Como conduzir uma reunião de diretoria bem-sucedida e uma agenda de reuniões da diretoria

As reuniões regulares do conselho são um componente crítico da construção e sustentação de um negócio de sucesso. Para organizações em setores hipercompetitivos, o conselho da empresa desempenha um papel importante na definição da agenda do negócio – determinando prioridades, definindo metas, revisando investimentos estratégicos – tudo isso enquanto trabalha em estreita colaboração com as equipes de gerenciamento executivo para equilibrar as necessidades organizacionais de curto prazo com as de longo prazo. apostas.

Durante e saindo da pandemia, a necessidade desse pensamento estratégico e colaboração não diminuiu. Na verdade, tornou-se ainda mais crucial e desafiador, reforçando ainda mais a necessidade de uma forte liderança, comunicação e alinhamento entre os conselhos de administração e o C-suite.

Dada a enorme importância da reunião do conselho, é imperativo que os líderes da empresa maximizem as interações do conselho, o que significa manter as reuniões em andamento com eficiência e criar um ambiente ideal para colaboração. Neste artigo, discutimos maneiras de realizar uma reunião de diretoria bem-sucedida usando tecnologias modernas para garantir que todas as partes possam participar e estar presentes, independentemente de sua localização.

O que é uma reunião do conselho?

Uma reunião do conselho é uma reunião do conselho de administração de uma empresa, realizada geralmente em determinadas épocas do ano para discutir políticas ou questões em toda a empresa. O conselho de administração determina a estratégia geral de negócios da empresa e os diretores são eleitos pelos acionistas ou pelos membros da organização. Esses tipos de reuniões são importantes porque são uma oportunidade para os responsáveis ​​definirem e discutirem a trajetória da empresa.

Com que frequência eles acontecem?

As reuniões do conselho ocorrem em intervalos definidos, muitas vezes trimestralmente ou semestralmente. Eles podem acontecer com mais frequência, dependendo de como sua empresa funciona e com que frequência seus diretores desejam se reunir para revisar os processos e o andamento da empresa. O objetivo das reuniões do conselho é que os diretores conversem sobre quaisquer problemas que a empresa esteja enfrentando, analisem o desempenho da empresa e discutam novas políticas a serem promulgadas.

Como você conduz uma reunião do conselho?

As reuniões do Conselho podem ocorrer pessoalmente ou em um reunião de diretoria virtual. Hoje, à medida que as organizações retornam gradualmente às sedes e escritórios, um número crescente de reuniões do conselho está ocorrendo ao longo equipamento de videoconferência ou sistemas de sala de reunião, pois a tecnologia oferece clareza incrível e torna a reunião mais impactante para todos os envolvidos. Como você pode imaginar, comunicação não verbal é incrivelmente importante nestes tipos de reuniões.

Se você estiver planejando uma reunião de diretoria virtual ou híbrida, considere uma solução de automação de reunião de diretoria como BoardPAC. BoardPAC integra-se com o Lifesize videoconferência na nuvem e permite que as organizações conduzam reuniões confidenciais com segurança, colaborem e troquem documentos confidenciais.

5 tópicos discutidos em uma reunião do conselho

Como a maioria das reuniões, criando uma agenda manter a reunião no tópico e otimista é importante quando se trata de gerenciamento de tempo e produtividade da reunião. O tempo de todos é valioso e ninguém quer gastá-lo em uma reunião ruim. Ao delinear o que será discutido em sua reunião do conselho, os membros do conselho podem entrar ou entrar na sala de reuniões preparado e focado na agenda em mãos. Normalmente, as reuniões do conselho abrangem esses cinco objetivos:

1. Desempenho da empresa

O primeiro item da agenda geralmente é um resumo do desempenho da empresa desde a última reunião do conselho. Fale sobre se as métricas de desempenho da empresa estão se movendo na direção certa e se as metas foram alcançadas.

Observe os números de vendas, o tráfego de marketing e a participação de mercado. Esta é a sua chance de falar sobre marcos e conquistas, bem como áreas onde a empresa tem oportunidades de melhorar ou crescer. Olhe para as metas perdidas, aumentando as despesas e incidentes com clientes e clientes. Use esta oportunidade para permitir que o conselho discuta o desempenho da empresa e trabalhe para encontrar soluções para falhas e incentivos para vitórias.

As conversas sobre o desempenho da empresa devem ser limitadas a resumos rápidos, com relatórios completos disponíveis para os membros analisarem fora da reunião. Fale sobre os principais pontos problemáticos ou destaques e salve os detalhes para chamadas de acompanhamento.

2. Estratégias futuras

Depois de refletir sobre o que funcionou e o que não funcionou, é bom acompanhar e traçar estratégias sobre o que fazer no futuro para promover o crescimento da sua organização. A maior parte de qualquer boa reunião do conselho deve consistir em discutir quais estratégias futuras serão implementadas e como serão executadas pela empresa.

Muitas vezes, as ideias para novas estratégias são apresentadas pelo C-suite e pelo restante da administração da empresa. Em seguida, cabe aos membros do conselho discutir essas ideias, sua viabilidade e quaisquer mudanças que façam. O objetivo deve ser sempre promover o crescimento, seja em vendas, acréscimos de portfólio de produtos ou expansão para novos mercados.

Esta é a oportunidade da equipe de alinhar essas estratégias e garantir que todos estejam na mesma página com os mesmos objetivos em mente e implementar planos de ação sobre como atingir esses objetivos no prazo determinado.

3. Principais indicadores de desempenho (KPIs)

Depois de concordar com as estratégias, o conselho de administração deve falar sobre os principais indicadores de desempenho atribuídos a essas estratégias. A criação desses planos de ação vem com a identificação de métricas concretas que podem indicar o quão eficazes suas estratégias acabam sendo.

Um KPI é um tipo de medição de desempenho que ajuda você a entender o desempenho da sua empresa. Os KPIs devem ser quantificáveis, alinhados com sua meta e aplicáveis ​​e realisticamente alcançáveis ​​em toda a sua organização. Você pode usar essas reuniões do conselho para definir etapas concretas para cumprir as metas de KPI da sua organização. Algum exemplos de KPIs são pontuações líquidas do promotor (NPS), satisfação e retenção de clientes, vendas por região, taxa de rotatividade de funcionários e taxa de rotatividade de clientes.

4. Problemas e oportunidades

Com a implementação de novos roteiros e estratégias em uma organização, surgem novos obstáculos e desafios. As reuniões do conselho são um ótimo momento para discutir obstáculos e incentivar ideias para contorná-los.

Você também deve dar uma olhada em novas oportunidades que a administração está considerando e falar se vale a pena o tempo e os recursos necessários para buscá-las.

5. Fazendo planos de ação

Depois que todos os detalhes importantes forem discutidos, o conselho poderá então falar sobre os planos de ação que afetarão o futuro da empresa. Esses planos podem ser propostos e votados durante a reunião.

Os planos de ação podem estar relacionados a coisas como processos de vendas aprimorados, uma nova estratégia de marketing, protocolo de integração de clientes, resolução de um problema importante da empresa ou até mesmo definir a agenda para reuniões futuras. Isso garante que todos saibam quais são os próximos passos imediatos.

Melhore a eficiência da reunião do conselho com estas 4 soluções de sala de reunião

A Lifesize fornece uma série de soluções e ferramentas de reunião para garantir que suas reuniões de diretoria — e todas as outras reuniões — sejam o mais eficientes possível, sejam elas hospedadas em uma sala de diretoria formal ou em locais de trabalho remotos distribuídos.

Equipamento de videoconferência

Ícone de tamanho real 700 é a principal solução de videoconferência para salas de reuniões. É um sistema de câmera 4K versátil e de alta qualidade com um incrível zoom de 20X e controles de tela sensível ao toque para flexibilidade de panorâmica/inclinação. Os microfones com redução de ruído e o codec de áudio Opus no Lifesize Phone HD terão vozes mais nítidas do que em uma teleconferência tradicional. Além disso, com Lifesize Connect, o Icon 700 agora pode ser usado com qualquer plataforma de videoconferência na nuvem preferida, incluindo Microsoft Teams, Zoom, Google Meet e outros.

Compartilhamento de tamanho real

Você quer o menor tempo de inatividade possível ao apresentar ao quadro. Brincar com dongles e cabos de tela não é propício para uma boa reunião de diretoria. Com Compartilhamento de tamanho real, você pode compartilhar sua tela e fazer apresentações sem fio em tempo real. Você ainda tem a opção de apresentar do seu telefone sem um computador.

Software de videoconferência

Qualquer um dos membros do seu conselho administrativo pode se conectar a reuniões remotas onde quer que esteja, independentemente do dispositivo que estiver usando. O aplicativo de videoconferência na nuvem Lifesize suporta até 500 vias de chamadas, gravação e compartilhamento de tela, e cada chamada é criptografada para suas discussões seguras e confidenciais.

Quartos Kaptivo

Com todo o planejamento, estratégia e análise de números que podem ocorrer durante as reuniões do conselho, às vezes você só quer desenhar, diagramar ou fazer um brainstorming em um quadro branco. Câmeras digitais de quadro branco Kaptivo permitir que os participantes da reunião do conselho colaborem digitalizando, salvando e compartilhando o conteúdo do quadro branco físico ao vivo na videoconferência.

Conclusão

Com a tecnologia certa, as reuniões do conselho podem ser envolventes e informativas e podem melhorar drasticamente a perspectiva estratégica de sua empresa. Na Lifesize, queremos que você se concentre no conteúdo da reunião, não nas ferramentas com as quais está reunindo. É por isso que oferecemos a capacidade de simplificar completamente suas reuniões de diretoria para que elas sejam realmente sobre a reunião, as pessoas envolvidas, os planos que estão sendo feitos e nada mais.

Perguntas frequentes da reunião do conselho [FAQs]

A realização de reuniões de diretoria bem-sucedidas é uma parte importante da administração de um negócio. Aqui estão algumas perguntas e respostas comuns sobre como tornar sua próxima reunião um sucesso.

Quanto tempo deve durar uma reunião do conselho?

As reuniões do conselho não devem durar mais de duas a três horas. O tempo dos membros do conselho é muito valioso e as reuniões devem se concentrar em tópicos no nível estratégico, com detalhes menores deixados para sincronizações de acompanhamento e horários de reunião separados.

Com que frequência as reuniões do conselho devem ocorrer?

A frequência das reuniões do conselho da sua organização realmente depende da frequência com que os membros do conselho se sentem à vontade para se reunir. Reuniões trimestrais, semestrais e anuais são comuns – qualquer coisa mais frequente é um prazo muito curto para ver o verdadeiro crescimento da empresa ou o progresso nos planos de ação estabelecidos.  

Quem costuma participar das reuniões do conselho?

As reuniões do conselho geralmente são atendidas pelos principais executivos e líderes de departamento, bem como pelos membros do conselho. Qualquer pessoa que seja de interesse para a agenda também pode estar presente.

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