Komunikacja i współpraca za pośrednictwem wideo eksplodowała, gdy wszyscy dostosowujemy się do nowego stylu życia w świetle COVID-19 pandemia, gdzie praca zdalna i dystans społeczny stały się normą.
Ale wraz z wybuchem koronawirusa nastąpił dramatyczny wzrost liczby firm i organizacji próbujących jak najszybciej wdrożyć platformy. Ponieważ ludzie ścigają się, aby pobrać oprogramowanie i aplikacje, aby pozostać w kontakcie na swoich inteligentnych urządzeniach i laptopach, konsekwencje przyspieszenia normalnych procesów weryfikacji oprogramowania stały się szybko widoczne.
Niezależnie od tego, czy chodzi o wiadomości, profesjonalne sieci, czy przeglądanie mediów społecznościowych, prawdopodobnie znasz już ostatnie ustalenia dotyczące bezpieczeństwa i doniesienia o nadużyciach podczas wideokonferencji i wycieku danych osobowych, w których niestety znaleźli się skromni ludzie:
- Prowadzenie webinaru tylko po to, aby uczestnik przedstawił obsceniczne materiały, aby wszyscy mogli je zobaczyć? Kontrola.
- Nieproszeni goście celowo przerywają spotkania wideo i dzielą się swoimi złymi intencjami z klasami, zborami lub wyborcami? Kontrola i ZOBACZ.
- Masz dane nieoczekiwanie udostępnione dużej firmie zajmującej się mediami społecznościowymi bez wiedzy lub zgody użytkownika? Kontrola.
Rejestracja w usłudze wideokonferencji i łączenie się z osobistymi kontaktami i współpracownikami za pośrednictwem wideo jest stosunkowo szybkie i łatwe. Miliony ludzi, którzy są nowi i nieprzyzwyczajeni do tej formy komunikacji, wciąż muszą się jeszcze nauczyć, zwłaszcza jeśli chodzi o ochronę danych osobowych lub wrażliwych informacji. Aby pomóc Ci uniknąć podobnych sytuacji, oto dziesięć najlepszych praktyk dotyczących zachowania prywatności i bezpieczeństwa podczas korzystania wideokonferencje.
10 najlepszych praktyk dotyczących wideokonferencji w zakresie prywatności i bezpieczeństwa
Dla użytkowników
1. Skonfiguruj i potwierdź ustawienia spotkania
Gdy szybko dołączasz do rozmowy wideo, łatwo jest pozostać przy ustawieniach domyślnych. Poświęć dodatkową chwilę, aby upewnić się, że każda opcja jest odpowiednio skonfigurowana dla Twojego spotkania, aby uniknąć nieoczekiwanych niespodzianek podczas dołączania. Obejmuje to testowanie dźwięku i obrazu przed rozmową, aby upewnić się, że oba działają prawidłowo. Pamiętaj, że uczestnikom spotkania zostanie przedstawiony widok tego, co znajduje się za Tobą, więc przetestowanie Twojego wideo przed rozmową daje Ci możliwość sprawdzenia swojego tła i upewnienia się, że jest odpowiednie do spotkania.
2. Poświęć trochę czasu na naukę narzędzia, którego używasz
Nie musisz z dnia na dzień stać się zaawansowanym użytkownikiem, ale przynajmniej zapoznaj się z przyciskami, aby wyciszyć mikrofon, wyłączyć kamerę i opuścić spotkanie. To najłatwiejszy sposób, aby być widzianym i słyszanym tylko wtedy, gdy chcesz. Nie musisz stać się zaawansowanym użytkownikiem z dnia na dzień, ale przynajmniej zapoznaj się z przyciskami wyciszania mikrofonu, wyłączania aparatu i opuścić spotkanie. To najprostszy sposób, aby upewnić się, że jesteś widziany i słyszany tylko wtedy, gdy chcesz. Niektóre narzędzia do wideokonferencji wymagają również pobrania oprogramowania przed spotkaniem. Upewnij się, że robisz to z wyprzedzeniem, aby nie marnować czasu na konfigurację w ostatniej chwili3.
3. Uważaj na zrzuty ekranu
Chcesz udostępnić migawkę lub klip wideo przedstawiający Ciebie i innych uczestników spotkania na ekranie? Zanim prześlesz ramkę do swojego profilu, dokładnie sprawdź, czy w ramce nie są widoczne żadne poufne szczegóły spotkania ani osobiste informacje kontaktowe. Ważne jest, aby unikać problemów z prywatnością lub ujawniania danych użytkownika, co może być niewinnym błędem z poważnymi konsekwencjami.
4. Zostaw zaproszenia na spotkanie właścicielowi spotkania
Czy w zaproszeniu na spotkanie brakuje osoby? Czy ktoś inny skorzystałby na dołączeniu? Zamiast samodzielnie przekazywać szczegóły spotkania, powiadom właściciela spotkania i pozwól mu się tym zająć. Możesz łatwo przebić ich przeoczenie, przekierowując do niewłaściwego kontaktu lub stwarzając niezręczną sytuację dla gospodarza spotkania, gdy inna osoba pojawi się niezapowiedziana.
Dla właścicieli i moderatorów spotkań
5. Nie udostępniaj publicznie linku do spotkania wideo
Traktuj link do spotkania jak klucz do biura lub jeszcze lepiej do domu. Nie podzieliłbyś się nim z byle kim. Aby upewnić się, że link nie dostanie się w niepowołane ręce, roześlij link tylko do osób, które muszą go znać — i tylko za pośrednictwem prywatnych środków, takich jak bezpieczny e-mail lub wiadomość bezpośrednia. Pamiętaj, aby zawsze ostrożnie traktować identyfikatory spotkań.
Chcesz zorganizować publiczne spotkanie z setkami lub tysiącami uczestników? Większość platform do wideokonferencji klasy korporacyjnej, takich jak Lifesize, ma wbudowane elementy sterujące, które pomagają uniknąć nadużyć, ograniczając dostęp do udostępniania treści, udostępniania wideo i czatu tylko zaproszonym prezenterom.
6. Wymagaj hasła do wejścia na spotkanie
Rozważ dodatkowe zabezpieczenie spotkania, ustawiając hasło, jeśli to możliwe, w przypadku jakichkolwiek obaw związanych z prywatnością. Chociaż możesz udostępnić hasło za pomocą łącza do spotkania, możesz również rozważyć udostępnienie go ustnie lub w osobnym e-mailu lub wiadomości w celu zwiększenia bezpieczeństwa.
7. Nie tylko uczęszczaj, moderuj
Jeśli jesteś właścicielem spotkania, ale nie możesz moderować, wyznacz moderatora, aby do niego dołączył. Jeśli jesteś na spotkaniu tylko w celu moderowania, kuszące może być wielozadaniowość. nie. Jeśli zostaniesz wezwany do przerwania prezentacji uczestnika, usunięcia osoby ze spotkania lub zablokowania spotkania, musisz być gotowy do działania.
Dla osób poszukujących alternatyw dla Zoom i innych usług wideo
8. Wybierz usługę odpowiadającą Twoim potrzebom
Wierz lub nie, ale nie musisz wybierać pierwszej aplikacji do wideokonferencji, która pojawia się w wynikach wyszukiwania online. Popularne bezpłatne usługi, takie jak Zoom, Skype i Google Hangouts, mogą być łatwo dostępne, ale chociaż zazwyczaj zapewniają podstawowe funkcje, takie jak udostępnianie ekranu, nie zawsze zapewniają funkcjonalność potrzebną do większe wideokonferencje. Biorąc pod uwagę obecną sytuację, wiele firm zapewnia bezpłatny dostęp do swoich usług i narzędzi do wideokonferencji, więc możesz wypróbować je wszystkie i zobaczyć, co najlepiej Ci odpowiada, bez konieczności ograniczania się do planu. Profesjonalna wskazówka — jeśli prywatność i bezpieczeństwo są szczególnie ważne, poszukaj dostawcy, który ma historię i reputację w zakresie zabezpieczania danych osobowych i prywatności swoich klientów. Poświęcenie czasu na zrozumienie dostawców usług i zastosowanych przez nich środków bezpieczeństwa przyniesie tylko korzyści ty na dłuższą metę
9. Rozważ transmisje na żywo
Wideokonferencje służą konkretnemu celowi — dwukierunkowej komunikacji w czasie rzeczywistym i wymianie informacji między gospodarzami i uczestnikami. Jeśli potrzebujesz głównie komunikacji wychodzącej z odbiorcami, możesz alternatywnie rozważyć transmisję na żywo jako główny kanał. Ograniczyłoby to możliwość zakłócania wiadomości i prezentacji przez osoby z zewnątrz, zwłaszcza w przypadku dużych rozmów telefonicznych. Na szczęście transmisja na żywo jest dostępna jako opcja dla wybranych dostawców wideokonferencji, dzięki czemu możesz nadawać do większej liczby odbiorców, jednocześnie zachowując możliwość spotykania się i interakcji z pojedynczymi osobami i mniejszymi grupami na bardziej osobistym poziomie.
10. Nadaj priorytet szyfrowaniu i polityce prywatności przedsiębiorstwa
Biorąc pod uwagę rozpowszechnienie cyberprzestępczości i cyberataków, takich jak coraz częstsze przejmowanie przez złych aktorów kontroli nad spotkaniami wideo, zdecydowanie zaleca się położenie nacisku na prywatność danych i bezpieczeństwo cybernetyczne podczas poszukiwania rozwiązania. Na szczęście dokumentacja dotycząca bezpieczeństwa i polityki prywatności większości dostawców jest publicznie dostępna na ich stronach internetowych (możesz uzyskać do nich dostęp Polityka prywatności Lifesize tutaj). Myśląc o zasadach dostawców, weź pod uwagę następujące kwestie:
- Czy dostawca wyraźnie określa, jakie dane gromadzi i jak są one zabezpieczane?
- Czy dostawca określa, jak długo dane są przechowywane iw jakim celu?
Pamiętaj, że ostatecznie Twoim obowiązkiem, jako klienta lub administratora IT, jest głębsze zbadanie, czy oferta spełnia wymogi kontroli prywatności i bezpieczeństwa oraz czy jesteś gotów zaakceptować zastrzeżenia i towarzyszące im ryzyko.
Wnioski
Tam, gdzie niektóre pułapki wideokonferencji można po prostu przypisać błędom użytkownika, pozostałe są wynikiem wad używanej usługi i kompromisów poczynionych przez samego dostawcę. Nie jest tajemnicą, że sposób kodowania, pakowania i wdrażania technologii ma znaczący wpływ na bezpieczeństwo danych i prywatność rozmów z uczestnikami spotkania. Ale powinieneś również czuć się komfortowo z poziomem przejrzystości, jaki dostawca utrzymuje w odniesieniu do swojej oferty i tego, jak bardzo jest on otwarty pod względem sposobu obsługi komunikacji i własności intelektualnej.
Wszyscy podejmujemy środki, aby zachować siebie, rodzinę i przyjaciół bezpieczne podczas lockdownu związanego z koronawirusem. Upewnijmy się również, że robimy to samo z naszymi narzędziami komunikacyjnymi.
Jeśli obecnie potrzebujesz bezpiecznej platformy do wideokonferencji klasy korporacyjnej, Lifesize oferuje bezpłatną, nieograniczoną usługę wideokonferencji dla wszystkich firm przez sześć miesięcy. Aby dowiedzieć się więcej, odwiedź www.lifesize.com/praca zdalna.
