Como fazer atas de reunião: exemplos e modelo de ata de reunião

Documentar sua reunião é uma etapa crucial para uma videoconferência bem-sucedida e eficaz. Se você foi escolhido como o escriba sagrado de sua reunião, é importante entender os prós e contras de escrever e compartilhar as atas da reunião de maneira eficaz, intuitiva e fácil com seus colegas. Mas não se estresse - aqui está tudo o que você precisa saber sobre atas de reunião e algumas dicas e truques sobre como capturar as partes mais importantes de uma reunião.

O que são atas de reunião?

Atas de reunião são os registros tangíveis feitos em uma reunião que são usados ​​para informar participantes e não participantes sobre o que foi discutido durante a reunião e definir as próximas etapas necessárias para manter a conversa ou o projeto nos trilhos. As atas da reunião permitem que as pessoas que não compareceram à reunião fiquem em dia com o que foi discutido. Este documento condensado também sugere quais tópicos revisitar e informar decisões futuras em reuniões de acompanhamento.

4 motivos para fazer atas de reunião

As atas de reunião não são apenas usadas para avaliar os principais tópicos discutidos nas reuniões, elas também são usadas como registros para que qualquer pessoa que não esteja na chamada ou na sala de reunião possa acompanhar o que foi discutido, menos o preconceito e a conversa fiada. Aqui estão algumas boas razões pelas quais as atas de reunião melhoram a maneira como você se reúne: 

Capture o objetivo geral da reunião

As pessoas não se encontram por diversão. Há sempre um propósito subjacente de uma reunião ser convocada. Boas atas de reunião não apenas dizem às pessoas por que a reunião foi realizada em primeiro lugar, mas também despertam memórias de tarefas que precisam ser feitas. 

Gravar votos nas decisões que estão sendo tomadas

Ao anotar grandes decisões tomadas durante a reunião, você e seus colegas estão um passo à frente para qualquer reunião de acompanhamento. Capture moções ou votos feitos na sala de reunião para esclarecer aos participantes e não participantes quando, por que e como essas decisões foram tomadas.

Planeje os próximos passos para futuras reuniões

Uma reunião nunca é apenas uma reunião — sempre há sincronizações de acompanhamento e tarefas que as pessoas precisam fazer. Ao registrar o que precisa ser feito antes da próxima reunião, os colegas podem acompanhar facilmente o que precisam fazer para se preparar para a próxima chamada.

Rastrear itens de ação

Registrar quais itens são acionáveis ​​durante a reunião facilita para os participantes saberem o que precisam fazer quando a reunião terminar, sem desviar a atenção do que está sendo discutido no momento.

Como escrever atas de reunião eficazes em 6 etapas

1. Pré-plano

Ao definir e enviar um reunião agenda com seus colegas de antemão, você pode ajudar a orientar a conversa e cortar quaisquer tangentes que possam surgir. Você pode usar suas atas de reunião para configurar a estrutura da reunião, bem como para facilitar a tomada de notas e alterações de tópicos. Isso também permite que você crie uma agenda em um formato que funcione para a reunião. 

2. Estruture seu documento de atas

Algumas coisas importantes a serem incluídas em suas atas de reunião são as hora e data da reunião, nomes dos participantes na teleconferência, decisões tomadas, novos tópicos criado e o próxima reunião hora e data. Se algumas pessoas não puderem participar, anote seus nomes também para ter certeza de que ainda estão no circuito.

3. Mantenha suas anotações claras

É fácil ficar para trás ao fazer anotações em uma reunião – as conversas são rápidas e pode ser difícil acompanhar. Faça uma anotação mental antes que a reunião comece a ser objetiva e evite qualquer julgamento ou preconceito. Você pode até voltar após a reunião e editar suas atas para que façam sentido, corrigir seus tempos verbais para serem consistentes e anexar quaisquer documentos ou informações extras que possam ter sido referenciados.

4. Obtenha aprovação (se necessário)

Se você é novo em fazer atas de reuniões, obtenha a aprovação de um superior, se necessário. É sempre bom ter um segundo par de olhos olhando para algo que você montou.

5. Compartilhe as atas

Depois de editar seus minutos, compartilhe-os com seus colegas. Se sua empresa tiver uma pasta abrangente para manutenção de minutos, carregue-a para facilitar o acesso. Se os participantes da reunião solicitarem cópias físicas, forneça-as e mantenha as duplicatas para você – esses documentos são algo para se orgulhar!

6. Mantenha os minutos disponíveis para revisão futura

Certifique-se de trazer suas atas para a próxima reunião de acompanhamento para que você possa iniciar sua reunião com uma recapitulação. Dessa forma, você pode verificar se as tarefas foram cumpridas e pode usar essas atas para orientar o andamento da reunião.

Modelo de ata de reunião

Reuniões eficazes são o produto de uma boa liderança, uma equipe colaborativa, pouca conversa fiada e excelentes anotações. Aproveite ao máximo suas atas de reunião com este modelo básico de tomada de minutos. Copie o modelo abaixo e use-o para sua próxima reunião!

Objetivo da Reunião

Uma reunião [tipo de reunião] de [nome da equipe ou organização] foi realizada em [data] em [local]. Começou às [horas] e foi chamado por [líder da reunião, pessoa que convocou a reunião], com [nome do escriba] como escriba. 

Participantes

[Lista de membros da equipe presentes]

[Lista de convidados presentes]

[Lista de membros da equipe que não compareceram]

Tópicos/apresentações

[Nome do tópico/apresentação] foi apresentado por [apresentador/locutor].

• Principais tópicos

Tarefas de Acompanhamento

Tarefa: Chamado por [name] para [task doer name] para [complete task] até [date]

Ferramentas úteis para gravar atas de reuniões

Com uma ferramenta de colaboração de vídeo como o Lifesize, podemos fornecer um modelo para suas atas de reunião, além de um pouco mais. Otimize suas reuniões com anotações fáceis e manutenção de registros com esses recursos e soluções da Lifesize. 

Registro e compartilhamento do Lifesize

Tamanho natural Gravar e compartilhar permite que os usuários gravem com segurança suas chamadas de videoconferência de qualquer um de seus dispositivos ou sistemas de sala de reunião. Capture conteúdo e apresentações compartilhados com um único clique e comece a criar o canal de vídeo pessoal da sua empresa em sua solução de videoconferência. Dessa forma, você pode enviar uma gravação completa junto com as atas da reunião.

Compartilhamento de tela sem fio Lifesize Share

Compartilhamento de tamanho real é uma solução de automação de sala e compartilhamento de tela sem fio que permite que os apresentadores de reuniões compartilhem sem fio sua apresentação na sala de reuniões, ao mesmo tempo em que têm a capacidade de acessar ferramentas de anotações ou materiais de referência em sua própria tela privada. Com esta solução, você pode compartilhar simultaneamente sua apresentação e fazer anotações em uma janela separada — a partir de um dispositivo.

Integrações com Microsoft, Google e Slack

Na Lifesize, o foco principal é a facilidade de uso. Integre perfeitamente sua solução Lifesize com ferramentas como Microsoft, Google e Slack para dar suporte e aprimorar seu fluxo de trabalho diário de reuniões. Agende reuniões, envie documentos e inicie bate-papos em grupo com seus colegas, tudo em uma única solução.

Conclusão

Escrever atas de reunião não precisa ser difícil. Com uma solução de videoconferência dinâmica e com capacidade de gravação, você tem uma ferramenta à sua disposição. Esteja você documentando uma teleconferência em toda a empresa ou apenas sincronizando com sua equipe de projeto em andamento, aproveite ao máximo seu tempo reunindo-se de maneira mais inteligente, sendo organizado e mantendo ótimas atas de reunião. Certifique-se de assinar o blog para mais vezes sobre a produtividade da reunião.