Ponieważ z powodu pandemii COVID-19 więcej firm niż kiedykolwiek pracuje z domu, wideokonferencje stają się normą w sposobie, w jaki współpracujemy i komunikujemy się w miejscu pracy. Spotkania wideo, a nawet seminaria internetowe są teraz większe i bardziej złożone, a rozmowy o znaczeniu biznesowym coraz częściej odbywają się za pośrednictwem połączeń wideokonferencyjnych. Te spotkania z ponad 20 uczestnikami wymagają bardziej zaawansowanych funkcji wideo i audio niż Google Hangouts lub Skype.
Rozwiązania platform do wideokonferencji, które nie integrują się z salami konferencyjnymi, oraz bezpłatne aplikacje ograniczające liczbę uczestników po prostu nie wystarczają dużym zespołom łączącym się z wieloma salami konferencyjnymi, a także indywidualnym pracownikom zdalnym łączącym się z urządzeniami osobistymi. Na tym blogu omówimy, jak wyposażyć Twój zespół w odpowiednie narzędzia do udanych wideokonferencji w dużych grupach.
Plusy i minusy połączeń w dużych zespołach
Dobrze zrobione, wideokonferencje dla dużych grup to bezproblemowy sposób, aby wszyscy byli na tej samej stronie i tworzyli spójne cele zespołowe w różnych biurach (a nawet granicach). Ale jak w przypadku wszystkiego, tego typu wideokonferencje mają zalety i wady.
| PROS | Minusy |
|
|
Najlepsze oprogramowanie do wideokonferencji: 6 funkcji dla dużych zespołów
Połączenia w dużych grupach są zwykle miejscami, w których bezpłatne usługi zaczynają zawodzić. Wiele z nich jest ograniczonych liczbą uczestników lub czasem trwania spotkania, podczas gdy duże zespoły z wieloma biurami i pracownikami zdalnymi wymagają rozwiązania do wideokonferencji zaprojektowanego do obsługi dziesiątek, a nawet setek uczestników.
Oto kilka kwestii, które należy wziąć pod uwagę, szukając rozwiązań do wideokonferencji dla swojego zespołu:
1. Możliwości BYOD
Aka, przynieś własne urządzenie. Niezależnie od tego, czy użytkownicy korzystają z komputerów Mac lub laptopów firmy Microsoft, telefonów komórkowych lub tabletów z systemem Android lub Apple, potrzebują łatwego sposobu dołączania do spotkań wideokonferencyjnych. Lifesize obsługuje wszystkie sposoby, w jakie Twoje zespoły chcą się łączyć. Za pomocą prostego kliknięcia linku z zaproszeniem na spotkanie użytkownicy mogą nawet dołączyć bezpośrednio z ich przeglądarek bez konieczności pobierania aplikacji lub wtyczki.
2. Najwyższa jakość rozdzielczości wideo
Spotkania dużego zespołu mogą obejmować wielu indywidualnych pracowników zdalnych podczas wideokonferencji z wieloma dużymi i małymi salami konferencyjnymi, dlatego ważne jest, aby każdy mógł wyraźnie widzieć i słyszeć swoich współpracowników. Potrzebujesz rozwiązania do wideokonferencji HD, które jest w stanie przesyłać wideo w najlepszej możliwej rozdzielczości podczas spotkań w dużych grupach, nawet przy nieoptymalnych warunkach przepustowości. Wsparcie Lifesize realistyczna jakość obrazu 4K i doskonała jakość dźwięku aby upewnić się, że wszyscy uczestnicy spotkania w pełni wykorzystają połączenie.
3. Łatwe udostępnianie treści i ekranu
Jednym z najskuteczniejszych sposobów wyjaśnienia skomplikowanego projektu całemu zespołowi naraz jest zorganizowanie wideokonferencji, podczas której przedstawiasz szczegóły projektu, udostępniając ekran lub prezentację slajdów albo odtwarzając wideo. Udostępnij Lifesize umożliwia bezprzewodowe sterowanie prezentacją bezpośrednio z urządzenia mobilnego lub laptopa podczas wideokonferencji — bez konieczności używania kluczy sprzętowych.
4. Duża liczba uczestników
Większość bezpłatnych aplikacji do wideokonferencji ogranicza liczbę uczestników do około 8 osób, co uniemożliwia firmom z dużą liczbą zdalnych pracowników i biur spotkanie z całym zespołem. Lifesize pozwala maksymalnie 300 uczestnikom wideo na spotkanie online z możliwością transmituj na żywo duże konferencje grupowe do 10,000 XNUMX jednoczesnych widzów.
5. Możliwość łączenia wielu sal konferencyjnych
Zespoły rozproszone geograficznie często mają biura z salami konferencyjnymi w wielu lokalizacjach, z których wszystkie muszą mieć możliwość dołączenia do tej samej wideokonferencji. Wideokonferencje przeznaczone dla małych grup, bezpłatne aplikacje i rozwiązania oparte wyłącznie na aplikacjach nie zaspokajają potrzeb wideokonferencji w dużych grupach z wieloma salami konferencyjnymi. Lifesize oferuje szereg dedykowanych wyposażenie sali konferencyjnej od małych sal konferencyjnych do dużych audytoriów lub sal konferencyjnych dla wszystkich osób.
6. Możliwość nagrywania i udostępniania
Gdy duże spotkania zespołu obejmują wiele stref czasowych, ważne jest, aby przechwycić nagranie spotkania, aby udostępnić je uczestnikom, którzy nie mogą uczestniczyć w wydarzeniu na żywo. Po zakończeniu spotkania możesz udostępnić link uczestnikom, którzy go przegapili. Nagrywaj i udostępniaj Lifesize pozwala rejestrować ważne spotkania jednym kliknięciem przycisku nagrywania i udostępniać nagranie całemu zespołowi natychmiast po zakończeniu rozmowy.
5 typowych problemów z dużymi połączeniami zespołowymi
Uwzględniając stratę czasu, trudności techniczne oraz problemy z jakością obrazu i dźwięku związane z rozmowami w dużych zespołach, zrozumiałe jest, że pracownicy są sfrustrowani tego typu spotkaniami, gdy korzystają z niewłaściwego rozwiązania. Oto pięć najczęstszych problemów z dużymi spotkania zespołu.
1. Zmarnowany czas
Gdy pracownicy pracują wielozadaniowo, są nieuważni, a nawet śpią podczas dużych rozmów zespołowych, możesz się zastanawiać, po co w ogóle się spotykacie. Według Atlassian, pracownicy uczestniczą średnio w 62 spotkaniach miesięcznie, na których spędzają 31 godzin bezproduktywne spotkania. Jeśli każde z tych 62 spotkań trwa godzinę, oznacza to, że połowa czasu spotkania jest zmarnowana! Skorzystaj z naszego poradnika Jak przeprowadzić efektywne spotkanie aby uczynić Twoje spotkania bardziej produktywnymi i lepiej wykorzystać czas wszystkich.
2. Problemy z jakością wideo
Przy słabych i nieefektywnych rozwiązaniach wideokonferencyjnych, gdy duża liczba pracowników prowadzi rozmowę w tym samym czasie, może to spowodować obniżenie jakości wideo i skutkować pikselami lub przerwami w obrazie, nawet przy silnym połączeniu internetowym. Słaba jakość wideo wiąże się z gorszą jakością dźwięku, co prowadzi do straty czasu, gdy pracownicy próbują rozwiązać problemy. Ponadto, słaba jakość wideo prowadzi pracowników do wycofywania się, ponieważ nie mogą wyraźnie widzieć ani słyszeć tego, co dzieje się na spotkaniu.
3. Dozwolona ograniczona liczba uczestników
Jeśli masz zespół składający się ze 100 osób, ale twoje oprogramowanie pozwala tylko na 10 osób, w jaki sposób każdy może odebrać połączenie? Potrzebujesz rozwiązania do wideokonferencji, które umożliwi całemu zespołowi spotkanie podczas jednej wideokonferencji, a nie tylko kilku wybranych. Proces powinien być tak prosty, jak wykonanie połączenia telefonicznego lub wysłanie SMS-a z telefonu komórkowego.
4. Klucze sprzętowe
Upewnienie się, że masz odpowiedni klucz sprzętowy lub przewód, aby udostępnić ekran podczas wideokonferencji, jest kłopotliwe, nie wspominając o stracie czasu związanej z przekazaniem klucza sprzętowego kolejnemu prezenterowi podczas spotkania. Znajdź rozwiązanie, które umożliwia bezprzewodowe udostępnianie ekranu i prowadzenie prezentacji na spotkaniach bez użycia przewodów i kluczy sprzętowych.
5. Uciążliwe nagrywanie i udostępnianie
Czy niektórzy członkowie zespołu nie mogli dołączyć do rozmowy? Nagrania wideo mogą być im udostępniane, ale w przypadku wielu rozwiązań wideo przetworzenie nawet godzinnego filmu zajmuje wiele godzin, a nawet wtedy zapisuje się tylko na pulpicie, więc musi zostać ponownie przesłane i gdzieś hostowane, zanim będzie można je udostępnić. Znajdź rozwiązanie z wideokonferencjami i innymi narzędziami do współpracy, które umożliwiają łatwe i natychmiastowe przechwytywanie i udostępnianie ważnych spotkań zespołu.
Dlaczego musisz zainwestować w odpowiednią obsługę dużych połączeń
Naprawdę wykorzystaj swój rozproszony zespół
Firmy z globalnie rozproszoną siłą roboczą są w stanie zatrudniać największe talenty z całego świata dzięki ACD systemów, na których Twój zespół może polegać. Jednak bycie pracownikiem zdalnym może czasami wiązać się z samotnością i izolacją, zwłaszcza jeśli większość Twojego zespołu pracuje razem w tym samym głównym biurze. Umożliwienie członkom zespołu łatwego łączenia się twarzą w twarz podczas wideokonferencji 4K pomaga im budować głębsze relacje i czuć się związanymi z zespołem, podobnie jak w środowisku biurowym.
Reprezentuj swoją firmę i swoją markę
Zła rozmowa wideo może Cię kosztować. Nikt nie chce robić interesów z firmą, która nie potrafi skutecznie się komunikować. Dzięki wyraźnym funkcjom udostępniania audio, wideo i ekranu w czasie rzeczywistym Twoje rozmowy sprzedażowe będą bardziej profesjonalne i będziesz mieć lepszą okazję do nawiązania relacji z potencjalnymi klientami.
Zrób więcej w krótszym czasie
Jednym z najtrudniejszych aspektów posiadania zespołu, który jest rozproszony na całym świecie, jest uzyskanie wszystkich na tej samej stronie. Połączenia wideokonferencyjne to świetny sposób na szybką synchronizację zespołu lub regularne zaplanowane spotkania zespołu, aby zapewnić, że wszyscy pracują razem jako jedna jednostka. Kiedy nie musisz spędzać długiego czasu, czekając, aż prezenter udostępni swój ekran, ani tracić czasu na powtarzanie: „Czy mnie teraz słyszysz?” możesz skupić się na programie spotkania i wrócić do wykonywania swojej pracy. Spotkania zaplanowane na 1 godzinę można skrócić o 5–15 minut, jeśli zespół jest zaangażowany i nie ma problemów z jakością rozmów.
2 szybko rozwijające się firmy korzystające z Lifesize do wideokonferencji
Oto dwie szybko rozwijające się firmy korzystające z Lifesize do organizowania bardziej angażujących i autentycznych spotkań twarzą w twarz za pomocą naszego rozwiązania do wideokonferencji 4K.
New Directions Youth & Family Services
„Nasza organizacja wykorzystuje Lifesize Video Conferencing do łączenia wielu naszych witryn. Lifesize to usługa i produkt, bez których nie moglibyśmy funkcjonować, od łączenia naszych zarządów w sześciu hrabstwach po umożliwienie naszemu urzędowi służby zdrowia czatu wideo z naszymi zewnętrznymi lekarzami. Nawet funkcja dostępna tylko na telefonie jest wszystkim, czego potrzebujemy… Szczególnie podoba nam się aplikacja mobilna dostępna na smartfony i tablety, gdy musimy się spotkać w drodze”. — Trevor Wilson, specjalista IT w New Directions Youth & Family Services | Przeczytaj pełną recenzję
Grupa medialna Action-MCFR
„Korzystamy z tego rozwiązania, aby zaprosić zdalnych ekspertów merytorycznych na sesje nauki na odległość i globalnej współpracy. Niektóre transmisje są nagrywane i archiwizowane na przyszłość. Jeśli pracujesz z dużymi rozproszonymi zespołami w całym kraju lub nawet na całym świecie, [Lifesize] doskonale się do tego nadaje… W zeszłym roku zorganizowaliśmy około 2,000 spotkań (~1,600 godzin spotkań), a Lifesize nas nie zawodzi”. — Ilya Popovich, kierownik ds. kontroli jakości w Action-MCFR Mediagroup | Przeczytaj pełną recenzję
Wnioski
Kiedy masz globalnie rozproszony zespół, stajesz przed trudnym wyzwaniem, jakim jest upewnienie się, że wszyscy pozostają w kontakcie i współpracują jako jedna zunifikowana organizacja. Duże rozmowy stanowią wyjątkowe wyzwanie i często stanowią punkt krytyczny bezpłatnych usług wideokonferencji. Lifesize jest przystosowany do obsługi komunikacji biznesowej o znaczeniu krytycznym, zapewniając niezawodność, jakość i specjalistyczne funkcje potrzebne do rozmów wideo w dużych zespołach. I przez założenie darmowego konta, możesz łatwo połączyć się z maksymalnie 10 uczestnikami w ramach w pełni zaszyfrowanej rozmowy o wysokiej jakości.
