. Jedna z zalet Nagrywaj i udostępniaj Lifesize to możliwość nagrywania wszystkiego, co chcesz, od cotygodniowych konferencji i spotkań z udziałem wszystkich pracowników, aż po zrzuty ekranu z sesji szkoleniowych, które można przechowywać w bibliotece wideo Lifesize i udostępniać wszystkim w organizacji. Jest łatwy do nagrywania, szybki do udostępniania i potężny do szkolenia organizacji.
