Wydarzenia wirtualne, które nie są już uważane za falę przyszłości, są teraz podstawą teraźniejszości. Ponieważ świat nadal brnie przez pandemię koronawirusa, wydarzenia online stały się standardową procedurą zarówno dla dużych, jak i małych zgromadzeń. Od konferencji po koncerty, łączność za pośrednictwem cyfrowych doświadczeń jest nie tylko możliwa, ale także praktyczna i celowa. W tym artykule zagłębimy się w to, czym są wydarzenia wirtualne i pokażemy, jak zamienić wydarzenia fizyczne w wciągające wrażenia cyfrowe dzięki technologii wydarzeń dla najlepszych wydarzeń wirtualnych.
Co to jest wydarzenie wirtualne?
Wydarzenie wirtualne to każde zorganizowane wydarzenie, które odbywa się online, a nie osobiście. Wirtualne wydarzenia mogą obejmować zarówno jednorazowe spotkanie, podczas którego różni prezenterzy dzielą się swoim ekranem, jak i serię wielu sesji, które często obejmują seminaria internetowe, konferencje, a nawet uroczystości.
Wirtualne wydarzenia: praca, spotkania towarzyskie i imprezy podczas COVID-19
W świetle globalnego zasięgu w ciągu ostatnich kilku miesięcy można śmiało powiedzieć, że kryzys COVID-19 wpłynął na prawie każdą branżę i osobę na pewnym poziomie. Czy to jest przyjęcie podejścia polegającego na pracy z domu lub przechodząc na system zamówień online, społeczności i firmy na całym świecie dostosowują się do szybko zmieniającego się krajobrazu.
W związku z kontynuacją nakazów pozostania w domu i społeczne protokoły dystansujące, wydarzenia osobiste są również wstrzymane w dającej się przewidzieć przyszłości. Ale pokaz (lub konferencja) musi trwać, i tutaj na ratunek przyszły wirtualne wydarzenia. Zamiast odwoływać wydarzenie zaplanowane z kilkumiesięcznym wyprzedzeniem, ludzie na całym świecie postrzegają przeszkody jako możliwości i znajdują innowacyjne sposoby wdrażania wydarzeń online w swoim tygodniu pracy lub działaniach społecznych. To wszystko jest możliwe dzięki nowoczesnej i najnowszej technologii postęp w narzędziach do wideokonferencji. Niektóre wirtualne wydarzenia konkurują nawet z wersją osobistą z platformami wydarzeń wirtualnych.
4 rodzajów wirtualnych wydarzeń
Wydarzenia wirtualne i hybrydowe są tak różne, jak różni są ludzie, którzy w nich uczestniczą, a obecnie jest możliwe, że jest ich więcej niż kiedykolwiek. Dzięki mniejszej liczbie nieprzewidzianych okoliczności i znacznie niższym kosztom operacyjnym ludzie szybko zdają sobie sprawę z wewnętrznej wartości przestrzeni wirtualnej. Nie mówiąc już o ilości odporność i kreatywność wyrażane przez ludzi w tym krytycznym czasie niebo jest naprawdę granicą liczby i rodzajów wydarzeń, które mogą przejść od osobistego do online.
1. Seminaria internetowe
Webinaria (połączenie słów „web” i „seminarium”) mogą nie być nowym zasobem, ale z pewnością zyskały na popularności i popularności w ostatnich miesiącach. Dzisiejsze seminaria internetowe skupiają się na wielu zainteresowaniach i branżach, od podkreślania aktualnych tematów po nurkowanie w przygodach dla majsterkowiczów i dostarczanie opinii ekspertów zarówno od profesorów, jak i profesjonalistów biznesu. Dzięki szybkiemu wyszukiwaniu w Google odkryjesz webinary dostosowane do dzieci, trochę skierowane bardziej do osób dorosłych a nawet szerokiej publiczności tematy, które każdy może docenić.
2. Konferencje i targi
Wiele miesięcy (a czasem lat) spędza się na przygotowaniach do organizacji konferencji lub targów, więc odwołanie byłoby druzgocące na wielu poziomach. Na szczęście firmy znalazły w tym roku sposoby na przestawienie i przeniesienie swoich konferencji online. Doroczna konferencja programistów Microsoftu został niedawno ogłoszony „wydarzeniem cyfrowym” na rok 2020, podobnie jak Konferencja Browarów Rzemieślniczych, która uruchomiła pięciotygodniową wirtualną wersję swojego typowego programu.
3. Przyjęcia i ceremonie
Przyjęcia i ceremonie to szansa, by w skądinąd ciężkiej sytuacji wnieść odrobinę radości i otuchy, dlatego nawet w czasie pandemii ludzie nie przestają znajdować powodów do świętowania. Pomimo dystansu, grupy nadal spędzają razem czas cyfrowe imprezy taneczne, wirtualne uroczystości ukończenia studiów, internetowe rozdanie nagród i upamiętnione urodziny z paradami samochodowymi i tematycznymi rozmowami wideo. Oczywiste jest, że nawet po przełożeniu wydarzeń osobistych ludzie nadal wymyślają nowe i szczere sposoby, aby sprostać tej okazji.
4. Koncerty
Ponieważ kluby różnej wielkości musiały zamknąć swoje drzwi, wydawało się, że występy na żywo również będą miały przerwę; jednak na szczęście artyści i artyści estradowi naciskają i zamiast tego wnoszą swoje talenty bezpośrednio do domów fanów. Wydarzenia na żywo pojawiały się w mediach społecznościowych i innych platformach internetowych, m.in różnorodne wirtualne koncerty od Metropolitan Opera po zespoły ludowe i gwiazdy popu. Podobnie jak na imprezach, muzyka będzie nadal sprawiać przyjemność, nawet jeśli oznacza to wejście na scenę do naszych salonów.
Prowadzenie wydarzenia wirtualnego: jak zamienić wydarzenie fizyczne w wydarzenie cyfrowe
Koronawirus niewątpliwie nas do tego zmusza zmienić sposób, w jaki działamy zarówno w życiu osobistym, jak i zawodowym, ale jest też pretekstem do wyrwania się z naszych schematów i spróbowania czegoś, czego normalnie nie bralibyśmy pod uwagę. Chociaż przejście z wydarzenia fizycznego do cyfrowego wiąże się z kilkoma wyzwaniami, jeśli zachowasz porządek i upewnisz się, że uczestnicy są przygotowani, istnieje duża szansa, że uzyskasz pozytywny, pomyślny wynik.
1. Utwórz harmonogram lub plan podróży
Ponieważ wirtualne wydarzenia nie pozwalają wszystkim przebywać w tym samym pokoju w tym samym czasie, organizacja ma kluczowe znaczenie dla sprawnego działania. Tworząc harmonogram na dzień, tydzień lub jak długo trwa wydarzenie, uczestnicy mogą znajdować się na tej samej wirtualnej stronie. Plan zajęć na dany dzień pomaga określić oczekiwania i zapewnia terminowość prezentacji lub występów. Tworząc harmonogram wirtualnego wydarzenia, pamiętaj o uwzględnieniu naturalnych przerw w ciągu dnia, tak jak w przypadku osobistego gościa.
2. Wyślij ogłoszenie z regulaminem wydarzenia
Przekaz na żywo Wydarzenie w domu może wydawać się mniej formalne niż spotkanie we wspólnej przestrzeni, ale parametry związane z uprzejmością i przyzwoitością cyfrową nadal istnieją. Zwłaszcza jeśli w wydarzeniu bierze udział wielu mówców lub interakcje, upewnij się, że wszyscy wiedzą, jak wyciszyć swoje mikrofony i mówić na zmianę, aby dialogi nie nakładały się na siebie ani nie były niezrozumiałe. Krótki e-mail przedstawiający te zasady powinien wystarczyć, aby uniknąć niepotrzebnych przerw lub zamieszania i stworzyć bardziej pełną szacunku atmosferę.
3. Upewnij się, że uczestnicy mają niezbędny sprzęt, oprogramowanie i łącza do spotkań
Priorytetem przy planowaniu wirtualnego wydarzenia jest sprawdzenie, czy każdy uczestnik ma niezbędny sprzęt i wie, jak dostać się na spotkanie. Uczestnicy prawdopodobnie będą potrzebować określonych urządzeń lub akcesoriów, aby przesyłać strumieniowo w czasie rzeczywistym z wysokiej jakości połączeniem; jeśli nie, mogą zostać całkowicie wykluczeni z wydarzenia. Oprócz bezpiecznego dostępu do Internetu niezbędna jest niezawodna technologia konferencyjna, w tym komponenty sprzętowe lub programowe. Czy uczestnicy wydarzenia mogą dołączyć do spotkania ze swoich przeglądarek internetowych, czy też muszą pobrać określoną aplikację lub oprogramowanie przed rozpoczęciem wydarzenia? Upewnij się, że wysłałeś z wyprzedzeniem wszystkie linki do spotkań, hasła i instrukcje dotyczące łączenia się ze spotkaniem.
4. Używaj stymulujących materiałów wizualnych
Materiały wizualne mają taki sam wpływ na wydarzenia wirtualne, jak elementy werbalne, ale ważne jest, aby uwzględnić elementy wizualne, które ulepszą prezentację lub spotkanie, a nie odwracają od nich uwagę. Rozważ włączenie odpowiednich wykresów lub wykresów, map, schematów, a nawet klipów wideo w połączeniu z przekazem słownym. Treści wizualne powinny angażować odbiorców i aktywnie ich słuchać, więc jeśli chcesz, aby Twoje wizualizacje były interaktywne, jeszcze lepiej.
Pamiętaj, że niektórzy z Twoich uczestników będą wzrokowcami, którzy w dużej mierze polegają na obrazach, obrazkach i kolorach, aby uzyskać informacje, podczas gdy inni będą bardziej słyszącymi uczniami. Ale wszyscy mogą naprawdę skorzystać na komunikacji opartej na współpracy, ponieważ otwiera ona nowe pomysły i zapewnia przejrzystość złożonych strategii, więc jeśli to możliwe, poproś o udział odbiorców i informacje zwrotne.
Zalety wirtualnych wydarzeń
Porzucenie naszych oczekiwań nigdy nie jest łatwe, zwłaszcza po tym, jak spędziliśmy niezliczone godziny na planowaniu i przygotowywaniu wydarzenia. A jednak w tych bezprecedensowych czasach elastyczność i pozostawanie w kontakcie są niezbędne dla naszego sukcesu. Przejście od wydarzenia osobistego do wirtualnego może być trudne do wyobrażenia, ale prawda jest taka, że przejście ma pewne nieprzewidziane korzyści.
Łatwo dostępny
W przeciwieństwie do spotkań, które mogą ograniczać liczbę uczestników ze względu na wymagania dotyczące podróży, późniejsze konflikty w harmonogramie lub ograniczenia przestrzeni fizycznej, dostęp do wydarzeń wirtualnych może uzyskać każdy, kto ma laptopa i łącze szerokopasmowe. Wirtualne konferencje nie obejmują lotów ani pobytów w hotelach, zamiast tego można je transmitować w zaciszu własnego domu. Ta rozszerzona dostępność otwiera się na uczestników, którzy w przeciwnym razie mogliby odmówić, umożliwiając większą frekwencję i ogólną integrację.
Oszczędności
Znalezienie sposobów na obniżenie kosztów wydarzenia bez naruszania jego integralności jest zawsze mile widziane i być może niewiele rzeczy jest bardziej skutecznych w zmniejszaniu budżetu niż zorganizowanie wirtualnego wydarzenia. Transmisja na żywo ogranicza koszty związane z wynajmem przestrzeni na wydarzenie, a także wydatki na dodatkowe stoły, krzesła, obsługę wydarzenia, catering i tak dalej. I chociaż prawdopodobnie nadal będziesz winien opłatę za przemówienie lub wystąpienie, ostatecznie zaoszczędzisz pieniądze, eliminując potrzebę transportu lub zakwaterowania prezenterów i wykonawców.
Mniej nieprzewidzianych okoliczności
Wiele zmiennych jest często związanych z wydarzeniami osobistymi, od niesprzyjających warunków pogodowych po nieporozumienia ze sprzedawcami i typowe nieszczęścia związane z podróżowaniem. Ale piękno wydarzeń online polega na tym, że można ominąć wszystkie te problemy i skupić się na ważniejszych szczegółach. Transmitowane na żywo spotkania nie są narażone na deszcz, catering, który zapomina o przystawkach lub grupę wystawców, którzy spóźnili się na lot. Mniej nieprzewidzianych okoliczności oznacza lepsze, bardziej spójne wyniki.
Usprawnij swoje wirtualne wydarzenia i spraw, aby były bardziej realistyczne niż kiedykolwiek dzięki Lifesize
Jeśli chcesz przenieść swoje wirtualne wydarzenia na wyższy poziom, Lifesize ma coś dla Ciebie. Technologia Lifesize pozwala na wyjątkowo wciągające interakcje twarzą w twarz dzięki wykorzystaniu obu wysokiej jakości sprzęt do wideokonferencji i przyjazne dla użytkownika narzędzia programowe. Możesz zorganizować spotkanie z maksymalnie 300 uczestnikami lub transmitować wydarzenie na żywo nawet do 10,000 XNUMX widzów. Uczestnicy spotkania mogą uzyskać dostęp do wirtualnego wydarzenia za pośrednictwem aplikacji Lifesize lub dołączyć bezpośrednio z ich przeglądarek internetowych bez potrzeby instalowania dodatkowego oprogramowania lub pobierania.
Lifesize zatrudnia szyfrowanie klasy korporacyjnej i praktyki ochrony danych w celu ochrony klientów przed niezamierzonym dostępem do ich poufnej komunikacji i treści. Dodatkowo, aby upewnić się, że Twoje wirtualne wydarzenia przebiegają płynnie, możesz przypisać moderator spotkania kto może blokować spotkanie, usuwać przeszkadzających uczestników, wyciszać i wyłączać wyciszenie uczestników, wyznaczać prezentera i odpowiadać na pytania na czacie lub wirtualna „podniesiona ręka”. Teraz nie ma powodu, aby odwoływać plany i nieograniczone możliwości wprawienia w ruch wirtualnego wydarzenia.
Wnioski
Zamiast odwoływać swoje wydarzenia z powodu nieprzewidzianych okoliczności związanych z pandemią koronawirusa, zamień je w wciągające cyfrowe doświadczenia. Potencjał zaangażowania społeczności i bezpośredniego kontaktu z pewnością nie jest stracony; w tej chwili wygląda to trochę inaczej. Wykorzystując odpowiednią technologię i nowe podejście, możesz wirtualnie zorganizować prawie każde wydarzenie, od targów i szczytów przywódców po wesela i inne ważne wydarzenia. Zachowaj więc porządek, ustal podstawowe zasady i zabezpiecz swoje efekty wizualne, aby uzyskać niesamowite wrażenia cyfrowe.
