Typowe wyzwania dla zespołów rozproszonych (i sposoby ich rozwiązywania)
Podczas zarządzania rozproszonym zespołem, w którym niektórzy lub wszyscy członkowie zespołu pracują w różnych fizycznych lokalizacjach, łatwo jest przeoczyć pewne rzeczy. Niezależnie od tego, czy chodzi o niskie morale pracowników, nieefektywność procesów, stracone szanse w projektach czy brak współpracy zespołowej, te niezauważone problemy mogą z czasem stać się poważnymi przeszkodami dla Twojego zespołu. Nawet przy wszystkich postępach technologicznych związanych z komunikacją, współpracą i produktywnością w operacjach rozproszonych, efektywne zarządzanie rozproszoną siłą roboczą i kierowanie nią nadal stanowi wyzwanie. Opisaliśmy niektóre z typowych wyzwań dla rozproszonych zespołów i podaliśmy wskazówki, które pomogą pokonać każdą przeszkodę.
7 typowych wyzwań i rozwiązań dla zespołów rozproszonych
1. Brak interakcji osobistej
Według niedawnego ankieta dotycząca pracy zdalnej, wyzwaniem numer jeden dla pracowników zdalnych jest komunikacja. Bez możliwości przypadkowego zatrzymania się przy biurku współpracownika lub pogawędki w pokoju socjalnym, wielu w pełni zdalnych pracowników uważa brak interakcji międzyludzkich za samotny. Budowanie autentycznych relacji i skuteczna komunikacja stają się coraz większym wyzwaniem, gdy masz rozproszony zespół. Powszechnie używane narzędzia do komunikacji tekstowej, takie jak poczta e-mail i aplikacje do czatowania, utrudniają ocenę emocji współpracowników, wychwytywanie sygnałów niewerbalnych lub odczytywanie mowy ciała.
Rozwiązanie: promuj kulturę wideo
Wideokonferencje pomagają wzmocnić rozproszone zespoły, umożliwiając współpracownikom komunikację twarzą w twarz, podobnie jak w przypadku interakcji osobistych. W przeciwieństwie do komunikacji opartej na czacie lub rozmów głosowych, wideokonferencje ułatwiają odczytywanie mimiki twarzy, języka ciała i innych niewerbalnych wskazówek, które są niezbędne do skutecznej komunikacji. W rzeczywistości, badania naukowe pokazują, że 93% komunikacji odbywa się niewerbalnie. Foster a kultura wideo która kładzie nacisk na wykorzystanie narzędzi do wideokonferencji jako głównego źródła komunikacji, aby pomóc zwiększyć zaangażowanie rozproszonego zespołu i połączyć się na głębszym poziomie.
2. Brak zaufania
Skąd wiesz, czy zdalni członkowie zespołu faktycznie pracują, skoro ich nie widzisz? Charakter rozproszonych geograficznie zespołów, w których pracownicy pracują w różnych porach i lokalizacjach, sprawia, że niektórym menedżerom trudno jest zaufać zdalnym członkom swojego zespołu. Mimo że badania pokazują, że pracownicy zdalni są generalnie bardziej produktywni niż ich koledzy z biura, niektórzy menedżerowie wciąż zmagają się z myślą, że zdalni członkowie zespołu faktycznie wykonują pracę, gdy są pozostawieni samym sobie.
Rozwiązanie: Stwórz jasne wytyczne i wymierne cele
Jako menedżer ważne jest, aby mieć jasno określone wytyczne na piśmie dotyczące tego, jak wszyscy członkowie zespołu powinni pracować. Wytyczne te mogą obejmować spotkania, w których powinni uczestniczyć wszyscy członkowie zespołu, wymagany czas reakcji na problemy, godziny w ciągu dnia, w których wszyscy członkowie zespołu powinni być online, standardy jakości pracy i inne specyficzne oczekiwania. Ponadto tworzenie mierzalnych zadań z terminami dla każdego członka zespołu zapewni, że wszyscy przyczynią się do osiągnięcia ogólnych celów zespołu. Istnieje wiele przepływów pracy do zarządzania projektami online, które wspierają ten proces i ułatwiają efektywne zarządzanie produktywność zespołu rozproszonego.
3. Rozpraszające otoczenie dla pracowników zdalnych
Wielu pracowników lubi pracować w domu, kawiarni, a nawet na plaży, ale niektórzy zmagają się z tym rozpraszającym otoczeniem. Niezależnie od tego, czy chodzi o prace domowe, dzieci, zwierzęta domowe czy kuszącą drzemkę, w zdalnych środowiskach pracy o Twoją uwagę konkuruje wiele czynników rozpraszających uwagę. Każde rozproszenie może spowodować, że pracownik zdalny zwleka i zmniejszy swoją wydajność związaną z pracą.
Rozwiązanie: Zapewnij odpowiedzialność
Jedną z korzyści płynących z posiadania pracowników, którzy pracują w domu lub w innych lokalizacjach poza biurem, jest to, że dostają się do pracy wtedy, gdy są najbardziej produktywni. Dla niektórych pracowników może to oznaczać, że pracują po lub przed typowymi godzinami pracy w ciągu dnia. Może się jednak zdarzyć, że zbliża się termin, a zdalny pracownik nie wydaje się być skoncentrowany na ukończeniu projektu na czas. Aby jak najlepiej poradzić sobie z tym problemem, upewnij się, że każdy członek zespołu jest odpowiedzialny za swoją pracę i wyraźnie wie, kiedy przypada termin wykonania poszczególnych zadań. Nie naruszając prywatności, dobrze jest również regularnie sprawdzać indywidualne osoby ze zdalnymi pracownikami, aby oceniać postępy. Oczekiwanie, że wszyscy w zespole będą pracować w tym samym tempie, jest nierealne, ale powinieneś mieć ogólne pojęcie o tym, ile czasu powinno zająć każde zadanie, i odpowiednio wyznaczyć cele i terminy. Więc nawet jeśli zdalny członek zespołu rozproszy się w ciągu dnia czynnością niezwiązaną z pracą, nadal będzie odpowiedzialny za ukończenie swoich zadań na czas, tak jak reszta zespołu.
4. Brak kultury firmy
Ponieważ niektórzy pracownicy mogą pracować razem w tradycyjnym środowisku biurowym, podczas gdy inni pracują zdalnie z domu, przestrzeni współpracowników lub mniejszych biur satelitarnych, budowanie i utrzymywanie jednolitej kultury firmy w zespołach rozproszonych geograficznie jest jednym z największych wyzwań dla firm zatrudniających globalną siłę roboczą. Z powodu braku osobistej interakcji pracownicy zdalni często czują się wykluczeni z kultury firmy.
Rozwiązanie: Stwórz możliwości budowania zespołu i tworzenia więzi
W przypadku zespołów rozproszonych geograficznie kultura Twojej firmy musi wykraczać poza tradycyjne imprezy, gry i happy hours w biurze. Zamiast tego znajdź sposoby, aby Twój zespół mógł łączyć się twarzą w twarz za pomocą wideokonferencji. Możesz organizować rozmowy wideo łączące zespół, podczas których współpracownicy mogą swobodnie rozmawiać i wchodzić w interakcje, grać w gry lub podejmować zabawne wyzwania. Istnieje również szereg wirtualne działania związane z przełamywaniem lodów możesz zrobić ze swoim rozproszonym zespołem za pomocą wideokonferencji. Ponadto dobrym pomysłem jest partnerstwo nowych pracowników z innymi współpracownikami. Ten system partnerski może pełnić funkcję mentora i pomóc w nawiązaniu głębszych relacji oraz zachęcić wszystkich członków zespołu do lepszego dawania i brania.
5. Kwestie produktywności
Jednym z głównych wyzwań zarządzania rozproszonym zespołem jest zapewnienie, że wszyscy pracownicy zakończą pracę na czas, wydajnie i zgodnie ze standardami firmy. Bez codziennego nadzoru w rozproszonym środowisku pracy niektórzy zdalni członkowie zespołu mogą nie wykorzystywać mądrze swojego czasu. Dodatkowo słaba komunikacja, brak wymiernych celów i problemy z odpowiedzialnością mogą mieć wpływ na produktywność Twojego zespołu.
Rozwiązanie: opracuj procesy
Aby utrzymać zespół na dobrej drodze i produktywność, musisz opracować i wdrożyć zestaw usprawnionych procesów. Oprócz korzystania z oprogramowania do zarządzania projektami, takiego jak Asana i Poniedziałek.com, wiele zespołów uważa, że codzienne lub cotygodniowe szybkie synchronizacje są niezbędne do wspierania współpracy i produktywności. Regularne nieformalne sprawdzanie grupy przy użyciu wideokonferencji utrzymuje zespół na tej samej stronie i sprawia, że każdy członek zespołu jest odpowiedzialny za swoje codzienne zadania i bieżące projekty. Menedżerowie powinni również organizować regularne indywidualne rozmowy wideo ze swoimi bezpośrednimi podwładnymi. Daje to pracownikom wyznaczony czas na omówienie postępów projektów lub wszelkich spraw związanych z pracą.
6. Różnice kulturowe
Wiele przedsiębiorstw zatrudnia ludzi z całego świata. Ta zróżnicowana globalna siła robocza może obejmować pracowników o drastycznie różnych kulturach, etyce pracy, stylach komunikacji, wartościach i kontekście. W rezultacie rozproszone zespoły mogą mieć trudności ze zrozumieniem się nawzajem i efektywną współpracą. Menedżerowie stoją przed wyzwaniem przezwyciężenia różnic kulturowych i znalezienia wspólnej płaszczyzny, aby skutecznie zarządzać swoim zróżnicowanym zespołem.
Rozwiązanie: Wdrożenie międzykulturowego programu szkoleniowego
Szkolenie międzykulturowe lub wielokulturowe, ma pomagać ludziom przezwyciężać wyzwania kulturowe, radzić sobie ze stereotypami i uczyć, jak skutecznie się komunikować i lepiej słuchać. Ponieważ każdy rozproszony zespół jest wyjątkowy, nie ma jednego uniwersalnego międzykulturowego programu szkoleniowego, ale powinieneś mieć plan, który sprzyja wielokulturowemu zrozumieniu i uczeniu się w zróżnicowanym zespole. Podczas wdrażania nowych pracowników organizuj zabawne, przełomowe sesje wideokonferencji i zapraszaj członków zespołu do dzielenia się swoimi ulubionymi regionalnymi potrawami, zwyczajami i historiami. Możesz także skorzystać z zasobów, np Moje życie gdzie indziej, która jest społecznością współpracy, która pozwala porównywać kraj, w którym mieszkasz, z innymi krajami na całym świecie. Pokazuje różne statystyki, które odróżniają Twój kraj od innych, w tym koszty utrzymania, wielkość geograficzną, jakość życia i kulturę, dzięki czemu możesz lepiej zrozumieć, jak wygląda życie i praca w kraju Twojego współpracownika.
7. Niezgodność stref czasowych
Globalnie rozproszone zespoły często składają się z pracowników z wielu stref czasowych. Może to utrudniać planowanie spotkań zespołu lub uzyskiwanie szybkich odpowiedzi od współpracowników zdalnych. Kiedy siedzisz obok kolegi z zespołu w środowisku biurowym, łatwo jest zwrócić się do niego i szybko zadać pytanie w środku dnia w sprawie projektu, ale kiedy współpracownik siedzi tysiące kilometrów stąd lub być może w wielu strefach czasowych, to proste zadanie staje się znacznie trudniejsze wyzywający. Twój zdalny współpracownik może spać lub być poza pracą w normalnych godzinach pracy.
Rozwiązanie: Znajdź pokrywające się godziny pracy każdego dnia
Użyj narzędzi takich jak W każdej strefie czasowej i Czas i data aby pomóc wybrać godziny spotkań, które są w typowych godzinach pracy każdego dnia. Dla niektórych może to być poranek, dla innych popołudnie lub wczesny wieczór. Nakładanie się godzin pracy w ciągu dnia poinformuje Cię również, kiedy możesz spodziewać się szybkich odpowiedzi od zdalnych członków Twojego zespołu. W przypadku zespołów, które mają bardzo różne strefy czasowe, musisz wykazać się kreatywnością. Nagraj spotkanie wideokonferencji dla tych, którzy nie mogli uczestniczyć w spotkaniu na żywo, aby mogli obejrzeć spotkanie w późniejszym czasie. Ponadto możesz zmaksymalizować produktywność, planując z wyprzedzeniem. Upewnij się, że członkowie Twojego zespołu zdalnego, którzy pracują w przeciwnych godzinach, mają wszystko, czego potrzebują do efektywnej pracy nad swoimi zadaniami przed końcem Twojego dnia pracy, abyś mógł wrócić do pracy następnego dnia z ukończonymi zadaniami.