Mais e mais empresas estão reconhecendo os benefícios de “indo remoto.” Além de permitir que as empresas aproveitem um pool global de talentos muito além de onde a empresa possui escritórios, ter uma equipe remota pode ajudar as empresas a reduzir significativamente os custos de viagens – estimados em mais de US$ 111 bilhões anualmente.
Mas ter uma equipe distribuída tem seus desafios. Com funcionários trabalhando juntos em vários locais e fusos horários, os fios literais e figurativos podem ser cruzados, criando silos e diminuindo os esforços de colaboração. Isso leva à falta de comunicação e ineficiência. Para resolver esses problemas, muitos empresários, gerentes de projeto e profissionais de TI recorrem a soluções de tecnologia, com ferramentas de gerenciamento de projetos e soluções de videoconferência entre as mais populares.
Abaixo, exploramos por que a colaboração entre equipes é tão importante para o desempenho, a cultura e o trabalho em equipe funcional da empresa. Também abordaremos as várias abordagens que as empresas estão adotando para maximizar o talento remoto para novas ideias e novas perspectivas, mantendo uma força de trabalho colaborativa e eficiente.
O que é colaboração entre equipes?
A colaboração entre equipes é quando um grupo de pessoas com diferentes tipos de experiência de diferentes departamentos se reúne para alcançar um objetivo comum. A colaboração multifuncional permite que um grupo de pessoas com diferentes conhecimentos – por exemplo, marketing, finanças, recursos humanos, etc. – trabalhem juntos para resolver um problema. Esse tipo de colaboração pode ser poderoso, levando a melhorias significativas e soluções inovadoras.
Colaboração multifuncional na era das equipes distribuídas
A colaboração teve um enorme impacto na maneira como as pessoas trabalham juntas em todo o mundo. Com ferramentas como software de videoconferência, as empresas não mais se limitam a contratar profissionais para trabalhar em sua sede principal; os funcionários podem trabalhar com a mesma eficácia que uma equipe de todo o mundo.
Quanto mais bem equipados seus funcionários estiverem, mais eles colaborarão e terão sessões de trabalho significativas e produtivas. Com tecnologia e canais de comunicação inteligentes e de alta qualidade, você pode garantir que as equipes multifuncionais interajam regularmente umas com as outras. Por exemplo, os membros da equipe podem compartilhar atualizações em tempo real sobre projetos, distribuir informações em questão de segundos e conduzir reuniões de equipe. Também promove a formação de equipes e permite que você se conecte com profissionais altamente qualificados fora de sua rede imediata.
7 dicas para melhorar a colaboração entre equipes
Em um artigo do Harvard Business Review, estudo de 95 equipes em 25 corporações líderes, 75% das equipes multifuncionais são consideradas “disfuncionais”. Isso significa que muitas, se não a maioria, dessas empresas estão lutando com ineficiências caras e cultura da empresa.
Não faça parte desses 75%. Siga estas sete dicas para melhore sua colaboração entre equipes na sua empresa.
1. Mostre boa liderança
Uma boa liderança é fundamental para a capacidade de uma equipe multifuncional de atingir metas. Portanto, os líderes de equipe precisam garantir que sejam visíveis e acessíveis à equipe. Embora eles não possam participar de todas as reuniões, os líderes de equipe precisam ser flexíveis e facilmente contactáveis sempre que possível para obter apoio e adesão dos executivos.
2. Promover a diversidade
A colaboração entre equipes significa literalmente criar um grupo de pessoas com diferentes conjuntos de habilidades e novas perspectivas para se unir e trabalhar em um projeto. A diversidade em termos de habilidades, experiência, localização, cultura, antiguidade, etc. que cada membro da equipe traz para o grupo deve ser comemorada. Promove uma nova maneira de abordar as tarefas e a oportunidade de aprender novas habilidades.
3. Comunique-se claramente
Como mencionado, uma boa comunicação é fundamental para o sucesso de qualquer equipe, por isso deve ser fácil para os membros da equipe se comunicarem de forma clara e eficaz. E embora as reuniões sejam importantes, as melhores equipes entendem como limitá-las para manter esses pontos de contato super produtivos. Isso não apenas ajuda a garantir que todos permaneçam focados nas metas e objetivos, mas também permite que todos se mantenham atualizados com o que os outros membros da equipe estão fazendo e como o projeto está progredindo.
Embora possa ser mais conveniente usar ferramentas de mensagens online, ainda é muito importante ter conversas cara a cara com funcionários remotos para estabelecer um melhor relacionamento e entender completamente como eles estão se saindo na tarefa em mãos. Não só promove a transparência e franqueza do andamento do projeto, mas também obtém respostas às perguntas mais rapidamente, facilitando o andamento do projeto.
4. Defina as expectativas
Uma vez que todos na equipe cruzada tenham se conhecido, é hora de estabelecer o propósito geral da equipe. Para atender aos objetivos de negócios, o seguinte precisa ser definido: metas do projeto, funções individuais, tarefas específicas, expectativas, orçamento, recursos e cronograma. Os incentivos também devem ser alinhados para que os Indicadores Chave de Desempenho (KPIs) possam ser rastreados de forma eficaz.
Estes devem ser acordados por todos os colaboradores da equipe cruzada para garantir ainda mais a adesão e entender como todos podem trabalhar juntos.
5. Use ferramentas de colaboração online
Ferramentas de colaboração foram inventados para tornar mais fácil para as pessoas trabalharem juntas onde quer que estejam no mundo. Ferramentas como Tamanho natural permitem que equipes multifuncionais trabalhem melhor em conjunto com mensagens instantâneas e chamadas de vídeo. Outras ferramentas de gerenciamento de projetos, como Asana e Trello ajudar as equipes a acompanhar suas próprias tarefas, bem como o progresso da equipe geral e do cronograma do projeto.
6. Reconheça as conquistas
Trabalhar em equipe tem seus altos e baixos. Portanto, as vitórias precisam ser comemoradas!
Laços mais fortes entre o grupo são criados quando você trabalha em conjunto e reconhece os esforços e o sucesso de seus colegas. Alcançar marcos ou avanços do projeto acontecem em quase todos os projetos, mas a importância de reconhecê-los aumenta o moral e mantém a motivação do grupo.
7. Acompanhe os KPIs
Obviamente, os KPIs são importantes para o sucesso de qualquer projeto. Eles fornecem um foco e um objetivo para trabalhar. Para atender aos KPIs de forma eficaz, cada membro da equipe multifuncional precisa ter clareza sobre o que é responsável, bem como entender o que os outros membros são responsáveis. Isso reduz a sobreposição de tarefas e garante que todos estejam medindo os resultados de seus esforços.
Quatro benefícios da colaboração entre equipes
A colaboração geralmente acontece organicamente quando se trabalha em equipe, especialmente se uma equipe estiver toda fisicamente presente na sala.
No entanto, a colaboração orgânica é menos provável de ocorrer quando as equipes estão espalhadas por diferentes departamentos e localizações geográficas. Ironicamente, essas situações são quando mais precisamos. Aqui estão algumas maneiras pelas quais a colaboração entre equipes pode incentivar o trabalho em equipe e melhorar a produtividade de todos os envolvidos.
Múltiplas ideias e soluções surgem
Todo mundo olha para um problema de forma diferente. Ter perspectivas diversas – como ter vários departamentos abordando um problema – pode ajudá-lo a encontrar uma solução melhor e completa que se aplique a todos na sala. Dessa forma, todos os departamentos são representados e todas as preocupações são expressas, instigando um ambiente para novas ideias, novas estratégias e métodos aprimorados de fazer as coisas.
Todos aprendem mais
Ter a oportunidade de ouvir todos os departamentos falarem em nome do mesmo problema ou projeto ajuda todos a entender como todas as equipes estão conectadas. todos os envolvidos conseguem ver o quadro geral e a importância de seu papel específico para alcançar um único objetivo, e todos podem aprender um pouco sobre o que os outros membros da equipe fazem, permitindo que laços mais fortes sejam criados e melhores relacionamentos entre as equipes se formem.
Maior impulso de mudança
Colocar pessoas diferentes em uma sala que não estão acostumadas a ficar juntas pode mudar completamente a energia da sala e a maneira como o trabalho é feito. Diferentes mentalidades trabalhando juntas que geralmente não interagem podem fazer as coisas se moverem e sacudirem de uma maneira diferente do que antes.
Esse tipo de colaboração também ajuda a facilitar a confiança, a empatia e a adesão de todos da equipe. Ocorrem menos atrasos e falhas de comunicação porque todos estão na mesma página, e há menos “guerra de territórios” que acontece quando as funções da equipe começam a se sobrepor.
Metas são alcançadas
Quando diferentes equipes trabalham bem juntas, toda a empresa pode se beneficiar. A colaboração cruzada de conhecimentos e habilidades pode ajudar todos a entender como seu próprio trabalho e objetivos individuais se encaixam no quadro geral, bem como os objetivos gerais da empresa. Além disso, ter novas perspectivas pode reduzir erros, criar oportunidades de melhoria e renovar a maneira como trabalhamos.
Três desafios comuns da colaboração multifuncional
Trabalhar com pessoas fora de sua equipe normal adiciona novas complexidades. Muitas vezes, as pessoas têm diferentes formas de trabalhar e níveis variados de conhecimento. Aqui estão alguns desafios que você e sua equipe multifuncional podem enfrentar.
Má comunicação da equipe
Como em qualquer equipe, seja multifuncional ou não, a comunicação é fundamental. Deixar de comunicar suas áreas de foco ou perder detalhes importantes sobre o que outros membros da equipe estão fazendo pode levar a metas desalinhadas ou ineficiências. Também pode levar ao potencial de ter 'muitos cozinheiros na cozinha' com algumas pessoas tentando fazer o mesmo papel ou ter uma sobreposição de tarefas.
Dificuldade em cumprir o cronograma
Cada indivíduo tem suas próprias responsabilidades, tarefas e objetivos a serem alcançados. Ao trabalhar em uma equipe multifuncional, é necessário colaborar e atribuir tempo às tarefas para concluir um projeto dentro do prazo. As equipes multifuncionais podem ter seus próprios objetivos departamentais diferentes e tempo limitado para gastar em projetos multifuncionais, dificultando o cumprimento do cronograma.
Dificuldade em cumprir o orçamento planejado
Manter-se dentro do orçamento nem sempre é fácil. Pode ser difícil garantir que todos os membros da equipe estejam cientes do orçamento e do status atual dele. Quando os departamentos têm seus próprios orçamentos para cuidar e monitorar, é difícil garantir que o orçamento de uma equipe multifuncional também seja atendido.
Colabore entre equipes com o Lifesize em cinco etapas
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Aqui estão cinco etapas para incorporar o Lifesize em seu negócio hoje:
1. Abra um navegador
Abra o navegador de sua escolha - Google Chrome, Safari ou Microsoft Edge funcionam muito bem. O Lifesize é compatível com todas as opções de navegador, facilitando a conexão com os membros de sua equipe.
2. Navegue até go.lifesize.com
Iniciar um Tamanho real chamada de videoconferência em grupo. É gratuito e baseado em nuvem, portanto, não há necessidade de baixar nenhum software — basta digitar seu e-mail e pronto. Também é compatível com a maioria dos dispositivos.
3. Adicionar participantes
Agora, você pode adicionar quem quiser à sua videochamada, sejam membros de sua equipe multifuncional ou pessoas de fora da sua organização. Basta convidar participantes por mensagem de texto ou endereço de e-mail para simplesmente clicar e participar da chamada.
4. Comece sua chamada grátis e comece a colaborar!
A Lifesize tem muitas ferramentas integradas excelentes que facilitam a colaboração entre equipes, incluindo chamadas de vídeo criptografadas de ponta a ponta para maior segurança, integração com Outlook e Slack, números de discagem internacional. A colaboração realmente não pode ser mais fácil.
5. Marque Lifesize Go para suas próximas chamadas
Crie um marcador para o Lifesize em seu navegador para que você possa acessar facilmente o link na próxima vez que iniciar ou participar de uma videoconferência.
Conclusão
Equipes multifuncionais que celebram seus diversos conjuntos de habilidades, experiências e perspectivas colaboram bem juntas, o que significa que podem aproveitar os benefícios de maior impulso, novas ideias e alcance de metas.
Apesar dos potenciais desafios que o trabalho em equipes multifuncionais pode trazer, existem muitas maneiras de melhorar os esforços de colaboração. Lifesize é uma plataforma baseada em nuvem fácil de usar que permite que as equipes se comuniquem sem esforço umas com as outras onde quer que estejam.
