“As reuniões têm uma má reputação, e merecidamente-a maioria é desorganizada e distraída. Mas eles podem ser uma ferramenta crítica para colocar sua equipe na mesma página.”
-Justin Rosenstein
Todo mundo reclama das reuniões. Ainda estou para conhecer alguém que deseje ter mais reuniões em seu dia. O que realmente acontece é que as pessoas odeiam perder tempo. Você recebe convites para reuniões sem ter ideia do que esperar. Ou você tem a sorte de receber um convite de reunião contendo uma linha de assunto, mas ainda não tem ideia do que deve trazer para a mesa. O desconhecido e a apreensão colidem, criando negatividade instantânea. Isso culmina com as pessoas chegando à reunião e se sentando em uma cadeira com os braços cruzados em uma postura defensiva, apenas esperando que alguém se arrisque a falar com elas.
Essa não é a melhor mentalidade para o início de qualquer reunião.
Vamos resolver isso. As reuniões não só podem ser produtivas, como também podem tornar-se uma parte importante do seu fluxo de trabalho diário. Independentemente de suas reuniões serem uma combinação de (ou exclusivas de) reuniões presenciais, chamadas em conferência ou videoconferências, seguir algumas regras simples pode ajudar a ganhar eficiência e melhorar a produtividade.
Como solicitante da reunião, sua responsabilidade é liderar a reunião e criar um ambiente colaborativo. Ao mostrar aos outros como, você pode inspirar as pessoas ao seu redor a fazer o mesmo.
1. Fornecer uma agenda antes da reunião
Ajude a definir as expectativas do que as pessoas precisam se preparar para que não sejam pegas de surpresa.
2. Comece a reunião no horário
Respeite o tempo das pessoas. Começar na hora também ajuda a garantir que termine na hora.
3. Defina uma meta do que você espera alcançar na reunião
Concentre o tempo de todos trabalhando para o mesmo objetivo e comece sua reunião com este anúncio.
4. A tomada de decisões não é uma democracia - conscientize as pessoas sobre quem tem a palavra final
Elimine o potencial de discussões intermináveis, defina um limite de tempo para as discussões, se isso ajudar a reduzir a rotatividade.
5. Proibir telefones e laptops
Evite distrações solicitando que todos desliguem o telefone e fechem o laptop para que todos possam se concentrar na reunião.
6. Registre os itens de ação, com a parte responsável e as datas de vencimento atribuídas
A responsabilidade é a chave para um projeto de sucesso. Entender quem é o dono de qual peça também ajuda se surgirem problemas.
7. Faça atas e divulgue após a reunião
Acompanhe as principais decisões que afetam o projeto, no mínimo. A comunicação dos resultados da reunião coloca todos na mesma página e é importante para a colaboração.
8. Acompanhe os itens de ação antes da próxima reunião
Crie um processo de ciclo fechado para permitir o sucesso do projeto. Ligue para o responsável em vídeo ou visite pessoalmente para trabalhar os bloqueadores ou negociar um novo prazo. Resolver problemas antes da próxima reunião.
Tente. Basta começar com um item. Você começará a notar a diferença imediatamente. Aprenda a amar suas reuniões.
Para obter mais dicas sobre como se livrar de reuniões inúteis, baixe nosso guia em Como ser dono de suas reuniões.
