Kompletny przewodnik po pracy rozproszonej dla przedsiębiorstw
Kierując się koniecznością i zmieniającymi się preferencjami pracowników, firmy na całym świecie szybko przyjmują nowy paradygmat pracy. W tym nowym modelu współpracownicy — nawet ci, którzy ściśle ze sobą współpracują w zespołach — są częściej niż kiedykolwiek rozproszeni geograficznie, łącząc tradycyjne obiekty korporacyjne z odległymi lokalizacjami, w tym przestrzeniami coworkingowymi i biurami domowymi.
Nazywamy to zjawisko „pracą rozproszoną”. I chociaż każdy rozproszony zespół jest wyjątkowy, wszystkie mają jedną wspólną cechę: reprezentują przyszłość pracy.
W wyniku COVID-19 firmy na całym świecie zostały wspólnie zmuszone do przystosowania się do filozofii pracy rozproszonej z powodu nieprzewidzianego globalnego kryzysu zdrowotnego, na który większość była źle przygotowana. W rezultacie organizacje stoją obecnie przed koniecznością tworzenia i wdrażania zasad dotyczących często omawianej „przyszłości pracy” na długo przed przewidywaniami.
Statystycznie Twój pracodawca albo już ma, albo wkrótce wprowadzi formalny zasady „pracy z domu”., Wzrost zatrudnianie w odległych biurach i przestrzenie dla współpracowników lub zacznij wspierać elastyczne harmonogramy pracy. Podsumowując, zmiany te stanowią znaczącą ewolucję sposobu, w jaki pracujemy i jak definiujemy miejsce pracy.
Czynniki, które sprawiają, że praca jest „rozproszona”
Rozproszona siła robocza każdej firmy wygląda inaczej, ale większość rozproszonych zespołów obejmuje jeden, wszystkie lub kombinację następujących czynników:
Więcej niż jedna lokalizacja biura
Wiele firm ma więcej niż jedną fizyczną lokalizację biura. Daje to firmie przewagę w postaci większej puli talentów i lokalnej obecności w wielu lokalizacjach. Zatrudniając pracowników znających język ojczysty i lokalne zwyczaje, firmy mogą budować silniejsze relacje i zaufanie w określonych regionach geograficznych. Ponadto firmy działające globalnie czerpią korzyści z zatrudniania pracowników w różnych strefach czasowych, aby zapewnić wsparcie na wyższym poziomie klientom międzynarodowym.
Pracownicy, którzy pracują z domu
Globalnie 70% osób pracować z domu przynajmniej raz w tygodniu. Coraz większy odsetek tych pracowników pracuje z domu na stałe. Jest to korzystne zarówno dla pracodawców, jak i pracowników. Pracownicy zdalni oszczędzają organizacjom średnio 22,000 XNUMX USD rocznie na pracownika, ponieważ firma nie musi zapewniać pracownikowi nieruchomości biurowej, prądu, wyżywienia itp. Dla pracowników praca zdalna zapewnia elastyczny grafik pracy bez straty czasu na dojazdy oraz wygodne i znajome środowisko pracy.
Pracownicy, którzy pracują w przestrzeniach współpracowników lub miejscach publicznych
Praca w domu nie jest dla każdego. Niektórym pracownikom zdalnym podoba się pomysł regularnej pracy w lokalnej kawiarni lub cichej przestrzeni, takiej jak biblioteka. Inni pracownicy mogą mieć trudności z przestrzeganiem regularnego harmonogramu pracy lub skupieniem się na wielu rzeczach rozpraszających uwagę w domu lub w miejscach publicznych. Dla pracowników zdalnych, którzy mieszkają w znacznej odległości od jednego z głównych biur swojej firmy i nie podoba im się pomysł pracy w domu lub w przestrzeni publicznej, świetnym rozwiązaniem jest przestrzeń dla coworkerów. Dzięki temu pracownicy mogą lokalnie dojeżdżać do współdzielonej, wynajmowanej przestrzeni biurowej, która często zapewnia bardziej uporządkowane i produktywne środowisko pracy. Ponadto niektóre firmy, które mają wielu pracowników zdalnych w określonej lokalizacji geograficznej, mogą uznać za bardziej opłacalne i produktywne, gdy pracownicy ci pracują z tej samej współdzielonej przestrzeni biurowej.
Pracownicy mobilni, którzy pracują w drodze
Pracownicy mobilni to ci, którzy pracują w ruchu, z dala od głównego biura i swoich domów. Posiadanie pracowników mobilnych nie wygląda tak samo w każdej firmie, ale zazwyczaj pracownicy mobilni to grupa osób oddanych pracy „w terenie”, z dala od tradycyjnego biura. Podróżujący sprzedawcy, inżynierowie terenowi, zespoły serwisowe, personel dostawczy, technicy konserwacji, pracownicy lotnictwa i kierownicy wydarzeń to przykłady stanowisk wśród pracowników mobilnych.
Czym praca rozproszona różni się od „pracy z domu”
Praca rozproszona odnosi się do firm, które mają jednego lub więcej pracowników, którzy pracują w różnych fizycznych lokalizacjach. Ten mieszany model pracy może obejmować zespoły na miejscu w jednej lub kilku lokalizacjach biurowych, a także pracowników zdalnych, którzy pracują w domu, przestrzeniach współpracowników lub miejscach publicznych lub w podróży. Pracownicy pracujący z domu to tylko część rozproszonego geograficznie zespołu.
Czego dowiesz się z tego przewodnika
1. Dlaczego praca rozproszona jest przyszłością siły roboczej
Przygotowaliśmy przekonującą listę statystyk i trendów, które napędzają rewolucję pracy zdalnej. Przedstawiamy również najważniejsze zalety pracy rozproszonej dla przedsiębiorstw.
2. Jak zatrudnić rozproszony zespół
Zatrudnianie rozproszonej siły roboczej jest szczególnie trudne, ponieważ możesz nie mieć możliwości osobistego spotkania z osobą poszukującą pracy podczas rozmowy kwalifikacyjnej. Przedstawiamy siedem przydatnych kroków, które pomogą Ci znaleźć i zatrudnić odpowiedniego kandydata do Twojej firmy. Dodatkowo przedstawiamy sześć cech, na które należy zwrócić uwagę przy zatrudnianiu pracownika zdalnego.
3. Jak kierować rozproszonym zespołem korporacyjnym
Twoim zadaniem jako menedżera jest upewnienie się, że Twój rozproszony zespół skutecznie się komunikuje i wydajnie współpracuje, aby osiągnąć cele zespołu. Dysponując odpowiednimi ludźmi, procesami i narzędziami, możliwe jest zbudowanie produktywnego i zaangażowanego zespołu. Przedstawiamy osiem kroków skutecznego zarządzania rozproszonym zespołem i zapewniamy wskazówki dotyczące zarządzania od liderów branży.
4. Jak promować kulturę firmy w rozproszonych zespołach
Ponieważ rozproszone zespoły współpracują i komunikują się za pomocą cyfrowych narzędzi komunikacyjnych, a nie w fizycznym biurze, kultura Twojej firmy musi wykraczać poza stoły do ping ponga i happy hours. Pokażemy Ci, dlaczego kultura firmy, szczególnie w przypadku zespołów zdalnych, jest tak ważna, i przedstawimy przydatne strategie, które pomogą Ci zbudować podręcznik kultury Twojej firmy.
5. Produktywność dla rozproszonych zespołów
Rozproszenie uwagi w domu, problemy z komunikacją, złe zarządzanie czasem i kwestie odpowiedzialności wśród innych wyzwań mogą wpływać na to, ile każdy pracownik osiąga w ciągu dnia pracy. Wysoce wydajna, rozproszona siła robocza nie powstaje sama. Wymaga użycia odpowiednich narzędzi i inteligentnych strategii, aby zapewnić, że wszyscy wnoszą swój wkład i aktywnie współpracują jako zespół. Zapewniamy przydatne wskazówki, które pomogą zwiększyć produktywność rozproszonego zespołu.
6. Wyzwania związane z operacjami rozproszonymi
Nawet przy wszystkich postępach technologicznych związanych z komunikacją, współpracą i produktywnością w operacjach rozproszonych, efektywne zarządzanie rozproszoną siłą roboczą i kierowanie nią nadal stanowi wyzwanie. Przedstawiamy niektóre z typowych wyzwań dla rozproszonych zespołów i dostarczamy przydatnych wskazówek, które pomogą pokonać każdą przeszkodę.
7. Stos technologii zespołu rozproszonego: ponad 20 aplikacji i
Istnieje wiele narzędzi zaprojektowanych w celu poprawy produktywności pracowników, ale budowanie stosu technologii dla rozproszonych zespołów to nie tylko kwestia posiadania kolekcji świetnych narzędzi. Sposób, w jaki dosłownie zestawiasz te narzędzia i jak płynnie ze sobą współpracują, czyni je użytecznymi i skutecznymi dla Twoich pracowników. Oto ponad 20 aplikacji i narzędzi, dzięki którym Twoi zdalni pracownicy będą wydajni i będą pracować razem jako jedna jednostka, niezależnie od ich fizycznej lokalizacji.
8. Wskazówki dotyczące bezpieczeństwa pracowników rozproszonych
Dzięki przenoszeniu danych poza teren jednego fizycznego biura i poprzez globalną sieć urządzeń i punktów dostępu, zarządzanie zasobami i bezpieczeństwo stały się poważnym wyzwaniem dla przedsiębiorstw. Organizacje z geograficznie rozproszonymi pracownikami muszą poważnie traktować bezpieczeństwo danych i wdrażać kompleksowy plan bezpieczeństwa, aby chronić swoich pracowników i wrażliwe dane firmowe. Przedstawiamy pięć najważniejszych wyzwań i rozwiązań w zakresie bezpieczeństwa dla zespołów rozproszonych oraz najlepsze praktyki zapewnić bezpieczeństwo danych.
9. Rozproszone zasoby pracy
Przygotowaliśmy listę narzędzi, blogów, przewodników i rozwiązań, które pomogą Ci rozpocząć lub skalować rozproszoną siłę roboczą. Skorzystaj z tych zasobów, aby być na bieżąco ze wskazówkami dotyczącymi pracy rozproszonej, najlepszymi praktykami i statystyki pracy zdalnej. Dołączyliśmy również niektóre z naszych ulubionych narzędzi do pracy rozproszonej, najlepsze miejsca do rekrutacji pracowników zdalnych, dodatkowe przewodniki po pracy rozproszonej i społeczności dla pracowników zdalnych.
Często zadawane pytania
Jak zarządzać rozproszoną siłą roboczą?
Zarządzanie rozproszonym zespołem może wydawać się zniechęcające, ale dzięki odpowiednim procedurom i narzędziom możesz mieć skuteczny i zaangażowany zespół. Po pierwsze, musisz zatrudnić pracowników, którym możesz zaufać, ponieważ nie będziesz mieć możliwości mikrozarządzania każdym członkiem zespołu. Już na samym początku określ procedury i jasne oczekiwania, aby wszyscy wiedzieli, czego się od nich oczekuje. Oprócz regularnych spotkań zespołu równie ważne są spotkania jeden na jeden z każdym członkiem rozproszonego zespołu. Ta osobista interakcja pomaga pracownikom poczuć się docenionymi i informuje Cię o wszelkich napotykanych przeszkodach.
Jak skutecznie komunikować się z moim zdalnym zespołem?
Skuteczna komunikacja jest podstawą każdego funkcjonującego zespołu i jest szczególnie istotna w przypadku firm z rozproszoną siłą roboczą. Aplikacje do obsługi wiadomości błyskawicznych, czatu i wideokonferencji sprawiają, że komunikacja, współpraca i rozwiązywanie problemów w rozproszonym zespole są łatwiejsze niż kiedykolwiek wcześniej. Uzupełnij tradycyjne wiadomości e-mail i aplikacje do przesyłania wiadomości regularnymi wideokonferencjami, aby członkowie zespołu mogli się widzieć. Interakcja twarzą w twarz pozwala odczytywać mowę ciała i odbierać sygnały niewerbalne, które często są pomijane w wiadomościach tekstowych i rozmowach głosowych. Ponadto wideokonferencje dodają element ludzki do rozmowy i umożliwiają członkom zespołu łączenie się na głębszym poziomie.
Jak utrzymać produktywność rozproszonego zespołu?
Fakt, że nie masz bezpośredniego, osobistego dostępu do całego zespołu, a jego członkowie pracują w różnych godzinach, może zachęcać do swobodnego podejścia do pracy. Tutaj z pomocą przychodzą narzędzia do zarządzania zadaniami, takie jak Jira, Monday i Asana. Narzędzia te pomagają w zarządzaniu czasem i utrzymują zespół na właściwej drodze, aby uniknąć marnowania czasu na rozpraszacze i nieproduktywną pracę. Narzędzia do zarządzania projektami w połączeniu z regularnymi spotkaniami zespołu w celu sprawdzenia stanu projektów zapewnią, że Twój zespół pozostanie skoncentrowany i produktywny.
Jak przeprowadzać rozmowy kwalifikacyjne z kandydatami do pracy zdalnej?
Dzięki wideokonferencjom przeprowadzanie rozmów kwalifikacyjnych z kandydatami do pracy zdalnej stało się niezwykle proste i opłacalne. Interakcja twarzą w twarz pozwala wychwycić sygnały niewerbalne. Wyraz twarzy, postawa, gesty i ton głosu pozwalają ocenić wiarygodność kandydata do pracy.
Jak przezwyciężyć różnice kulturowe
Posiadanie globalnie zróżnicowanej siły roboczej z różnych środowisk, języków i kultur może być wyzwaniem. jako część międzykulturowe ćwiczenie budowania zespołu, niech każdy członek Twojego zespołu podzieli się spostrzeżeniami i historiami na temat swoich ojczystych języków, kultur i jedzenia. Możesz także poprosić członków zespołu, aby nauczyli się wypowiadać pozdrowienia lub krótkie wyrażenia w językach ojczystych swoich współpracowników. Pomoże to zmniejszyć nieporozumienia związane z kulturą, promować uznanie dla różnych kultur i wzmocnić relacje między członkami zespołu.
Jak planować spotkania z pracownikami zdalnymi w różnych strefach czasowych?
W przypadku rozproszonych zespołów rozproszonych w wielu strefach czasowych koordynacja czasu spotkań może być kłopotliwa. Staraj się wybierać godziny spotkań w typowych dla wszystkich godzinach pracy w ciągu dnia. Dla niektórych może to być rano, podczas gdy dla innych jest to popołudnie lub wczesny wieczór. W przypadku zespołów, które znajdują się po przeciwnych stronach półkuli, musisz wykazać się kreatywnością. Nagraj spotkanie wideokonferencji dla tych, którzy nie mogli uczestniczyć w spotkaniu na żywo, aby mogli obejrzeć spotkanie w późniejszym czasie. Rozdzielczy porządki spotkań a pisemne notatki ze spotkań pomagają także współpracownikom szybko nadrobić zaległości, gdy nie mogą być osobiście.
Jak zapewnić bezpieczeństwo danych mojej rozproszonej sile roboczej?
Czynnik ludzki może podważyć najsilniejsze systemy bezpieczeństwa na świecie. Dlatego ważne jest, aby każdy pracownik rozumiał ryzyko naruszenia bezpieczeństwa danych i ściśle przestrzegał firmowych protokołów bezpieczeństwa. Szkolenie w zakresie bezpieczeństwa danych powinno rozpocząć się podczas procesu wdrażania nowego pracownika. Wczesne podkreślanie znaczenia bezpieczeństwa cybernetycznego pomaga promować dobre praktyki w zakresie bezpieczeństwa i uświadamia pracownikom ich działania. Ponadto firmy powinny regularnie edukować wszystkich pracowników w zakresie nowych protokołów, zagrożeń bezpieczeństwa i najlepszych praktyk, organizując szkolenia, wysyłając notatki informacyjne i korzystając z modułów szkoleniowych online.