Tradycyjne spotkania osobiste nie wchodzą w rachubę dla startupów i innych małych firm zatrudniających zdalne zespoły — są drogie, niepraktyczne i tak łatwo można je zastąpić niezawodnym rozwiązaniem do wideokonferencji. A w następstwie pandemii COVID-19 wydaje się, że każda mała firma stała się wirtualna. Chociaż bezpłatne aplikacje konsumenckie, takie jak Hangouts lub Skype, mogą być niezwykle przydatne na początku, w miarę rozwoju będziesz musiał znaleźć lepsze opcje. W tym artykule przedstawiamy najlepsze funkcje i narzędzia do wideokonferencji dla małych firm, aby pomóc Ci wybrać rozwiązanie do wideokonferencji, które najlepiej pasuje do Twojej firmy.
Funkcje wideokonferencji dla małych firm
Zanim wybierzesz rozwiązanie do wideokonferencji dla swojej małej firmy, musisz najpierw cofnąć się o krok i pomyśleć o wszystkich funkcjach, których będziesz potrzebować jako rozwijająca się firma. Oto obszerna lista kontrolna funkcji, które należy wziąć pod uwagę, wybierając najlepszą technologię wideokonferencji dla swojej firmy.
1. Rozmiar i skalowalność połączeń
Przyjrzyj się wielkości swojego zespołu i typom klientów, z którymi masz do czynienia na co dzień. Ile osób potrzebujesz, aby połączyć się w ramach połączenia wewnętrznego? A co z zewnętrznymi dostawcami, partnerami lub klientami? Większość bezpłatnych usług wideokonferencyjnych obsługuje maksymalnie 8–10 uczestników, a wiele z nich jest ograniczonych przez 30- lub 40-minutowy czas trwania rozmowy. Połączenia VoIP napotykają podobne ograniczenia, a także ich brak element twarzą w twarz wideokonferencji. Organizowanie większych spotkań online, takich jak seminaria internetowe, jest jednym z głównych powodów, dla których firmy przechodzą na płatne subskrypcje dla swoich rozmów wideo o znaczeniu krytycznym.
2. Jakość i niezawodność wideo/audio
Jakość rozmowy wideo ma ogromne znaczenie, gdy polegasz na niej w celu łączenia zdalnych zespołów i rozwoju firmy. Potrzebujesz rozwiązania, któremu możesz zaufać, kiedy najbardziej go potrzebujesz. Powtarzające się przerwy w połączeniu lub słaby sygnał podczas wideokonferencji lub audiokonferencji nie tylko zmniejszą Twoją produktywność, ale także odstraszą potencjalnych klientów. Firmy, które prowadzą rozmowy z klientami lub potencjalnymi klientami, powinny szczególnie zwracać uwagę na jakość i niezawodność rozmów, ponieważ mają one duży wpływ na pierwsze wrażenie.
3. Kamery i systemy do sal konferencyjnych
Spotkania zespołu w salach konferencyjnych muszą obsługiwać zdalnych uczestników bez konieczności powrotu do przestarzałego audiokonferencji. Ściśle zintegrowane rozwiązania sprzętowe i programowe zapewniają najlepsze wrażenia zarówno pod względem jakości, jak i łatwości użytkowania. Zdalne zespoły lepiej poznają swoich współpracowników dzięki regularnym, osobistym spotkaniom wideo. W rzeczywistości, 89% pracowników osób prowadzących wideokonferencje twierdzi, że pomaga im to poczuć więź.
4. Zintegrowane udostępnianie ekranu
Udostępnianie ekranu jest ważną częścią prezentacji podczas wideokonferencji. Bez tego efekt Twojej prezentacji mógłby być ograniczony; 90% pracowników zdalnych twierdzą, że spotkania wideo ułatwiają przekazanie ich zespołom. Gdy możesz udostępnić swój ekran podczas rozmowy wideo, Twoi współpracownicy z łatwością zrozumieją, co próbujesz wyjaśnić. Posiadanie rozwiązania do wideokonferencji ze zintegrowanym bezprzewodowym udostępnianiem ekranu umożliwia łatwe prezentowanie i udostępnianie dokumentów w czasie rzeczywistym podczas spotkań, bez konieczności znajdowania i przekazywania kluczy sprzętowych lub przewodów.
5. Integracje z czatem, pocztą e-mail i kalendarzem
Aby być naprawdę produktywnym we wszystkich zespołach, kluczem jest współpraca. Ale haczyk jest taki: musi być płynny. Oznacza to, że narzędzia do czatu, poczty e-mail i kalendarza muszą łatwo integrować się z Twoim rozwiązaniem do wideokonferencji. Integracje wideo z aplikacjami do czatu i pocztą e-mail ułatwiają przejście od wymiany wiadomości tekstowych do rozmowy wideo bez przerywania pracy. Dodawanie dla zespołów marketingu i sprzedaży e-mail marketingu integracji z przepływem pracy zapewnia zwycięską formułę rozwoju firmy. Inną ważną integracją, której potrzebuje Twoje narzędzie do wideokonferencji, jest usprawniona integracja kalendarza. Pozwala planować i śledzić spotkania wideo z kalendarza pracy bez konieczności otwierania oddzielnej aplikacji do wideokonferencji. Integracja z kalendarzem pozwala poznać dostępne harmonogramy współpracowników, dzięki czemu możesz znaleźć optymalny czas na organizację spotkań wideo zamiast pytać każdego członka zespołu, kiedy jest wolny.
6. Możliwość przyniesienia własnego urządzenia
Twoi klienci i potencjalni klienci nie powinni pobierać aplikacji ani zakładać konta tylko po to, by spotkać się z Tobą przez rozmowę wideo. Znajdź rozwiązanie oparte na standardach, które pozwala każdemu dołączyć do rozmowy za pośrednictwem systemu wideo SIP/H.323 lub bezpośrednio z telefonu komórkowego, tabletu lub laptopa za pomocą jednego kliknięcia łącza zaproszenia na spotkanie, niezależnie od tego, czy korzysta z systemu Android , Mac lub jakiekolwiek inne urządzenie.
7. Nagrywanie
Nagrywanie rozmów konferencyjnych funkcjonalność doskonale nadaje się do celów szkoleniowych i dokumentacyjnych lub do udostępniania przydatnych podsumowań spotkań członkom zespołu, którzy nie mogli dołączyć do zaplanowanej rozmowy. Dobre oprogramowanie do wideokonferencji będzie miało łatwą funkcję nagrywania z poziomu rozmowy. Będzie miał również opcję łatwego udostępniania nagrania członkom zespołu. Jest to szczególnie pomocne, gdy po spotkaniu trzeba omówić konkretne punkty dyskusji lub wykorzystać wideo do szkolenia nowych pracowników.
8. Wsparcie techniczne
Pracowników zdalnych, 48% powiedział, że trudności techniczne najczęściej utrudniają komunikację wideo. Jaki jest sens posiadania dostawcy wideokonferencji, jeśli jego wsparcie techniczne nie może odpowiedzieć na podstawowe pytania? Lub, co gorsza, bezpłatne usługi bez nikogo, do kogo można zadzwonić, jeśli coś się zepsuje? Jeśli Twoje rozmowy wideo mają kluczowe znaczenie dla biznesu, potrzebujesz kontaktu z pomocą techniczną dostawcy usług wideokonferencyjnych. Dzięki temu będziesz mieć do kogo się zwrócić w razie problemów technicznych. Pozwoli również zminimalizować przestoje i cieszyć się wideokonferencjami bez zakłóceń.
9. Bezpieczeństwo
Bezpieczeństwo jest równie ważne dla małych firm, jak i dla dużych przedsiębiorstw. Luka w zabezpieczeniach może być druzgocącą porażką dla Twojej firmy. W związku z najnowszymi artykułami informacyjnymi dotyczącymi luk w zabezpieczeniach, publikowanymi przez firmy takie jak Zoom, ważne jest, aby ocenić wymagania bezpieczeństwa i tolerancję ryzyka. To powinno być jedno z najważniejszych kryteriów przy wyborze dostawcy usług wideokonferencyjnych dla Twojej firmy.
10. Cena i zwrot z inwestycji
Gdyby pracownicy pracowali z domu tylko przez połowę czasu w roku, mogłoby to doprowadzić do 11,000 $ oszczędności na osobę. Oznacza to, że mała firma zatrudniająca 25 pracowników mogłaby zaoszczędzić 275,000 XNUMX USD rocznie, gdyby pracownicy pracowali z domu, ale nadal byli produktywni i komunikowali się za pośrednictwem wideokonferencji. Ponadto wideokonferencje drastycznie skróciły czas i koszty podróży, ponieważ pracownicy mogą dołączać do spotkań zespołu niezależnie od ich fizycznej lokalizacji. Chociaż wideokonferencje same w sobie obniżyły wiele kosztów firmy, nadal ważne jest, aby wybrać taką, która jest łatwa w budżecie, ale będzie skalować się wraz z rozwojem firmy.
5 pomocnych narzędzi do wideokonferencji dla małych firm
Pamiętając o wszystkich tych funkcjach, przygotowaliśmy listę pięciu świetnych narzędzi do wideokonferencji, które pomogą Twojemu zespołowi prowadzić bardziej osobiste i produktywne spotkania. Narzędzia te są bezpłatne lub wymagają minimalnej inwestycji, co czyni je idealnymi dla małych firm i startupów, które martwią się o swoje wyniki finansowe.
1. Linia Lifesize
Lifesize Dash™ to darmowy i łatwy sposób na dodanie wideokonferencji do dowolnej sali konferencyjnej. To bezpłatne złącze zestawu do sali konferencyjnej można zintegrować z kamerami wideo USB i urządzeniami audio innych producentów, takimi jak Aver, Huddly, Logitech i Polycom. Obsługuje komputery Chromebox i Windows i oferuje swobodę korzystania z dowolnego istniejącego sprzętu, który masz w biurze, zapewniając jednocześnie niesamowite wrażenia użytkownika, niezawodność i scentralizowane zarządzanie usługą Lifesize. Lifesize Dash pozwala zaoszczędzić do 1,000 USD rocznie na pokój, rezygnując z ukrytych opłat licencyjnych za pokój.
2. Ikona Lifesize 300
Połączenia Lifesize® Ikona 300™ to kompleksowe rozwiązanie do spotkań w cenie poniżej 2,000 USD. Jego ultraszerokie pole widzenia (FOV) jest doskonale zoptymalizowane, aby uchwycić wszystkich siedzących przy stole nawet w najmniejszych salach konferencyjnych. Lifesize Icon 300 zapewnia niezrównaną jakość udostępniania ekranu 4K, dzięki czemu możesz prezentować w sali konferencyjnej bez utraty jakości. Konfiguracja jest typu plug and play, sterowanie jest intuicyjne, a każde połączenie jest domyślnie szyfrowane.
3. Integracje Lifesize z Microsoft
Wiele małych firm ustandaryzowało narzędzia firmy Microsoft do obsługi poczty e-mail, kalendarzy i rozwiązań komunikacyjnych w czasie rzeczywistym. The Integracja Lifesize dla Microsoft dodaje najlepszą w swojej klasie jakość dźwięku i obrazu do istniejących przepływów pracy Microsoft® Teams i Microsoft® Outlook® w celu trwałej współpracy. Z łatwością planuj spotkania Lifesize i dołączaj do nich bezpośrednio z Microsoft Teams lub Microsoft Outlook. Ponadto Lifesize ulepsza środowisko Microsoft Skype for Business, zapewniając użytkownikom i ich gościom doskonałe wrażenia wideo w sali konferencyjnej i podczas rozmów grupowych.
4. Tablica cyfrowa Kaptivo
Sesje z tablicą doskonale nadają się do burzy mózgów i współpracy z zespołem, ale zdalnym członkom zespołu może być trudno zobaczyć tablicę i uczestniczyć w rozmowie wideokonferencyjnej. Udostępnianie tablicy za pomocą Lifesize Share i Kaptivo umożliwia przechwytywanie sesji interaktywnej tablicy bez konieczności zakupu inteligentnej tablicy lub zastrzeżonej tablicy cyfrowej. Kaptivo przyczepia się do dowolnej standardowej tablicy suchościeralnej lub szklanej, rejestruje cyfrowo sesje tablicy, a po sparowaniu z Lifesize Share przedstawia wyraźny, ostry i dokładny obraz wszystkim uczestnikom spotkania lub rozmowy w czasie rzeczywistym.
5. Konto Lifesize
Właściciele małych firm, którzy naprawdę zwracają uwagę na koszty i szukają lepszego sposobu na spotkania wideo, Rozmiar życia umożliwia prowadzenie bezpłatnych i natychmiastowych rozmów wideo z maksymalnie 10 uczestnikami. Zaproś uczestników, wysyłając swój osobisty identyfikator spotkania i spotkaj się twarzą w twarz, zaprezentuj swój ekran i współpracuj natychmiast przez w pełni zaszyfrowaną sieć bezpośrednio z telefonu lub przeglądarki. W przeciwieństwie do innych bezpłatnych usług do wideokonferencji, Lifesize zapewnia nieograniczoną liczbę bezpłatnych spotkań bez ograniczeń co do długości spotkania. W odpowiedzi na pandemię COVID-19 Lifesize oferuje 6 miesięcy za darmo dla wszystkich firm. Po prostu przejdź do zarejestruj się.lifesize.com aby odebrać darmowe konto.
Wnioski
Kiedy prowadzisz małą firmę z zespołem zdalnym, regularne spotkania twarzą w twarz są kluczowe nie tylko dla integracji zespołu, ale także dla bardziej efektywnej współpracy. Zanim wybierzesz narzędzie do wideokonferencji, które pomoże Ci rozwinąć i skalować firmę, przejrzyj tę listę kontrolną i sprawdź, czy narzędzie ma funkcje, których potrzebujesz. Czy za pomocą tego narzędzia jesteś w stanie pomieścić wszystkich członków swojego zespołu na regularnych wideokonferencjach? Czy narzędzie do wideokonferencji jest wystarczająco solidne, aby usprawnić przepływ pracy? Czy dostępne są integracje niezbędne do synchronizacji między członkami zespołu i płynnego funkcjonowania jako firma?
Musisz dokładnie rozważyć dostępne opcje i wybrać narzędzia, które obiecują najwyższy zwrot z inwestycji i które są skalowalne w miarę rozwoju Twojej firmy. Pamiętaj, że konferencje internetowe są integralną częścią utrzymywania łączności i zaangażowania zdalnych zespołów i są jedną z najlepszych inwestycji, jakie możesz poczynić dla swojej małej firmy.
