Łatwo jest zgubić się we wszystkich nakładających się narzędziach komunikacyjnych w biurze. Różne narzędzia wdrażane przez różne działy o różnych potrzebach sprawiają, że współpraca w miejscu pracy jest jak próba porozumiewania się w biurze, w którym każda osoba mówi innym językiem. Szczególnie w przypadku działów IT lista narzędzi do zarządzania i rozwiązań, za którymi należy nadążyć, staje się coraz dłuższa i bardziej skomplikowana, ponieważ użytkownicy końcowi zaczynają szukać własnych narzędzi do spotkań ad hoc. To, z czym często mają do czynienia, to chaotyczny bałagan nakładających się na siebie narzędzi komunikacyjnych oraz lista opłat abonamentowych i licencyjnych, za które trzeba zapłacić, i zaufaj nam — to sytuacja, której nikomu nie życzymy.
W tym przewodniku przedstawiamy kilka kroków, które można podjąć, aby zaradzić komplikacjom i zamieszaniu, które towarzyszą zbyt wielu nakładającym się na siebie narzędziom do współpracy, i przekształcić ekosystem współpracy w starannie skonstruowane, oszczędne i oszczędzające zasoby arcydzieło.
Co to jest ekosystem współpracy?
Ekosystem współpracy to zestaw narzędzi i usług używanych przez firmę do utrzymywania łączności między pracownikami. Tworzenie prawdziwie połączonego miejsca pracy wymaga odpowiedniego połączenia narzędzi i kultury współpracy. Twój ekosystem współpracy powinien być starannie połączony, pozbawiony nakładania się i wystarczająco niezawodny, aby utrzymać świat w ruchu. Powinien być spójny dla wszystkich użytkowników — spokój pośród zawirowań technologicznych. Powinien zapewniać wysoką jakość komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej, oszczędność czasu i kosztów. A przede wszystkim powinien umożliwiać współpracę tak łatwo, jak to możliwe i bez przeszkadzania w rozmowie.
W niedawnej ankiecie, którą przeprowadziliśmy ze Spiceworks, odkryliśmy to 68% z 410 decydentów IT, którzy wzięli udział w badaniu, wymieniło współpracę jako wysoki priorytet w swoich biurach. Nic dziwnego, prawda? Stała współpraca i komunikacja są tym, co sprawia, że nasz świat biznesu się kręci, zwłaszcza gdy ten świat staje się coraz bardziej odległy i zaawansowany technologicznie.
Ile nakładek to za dużo?
Dział IT odgrywa kluczową rolę w zdolnościach komunikacyjnych organizacji. Z wzrost liczby pracowników zdalnych definiowania sposobu funkcjonowania firm, w nowoczesnym biurze istnieje jeszcze większa potrzeba współpracy, a zespoły zaczną szukać narzędzi, które wykonają zadanie, ze wsparciem IT lub bez niego. Według naszej ankiety 56% decydentów IT nie zna rzeczywistych miesięcznych kosztów abonamentów i licencji na konferencje i współpracę, a przeciętna duża firma utknęła w żonglowaniu około czterema rozwiązaniami u trzech różnych dostawców. Nie dość, że trzy rozwiązania i dwóch dostawców to za dużo, to ryzyko niezarządzanych wdrożeń jest tym większe, im dłużej zwlekasz ze stworzeniem strategii współpracy, która pozwoli uniknąć nakładania się działań i wyeliminuje dodatkowe koszty.
A mówimy tylko o rozwiązaniach, o których IT faktycznie wie. W naszym przewodniku Menedżer IT, który zniszczył Shadow ITstwierdziliśmy, że przeciętne duże przedsiębiorstwo korzysta z około 1,220 indywidualnych usług w chmurze. Obchodzenie się z IT i wdrażanie narzędzi, które nie zostały zatwierdzone, po prostu omija krytyczne zarządzanie, integrację oraz zabezpieczenia związane z bezpieczeństwem i zgodnością, które ustanowili dla firmy. Upraszczając rozwiązanie do rozwiązania typu „wszystko w jednym”, nie tylko obniżasz koszty, ale możesz także uniemożliwić budowanie od podstaw całkowicie doraźnego ekosystemu współpracy.
Uproszczone historie sukcesu
Firma 1: zbyt wiele subskrypcji tylko audio, by je policzyć
Zgłosił się do nas jeden klient ze środowiska, w którym baza użytkowników była bardzo podzielona na segmenty i utknęła na starszych narzędziach komunikacyjnych. Koncentrowały się one wyłącznie na dźwięku, ze wszystkimi rozwiązaniami przeznaczonymi do jednego celu i bez widocznej technologii opartej na wideo lub chmurze. Chociaż ta organizacja zażądała po prostu zerwania plastra i całkowitej zmiany rozwiązania komunikacyjnego z dnia na dzień, całkowicie zaskoczyłoby to ich użytkowników tylko audio, którzy nie byli gotowi na nowszą technologię.
Wdrażając Lifesize, nie tylko zastąpiliśmy ich oparte na minutach rozwiązania oparte wyłącznie na dźwięku, ale zaktualizowaliśmy ich ekosystem współpracy, aby oprócz czatu obejmował konferencje audio, internetowe i wideo w jednym narzędziu, co ułatwiło wdrożenie. Koniec z zajmowaniem się kilkoma rozwiązaniami, koniec z kłopotliwymi sesjami szkoleniowymi, koniec z gubieniem się podczas prób nauczenia się wielu nowych technologii naraz.
Firma 2: Chaos napędzany złożonością
Pewnego dnia otrzymaliśmy interesującą rozmowę telefoniczną od klienta, który skarżył się, że Lifesize jest zbyt skomplikowany dla jego biura. Odkryliśmy, że oprócz Lifesize wdrażali oni tak wiele różnych narzędzi, że każda sala konferencyjna miała całkowicie unikalny zestaw instrukcji użytkowania. Nikt nie chciał poświęcać czasu na naukę i zapamiętywanie, jak pracować z każdym systemem, a sytuacja była tak zła, że informatyk musiał siedzieć w każdym pokoju i opracowywać rozwiązanie za nich!
Pierwszą rzeczą, którą zaleciliśmy tej organizacji, było przeprowadzenie dogłębnej, opartej na informatyce procesu inwentaryzacji całego oprogramowania i wyeliminowanie wszystkich nadmiarowych narzędzi. Wdrażając Lifesize, firma ta była w stanie ujednolicić i uprościć współpracę w miejscu pracy oraz oszczędzić sobie zbyt wysokich kosztów licencji i sprzętu. Wystarczy wybrać i trzymać się jednego rozwiązania do współpracy, aby adopcja, szkolenie i zarządzanie były dziecinnie proste.
Jak zbudować oparty na IT ekosystem współpracy
Zmiana nie jest łatwa, zwłaszcza jeśli chodzi o technologię. Proces przekształcania obecnego zestawu narzędzi komunikacyjnych w wydajny i uproszczony ekosystem współpracy może zdecydowanie wydawać się onieśmielający. Na szczęście mamy kilka kroków, które możesz podjąć, gdy będziesz gotowy, aby rozpocząć tworzenie lepszego rozwiązania komunikacyjnego dla swojej firmy, ponieważ, jak większość rzeczy w życiu, wszystko polega na robieniu krok po kroku, aby osiągnąć swoje cele.
1. Zrób inwentaryzację swoich obecnych technologii współpracy i określ, jak często są one używane
Członkowie Twojej organizacji najprawdopodobniej używają aplikacji i narzędzi, o których nie wiesz. Inwentaryzacja i identyfikacja tego, czego już używasz, to najważniejszy krok w ustaleniu, jakich narzędzi potrzebujesz. Wiele z tej pracy może być trochę nużące. Ale tworząc otwarty dialog i rozpoczynając rozmowę z innymi działami za pomocą doraźnych narzędzi, możesz stać się partnerem i zaufanym doradcą zamiast złego gliniarza i opiekunki do dzieci.
2. Zidentyfikuj narzędzia, których po prostu nie potrzebujesz
Po zidentyfikowaniu wszystkich różnych narzędzi, które wdraża każdy dział Twojej organizacji, dowiedz się, co jest faktycznie używane, a co tylko zbiera kurz. Poświęcając czas na ocenę swoich aktualnych aplikacji, identyfikując, czego szukają użytkownicy końcowi, i pozbywając się starych rozwiązań, które są zbyt drogie lub których pracownicy już nawet nie używają, możesz uprościć swoje potrzeby w zakresie współpracy i komunikacji.
3. Konsoliduj, jeśli to możliwe
Po zidentyfikowaniu i ocenie narzędzi, których Twoja organizacja potrzebuje i których nie potrzebuje, prawdopodobnie stwierdzisz, że funkcje się pokrywają. Najlepszą rzeczą do zrobienia w tej sytuacji jest zmniejszenie liczby dostawców i znalezienie jednego rozwiązania, które konsoliduje wszystkie potrzebne funkcje. Płynna integracja i konsolidacja usług nie tylko obniża koszty, ale także ułatwia kontrolę i wdrażanie we wszystkich działach organizacji.
4. Zbierz kluczowych interesariuszy w każdym dziale, aby stymulować wdrażanie nowych narzędzi
Oczywiście, aby płynnie i pomyślnie skonsolidować swoje rozwiązania technologiczne, musisz również zaangażować użytkowników końcowych, kierowników działów i wszystkie inne osoby w organizacji. Znajdź kluczowego partnera w każdym dziale, który może pomóc w promowaniu adopcji i zaangażowaniu współpracowników. W ten sposób możesz wzbudzać emocje związane z adopcją, jednocześnie redukując wszelkie problemy i niespodzianki, które mogłyby odepchnąć użytkowników.
Oszczędzaj pieniądze, oszczędzaj czas, ratuj swoją firmę, ratuj świat
Zostań bohaterem IT, który przejął kontrolę i wdrożył wydajny ekosystem współpracy w Twojej firmie. Inwentaryzując, usuwając stare i niepotrzebne narzędzia i zastępując je kompletnym rozwiązaniem do współpracy od Lifesize, możesz zaoszczędzić na kosztach, czasie i stresie swoim, swojego zespołu i swojej firmy.
Lifesize zostało stworzone z myślą o IT. Mamy nie tylko ponad dziesięcioletnie doświadczenie w projektowaniu i opracowywaniu kamer HD i telefonów konferencyjnych z ekranem dotykowym, ale mamy również funkcje, takie jak współdzielony katalog i integracje Skype dla firm, które ułatwiają spotkania i współpracę. Łącząc konferencje audio, wideo i internetowe, czat oraz możliwość przesyłania strumieniowego i nagrywania, Lifesize jest jedynym rozwiązaniem, którego potrzebujesz, aby osiągnąć maksymalną wydajność współpracy. Sprawdź interaktywne demo produktu i pobierz plik darmowy test 14 aby zobaczyć Lifesize w akcji.
