Stos technologii zespołu rozproszonego: ponad 20 aplikacji i narzędzi

Skuteczna komunikacja i produktywność to najważniejsze priorytety i wyzwania dla firm z rozproszoną siłą roboczą. Na szczęście istnieje wiele narzędzi zaprojektowanych w celu poprawy produktywności pracowników, ale budowanie stosu technologicznego dla rozproszonych zespołów to nie tylko kwestia posiadania kolekcji świetnych narzędzi. Sposób, w jaki dosłownie zestawiasz te narzędzia i jak płynnie ze sobą współpracują, czyni je użytecznymi i skutecznymi dla Twoich pracowników. Oto ponad 20 aplikacji i narzędzi, dzięki którym Twoi zdalni pracownicy będą wydajni i będą pracować razem jako jedna jednostka, niezależnie od ich fizycznej lokalizacji.

7 rodzajów narzędzi do pracy zdalnej

1. Narzędzia do wideokonferencji
2. Narzędzia do zarządzania projektami
3. Narzędzia do przesyłania wiadomości
4. Narzędzia do zarządzania i udostępniania plików
5. Narzędzia informatyczne
6. Narzędzia HR
7. Narzędzia do budowania zespołu

Narzędzia do wideokonferencji

Wideokonferencje w chmurze

Wideokonferencje w chmurze są szczególnie przydatne dla firm z rozproszonymi zespołami, ponieważ możesz połączyć się z wideokonferencją na dowolnym urządzeniu inteligentnym lub laptopie, z dowolnego miejsca. The Aplikacja Lifesize umożliwia łatwe rozpoczęcie czatu wideo, dołączenie do spotkania lub zaplanowanie wideokonferencji bezpośrednio z komputera PC, Mac, tabletu lub telefonu. Oznacza to, że zdalni członkowie zespołu pracujący w domu, kawiarniach, centrach współpracowników i w podróży mogą łatwo połączyć się z rozmową wideo i mieć takie same wrażenia użytkownika na różnych urządzeniach. Jedyną różnicą jest rozmiar ekranu.

Systemy sal konferencyjnych 4K

Łącząc oparte na chmurze oprogramowanie do wideokonferencji z najlepszymi w branży Rozwiązania do sal konferencyjnych 4K, Lifesize zapewnia naprawdę niezwykłe wrażenia podczas każdego połączenia. Realistyczna jakość obrazu, udostępnianie treści w ultrawysokiej rozdzielczości i doskonały dźwięk ożywiają spotkania i sprawiają, że czujesz się jak podczas spotkania z rozproszonym zespołem w tym samym pomieszczeniu. Lifesize oferuje trzy różne systemy kamer 4K, więc możesz znajdź odpowiednie rozwiązanie dla swojej przestrzeni spotkań.

Bezprzewodowe udostępnianie ekranu

Bezprzewodowe udostępnianie ekranu pozwala zaoszczędzić kłopotów i straconego czasu na szukanie i przekazywanie odpowiedniego klucza sprzętowego lub przewodu podczas spotkania. Udostępnij Lifesize sprawia, że ​​udostępnianie ekranu w czasie rzeczywistym, odtwarzanie wideo i sterowanie prezentacją bezpośrednio z urządzenia inteligentnego jest niezwykle proste. Lifesize Share zapewnia płynne prezentacje i przyciąga uwagę wszystkich uczestników telekonferencji.

Udostępnianie tablicy

Tablice doskonale nadają się do szybkiego dzielenia się pomysłami, burzy mózgów z zespołem i ułatwiania zrozumienia koncepcji wizualnych, ale jeśli dzwonisz na spotkanie przez wideo, łatwo można poczuć się pominiętym. Lifesize Share z systemem kamer do tablic białych Kaptivo umożliwia cyfrowe przechwytywanie i udostępnianie treści z dowolnej standardowej tablicy. Kaptivo usuwa ludzi, odbicia i odblaski z sesji tablicy i prezentuje wyraźny i ostry obraz cyfrowy wszystkim uczestnikom rozmowy w czasie rzeczywistym. Po spotkaniu możesz łatwo pobrać lub udostępnić sesję tablicy dla całego zespołu lub osób spoza organizacji.

Narzędzia do zarządzania projektami

Asana

Asana to popularna aplikacja internetowa i mobilna zaprojektowana, aby pomóc zespołom organizować, śledzić i zarządzać pracą. Jedną z najlepszych rzeczy w Asanie jest jej prosty i łatwy w użyciu interfejs. Zapewnia elastyczność w zakresie wyglądu tablicy projektu, umożliwia łatwe przenoszenie list zadań i podkreśla terminy realizacji projektów, cesjonariuszy i postępy. Masz również dostęp do kanału aktywności na pulpicie nawigacyjnym, aby zobaczyć, nad czym aktualnie pracuje Twój zespół. Asana świetnie sprawdza się w przypadku mniej skomplikowanych projektów.

Jira

Jira pomaga planować, śledzić i zarządzać projektami zwinnymi i programistycznymi. Może być w pełni wykorzystany przez większe firmy, które muszą koordynować wiele złożonych projektów z rozproszoną siłą roboczą. Wszystkie projekty przechodzą przez dostosowany przepływ zadań, który kontroluje status projektu, a także zasady, według których przechodzi on do innych statusów.

Poniedziałek.com

Poniedziałek.com to konfigurowalne narzędzie, które upraszcza sposób, w jaki zespoły zarządzają obciążeniami, śledzą projekty i komunikują się. Większość narzędzi do zarządzania projektami umożliwia członkom zespołu dostęp tylko do ich własnych obszarów roboczych, co utrudnia współpracę z freelancerami i firmami zewnętrznymi. Dzięki Monday.com możesz dodać dowolną liczbę użytkowników zewnętrznych i dostosować ich prawa dostępu, aby mieć pewność, że widzą tylko przypisane do nich projekty.

Narzędzia do przesyłania wiadomości

Slack

Slack jest mistrzem, jeśli chodzi o komunikatory internetowe dla biznesu i zabawnym sposobem dodawania czatów jeden na jednego i grupowych w całej organizacji. Oprócz SMS-ów możesz również wysyłać GIF-y i filmy na platformie, dzięki czemu wiadomości są bardziej ekscytujące. Możesz zarchiwizować do 10,000 XNUMX wiadomości, a wszystkie pliki i czaty można przeszukiwać. Interfejs Slacks zapewnia jedno z najlepszych doświadczeń użytkownika na wszystkich urządzeniach.

Zespoły Microsoft

Zespoły Microsoft to najpopularniejsza aplikacja do przesyłania wiadomości dla firm i wyjątkowe narzędzie do trwałej współpracy i udostępniania dokumentów w ramach platformy Office 365®. Jest to dobry wybór dla firm, które już płacą za subskrypcję Office 365 Premium lub Essentials, ponieważ jest ona dołączona do subskrypcji. Istnieje również wiele aplikacji innych firm, które bezproblemowo integrują się z Microsoft Teams. Integracje Lifesize z Microsoft Teams dodaje jakość audio i wideo Lifesize do interfejsu Microsoft Teams i rozszerza możliwości wideokonferencji na partnerów, potencjalnych klientów i inne kontakty spoza Twojej organizacji.

Google Hangouts

Google Hangouts zaczynała jako przyjazna dla konsumentów usługa czatu, ale przekształciła się w użyteczną integrację z aplikacjami G Suite dla firm. Czat Google Hangouts jest dołączony do firmowego konta G Suite, więc jeśli Twoja organizacja korzysta już z Gmaila do poczty e-mail lub Dokumentów Google do przetwarzania tekstu, oznacza to, że masz już Google Hangouts Chat i nie musisz za to dodatkowo płacić. Hangouts Chat pozwala Twojemu zespołowi liczącemu do 8,000 członków na łatwą komunikację za pomocą pokoju czatu i bezpośrednich wiadomości.

Narzędzia do zarządzania i udostępniania plików

onedrive

Usługa hostingu i synchronizacji plików firmy Microsoft to onedrive i jest dołączony do subskrypcji usługi Office 365. Przechowuj, otwieraj i udostępniaj pliki Office 365, w tym Microsoft Teams, ze wszystkich swoich urządzeń dzięki usłudze OneDrive. Zmiany wprowadzone w trybie offline są automatycznie przesyłane przy następnym połączeniu. Usługa OneDrive umożliwia pracę nad dokumentami z osobami z organizacji i spoza niej w czasie rzeczywistym przy użyciu programów Word, Excel i PowerPoint.

Dokumenty Google

W ramach aplikacji G Suite Google Docs umożliwiają tworzenie i pracę nad dokumentami z osobami z organizacji i spoza niej oraz wyświetlanie zmian wprowadzanych na żywo, gdy inni piszą i komunikują się za pośrednictwem wbudowanej funkcji czatu. Ponieważ dokumenty są przechowywane na Dysku Google, nie trzeba instalować programu na komputerze, aby z niego korzystać, a dostęp do dokumentów można uzyskać z dowolnego miejsca z dostępem do Internetu.

Dropbox

Dropbox to prosta, niezawodna usługa synchronizacji i przechowywania plików z ulepszonymi funkcjami współpracy. DropBox naprawdę sprawdza się, gdy zagłębisz się w dodatkowe funkcje usługi, takie jak Dropbox Paper, który działa jako wspólny obszar roboczy grupy, oraz Dropbox Rewind, który umożliwia przywracanie folderów lub całych kont z określonego punktu w czasie. Internetowa wersja Dropbox umożliwia edytowanie plików bez konieczności ich pobierania.

Narzędzia wspomagające IT

TeamViewer

TeamViewer jest niezbędnym narzędziem zdalnego pulpitu dla personelu IT, który wspiera zespoły dystrybucyjne, ponieważ wsparcie osobiste nie jest możliwe. TeamViewer umożliwia administratorom IT zdalne łączenie się z komputerami stacjonarnymi pracowników, urządzeniami mobilnymi i urządzeniami IoT z dowolnego miejsca iw dowolnym czasie w celu uzyskania wsparcia w czasie rzeczywistym lub dostępu do plików, sieci i programów. Personel IT może łączyć się na wielu platformach i zapraszać dodatkowych techników IT na złożone sesje wsparcia.

Octa

Octa to platforma zarządzania dostępem, która zabezpiecza krytyczne zasoby firmy i udostępnia rozwiązanie jednokrotnego logowania dla pracowników. Dzięki Okta IT może zarządzać dostępem pracowników do dowolnej aplikacji lub urządzenia. Ma wbudowane raportowanie i głęboko integruje się z aplikacjami chmurowymi, mobilnymi i lokalnymi, katalogami i systemami zarządzania tożsamością.

Zasady grupy

Zarządzanie polityką grupy to scentralizowane narzędzie do konfiguracji i zarządzania w środowisku Microsoft IT. Daje to administratorom IT jedno miejsce, w którym mogą konfigurować różne ustawienia systemu Windows dla każdego komputera w sieci. Te ustawienia można wymusić, aby użytkownicy nie mogli ich zmieniać. Zarządzanie zasadami grupy jest również przydatne do blokowania komputerów, ograniczania dostępu do określonych folderów lub aplikacji oraz wypychania aktualizacji oprogramowania w całej firmie.

Narzędzia HR

Siła dnia

Ceridiańska siła dnia to platforma chmurowa do zarządzania kapitałem ludzkim, która łączy HR, płace, świadczenia, zarządzanie pracownikami i zarządzanie talentami w jednej aplikacji. Ujednolica dane HR dla całej firmy, umieszczając wszystkie informacje o pracownikach w jednym miejscu, od wynagrodzeń po świadczenia i wyniki. Dayforce zapewnia również pracownikom bezpośredni dostęp do przeglądania i zarządzania własnymi danymi i działaniami, aby pomóc zmniejszyć obciążenie administracyjne HR.

Menedżer Wnioskodawcy

Menedżer Wnioskodawcy (TAM) to oparte na chmurze rozwiązanie do śledzenia kandydatów, które pomaga agencjom rekrutacyjnym i HR usprawnić proces zatrudniania i wdrażania. TAM umożliwia publikowanie szczegółów pracy na wielu bezpłatnych i płatnych portalach z ofertami pracy, takich jak Indeed, GlassDoor, Monster, a także pozwala działowi HR śledzić ogłoszenia o pracę i aktywnie angażować wysokiej jakości kandydatów. Dodatkowo TAM zapewnia zaawansowane funkcje wyszukiwania, które pozwalają filtrować kandydatów według słów kluczowych, ocen, umiejętności lub tagów.

Szympans czy czempion

W tradycyjnym środowisku biurowym stosunkowo łatwo jest ocenić poziom zaangażowania i satysfakcji pracowników. W przypadku firm z rozproszoną siłą roboczą badanie satysfakcji pracowników jest nieco trudniejsze. Szympans czy czempion to anonimowe narzędzie do monitorowania szczęścia pracowników, które raz w tygodniu prosi pracowników o podzielenie się swoimi uczuciami, zidentyfikowanie punktów bólu i przesłanie informacji zwrotnych, które można zastosować. Zmniejsza pętlę informacji zwrotnych, która jest powszechna w tradycyjnych ankietach pracowniczych, ponieważ raporty są udostępniane natychmiast.

Narzędzia do budowania zespołu

Wyszukiwarka Mocnych Stron

Clifton Wyszukiwarka Mocnych Stron ocena pomaga zidentyfikować obszary, w których ty i twój zespół macie największy potencjał do budowania siły. Mierzy powtarzające się wzorce myśli, uczuć i zachowań. Tam, gdzie większość testów oceniających koncentruje się na rozwijaniu lub naprawianiu słabych stron, StrengthFinder koncentruje się na mocnych stronach pracowników i zapewnia dogłębne narzędzia i raporty, jak wykorzystać te mocne strony do budowania silniejszych jednostek i zespołów.

Mo

Poczucie bycia docenionym ma fundamentalne znaczenie dla każdego dobrego środowiska pracy. Mo to świeże podejście do doceniania pracowników, które poprawia zaangażowanie pracowników, koncentrując się na aktywności społecznej i peer-to-peer. Platforma pozwala członkom zespołu i menedżerom nominować i wyróżniać pracowników, którzy osiągnęli ponadprzeciętne wyniki, przyznając specjalne nagrody i wyróżnienia w zabawnym otoczeniu społecznościowym.

Moje życie gdzie indziej

Jednym z największych wyzwań pracy z rozproszonymi zespołami, które znajdują się na całym świecie, jest radzenie sobie z uprzedzeniami związanymi z różnicami kulturowymi. Moje życie gdzie indziej to społeczność oparta na współpracy, która pozwala porównywać kraj, w którym mieszkasz, z innymi krajami na całym świecie. Pokazuje różne statystyki, które odróżniają Twój kraj od innych, w tym koszty utrzymania, wielkość geograficzną, jakość życia i kulturę, dzięki czemu możesz lepiej zrozumieć, jak wygląda życie i praca w kraju Twojego współpracownika.

3 czynniki, które należy wziąć pod uwagę podczas budowania stosu

Interoperacyjność

Interoperacyjność to zdolność rozwiązania lub narzędzia programowego do wymiany danych i działania w połączeniu z innymi rozwiązaniami lub narzędziami programowymi. Posiadanie narzędzi różnych producentów w stosie technologicznym, które integrują się i współpracują ze sobą, nie tylko oszczędza pieniądze firmy, ale poprawia krzywą uczenia się i przepływ pracy pracownika. Na przykład w przypadku firm, które ustandaryzowały usługę Microsoft Office 365, Integracje Lifesize dla Microsoft dodaje najlepszą w swojej klasie jakość audio i wideo oraz zaawansowane technologie komunikacji i współpracy do istniejących przepływów pracy Microsoft Teams i Microsoft Outlook.

Bezpieczeństwo

Musisz poświęcić czas na ocenę profili ryzyka swoich dostawców i zrozumieć, czy każde narzędzie w stosie technologii jest zbudowane i skonfigurowane w celu ochrony wrażliwych danych. Naruszenie bezpieczeństwa nie tylko zakłóca działalność firmy, ale może zaszkodzić jej reputacji i wywołać problemy finansowe i prawne. Ponieważ coraz więcej technologii opiera się na chmurze, ważne jest, aby wybierać dostawców, którzy oferują najnowsze technologie szyfrowania i mają udokumentowane doświadczenie w ochronie prywatności i danych swoich klientów.

Skalowalność

Twój stos technologiczny musi być w stanie skalować się wraz z rozwojem Twojej firmy. Oznacza to wybór technologii, która jest w stanie obsłużyć nowych użytkowników i ruch w rozsądnym tempie, ponieważ nadal zatrudniasz nowych pracowników, otwierasz dodatkowe biura i zdobywasz nowych klientów i partnerów. Każde opóźnienie może zaszkodzić Twojemu wzrostowi. Ponadto wprowadzanie poważnych zmian w stosie technologii, aby dostosować się do rozwijającej się firmy, może pochłonąć Twój czas i pieniądze z wydatkami na nowe technologie, szeroko zakrojonymi testami i szkoleniami pracowników.

Twój stos technologiczny musi być w stanie skalować się wraz z rozwojem Twojej firmy. Oznacza to wybór technologii, która jest w stanie obsłużyć nowych użytkowników i ruch w rozsądnym tempie, ponieważ nadal zatrudniasz nowych pracowników, otwierasz dodatkowe biura i zdobywasz nowych klientów i partnerów. Każde opóźnienie może zaszkodzić Twojemu wzrostowi. Ponadto wprowadzanie poważnych zmian w stosie technologii, aby dostosować się do rozwijającej się firmy, może pochłonąć Twój czas i pieniądze z wydatkami na nowe technologie, szeroko zakrojonymi testami i szkoleniami pracowników.