Dla wielu wirtualne prezentacje to nabyty gust. Jednak wraz z rosnącą popularnością zespołów zdalnych — szczególnie teraz w związku z wybuchem pandemii COVID-19 — wirtualnych prezentacji nie tylko należy się spodziewać, ale szybko stają się one normą w naszym codziennym życiu zawodowym. Oprócz pomagania współpracownikom w utrzymaniu zgodności przy dużych projektach, wirtualne prezentacje są użytecznym narzędziem sprzedaży, które pomaga Tobie poprawić swoje marże zysku i są również podstawą współpracy z klientem lub klientem, czy to w formie kwartalnych przeglądów biznesowych, wprowadzenia nowych funkcji, czy też dostarczania regularnych raportów.
Czym wirtualne prezentacje różnią się od zwykłych prezentacji?
Kuszące jest myślenie, że te same zasady, które dotyczą prezentacji osobistych, będą miały zastosowanie również do prezentacji wirtualnych. W rzeczywistości jednak oba wymagają różnych podejść, aby utrzymać zaangażowanie widzów w prezentację. Oto dwie główne różnice między wirtualnymi i zwykłymi prezentacjami:
Wirtualne prezentacje konkurują z większą liczbą rozpraszaczy
Uczestnicy oglądający wirtualną prezentację znacznie łatwiej rozpraszają się niż typowy uczestnik spotkania oglądający zawartość w tym samym pokoju co prezenter. W przypadku prezentacji w biurze uczestnicy zazwyczaj znajdują się w sali konferencyjnej, która jest kontrolowanym środowiskiem mniej rozproszeń konkurować o uwagę, ułatwiając dostrojenie się do mowy ciała i tego, co mówi mówca. W przypadku wirtualnych prezentacji kontekst jest zupełnie inny.
Często widzowie są wyciszeni (wideo lub audio), co znacznie utrudnia prezenterom zrozumienie, kto angażuje się w treść. W każdej chwili uczestnicy mogą odbierać telefon, sprawdzać pocztę, przeglądać strony Media społecznościowe lub po prostu wielozadaniowość z powodu braku zainteresowania, z których prezenter nie byłby mądrzejszy.
Wirtualne prezentacje oferują większą skalowalność
Wirtualne prezentacje pozwalają prezentować się większej liczbie osób w tym samym czasie, wspomagane przez usługi wideokonferencji grupowych, takie jak Lifesize, które umożliwiają setki uczestników na spotkanie. Aby wziąć udział w spotkaniu, wystarczy urządzenie z dostępem do Internetu, co znacznie upraszcza logistykę w porównaniu z tradycyjną prezentacją w biurze, która często wymaga zaplanowania podróży, zarezerwowania kilku dni na podróż i rezerwacji sali konferencyjnej. Nawet wtedy nie możesz być pewien, że wszyscy pojawią się w umówionym dniu i godzinie, aż do rozpoczęcia spotkania.
Chociaż prezentacje wirtualne są wygodne, niekoniecznie czyni je łatwiejszymi dla Ciebie lub Twoich odbiorców. Wszyscy doświadczyliśmy bólu związanego z nieudanymi wirtualnymi prezentacjami nękanymi przez słabą jakość dźwięku lub obrazu lub prezenterów, którzy nie czują się w pełni komfortowo, poruszając się po elementach sterujących w celu udostępniania treści. Ponadto, gdy nie występujesz fizycznie twarzą w twarz z publicznością, musisz pracować o wiele ciężej, aby nawiązać połączenie i utrzymać ich uwagę. Oto jak to zrobić.
4 wskazówki dotyczące wirtualnej prezentacji na następne spotkanie
Świetne treści, przygotowanie i ćwiczenie wystąpień publicznych to kluczowe czynniki każdej prezentacji, ale jeśli nie możesz utrzymać zaangażowania odbiorców, pozbywając się wszystkich elementów rozpraszających uwagę, prezentacja prawdopodobnie zakończy się fiaskiem. Oto cztery wskazówki dotyczące prezentacji, które pomogą Ci zminimalizować czynniki rozpraszające uwagę, gdy następnym razem znajdziesz się w centrum uwagi spotkania.
1. Krótko mówiąc
Podczas prezentacji wirtualnej Twoi odbiorcy mają do dyspozycji niemal nieskończoną liczbę rozpraszaczy, od poczty e-mail, przez komunikatory, po kanały w mediach społecznościowych. Więc jeśli robisz wirtualną prezentację, staraj się, aby była zwięzła i prosta. Nawet jeśli jesteś zaangażowany w dłuższą prezentację, np Webinar, skupienie się i nie błądzenie jest kluczowe.
Połączenia średni czas skupienia uwagi podczas słuchania prezentera wynosi od 5 do 10 minut. Nawet elitarni, doświadczeni mówcy mają trudności z utrzymaniem uwagi słuchaczy na dłużej niż 20 minut. Aby uniknąć zmęczenia słuchaczy i przykuć uwagę (wirtualnej) sali, chcesz nadać swojej prezentacji mocny charakter, skondensować treść do nie więcej niż pięciu kluczowych punktów wraz ze zwięzłym podsumowaniem działania, które ma wykonać publiczność po prezentacji.
Jednym ze sposobów, aby to zrobić, jest rozpoczęcie z myślą o końcu. Na przykład, jeśli prowadzisz prezentację nt jak być produktywnym pracując z domuTwoim celem może być nakłonienie odbiorców do zastosowania rad w praktyce i przekazania informacji zwrotnych na temat ich doświadczeń. Po zidentyfikowaniu tego będziesz znać ilość informacji, które musisz podać, aby skłonić ich do podjęcia konkretnych działań, które chcesz, aby podjęli.
2. Zamknij okna, których nie potrzebujesz
Zanim udostępnisz swój ekran, upewnij się, że masz już przygotowaną treść, którą chcesz zaprezentować. Kilka pierwszych chwil prezentacji ma kluczowe znaczenie dla nawiązania kontaktu z publicznością, a nikt nie lubi patrzeć, jak mówca nerwowo szuka swojej prezentacji na zagraconym biurku lub, co gorsza, nieumyślnie udostępnia poufne lub osobiste informacje, które mogą być wyświetlane z innego aplikacja.
Ponadto, jeśli używasz tej samej prezentacji dla różnych odbiorców, upewnij się, że oceniasz każdy slajd, aby upewnić się, że jest odpowiedni i dostosowany do sali. Odwracanie uwagi widza poprzez przeglądanie szeregu ogólnych slajdów, które nie zostały dostosowane do jego organizacji, funkcji zawodowej lub priorytetów, sprawia, że wydajesz się nieprzygotowany, dając widzom doskonałą wymówkę, by nie zwracać uwagi na to, co masz do powiedzenia. Za każdym razem, gdy to robisz, przerywasz płynność prezentacji i ich chęć pozostania w pobliżu, dopóki nie skończysz.
3. Poproś słuchaczy, aby zobowiązali się do spotkania bez rozpraszania uwagi
Wiele zdalnych firm ma niewypowiedzianą zasadę: wycisz mikrofon, jeśli nie prowadzisz prezentacji. Przejeżdżająca karetka może łatwo zepsuć prezentację, więc zanim zaczniesz, poproś uczestników o wyciszenie mikrofonów, dopóki nie będziesz gotowy na sesję pytań i odpowiedzi. Na szczęście wiele platform do wideokonferencji pozwala gospodarzom spotkań wyciszyć mikrofony uczestników, aby lepiej kontrolować przebieg spotkania. Dodatkową korzyścią jest wyciszanie, które pomaga prezenterom przykuć uwagę uczestników spotkania, ustalając, kiedy nadejdzie ich kolej na zabranie głosu.
W przypadku całkowicie zdalnych i rozproszonych zespołów często prosi się uczestników spotkania o unikanie wielozadaniowości i wyciszanie telefonów na czas spotkania. W ten sposób powstaje środowisko spotkania, które bardziej przypomina spotkanie w biurze, przy minimalnym rozproszeniu uwagi konkurującym z mówcą.
4. Wcześniej przetestuj swój sprzęt
Jeśli to czytasz, prawdopodobnie uczestniczyłeś w spotkaniu online, podczas którego ktoś prowadził prezentację przez kilka minut, nie wiedząc, że jego mikrofon jest wyciszony lub że jego treść nie jest wyświetlana na ekranie. Jest to nieprzyjemne doświadczenie zarówno dla prezentera, jak i publiczności, i na szczęście bardzo łatwe do uniknięcia.
Przed następną wirtualną prezentacją przetestuj swój mikrofon, udostępnianie ekranu i kamerę 5-10 minut przed rozpoczęciem transmisji na żywo. Pomaga to zidentyfikować, co działa, a co nie, i naprawić to. To także świetna okazja do sprawdź swoje oświetlenie aby upewnić się, że Twój kanał wideo jest czysty i gotowy do oglądania w czasie największej oglądalności.
Poza tym świadomość, że Twoje narzędzia są w dobrym stanie, zwiększa Twoją pewność siebie, ponieważ masz pewność, że nie zakłócą Twojej prezentacji.
Jak wirtualnie prezentować w Lifesize
Lifesize to bezpieczne rozwiązanie do wideokonferencji w wysokiej rozdzielczości do spotkań online, które pomaga prowadzić nieprzerwane prezentacje i zapewnia wyjątkowe wrażenia uczestnikom spotkania korzystającym z różnych urządzeń. Oto kilka kroków, które pomogą Ci wykorzystać Lifesize do następnej wirtualnej prezentacji:
1. Przygotuj prezentację
Przekonujące efekty wizualne i teksty sprawiają, że każda prezentacja jest lepsza. Nie martw się, jeśli brakuje Ci elementów projektowych; korzystaj z treści ze strony internetowej Twojej firmy, bloga lub kanałów mediów społecznościowych.
Świetna kopia pomaga tworzyć kopie zapasowe slajdów i przekonuje odbiorców do działania. Chcesz mówić o korzyściach płynących z podejmowania działań, przezwyciężać obiekcje i przedstawiać nieodparte wezwania do działania, aby ułatwić swoim odbiorcom zaangażowanie się.
W przypadku najbardziej krytycznych prezentacji rozważ zatrudnienie a usługi copywriterskie aby pomóc Ci tworzyć atrakcyjne slajdy, które pozostawiają niezatarte wrażenie w umysłach odbiorców, dzięki czemu gdy poprosisz ich o podjęcie działania, będą gotowi to zrobić. Narzędzia do tworzenia interaktywnych prezentacji, takie jak Visme upraszczają również proces budowania unikalnych, wciągających treści, które świetnie będą się prezentować podczas spotkań. Firma regularnie publikuje najlepsze praktyki prezentacji aby pomóc użytkownikom uniknąć zbyt zagraconych lub zawierających dużo tekstu układów.
2. Kliknij „Prezentuj”
Gdy prezentacja będzie gotowa, dołącz do spotkania Lifesize z aplikacji komputerowej/internetowej, potwierdź obecność uczestników, a następnie kliknij ikonę „Udostępnij ekran”, aby rozpocząć prezentację. Zostaniesz poproszony o wybranie ekranu lub aplikacji, którą chcesz udostępnić.
3. Udostępnij swoje slajdy lub cały ekran
Po dokonaniu wyboru kliknij przycisk „Udostępnij”, aby wyświetlić slajdy. Pamiętaj, że nie możesz udostępniać slajdów w tym samym czasie, co inny prezenter, więc zanim spróbujesz udostępnić swoje slajdy, upewnij się, że wszyscy inni mówcy zakończyli prezentację.
Co robić po prezentacji
Świetna wiadomość — zniszczyłeś prezentację. Co teraz robisz? Najlepsi prezenterzy nie zatrzymują się po zakończeniu spotkania. Po każdej prezentacji poświęć kilka minut na samoocenę lub poproś współpracowników o informację zwrotną, aby zobaczyć, jak dobrze sobie poradziłeś i czy osiągnąłeś swój cel. Ponadto, oto kilka sposobów, aby upewnić się, że prezentacja przekłada się na wpływ biznesowy.
1. Wyślij link do nagranego spotkania
W zależności od materiału słuchacze mogą potrzebować ponownego obejrzenia spotkania, aby pomóc im uchwycić kluczowe szczegóły prezentacji. Lifesize Ci na to pozwala nagrywaj i udostępniaj swoje prezentacje, aby po zakończeniu wystarczyło udostępnić łącze do nagrania uczestnikom do późniejszego wglądu. Możesz także użyć A edytor wideo łączyć ze sobą różne filmy, aby wykorzystać je jako dodatkowy materiał na przyszłych seminariach internetowych, spotkaniach lub prezentacjach.
2. W razie potrzeby zaplanuj spotkanie kontrolne
Kiedy jest odpowiedni czas na ponowne spotkanie i omówienie postępów? W ciągu tygodnia? Dwa tygodnie? Wszystkie świetne wirtualne spotkania skutkują jakimś rodzajem akcji, więc nie czekaj umówić się i wysłać zaproszenie na spotkanie do następnego połączenia Lifesize. Spotkania uzupełniające to świetny sposób, aby pozostać na bieżąco z klientami, posuwać projekty do przodu lub korygować kurs, jeśli wystąpią jakiekolwiek rozbieżności dotyczące kolejnych kroków.
Wnioski
Twoja następna prezentacja nie będzie do niczego z jednego powodu: utrzymania zaangażowania odbiorców. Masz doskonałe umiejętności prezentacji i świetne treści, ale rozpraszanie uwagi jest Twoim największym wrogiem.
Wdrażając pomysły, które omówiliśmy powyżej, można pozbyć się tych czynników rozpraszających uwagę i pomóc skupić się na maksymalnym wykorzystaniu prezentacji.
Często zadawane pytania dotyczące prezentacji wirtualnych
Jak stworzyć wirtualną prezentację?
Do stworzenia wirtualnej prezentacji potrzebny będzie jakiś nośnik wizualny (taki jak PowerPoint) oraz rozwiązanie do telekonferencji, takie jak Lifesize, które umożliwia udostępnianie ekranów. Po przygotowaniu materiałów wizualnych wystarczy wymyślić przemówienie lub plan przemówień, który będzie towarzyszył prezentacji.
Jak zaangażować publiczność w wirtualną prezentację?
Aby stworzyć wciągającą wirtualną prezentację, upewnij się, że prezentacja przebiega płynnie, bez niezręcznych przerw i że masz kilka rzeczy do powiedzenia na temat każdego slajdu lub odniesienia wizualnego. Stamtąd musisz mówić w żywy i wciągający sposób i zadawać słuchaczom pytania, jeśli to możliwe, aby utrzymać ich zaangażowanie.
Jakie wyzwania należy wziąć pod uwagę podczas prezentacji w środowisku online?
Dziką kartą są trudności techniczne: opóźnienie, słaba jakość wideo/audio lub problemy z łącznością mogą zrujnować prezentację. Jeśli masz zintegrowane rozwiązanie do wideokonferencji, głównym wyzwaniem jest utrzymanie uwagi publiczności (którą łatwo można stracić).
