W miarę jak firmy coraz bardziej skupiają się na wydajności, produktywności i rentowności, istotne stało się, aby firmy przyglądały się swoim liczbom, aby upewnić się, że ich czas, pieniądze i siła robocza są dobrze wykorzystywane — jedną z największych możliwości jest ocena, w jaki sposób spotkania biznesowe są prowadzone.
Wszyscy byliśmy na spotkaniach, które były źle prowadzone, zawierały nieodpowiednie osoby i nie prowadziły do konkretnych celów. Ulepszając sposób prowadzenia spotkań, firmy mają znaczący sposób na natychmiastową poprawę sposobu zarządzania czasem i współpracy członków zespołu. Postępowanie zgodnie z najlepszymi praktykami, korzystanie z odpowiednich narzędzi do współpracy i pociąganie wszystkich do odpowiedzialności może znacznie poprawić jakość spotkań.
Czym jest spotkanie biznesowe?
Spotkanie biznesowe to spotkanie dwóch lub więcej osób w celu podjęcia decyzji lub omówienia celów i działań firmy. Spotkania biznesowe są zazwyczaj prowadzone osobiście w biurze, jednak wraz z rozwojem technologii wideokonferencji uczestnicy mogą dołączyć do spotkania biznesowego z dowolnego miejsca.
Przyjrzyjmy się sześciu najczęstszym rodzajom spotkań biznesowych, w tym:
- Spotkania dotyczące aktualizacji statusu
- Spotkania decyzyjne
- Spotkania rozwiązywania problemów
- Spotkania integracyjne
- Spotkania wymiany pomysłów
- Spotkania Innowacyjne
6 rodzajów spotkań biznesowych dla lepszej wydajności i komunikacji
Przed zaplanowaniem spotkań konieczne jest określenie, jakiego rodzaju jest to spotkanie. W rzeczywistości istnieje ogromna różnica między cotygodniowym spotkaniem statusowym a spotkaniem awaryjnym, które może wymagać pilnych działań.
1. Spotkania aktualizujące status
Niemal każda firma zna te powtarzające się spotkania zespołu, które początkowo miały na celu dzielenie się aktualizacjami najnowszych projektów i upewnienie się, że wszyscy członkowie zespołu są na tej samej stronie, jeśli chodzi o proces projektu. Spotkania te mają na celu zaradzenie wszelkim trudnościom komunikacyjnym, które mogą prowadzić do marnowania znacznej ilości czasu na robienie tych samych rzeczy lub stawianie czoła tym samym wyzwaniom w kółko.
Chociaż tego typu spotkania mogą nie być najbardziej zabawne ani wciągające, firmy wykorzystują je do rozwiązywania wszelkich pojawiających się problemów, przydzielania zadań i podejmowania wszelkich decyzji niezbędnych do skutecznego pójścia naprzód. Takie spotkania mogą zamienić się w szybkie synchronizacje i są mniej podatne na przeciąganie się poza określone ramy czasowe.
2. Spotkania decyzyjne
Chociaż menedżerowie na ogół mają ostatnie słowo, dyskusje na temat ważnych decyzji biznesowych często odbywają się w większych grupach. Mniejsze decyzje mogą być podejmowane na spotkaniach poświęconych aktualizacji statusu, ale ważne będą miały swój własny, dedykowany czas spotkań.
Proces podejmowania decyzji można rozłożyć na kilka różnych spotkań, aby wszystkie strony miały szansę zebrać informacje, znaleźć rozwiązania i głosować, jak najlepiej posunąć się naprzód. Może to skutkować dużą ilością czasu związanego ze spotkaniami i komunikowaniem się w tę iz powrotem.
3. Spotkania rozwiązywania problemów
Podobnie jak spotkania decyzyjne, spotkania poświęcone rozwiązywaniu problemów mają określony cel. Nie ma standardowego spotkania poświęconego rozwiązywaniu problemów, ponieważ problemy różnią się w zależności od zespołu i organizacji, ale mimo to tego typu spotkania są kluczowe.
Spotkania te mogą opierać się na nagłych sytuacjach, które należy szybko rozwiązać. Na przykład źródło problemu może nie zostać jeszcze zidentyfikowane lub może istnieć kilka różnych priorytetów, którymi należy zarządzać w celu znalezienia rozwiązania zidentyfikowanego problemu. Tak czy inaczej, spotkania te dają współpracownikom szansę na burzę mózgów, ocenę rozwiązań i rozwiązanie danego problemu.
4. Spotkania integracyjne
Chociaż każde spotkanie jest szansą dla zespołu, aby trochę się zbliżyć, angażując się w przekomarzanie się na początku i zyskując lepsze zrozumienie swoich odpowiedników, czasami konieczne jest zorganizowanie zaplanowanego spotkania integracyjnego.
Spotkania te mogą być wydarzeniami firmowymi lub wycieczkami dla zespołu, działu lub całej firmy i mogą służyć do generowania lojalności i zaangażowania pracowników. Są doskonałą okazją do zachęcenia pracowników do integracji i tworzenia bardziej osobistych relacji, które mogą pomóc w postępie i rozwoju organizacji.
5. Spotkania wymiany pomysłów
Czasami lepiej jest zebrać całą grupę i podzielić się nowymi pomysłami, zamiast rozpowszechniać je w treściwym e-mailu lub chaotycznym wątku na czacie.
Spotkania te nie tylko pozwalają mówcy lub prezenterowi zgłębić temat, rozmowy mogą odbywać się w czasie rzeczywistym, a członkowie zespołu mogą zadawać pytania. Spotkania te sprawiają również, że dzielenie się pomysłami jest interaktywne, dając współpracownikom szansę na wymianę pomysłów między sobą, co ostatecznie skutkuje większą pracą zespołową, silniejszym budowaniem relacji i wciągającym doświadczeniem spotkania. Chociaż tego typu spotkania mogą zająć dużo czasu, często owocują nowymi pomysłami na produkty, ekspansją na nowe rynki i sposobami na wyprzedzenie konkurencji.
6. Spotkania Innowacyjne
Każda organizacja od czasu do czasu potrzebuje nowych pomysłów, a spotkania innowacyjne są standardową odpowiedzią na tę potrzebę. Trudno jest wymusić kreatywność, ale można zabiegać o jak najwięcej pomysłów, a następnie filtrować je, aby znaleźć te najbardziej odpowiednie.
Spotkania poświęcone innowacjom mogą wydawać się niejasne dla uczestników, ale są niezbędne, aby upewnić się, że Twoja firma będzie się rozwijać, zamiast zachowywać te same protokoły operacyjne rok po roku, ponieważ dają organizacji szansę wypróbowania czegoś nowego.
Chociaż może się to wydawać niepotrzebne lub oczywiste, zdefiniowanie rodzaju spotkania może pomóc w przygotowaniu się do niego Twoich współpracowników, ustaleniu jasnego programu i zaoszczędzeniu czasu. Oto kilka wskazówek, jak dokładnie oświetlić, co zrobić, aby zamienić spotkania w solidną inwestycję czasu.
3 wskazówki, jak najlepiej wykorzystać czas zebrań
Większość menedżerów zgadza się, że spotkania są zazwyczaj bezproduktywnym sposobem wykorzystania czasu i 65% z nich mówiąc, że spotkania uniemożliwiają im ukończenie własnej pracy, musi istnieć lepszy sposób na bardziej efektywne spotkania. Oto trzy proste sposoby na maksymalne wykorzystanie każdego spotkania.
1. Ustaw jasne cele
Mając jasne porządek obrad pomoże Ci zminimalizować czas trwania spotkania. Jeśli masz zadania, które uczestnicy muszą wykonać wcześniej, wyślij listę kontrolną w zaproszeniu na spotkanie, aby upewnić się, że wszyscy uczestnicy są świadomi i przygotowani. Podstawowym celem jest zrobienie wszystkiego, co w twojej mocy, z wyprzedzeniem, aby zapobiec zmarnowaniu czasu całej drużyny.
Idealne spotkanie nie zawiera niespodzianek i przebiega zgodnie z planem do T. Może to stanowić wyzwanie, ponieważ rozmowy poboczne i styczne są dość powszechne w sali konferencyjnej, dlatego ważne jest, aby te rozmowy nie na temat były krótkie — zawsze możesz zarezerwować inny termin dyskutować dalej.
2. Przejrzyj podsumowanie po spotkaniu
Jeśli masz jasno określony wynik, od razu wiadomo, kiedy spotkanie zakończy się sukcesem. Następnie menedżerowie mogą ocenić, czy osiągnął on pożądany wynik i dowiedzieć się, co zapewniłoby mu większy sukces.
Wysłanie krótkiego podsumowania spotkania zwiększy retencję informacji, a także wyjaśni wszelkie nieporozumienia, które mogły wystąpić. Możesz również uwzględnić wszelkie dalsze działania, które twoi współpracownicy mogą podjąć, aby powtórzyć wynik spotkania. Uczyć się jak sporządzać efektywne protokoły ze spotkań aby upewnić się, że nie przegapisz żadnych ważnych szczegółów ani wniosków ze spotkań.
3. Korzystaj z niezawodnego oprogramowania do wideokonferencji
Produktywne spotkania biznesowe nie zawsze muszą odbywać się osobiście — dzięki odpowiedniemu rozwiązaniu do wideokonferencji nadal możesz spotykać się twarzą w twarz i mieć wysokiej jakości spotkania bez opuszczania biura. Jeśli Twoje narzędzie do wideokonferencji jest wystarczająco intuicyjne, będziesz mógł bezproblemowo udostępniać swój ekran, nagrywać rozmowę i skalować spotkanie do gości dzwoniących na różnych urządzeniach.
Całkowicie poświęcony zapewnianiu najlepszych możliwych wrażeń podczas wideokonferencji, Lifesize to łatwe w użyciu rozwiązanie do wideokonferencji w jakości 4K, którego szukałeś Ty i Twój administrator IT. Po ponad piętnastu latach opracowywania systemów sal konferencyjnych, bezprzewodowych urządzeń do prezentacji sal konferencyjnych, aplikacji mobilnych i globalnej sieci w chmurze, która łączy to wszystko, Lifesize zapewnia niezrównane, ujednolicone doświadczenie spotkań, któremu możesz zaufać.
Spraw, aby wszystkie typy spotkań były wydajne i opłacalne
Spotkania szybko nie odejdą, ale wcale nie muszą być takie straszne! Już samo określenie typu spotkania, które chcesz zorganizować i wdrożenie tych wskazówek, sprawi, że spotkania będą produktywne i optymistyczne. Wykorzystaj w pełni swoje spotkania z Lifesize i przekonaj się, jak powinno wyglądać wspaniałe spotkanie biznesowe.
