À medida que os segundos chegam ao topo da hora, uma dúzia de pés começa a se juntar logo abaixo do vidro fosco de privacidade da porta da sala de reuniões. Você sabia do risco que estava correndo quando se agachou sem lei naquela sala de conferências. O gabarito está em alta. É hora de se entregar e devolver o quarto ao seu legítimo proprietário. Agachar-se simplesmente não vale o estresse, não quando você aprende a maneira certa de reservar salas de conferência para suas reuniões.
A causa raiz do acampamento na sala de conferências
Quando você compartilha um espaço comum, seja um apartamento com colegas de quarto ou um ambiente de escritório, um número limitado de salas de conferência pode causar tensão. Os conflitos de agendamento vêm tanto da falta de salas disponíveis quanto de salas mal equipadas para uma ampla variedade de tipos de reuniões. E, a menos que seus quartos estejam configurados para reservas, os conflitos de agendamento continuarão a surgir.
Falta de espaço disponível para reuniões
Escritórios ocupados são propensos a ter problemas de espaço para reuniões e reserva de salas, especialmente durante os horários de pico. Pode haver espaços insuficientes disponíveis para várias reuniões ao mesmo tempo, ou as próprias salas podem ser mal utilizadas para os tipos de reuniões que estão apoiando. Muitas reuniões são entre apenas duas ou três pessoas que seriam melhor atendidas em um sala de reunião em vez de uma grande sala de conferências construída para 10 pessoas.
Quartos mal equipados
Todas as suas salas estão equipadas com equipamentos de videoconferência e apresentação em funcionamento? Caso contrário, suas equipes podem estar acampando em salas de alto valor porque precisam de acesso à tecnologia para ajudá-las a fazer seu trabalho. Se atrapalhar com as soluções de vídeo e apresentação do kit DIY pode deixar suas equipes lutando para fazer suas reuniões funcionarem, em vez de discutir itens da agenda e registrar itens de ação.
Integrações de calendário de agendamento de sala de conferência
Um sistema integrado de agendamento de salas de conferência oferece às suas equipes a capacidade de visualizar a disponibilidade de salas de reunião, evitar reservas duplas e reservar salas convidando-as para suas reuniões como faria com qualquer outro participante da reunião. Veja como funciona:
Os sistemas de sala de conferência Lifesize integram-se ao Microsoft Exchange®, Office365® e Google Calendar™, tornando as salas reserváveis diretamente de seus aplicativos de calendário existentes. Na sala, o telefone exibe uma lista contínua de horários disponíveis e solicitará automaticamente aos usuários que iniciem a chamada assim que os membros entrarem na sala e a reunião começar.
5 maneiras de melhorar seu processo de reserva de sala de reunião
1. Configurar equipamento de sala de conferência reservável
Os sistemas de sala de conferências Lifesize podem ser configurados para integração de calendário criando uma caixa de correio de sala no Microsoft Exchange, Office 365 ou G Suite™ e inscrevendo o sistema de sala de conferência na caixa de correio. Isso garante que a agenda de reuniões do seu escritório seja totalmente sincronizada, ajudando você a evitar problemas de agendamento.
2. Crie mais espaços de reunião improvisados
Adicione flexibilidade à sua cultura de reunião implementando espaços de reunião improvisados em todo o escritório. Mesmo algo como um balcão de café expresso ou um pequeno sofá pode ser perfeito para duas pessoas repassarem um projeto ou fazerem uma videochamada do cliente.
3. Faça Salas de Aconchego Só para Pessoa Física
Crie salas de reunião não reserváveis projetadas para duas a quatro pessoas para que suas pequenas equipes possam se reunir e trabalhar sem ocupar suas grandes salas de conferência.
4. Coopere com seus pares
Você está usando a sala de reuniões para praticar uma apresentação enquanto sete outros membros da equipe precisam dela para um cliente? Se sim, tente ser flexível. Se puder ceder a sala de reuniões para algo mais urgente, faça-o. Eles estarão mais propensos a retribuir o favor no futuro.
5. Use uma agenda de reuniões para manter as reuniões no horário
Quando sua reunião se prolonga, pode reduzir o tempo de chamada do próximo grupo - o que pode custar a eles aquele novo cliente que eles estão tentando ligar. Confira nosso guia sobre como criar uma agenda de reunião que funcione (completo com um modelo de agenda de reunião gratuito).
Como o Evolution Gaming facilitou as reuniões com o Lifesize
Problemas de agendamento de salas de conferência são comuns em empresas em todos os lugares. Veja como um negócio, Evolution Gaming, foi capaz de criar um sistema simplificado de reservas e agendamento com o Lifesize.
Desafio:
Com mais de 250 funcionários em escritórios em todo o mundo, além de estúdios e equipes satélites em toda a Europa, a Evolution Gaming precisava de uma solução rápida e simples de colaboração e agendamento de reuniões.
Alternativa?
A Evolution Gaming trabalhou com a Lifesize em uma solução de videoconferência para agendar reuniões e realizar chamadas por meio de sistemas de vídeo de sala e participantes móveis.
“Podemos ser uma empresa técnica, mas precisávamos de uma solução para todos. Tudo o que os usuários precisam fazer agora é inserir um nome de usuário e senha e clicar em um nome ou em uma sala de reunião. Cada funcionário pode acessar ou hospedar uma reunião de seu próprio computador ou telefone, a qualquer momento – é simples assim.”
— Alex Haywood, chefe de infraestrutura, Evolution Gaming
A empresa agora está usando a videoconferência Lifesize para realizar sessões de brainstorming; facilitar comunicações ad hoc, diárias e semanais; e realizar entrevistas e arremessos. Os usuários podem compartilhar suas telas, apresentar documentos e usar funções de bate-papo instantâneo, e a empresa pode mostrar os próximos produtos e planos com licenciados em todo o mundo.
Conclusão
Problemas de agendamento de sala de conferência e reserva de videochamada podem causar grandes atrasos em seus negócios. Todos em sua empresa - no escritório ou no exterior - se beneficiarão de um sistema simplificado. Evite erros comuns de agendamento de salas de conferência com um conveniente sistema de reserva de salas de conferência da Lifesize.
