Jak zwiększyć produktywność zespołu w rozproszonych zespołach

Statystyki pokazują, że firmy z rozproszoną siłą roboczą są bardziej produktywne niż firmy, które zatrudniają tylko tradycyjnych pracowników na miejscu. W rzeczywistości, 91% pracowników zdalnych twierdzi, że czuje się bardziej produktywnie, pracując w domu lub w innych miejscach poza biurem. Jednak firmy z rozproszonymi zespołami nie powinny uważać produktywności za coś oczywistego. Rozproszenie uwagi w domu, problemy z komunikacją, złe zarządzanie czasem i problemy z odpowiedzialnością wśród innych wyzwań mogą wpływać na to, ile każdy pracownik osiąga w ciągu dnia pracy. Wysoce wydajna, rozproszona siła robocza nie powstaje sama. Wymaga użycia odpowiednich narzędzi i inteligentnych strategii, aby zapewnić, że wszyscy wnoszą swój wkład i aktywnie współpracują jako zespół.

Ogólnie rzecz biorąc, pracownicy zdalni to produktywna grupa

• Pracownicy zdalni wykonują prawie dodatkowy dzień pracy tygodniowo w porównaniu z tradycyjnymi kolegami w biurze
• Firmy, które umożliwiły pracę zdalną pracowników odnotowało wzrost produktywności o 82%.
• 73% osób pracujących zdalnie stwierdziło, że wkładają w swoją pracę więcej wysiłku, niż jest to wymagane
• 76% specjalistów stwierdziło, że ich produktywność poprawia się, gdy nie pracują w biurze ze względu na mniej zakłóceń i przerw ze strony współpracowników
• 53% telepracowników pracuje więcej niż 40 godzin tygodniowo, w porównaniu z zaledwie 28% osób pracujących w biurze
• Pracownicy zdalni brać mniej dni chorobowych i przerw w porównaniu z pracownikami na miejscu

6 sposobów na zwiększenie produktywności zespołu

Daj pracownikom prawo własności do ich pracy

Najlepsi menedżerowie znają siłę własności. Dając członkom zespołu odpowiedzialność za ich pracę, pracownicy czują się mniej ograniczeni, mogą szybciej podejmować decyzje i być dumni ze swojej pracy. Ta odpowiedzialność budzi poczucie odpowiedzialności za terminowe wykonywanie zadań z większą dbałością o szczegóły. Oczywiście nadal musisz kierować członków zespołu we właściwym kierunku i interweniować, jeśli projekty zboczą z kursu. Susan M. Heathfield, współwłaścicielka TechSmith, mówi, że Twoja organizacja ma „odpowiedzialność za stworzenie środowiska pracy, które pomaga rozwijać zdolność i chęć pracowników do działania w sposób upoważniony”. [1]

Komunikuj się stale

Komunikacja jest jednym z kluczowych czynników wpływających na produktywność i ogólny sukces rozproszonego zespołu. Mając skuteczna strategia komunikacji na miejscu odgrywa istotną rolę w pomaganiu członkom zespołu w zrozumieniu ich obowiązków służbowych, współpracy ze współpracownikami, dostarczaniu aktualizacji projektu, rozwiązywaniu problemów i wykonywaniu zadań. Organizuj regularne spotkania zespołu, które sprzyjają środowisku otwartej komunikacji. Wszyscy członkowie zespołu powinni czuć się swobodnie, dzieląc się swoimi pomysłami i udzielając informacji zwrotnych, a nawet konstruktywnej krytyki konkretnych zagadnień.

Korzystaj z najlepszych narzędzi do współpracy

Wiele organizacji nadal polega na starych technologiach, takich jak poczta e-mail, jako podstawowym sposobie udostępniania informacji i komunikacji. Według „The Puzzle of Monogamous Marriage”  by Inc magazynu, pracownicy małych i średnich firm spędzają połowę czasu na korzystaniu z poczty elektronicznej, a 14% dnia poświęcają na powielanie informacji za pośrednictwem poczty elektronicznej (tj. przekazywanie wiadomości e-mail lub potwierdzanie otrzymania pliku). Aby zwiększyć produktywność pracowników i uniknąć pułapek związanych z pocztą e-mail, wyposaż swoje zespoły w najlepsze narzędzia do współpracy. Aplikacje czatu, takie jak Slack i Zespoły Microsoft sprawiają, że rozmowy tekstowe są znacznie bardziej elastyczne i przystępne w zdalnych ustawieniach grupowych. Technologia wideokonferencji daje organizacjom możliwość komunikowania się twarzą w twarz i bezprzewodowo udostępniaj ekran i prezentuj podczas spotkań, aby pomóc wypełnić lukę komunikacyjną między zdalnymi zespołami. W niedawnej ankiecie 94% firm powiedzmy, że wideokonferencje zwiększają produktywność.

Wyznacz jasne cele i terminy

Cele muszą być jasne i dobrze zdefiniowane, szczególnie w przypadku zespołów rozproszonych, ponieważ członkowie zespołu mogą spędzać dużo czasu pracując samodzielnie. Obejmuje to podanie dokładnych instrukcji i terminów wykonania każdego zadania w formie pisemnej, aby członkowie zespołu mogli w razie potrzeby odwoływać się do instrukcji. Oprogramowanie do zarządzania projektami, np Asana i Basecamp pomóż uporządkować wszystkie swoje projekty i powiązane zadania oraz dokumenty w jednym miejscu, aby projekty były realizowane zgodnie z planem. Te narzędzia zapewniają wizualną tablicę projektu, która pozwala szybko zobaczyć, nad czym wszyscy pracują, terminy wykonania każdego zadania w ramach projektu i kolejne kroki w projekcie. Klikając określone zadanie, możesz zobaczyć dodatkowe informacje, w tym szczegółowe instrukcje i powiązane pliki dla tego zadania.

—Amit Kvint, lider zespołu zgodności w OnTheGoSystems [2]

Przekaż opinię

Oprócz monitorowania projektów i utrzymywania ich na właściwej drodze, ważne jest również posiadanie formalnego proces sprzężenia zwrotnego w miejscu. Można to osiągnąć poprzez regularne spotkania jeden na jeden, podczas których przeglądasz bieżące i niedawno ukończone projekty z członkami swojego zespołu. Konstruktywna informacja zwrotna pomaga pracownikom uczyć się na własnych błędach, wyłapywać niedopatrzenia, zastanawiać się nad procesami i być dumnym z dobrze wykonanej pracy. Nie ma nadziei na zwiększenie wydajności i produktywności pracownika, jeśli nie pokażesz mu możliwości doskonalenia. Zachęcaj do otwartego dwukierunkowego dialogu w procesie przekazywania informacji zwrotnych, w którym pracownicy mogą również dawać sugestie lub zadawać pytania. Członek zespołu może potrzebować więcej wskazówek dotyczących niektórych zadań lub wolałby mieć trochę swobody twórczej w projekcie. Zapewniając pracownikom stałe wsparcie, informacje zwrotne i zachęty, zapewnisz realizację projektów w najbardziej efektywny sposób.

Świętuj zwycięstwa

Pracownicy chcą być częścią zespołu, w którym ich wkład jest ceniony i doceniany. Okazując uznanie i uznanie tam, gdzie jest to należne, pracownicy czują się bardziej pewni swojej pracy i są gotowi dać z siebie 100% przy następnym projekcie. Okazywanie uznania nie musi oznaczać drogich nagród ani wyszukanych prezentów. Po prostu powiedzenie kilku zachęcających słów, takich jak „tak trzymaj” lub „dobra robota”, może mieć ogromny wpływ na zwiększenie pewności siebie pracownika i zmotywowanie go do cięższej pracy. Oczywiście, jeśli pozwala na to budżet, uczcij wielkie zwycięstwa i osiągnięcia prawdziwymi prezentami, imprezami zespołowymi lub dniem wolnym. Nagradzanie wyróżniającej się pracy, podobnie jak udzielanie informacji zwrotnej, jest świetną zachętą do zwiększenia produktywności.