Se você tivesse a chance de projetar a sala de conferências dos seus sonhos, como ela seria?

Talvez isso seja algo em que você não tenha passado muito tempo pensando. Tudo bem; na maioria das vezes, a sala de conferência ideal é aquela que enfatiza a conferência, não a sala. O design deve facilitar o uso do espaço para conectar, comunicar e colaborar com outras pessoas – não chamar a atenção para si mesmo.

Ao criar ou redesenhar uma sala de conferências, aproveite a oportunidade para pensar além das necessidades básicas. Aqui estão 7 dicas para guiá-lo para uma sala que possibilite a produtividade e inspire a criatividade. 

O design e o layout de uma sala de conferências são importantes porque definem a estrutura para o trabalho que ocorre dentro dela. Se você administra uma empresa que valoriza a transparência, a abertura e a inclusão, provavelmente não se sentirá servido por uma sala de conferências escura, sem janelas e com painéis de madeira.

O design ideal de uma sala de conferências deve refletir os valores e os requisitos da empresa que a criou. Mais importante, ele precisa atender às necessidades físicas e tecnológicas dos membros da equipe que realmente o usarão – isso inclui equipar sua sala com o sistema de videoconferência certo e fornecer a seus funcionários as ferramentas necessárias para colaborar com sucesso. As características do espaço, instalações e equipamentos que ele contém precisam abordar visibilidade, acústica, conectividade e acessibilidade para os usuários. 

A coisa mais importante a lembrar é sempre projetar com a produtividade em mente. Aqui está como.

7 dicas de design de sala de conferência para um local de trabalho mais produtivo 

A força de trabalho de hoje exige o design moderno de sala de conferências. Quando você tiver a chance de criar ou redesenhar uma sala de conferências, aproveite a oportunidade para pensar além das necessidades básicas de uma mesa, cadeiras e uma tela de projetor. Aqui estão sete dicas para guiá-lo para uma sala que permite a produtividade.

1. Invista em equipamentos de áudio e vídeo de alta qualidade

A configuração A/V da sua sala de conferências deve estar atualizada, além de ser fácil de configurar e operar. Ele precisa ser poderoso o suficiente para que problemas de velocidade, conectividade e resolução não atrapalhem apresentações ou vídeo conferência fluxos. Quando seu equipamento está propenso a falhas, tem problemas de conexão recorrentes ou está simplesmente desatualizado, você não poderá usar seu espaço de reunião com eficiência.

É por isso que a Lifesize se manteve tão focada em fornecer soluções inovadoras equipamento de videoconferência que é construído para fornecer a melhor experiência de reunião possível. Em A/V, isso inclui os inovadores sistemas de alta definição que desenvolvemos em 2003 e nosso recém-lançado, redefinindo a indústria Sistemas de videoconferência 4K. Ao usar o equipamento de áudio e vídeo Lifesize, sua sala de conferência estará pronta para qualquer videoconferência, chamada em conferência or transmissão ao vivo você pode imaginar.

2. Respeite o Espaço Pessoal

Ninguém gosta de entrar em uma reunião de quinze pessoas em uma sala de conferências feita para caber apenas dez. Se os membros de sua equipe estão gastando tempo tentando descobrir como se sentar confortavelmente sem bater nos cotovelos com as pessoas sentadas ao lado deles, eles não poderão dedicar toda a atenção à reunião.

Certifique-se de que sua sala de conferência foi projetada para acomodar o número de pessoas que realmente precisarão usá-la simultaneamente. Em seguida, forneça-o adequadamente e de uma maneira que não convide a preenchê-lo além da capacidade pretendida. Se uma sala de conferência for projetada para acomodar dez pessoas, encontre dez cadeiras confortáveis ​​e correspondentes e coloque-as naquela sala.

3. Escolha as cores certas

Sua marca quase certamente tem suas próprias cores de assinatura. Os designers de interiores que montaram seu espaço de escritório provavelmente também estavam trabalhando com um esquema de cores específico. Quando se trata das cores das paredes e dos móveis da sua sala de conferências, pode parecer que as grandes decisões já foram tomadas para você.

No entanto, na medida em que você pode trazer novas ideias e opções para o design da sua sala de conferência, existem algumas opções. Cores brilhantes como branco, azul claro, verde e amarelo podem fazer com que a sala pareça maior. Um pouco de cor também pode aumentar a criatividade – especialmente se a paleta existente for monótona.

4. Invista em Móveis Móveis

Algumas reuniões são assuntos sérios, onde todos se sentam muito quietos e quietos à mesa. Embora não haja nada inerentemente errado com isso, para algumas empresas, a comunicação eficaz requer mais energia cinética. Ser capaz de se movimentar, reorganizar os assentos, representar algo ou trazer elementos físicos para as reuniões pode fazer toda a diferença no mundo.

Considere móveis leves, reconfiguráveis ​​ou em rodízios se houver alguma chance de suas reuniões se transformarem em uma atividade - ou se você quiser apenas a capacidade de mudar as coisas facilmente.

5. Deixe entrar luz natural

Vamos encarar: ninguém está pensando melhor sob o brilho estéril dos tubos fluorescentes. Se você quiser que as pessoas se sintam confortáveis, acordadas e vivas enquanto estão presas em uma sala de conferências, permita que a luz natural entre no espaço.

A iluminação natural faz com que os quartos pareçam maiores, enchendo-os de luz brilhante e quente. Não prenda os membros de sua equipe em uma caverna escura e espere que eles façam um brainstorming de novos insights grandes e brilhantes. Experimente um pouco de luz solar para ajudar suas ideias a crescer e florescer.

6. Mantenha a distração ao mínimo

Janelas voltadas para paisagens bucólicas, ou mesmo estacionamentos chatos, são uma ótima maneira de deixar entrar luz natural útil. No entanto, algumas janelas podem se tornar uma distração para os membros da equipe. Isso leva a mentes e globos oculares vagando no meio de uma longa reunião ou apresentação.

Se a sua sala de conferência tiver janelas, certifique-se de que elas não estejam voltadas para uma parte agitada e de alto tráfego de seu escritório ou qualquer outro lugar que possa ser visualmente perturbador.

7. Mantenha seus clientes em mente 

A maioria dessas dicas foi centrada nas necessidades da sua empresa e dos membros de sua equipe. Afinal, eles serão os principais usuários das salas de conferência. É vital considerar também os interesses de seus clientes.

Se você espera incluir clientes em um número significativo de reuniões em sua sala de conferências, certifique-se de que eles se sintam à vontade. Ao projetar sua sala de conferências, certifique-se de levar em conta as necessidades ou expectativas relacionadas ao setor. Considere também sua localização geográfica, sua cultura ou qualquer outra coisa que possa ser um fator importante na condução dos negócios com sucesso.

Bônus: o melhor equipamento de videoconferência para sua sala de conferência

Como mencionamos na Dica nº 1, equipamentos de áudio e vídeo de qualidade são fundamentais, especialmente no ambiente empresarial multimídia de hoje, sempre conectado. Não tenho certeza de que tipo de solução de videoconferência se adequaria melhor à sua sala de conferências? Aqui estão três produtos da Lifesize para colocar sua sala de conferências em funcionamento:

Ícone de tamanho real 700

Perfeito para uma grande sala de conferência, o sistema de videoconferência Icon 700 possui feeds de vídeo 4K e a capacidade de apresentar compartilhamento de conteúdo 4K em movimento total.

Tamanho real do telefone HD

Expanda o áudio cristalino para toda a sala com este microfone e telefone de conferência com tela sensível ao toque que reduz automaticamente o ruído ambiente e direciona sua captação de áudio para quem estiver falando.

Compartilhamento de tamanho real

Permita que qualquer pessoa - clientes, convidados, funcionários - compartilhe telas sem ter que mexer em cabos e dongles da maneira mais intuitiva possível.

Aprenda a projetar, configurar e implantar a sala de reuniões perfeita com base em suas necessidades exclusivas.

Conclusão

Duas empresas não terão exatamente os mesmos critérios para o que constitui uma sala de conferência ideal. Existem algumas coisas que são universalmente benéficas – boa iluminação, muito espaço para se movimentar e, o mais importante, um sistema de videoconferência confiável e de alta qualidade.

Agora que você tem nossas sete dicas para o design moderno de salas de conferência, você terá uma noção melhor do que esperar ao determinar os elementos necessários. O uso dessas estratégias ajudará você a ter ideias sólidas para salas de conferência e colocar a produtividade no centro do design moderno da sua sala de conferências.