Não mais considerados uma onda do futuro, os eventos virtuais agora são um marco do presente. À medida que o mundo continua a enfrentar a pandemia de coronavírus, os eventos on-line se tornaram um procedimento padrão para reuniões de grande e pequena escala. De conferências a shows, conectar-se por meio de experiências digitais não é apenas possível, é prático e objetivo também. Neste artigo, mergulhamos profundamente no que são eventos virtuais e mostramos como transformar seus eventos físicos em experiências digitais imersivas com tecnologia de eventos para os melhores eventos virtuais.
O que é um evento virtual?
Um evento virtual é qualquer evento organizado que ocorre online e não pessoalmente. Os eventos virtuais podem variar de uma única reunião em que diferentes apresentadores compartilham sua tela até uma série de várias sessões que geralmente apresentam webinars, conferências ou até mesmo celebrações.
Eventos virtuais: trabalhando, socializando e festejando durante o COVID-19
À luz de seu alcance global nos últimos meses, é seguro dizer que a crise do COVID-19 impactou quase todos os setores e indivíduos em algum nível. Quer seja adotando uma abordagem de trabalho em casa ou fazendo a transição para um sistema de pedidos online, comunidades e empresas em todo o mundo estão se ajustando a um cenário em rápida mudança.
Com a continuação dos pedidos de permanência em casa e protocolos de distanciamento social, os eventos presenciais também estão em pausa no futuro próximo. Mas o show (ou conferência) deve continuar, que é onde os eventos virtuais vieram em socorro. Em vez de cancelar um evento programado com meses de antecedência, as pessoas em todos os lugares estão reformulando os obstáculos como oportunidades e encontrando maneiras inovadoras de implementar eventos online em sua semana de trabalho ou atividades sociais. Tudo isso é possível graças à tecnologia moderna e aos recentes avanços nas ferramentas de videoconferência. Alguns eventos virtuais até rivalizam com a versão presencial com plataformas de eventos virtuais.
4 tipos de eventos virtuais
Os eventos virtuais e híbridos são tão variados quanto as pessoas que os frequentam, e hoje em dia é possível que sejam mais frequentados do que nunca. Com menos contingências e custos operacionais significativamente mais baixos, as pessoas estão percebendo rapidamente o valor intrínseco do espaço virtual. Sem falar que com a quantidade de resiliência e criatividade as pessoas expressaram durante esse período crítico, o céu é realmente o limite para o número e os tipos de eventos que podem fazer a transição do presencial para o online.
1. Webinars
Webinars (uma combinação das palavras “web” e “seminar”) podem não ser um recurso novo, mas certamente ganharam mais força e popularidade nos últimos meses. O foco dos webinars de hoje abrange uma infinidade de interesses e setores, desde destacar tópicos atuais até mergulhar em aventuras de bricolage e fornecer opiniões especializadas de professores e profissionais de negócios. Com uma rápida pesquisa no Google, você descobrirá webinars adaptados para crianças, alguns direcionado mais para adultos e até mesmo para o público em geral tópicos que todos podem apreciar.
2. Conferências e feiras comerciais
Muitos meses (e às vezes anos) são gastos preparando-se para sediar uma conferência ou feira, então ter que cancelar seria devastador em vários níveis. Felizmente, as empresas encontraram maneiras de dinamizar e mover suas conferências online este ano. Conferência anual de desenvolvedores da Microsoft foi anunciado recentemente como um “evento digital” para 2020, assim como o Conferência de Cervejeiros Artesanais, que lançou uma versão virtual de cinco semanas de seu programa típico.
3. Festas e cerimônias
Festas e cerimônias são uma chance de trazer um pouco de alegria e ânimo a uma situação difícil, e é por isso que, mesmo durante a pandemia, as pessoas não param de encontrar motivos para comemorar. Apesar do distanciamento, os grupos ainda passam tempo juntos por meio de festas digitais, formaturas virtuais, premiações online e aniversários comemorados com desfiles drive-by e videochamadas temáticas. Está claro que, mesmo com os eventos presenciais sendo adiados, as pessoas continuaram a inventar maneiras novas e sinceras de estar à altura da ocasião.
4. Concertos
Com locais de todos os tamanhos tendo que fechar suas portas, parecia que os shows ao vivo também entrariam em hiato; Ainda assim, felizmente, artistas e animadores pressionaram e estão trazendo seus talentos diretamente para as casas dos fãs. Eventos ao vivo estão surgindo em todas as mídias sociais e outras plataformas online, apresentando um variedade de concertos virtuais da Metropolitan Opera a conjuntos folclóricos e superstars pop. Assim como as festas, a música continuará a ser apreciada, mesmo que isso signifique a chegada do palco às nossas salas.
Hospedando um evento virtual: como transformar um evento físico em uma experiência digital
O coronavírus está, sem dúvida, nos obrigando a mudar a forma como operamos em nossas vidas pessoais e profissionais, mas também está fornecendo uma desculpa para sair de nossos moldes e tentar algo que normalmente não consideramos. Embora a mudança de um evento físico para uma experiência digital traga alguns desafios, se você se mantiver organizado e garantir que os participantes estejam preparados, há uma grande chance de você ter um resultado positivo e realizado.
1. Crie uma programação ou itinerário
Como os eventos virtuais não permitem que todos estejam na mesma sala ao mesmo tempo, a organização é essencial para manter as coisas funcionando sem problemas. Ao elaborar uma programação para o dia, a semana ou a duração do seu evento, os participantes podem estar na mesma página virtual. Um itinerário para as atividades do dia ajuda a definir as expectativas e garante que as apresentações ou performances ocorram no horário. Ao criar uma programação de evento virtual, lembre-se de incluir pausas naturais no dia, assim como faria ao hospedar pessoalmente.
2. Envie um aviso com as regras do evento
A transmissão ao vivo um evento em casa pode parecer menos formal do que uma reunião em um espaço compartilhado, mas os parâmetros de polidez e decoro digital ainda existem. Especialmente se o seu evento envolver vários palestrantes ou interações, certifique-se de que todos saibam como silenciar seus microfones e se revezam para falar para que o diálogo não se sobreponha ou se torne ininteligível. Um breve e-mail descrevendo essas regras deve ser suficiente para ajudar a evitar interrupções ou confusões desnecessárias e criar uma atmosfera mais respeitosa.
3. Certifique-se de que os participantes tenham hardware, software e links de reunião necessários
Uma das principais prioridades no planejamento de um evento virtual é verificar se cada participante possui o equipamento necessário e sabe como acessar a reunião. Os participantes provavelmente precisarão de dispositivos ou acessórios específicos para transmitir em tempo real com uma conexão de qualidade; se não, eles podem ser deixados de fora do evento todos juntos. Além do acesso seguro à Internet, uma tecnologia de conferência confiável é essencial, incluindo componentes de hardware ou software. Os participantes do evento podem entrar na reunião a partir de seus navegadores da Web ou precisam baixar um aplicativo ou software específico antes do início do evento? Certifique-se de enviar todos os links da reunião, senhas e instruções para se conectar à reunião com antecedência.
4. Use recursos visuais estimulantes
Os materiais visuais são tão influentes para os eventos virtuais quanto os elementos verbais, mas é importante incluir recursos visuais que melhorem sua apresentação ou reunião, e não a distraiam. Considere incorporar tabelas ou gráficos relevantes, mapas, diagramas ou até mesmo videoclipes em conjunto com a mensagem verbal. O conteúdo visual deve manter seu público envolvido e ouvindo ativamente, portanto, se for adequado que seus recursos visuais sejam interativos, melhor ainda.
Tenha em mente que alguns de seus participantes serão aprendizes visuais que dependem amplamente de imagens, imagens e cores para adquirir informações, enquanto outros serão aprendizes mais audíveis. Mas todos podem realmente se beneficiar da comunicação colaborativa, pois abre novas ideias e fornece clareza sobre estratégias complexas, então peça a participação do público e feedback, se possível.
Vantagens dos eventos virtuais
Deixar de lado nossas expectativas nunca é fácil, especialmente depois de passarmos inúmeras horas planejando e preparando um evento. E, no entanto, em meio a esses tempos sem precedentes, flexibilidade e permanecer conectado são essenciais para nosso sucesso. Mudar de um evento presencial para uma experiência virtual pode ser difícil de imaginar, mas a verdade é que existem algumas vantagens imprevistas em fazer a mudança.
Facilmente acessível
Ao contrário das reuniões que podem limitar os participantes devido a necessidades de viagem, conflitos de agendamento subsequentes ou limitações de espaço físico, os eventos virtuais podem ser acessados por qualquer pessoa com um laptop e uma conexão de banda larga. As conferências virtuais não envolvem voos ou estadias em hotéis e, em vez disso, podem ser transmitidas no conforto da casa. Essa acessibilidade expandida se abre para participantes que, de outra forma, poderiam ter recusado, permitindo maior participação e inclusão em geral.
Poupança de custos
Encontrar maneiras de reduzir o custo de um evento sem comprometer sua integridade é sempre bem-vindo, e talvez poucas coisas sejam mais eficazes para reduzir o orçamento do que hospedar um evento virtual. A transmissão ao vivo reduz os custos associados ao aluguel de um espaço para eventos, bem como a despesa de mesas adicionais, cadeiras, equipe de eventos, bufê e assim por diante. E embora você provavelmente ainda deva uma taxa de palestra ou apresentação, você economizará dinheiro eliminando a necessidade de transporte ou hospedagem para apresentadores e artistas.
Menos contingências
Várias variáveis são frequentemente associadas a eventos presenciais, desde condições climáticas adversas até falta de comunicação com fornecedores e problemas comuns de viagem. Mas a beleza dos eventos online é poder contornar todos esses problemas e se concentrar em detalhes mais importantes. Encontros transmitidos ao vivo não estão sujeitos a chuva, um bufê que esquece os aperitivos ou um grupo de expositores que perdeu o voo. Menos contingências significam resultados melhores e mais consistentes.
Simplifique seus eventos virtuais e torne-os mais realistas do que nunca com o Lifesize
Se você deseja levar seus eventos virtuais para o próximo nível, a Lifesize oferece cobertura. A tecnologia Lifesize permite interações cara a cara imersivas, por meio do uso de ambos equipamento de videoconferência de alta qualidade e ferramentas de software amigáveis. Você pode organizar uma reunião com até 300 participantes ou transmitir seu evento ao vivo com até 10,000 espectadores. Os participantes da reunião podem acessar o evento virtual por meio do aplicativo Lifesize ou junte-se diretamente de seus navegadores da web sem a necessidade de software ou downloads adicionais.
Lifesize emprega criptografia de nível empresarial e práticas de privacidade de dados para proteger os clientes do acesso não intencional à sua comunicação e conteúdo confidenciais. Além disso, para garantir que seus eventos virtuais ocorram sem problemas, você pode atribuir um moderador da reunião quem pode bloquear a reunião, remover participantes perturbadores, ativar e desativar o som de participantes, designar um apresentador e responder a perguntas de bate-papo ou uma “mão levantada” virtual. Agora não há razão para cancelar planos e possibilidades ilimitadas para colocar seu evento virtual em movimento.
Conclusão
Em vez de cancelar seus eventos devido a imprevistos relacionados à pandemia do coronavírus, transforme-os em experiências digitais imersivas. O potencial de envolvimento da comunidade e conexão face a face certamente não é perdido; só parece um pouco diferente no momento. Ao utilizar a tecnologia certa e uma abordagem reinventada, você pode hospedar praticamente qualquer evento virtualmente, desde feiras e reuniões de liderança até casamentos e outros marcos importantes. Portanto, mantenha-se organizado, estabeleça regras básicas e proteja seus recursos visuais para uma experiência digital incrível.
