A comunicação é como construímos e mantemos relacionamentos, não apenas em nossas vidas pessoais, mas também no local de trabalho com colegas de trabalho, parceiros e clientes. E principalmente em tempos de pandemia, a comunicação é fundamental.

Para que as empresas funcionem com eficiência e prosperem, elas precisam implementar estratégias de comunicação claras. Além disso, ter as ferramentas de comunicação corretas também é essencial. Neste artigo, exploraremos a importância da comunicação no local de trabalho, além de fornecer dicas para desenvolver uma estratégia de comunicação eficaz para sua organização.

O que são estratégias de comunicação?

As estratégias de comunicação são planos de ação para melhorar a comunicação dentro de uma organização. Além de estabelecer metas para um plano bem-sucedido, uma estratégia de comunicação normalmente envolve a seleção de ferramentas para permitir uma combinação estratégica de estilos de comunicação verbal e não verbal. O uso de estratégias de comunicação no local de trabalho aumenta o conhecimento da empresa, facilita a comunicação entre departamentos e, em última análise, torna os processos de negócios mais simplificados e eficientes.

8 estratégias de comunicação para um local de trabalho mais eficaz

A comunicação eficaz ajuda os membros da equipe a construir relacionamentos fortes e contribuir positivamente para a cultura da empresa e o crescimento geral da empresa. Aqui estão oito dicas para ajudá-lo a implementar uma estratégia de comunicação eficaz em sua organização:

1. Use ótimas ferramentas de comunicação

Existem muitas ferramentas que você pode usar para tornar a comunicação interna em sua equipe mais eficaz, incluindo:

  • Tamanho natural – A Lifesize oferece uma solução de videoconferência baseada em nuvem fácil de usar que você pode usar em seus dispositivos pessoais ou integrar em salas de conferência para permitir comunicação instantânea face a face com membros da equipe remota. A qualidade de imagem 4K realista faz com que pareça que você está reunido na mesma sala, e o compartilhamento de conteúdo de ultra-alta definição garante que a qualidade e os detalhes do seu trabalho sejam mantidos durante apresentações importantes.
  • Segunda-feira – Monday é uma ferramenta de gerenciamento de projetos que permite que os gerentes planejem, organizem e acompanhem as tarefas e o progresso de sua equipe em um espaço visual e colaborativo. Segunda-feira torna mais fácil manter-se atualizado fluxo de trabalho da sua equipe assim como o seu.
  • Slack or Teams – Tanto o Slack quanto o Microsoft Teams oferecem canais de comunicação instantânea rápidos e eficazes para sua equipe (incluindo as importantes integrações .GIF).

2. Reúna-se com os funcionários regularmente

Outro método de comunicação que funciona é reunir-se regularmente com sua equipe, isso ajuda a melhorar a comunicação e a colaboração. Para equipes com funcionários remotos, uma videoconferência é uma solução perfeita para que todos possam se encontrar pessoalmente. Ao contrário das chamadas de áudio, as chamadas de videoconferência permitem que você realmente veja as expressões faciais e a linguagem corporal para que todos possam entender completamente como algo está sendo comunicado. Você também pode grave sua reunião para os membros da equipe que não puderam comparecer à teleconferência para revisão posterior.

3. Reconhecer Conquistas

Como gerente ou líder de equipe, é importante manter o moral elevado e a motivação forte. Ao reconhecer publicamente as conquistas individuais e da equipe, você mostrará que percebe e se preocupa com sua equipe e com o desempenho deles. O reconhecimento de conquistas pode ter um impacto positivo no desempenho e aumentar a produtividade.

4. Dê instruções claras

Uma área em que a comunicação tende a falhar é na forma como os líderes de equipe comunicam as instruções. A comunicação pouco clara pode causar atrasos ou interromper completamente um projeto. Certifique-se de incluir instruções detalhadas para cada tarefa ou projeto. Você pode entregar essas instruções por e-mail, uma ferramenta de gerenciamento de projetos, bate-papo por vídeo ou todos os itens acima. Instruções claras tornam mais fácil para sua equipe acertar as coisas na primeira vez.

5. Crie um ambiente aberto

Para abrir o fluxo de comunicação, você precisa garantir que os membros de sua equipe se sintam à vontade o suficiente para chegar até você quando tiverem um problema, cometerem um erro ou tiverem uma pergunta. Todos nós já ouvimos a frase “Minha porta está sempre aberta”, mas isso não é exatamente fácil de fazer quando sua equipe está espalhada por todo o mundo. Ao deixar claro para sua equipe que eles podem entrar em contato com você para qualquer coisa, seja pessoalmente ou por videochamada, você fará com que eles se sintam confortáveis ​​e criem um ambiente aberto de comunicação.

6. Arranje tempo para encontros individuais

De acordo com a criação de um ambiente aberto, é importante organizar reuniões individuais com cada membro da equipe para dar a eles a oportunidade de chegar até você com perguntas, problemas ou sugestões. As conversas individuais são ótimas oportunidades para conversar com os membros da equipe sobre seu desempenho, com o que eles estão lutando e como você pode apoiá-los melhor. Eles podem trazer à luz algumas coisas que não se sentiram à vontade para compartilhar em um ambiente de grupo. As reuniões individuais também podem ajudá-los a se sentirem valorizados como indivíduos.

7. Use recursos visuais

Não tenha medo de utilizar diferentes métodos de comunicação para ajudar a transmitir seu ponto de vista. As pessoas muitas vezes perdem detalhes se não tiverem uma referência visual para voltar – especialmente se não forem ótimas em reter informações auditivas. Os quadros brancos promovem a criatividade e tornam o conteúdo visualmente atraente e mais fácil de absorver e reter. Kaptivo com Lifesize Share™ permite capturar e compartilhar o conteúdo do quadro branco em tempo real durante as videoconferências. Após a reunião, certifique-se de enviar quaisquer apresentações de slides ou sessões Kaptivo que foram compartilhadas durante a reunião como um lembrete visual do que foi discutido durante a reunião.

8. Esteja aberto ao feedback

Os gerentes precisam perceber que a comunicação bidirecional também é importante. Comunicação aberta significa que você precisa estar aberto para receber feedback dos membros de sua equipe para melhorar sua própria comunicação e liderança/estilo de gestão. Tenha um sistema em que os membros da equipe possam enviar feedback facilmente, talvez por e-mail, pessoalmente ou anonimamente. Incentive os membros da equipe a darem sugestões sobre o que pode ser melhorado para aumentar a satisfação dos funcionários e como a equipe pode se comunicar melhor com ideias para o futuro da empresa.

3 Benefícios de Estratégias de Comunicação Eficazes

A comunicação desempenha um papel importante na forma como as empresas trabalham, colaboram e até mesmo socializam. A má comunicação no local de trabalho pode levar a uma série de problemas dentro de uma organização.
Um estudo descobriu que 45% dos trabalhadores dos EUA estão insatisfeitos com a forma como a alta administração se comunica e afeta negativamente o engajamento dos funcionários. Isso resulta em funcionários se sentindo fora do circuito, desconectados e desconhecidos.

Por outro lado, quando os funcionários sentem que estão sendo ouvidos, isso cria uma impressão positiva. ambiente de trabalho ideal, aumenta a produtividade e fomenta a inovação no local de trabalho.

1. Um Local de Trabalho Positivo

Um ambiente de trabalho positivo começa com uma base colaborativa. Incentivar os membros da equipe a fazer perguntas e expressar suas opiniões os ajuda a se sentirem empoderados, aumenta a colaboração da equipe e dá a eles um senso de comunidade que contribuirá para o sucesso do grupo. Em última análise, uma equipe que se concentra em construir camaradagem da equipe é uma equipe mais forte que está feliz e ansiosa para trabalhar em conjunto

2. Maior produtividade

Ao se comunicar de forma eficaz, você pode entender melhor as habilidades, a experiência e os talentos de seus funcionários. Isso torna mais fácil fornecer orientações claras e atribuir tarefas aos membros da equipe com as habilidades mais apropriadas. Além disso, a implementação de estratégias de comunicação eficazes ajuda as equipes a colaborar melhor, cometer menos erros e aumentar a produtividade. Em uma pesquisa recente com usuários do Lifesize, 99% dos entrevistados concordaram com a opinião de que comunicação e colaboração aprimoradas levaram a uma maior produtividade para suas equipes.

3. Maior inovação

Quando os funcionários sentem que podem comunicar suas ideias e opiniões abertamente, sem medo do ridículo, é muito mais provável que tragam novas ideias para a mesa. Ao compartilhar ideias e abrir canais de comunicação, você pode aumentar a inovação em sua organização.

Como a MLB melhorou a comunicação e aumentou a participação nas reuniões usando o Lifesize

A Major League Baseball é a liga esportiva profissional mais histórica dos Estados Unidos, levando 73 milhões de pessoas aos estádios da América do Norte com eventos como o World Baseball Classic e o All-Star Game. Esses eventos exigem meses de preparação e coordenação com mais de 50 pessoas espalhadas por vários locais.

Tendo usado anteriormente apenas software de chamada de audioconferência para suas reuniões globais, eles perceberam que o engajamento era baixo e as pessoas costumavam realizar várias tarefas durante as chamadas.

Em preparação para o World Baseball Classic em 2017, a Major League Baseball decidiu que precisava tornar suas reuniões mais eficientes, eficazes e envolventes, parceria com a Lifesize. Por meio do software de videoconferência Lifesize e dos sistemas de sala de conferência totalmente integrados, eles transformaram completamente a maneira como se comunicam e colaboram.

Durante um teste, a MLB notou que as pessoas estavam mais engajadas e que havia menos falhas de comunicação. Esse sucesso encorajou mais pessoas em todo o mundo a participar das reuniões via Lifesize.

A participação nas reuniões da Major League Baseball cresceu 42% em comparação com o torneio anterior em 2013. 

“Do ponto de vista de TI, foi simples de implementar, flexível para nossas necessidades e igualmente fácil para nossos funcionários remotos.” — Daniel Gainey, gerente de operações de TI da MLB

Lifesize agora se tornou um acessório permanente no portfólio de tecnologia de eventos da Major League Baseball e será usado para todos os eventos futuros.

Conclusão

A produtividade geral aumenta quando as empresas têm uma estratégia de comunicação eficaz. Por meio de reuniões regulares individuais e de equipe, você pode melhorar a forma como se comunica no local de trabalho. No entanto, para empresas globais com membros da equipe localizados em diferentes cidades, a comunicação em toda a organização pode ser um pouco mais desafiadora. A plataforma baseada em nuvem da Lifesize facilita a conexão face a face e ajuda as organizações a melhorar sua estratégia de comunicação.