A crise do COVID-19 pegou organizações em todo o mundo de surpresa e deixou as empresas lutando para descobrir como manter suas operações em execução e, ao mesmo tempo, apoiar uma força de trabalho totalmente remota e novos processos de negócios. Um recente Pesquisa de Continuidade de Negócios pela empresa de pesquisa do setor Gartner mostrou que apenas 12% das organizações se sentiam altamente preparadas para o impacto do coronavírus. “Essa falta de confiança mostra que muitas organizações abordam o gerenciamento de riscos de maneira desatualizada e ineficaz”, disse Matt Shinkman, vice-presidente da prática de risco e auditoria do Gartner. “As organizações mais bem preparadas gerenciarão a interrupção causada pelo coronavírus muito melhor do que seus pares menos preparados.”
Eventos catastróficos como a pandemia de coronavírus são impossíveis de prever, portanto, sua organização deve estar preparada com antecedência com um plano de continuidade de negócios. Um plano de continuidade de negócios não apenas ajuda a mitigar os riscos em um evento catastrófico, mas também protege seus funcionários e ativos, garantindo que sua empresa se recupere o mais rápido possível. Estar mal preparado para uma crise pode ser extremamente caro para uma empresa. O Gartner estima, em média, empresas perdem US$ 5,600 a cada minuto durante o tempo de inatividade, o que equivale a uma faixa de US$ 140,000 a US$ 540,000 por hora. Neste blog, explicamos a razão de ter um plano de continuidade de negócios atual e testado e fornecemos dicas para criar um programa de continuidade de negócios que proteja sua empresa em caso de crise.
O que é um Plano de Continuidade de Negócios?
Um plano de continuidade de negócios (BCP) é um documento que descreve os procedimentos para manter as operações, ou retomar rapidamente as operações, durante uma interrupção não planejada, desastre ou crise. Um BCP normalmente identifica os principais socorristas e contém instruções detalhadas que uma organização deve seguir em caso de interrupção significativa.
Por que você precisa de um plano: 5 tipos de crises que sua empresa pode enfrentar
Uma crise pode ser qualquer imprevisto que cause uma situação instável e perigosa para uma empresa. Mais cedo ou mais tarde, não importa o tamanho ou o setor, todas as organizações encontrarão algum tipo de crise. Abaixo estão os cinco tipos mais comuns de crises que uma empresa pode enfrentar.
1. Crise financeira
Uma crise financeira ocorre quando uma empresa perde valor em seus ativos e a empresa deve muito mais dinheiro do que pode pagar razoavelmente. Normalmente, isso ocorre quando há uma mudança repentina no mercado ou uma queda dramática na demanda pelo produto ou serviço da empresa. Por exemplo, um concorrente que lança um produto semelhante, mas superior, com um custo base mais barato, pode fazer com que a demanda por seu produto caia significativamente, resultando em uma perda financeira considerável para sua empresa. Crises financeiras resultam diretamente em perda de valor para uma empresa e podem minar a confiança da empresa entre funcionários, investidores e clientes.
2. Interrupções do sistema ou tempo de inatividade
A tecnologia da informação (TI), bem como os aplicativos e sistemas essenciais de negócios, são essenciais para as operações do dia-a-dia e para manter os negócios funcionando sem problemas. Falhas tecnológicas, ataques cibernéticos, interrupções ou violações de segurança podem prejudicar muito ou encerrar completamente as operações de uma empresa, resultando em enormes perdas para a organização. Notícias frequentes sobre violação de dados ilustram como esse tipo de risco é uma preocupação crescente para as empresas. As interrupções e violações de TI também podem resultar em um grande impacto na reputação do produto ou serviço.
3. Perda não planejada de pessoal-chave
Uma crise de pessoal ocorre quando um funcionário ou um indivíduo-chave associado a uma organização deixa a empresa abruptamente devido a problemas de saúde, má conduta ou outras circunstâncias imprevistas. A perda não planejada de funcionários-chave, principalmente aqueles em cargos de liderança, geralmente tem um impacto duradouro e negativo no desempenho dos negócios. Além disso, se a saída do funcionário for devido a má conduta, a empresa pode sofrer reações adversas e danos à reputação se a ofensa for percebida como um reflexo da cultura da empresa. A mídia social ampliou a velocidade e o alcance da publicidade negativa de má conduta pessoal.
4. Delitos organizacionais
Um delito organizacional ocorre quando a administração de uma empresa voluntariamente e conscientemente se comporta de uma maneira que resulta em consequências negativas para seus acionistas, funcionários ou clientes. Esse tipo de crise pode incluir uma empresa retendo informações vitais, explorando funcionários, adotando políticas enganosas, abusando de poderes gerenciais ou deturpando os produtos ou serviços da empresa. Um fabricante de automóveis que vende seu último modelo de carro com freios defeituosos é um exemplo de empresa que comete um delito organizacional. Se este delito foi não intencional ou planejado, o conhecimento público do delito quase certamente resultará em danos à reputação ou financeiros para a empresa.
5. Desastres naturais
Um desastre natural é qualquer fenômeno cataclísmico que impacta negativamente uma empresa, como um vulcão, um terremoto, inundações, um furacão, um tornado ou um surto de vírus. Os danos causados por essas calamidades são tipicamente de grande escala e podem afetar toda uma área ou indústria ou até mesmo a economia global. A recente pandemia de COVID-19 é um exemplo de desastre natural que afetou negativamente economias, funcionários e organizações em todo o mundo.
Como escrever um plano de continuidade de negócios em 5 etapas
A criação de um plano de continuidade de negócios ajuda a proteger seus ativos e funcionários e oferece a você a melhor chance de enfrentar com sucesso uma crise imprevista. Embora ninguém seja capaz de prever quando e como eventos devastadores afetarão negativamente seus negócios, o gerenciamento de crises é importante, pois ajuda você a se preparar para eles com antecedência.
Para iniciar o brainstorming e a elaboração de seu plano de continuidade de negócios, forme uma equipe composta por funcionários com conhecimento profundo de suas funções e processos de negócios. É especialmente importante incluir representantes multifuncionais abrangendo TI, Recursos Humanos e finanças para determinar quais estratégias e planos são viáveis.
Para aqueles que ainda não criaram um plano de continuidade de negócios, você pode seguir as instruções passo a passo abaixo. Você também pode querer usar um modelo de plano de continuidade de negócios para ajudar a orientá-lo no processo de elaboração.
Etapa 1: realizar uma análise de impacto nos negócios
O primeiro passo no desenvolvimento de um plano de continuidade de negócios para toda a organização é realizar um análise de impacto de negócios e exercício de avaliação de risco. A revisão inicial identificará ameaças à sua organização e determinará como cada crise afetará seus negócios. Tente criar uma lista exaustiva que inclua riscos óbvios – como danos físicos ao seu prédio devido a condições climáticas extremas ou uma mudança repentina no mercado – bem como ameaças obscuras, como um surto de um vírus contagioso. Ao determinar o tempo operacional perdido ou atrasos devido a um desastre ou crise, é importante considerar os melhores e os piores cenários. Uma vez concluído, você vai querer quantificar o impacto financeiro que cada evento pode ter em seu negócio para que você possa planejar adequadamente.
Etapa 2: discutir as opções de recuperação
Sua equipe agora deve discutir estratégias para se recuperar de uma crise e a melhor maneira de restaurar as operações de negócios para cada cenário. Inclua os recursos necessários para executar uma resposta de emergência, cada opção de recuperação e como esses recursos devem funcionar. Para danos aos seus edifícios físicos ou para reduzir a propagação de um vírus, implementar uma pilha de tecnologia e estratégia de TI que pode dar suporte a uma força de trabalho remota e manter suas operações funcionando fora do escritório.
Além disso, muitas empresas terceirizadas oferecem suporte a estratégias de continuidade de negócios e recuperação de tecnologia da informação para funções críticas de negócios. Para interrupções e violações de TI, considere contratar um fornecedor especializado em serviços de prevenção de perda de dados antecipadamente. Dependendo do tamanho da sua organização e dos recursos disponíveis, pode haver muitas opções de recuperação diferentes que podem ser exploradas para cada evento.
Etapa 3: refinar seu plano de continuidade
Agora é hora de mapear cada cenário de crise com seus planos de recuperação para restringir a lista às melhores opções. Decida quais estratégias ajudarão sua empresa a se recuperar o mais rápido possível, mantendo seus funcionários e ativos seguros. Embora você queira ter planos para os melhores e piores cenários, é essencial simplificar os planos com instruções fáceis de entender. Lembre-se, os socorristas e funcionários podem precisar implementar esses planos com apenas um aviso de momento quando ocorrer um desastre.
Passo 4: Treine sua equipe
Um grande plano é tão bom quanto sua execução. É por isso que é crucial que você eduque e treine sua equipe sobre como responder a crises. Primeiro, identifique o pessoal-chave que será o primeiro a ajudar e seguir o plano de continuidade de negócios em caso de emergência. Esses funcionários devem conhecer suas responsabilidades e funções específicas no plano. Embora os socorristas designados precisem de mais treinamento, você deve envolver toda a equipe com o BCP, mesmo que eles não sejam diretamente afetados. Incorpore o treinamento de continuidade à cultura da sua empresa para que todos os funcionários saibam como responder a vários cenários e com quem devem entrar em contato em caso de emergência.
Discutindo a necessidade de uma cultura de continuidade de negócios, a MHA Consulting Richard Long escreve, “Quando uma organização tem uma cultura de continuidade, seus funcionários constantemente se perguntam: como garantir que esse processo, aplicativo ou função permaneça disponível (mesmo em estado degradado) em caso de desastre?”
Etapa 5: mapear a fase de transição
Por fim, mapeie a fase de transição para voltar às operações normais e trabalhar após a crise. Determine quais requisitos precisam ser atendidos antes que as operações de negócios possam ser retomadas. Se seu prédio físico foi danificado, quais etapas precisam ser concluídas antes que os funcionários possam retornar com segurança ao escritório? Se um indivíduo-chave associado à sua organização sair abruptamente devido a má conduta, como você comunicará isso aos seus funcionários e os ajudará a fazer a transição de volta para um fluxo de trabalho normal? Os efeitos de alguns eventos podem ser extremamente pessoais para sua equipe e vão muito além do choque inicial. É importante planejar diferentes cenários de como e quando as operações de negócios podem voltar ao normal após uma crise.
Plano de Continuidade de Negócios na Era COVID-19
A pandemia do COVID-19 representa uma séria ameaça para indivíduos, empresas e economias inteiras em todo o mundo. Muitas empresas implementaram a obrigatoriedade políticas de trabalho em casa para toda a sua força de trabalho para retardar a propagação do vírus. Com a incerteza contínua em torno do coronavírus, as organizações agora enfrentam um novo desafio: como e quando devolver os funcionários ao local de trabalho com segurança. Embora seu foco inicial possa ser trazer seus funcionários de volta ao escritório, você deve manter a segurança, o conforto e o bem-estar de seus funcionários em mente. Aqui estão nossas cinco recomendações para o planejamento de gerenciamento de continuidade de negócios na era COVID-19.
1. Trabalhe em direção a um modelo híbrido de trabalho em casa + escritório
Nem todos os funcionários estarão prontos para retornar ao escritório após a supressão do COVID-19. Alguns precisarão continuar trabalhando em casa por motivos médicos ou pessoais e, portanto, precisam ser contabilizados em seu processo de planejamento. Outros funcionários estarão prontos e ansiosos para voltar à vida no escritório em tempo integral ou podem querer continuar trabalhando remotamente, mas vão ao escritório alguns dias por semana. Considere instituir um modelo de trabalho híbrido com alguns funcionários trabalhando no escritório e outros trabalhando em casa de forma permanente ou rotativa. Isso dá à sua equipe a flexibilidade de trabalhar de onde estiver mais confortável e mantém todos produtivos e engajados durante essa fase de transição. Decida qual é o objetivo do ponto de recuperação de negócios e decida o que funciona melhor para os membros de sua equipe; totalmente remoto, modelo de trabalho híbrido ou ambiente de escritório tradicional.
2. Crie uma pilha de tecnologia que suporte o trabalho remoto
Para dar suporte a uma força de trabalho distribuída composta por funcionários remotos e no escritório, você deve investir em ferramentas que permitem trabalho e colaboração contínuos independentemente da localização de seus funcionários. A tecnologia baseada em nuvem permite que os funcionários trabalhem efetivamente de qualquer lugar onde possam se conectar à Internet. A produtividade e a colaboração não acontecem mais em um único local de escritório. Entregue através da nuvem, vídeo conferência, aplicativos de mensagens e ferramentas de gerenciamento de projetos tornam mais fácil do que nunca para membros de equipes distribuídas se encontrarem, compartilharem ideias e trabalharem juntos de forma integrada, mesmo que não estejam fisicamente juntos.
3. Crie uma cultura de vídeo em primeiro lugar
A satisfação e a felicidade dos funcionários andam de mãos dadas com uma cultura colaborativa e inclusiva. Isso é especialmente importante ao fazer a transição para um modelo de trabalho híbrido composto por funcionários remotos e no escritório. Os funcionários remotos devem se sentir tão informados e incluídos quanto seus colegas no escritório. Crie um cultura de vídeo em primeiro lugar que prioriza o uso de ferramentas de videoconferência para todas as reuniões de equipe, em vez de chamadas de conferência somente de áudio ou ferramentas baseadas em texto. As interações presenciais ajudam as equipes com trabalhadores remotos a se manterem engajadas durante as reuniões e a construir relacionamentos colaborativos e autênticos.
4. Reduzir a transmissão de coronavírus no escritório
A melhor maneira de impedir a propagação do vírus no local de trabalho é manter os germes fora do escritório em primeiro lugar. Isso começa com a educação de sua força de trabalho sobre os sinais e sintomas do COVID-19 e incentivando os funcionários a ficarem em casa se ficarem doentes. Além disso, os funcionários devem seguir Diretrizes do CDC para o distanciamento social no escritório e pratique uma boa higiene lavando bem as mãos ao longo do dia. As estações de trabalho precisarão ser adequadamente espaçadas e completamente desinfetadas e limpas todos os dias para reduzir a propagação do vírus.
5. Crie uma estratégia de contingência
Seu plano de continuidade de negócios para retorno ao trabalho pós-COVID-19 deve incluir uma estratégia de contingência caso haja um surto do vírus no escritório. A chave para uma estratégia de contingência sólida que impeça rapidamente a propagação do vírus é a preparação e a comunicação. Entre em contato com sua equipe imediatamente se um funcionário testar positivo para o vírus ou entrar em contato com uma pessoa infectada. Os funcionários devem poder começar a trabalhar remotamente com curto prazo. Isso significa que os funcionários precisarão levar seus laptops e trabalhar com eles em casa diariamente.
Conclusão
Raramente recebemos aviso prévio de que um evento catastrófico está prestes a ocorrer. Mesmo com algum tempo de espera, várias coisas podem dar errado à medida que os eventos se desenrolam de maneiras inesperadas. Um plano de continuidade de negócios eficaz é a melhor rede de segurança para uma organização que enfrenta uma crise. Embora custos e tempo estejam envolvidos na criação do plano, um BCP é inestimável para sua empresa. Planos bem pensados e executados dão à sua empresa a melhor chance de manter seus funcionários e ativos seguros enquanto mantém ou restaura as operações em tempo hábil durante uma crise.
