As reuniões são uma ferramenta poderosa destinada a aumentar a produtividade e a eficiência no trabalho, mas geralmente fazem exatamente o oposto. Todos nós já estivemos presos em reuniões frustrantes que parecem durar para sempre, sem propósito ou objetivo real. Felizmente, reuniões improdutivas podem ser evitadas com um pouco de planejamento, estrutura e as ferramentas certas. Reestruturar a maneira como você conduz as reuniões terá um grande impacto não apenas no tempo gasto durante a reunião, mas também nos planos acionáveis e nas metas alcançadas após a reunião. Aproveite essas oito etapas de gerenciamento de reuniões e suas reuniões e sua equipe serão mais eficazes e produtivas.
O pior pesadelo de todos = reuniões disfuncionais
A melhor maneira de matar a produtividade durante o seu dia de trabalho é assistir a uma reunião disfuncional que continua e deixa você se perguntando: por que estou aqui?
Depois de vários anos contribuindo para meu 401(k), participei de uma reunião de planejamento financeiro 401(k) patrocinada pela empresa sobre como fazer investimentos financeiros inteligentes. Ansiosa para aprender, sentei-me na primeira fila pronta para fazer anotações. No início da reunião, várias pessoas fizeram ao palestrante perguntas muito rudimentares sobre o propósito de um 401(k) e como abrir uma conta. Fiquei por quase duas horas apenas para perceber que nunca passaríamos do básico. Toda a reunião foi dominada por perguntas de algumas pessoas que eram novas no planejamento financeiro. Com um pouco de planejamento e estrutura, essa reunião poderia ter sido benéfica para todos.
De acordo com o Consultores de Gestão Wolf, metade de todo o tempo de reunião é desperdiçado, com 73% dos profissionais admitindo fazer trabalhos não relacionados e 39% até cochilando nas reuniões. Pense nos custos reais para sua empresa associados a reuniões improdutivas. Com o tempo, a quantidade de dinheiro desperdiçada torna-se astronômica.
Como conduzir uma reunião eficaz em 8 etapas
Reuniões eficazes precisam permanecer no tópico e geralmente seguem um cronograma ou lista. Em outras palavras, reuniões eficazes que produzem resultados preciso de uma agenda e estrutura. Ter um objetivo claramente definido, diálogo envolvente e focado e instruções de acompanhamento garantirão que cada reunião ocorra de forma suave e eficaz, economizando tempo e dinheiro para você e os membros de sua equipe.
1. Defina uma meta clara
Criando um agenda de reunião eficaz e enviá-lo com antecedência ajuda a definir o tom e o foco da reunião. Ter uma agenda fixa que você segue rigorosamente pode atrapalhar as conversas orgânicas, mas ter horários claros de início e término com metas e tópicos delineados para os principais segmentos da reunião pode ajudar a manter a reunião avançando e no ponto.
2. Inclua apenas as pessoas certas
Um aspecto importante da execução de reuniões eficazes é garantir que você tenha as pessoas certas presentes que possam contribuir ativamente para a reunião. Para um verdadeiro divisor de águas, tente pensar em participantes fora de sua equipe imediata que possam trazer diferentes perspectivas e experiências para a reunião. Além disso, certifique-se de incluir um Videoconferência convide o link na descrição da reunião para que os funcionários remotos possam participar facilmente da chamada e participar pessoalmente.
3. Envolva os participantes
Certifique-se de que todos na sala estejam alertas e contribuindo para os objetivos da reunião, mantendo a reunião animada e envolvente. Dividir os participantes em pares ou pequenos grupos com tarefas para trabalhar juntos garantirá que todos estejam ativamente envolvidos na reunião. Você também pode energizar suas reuniões com uma competição amigável entre os grupos. Para funcionários remotos, certifique-se de que eles se sintam tão incluídos quanto as pessoas que participam da reunião pessoalmente. O Lifesize facilita para os participantes remotos participar da reunião e compartilhar suas telas. A interação cara a cara também os mantém focados e engajados durante a chamada.
4. Crie um espaço de reunião seguro
Para obter diversas perspectivas e insights, todos na reunião devem participar, mas muitas vezes as reuniões são dominadas por apenas algumas pessoas francas. Às vezes, as melhores ideias vêm do funcionário quieto que não é bom em falar em grandes grupos, especialmente quando há personalidades maiores na sala. Promova um ambiente que acolha o feedback e as opiniões de todos, equilibrando a participação. Ofereça oportunidades para que cada pessoa fale durante a reunião, solicitando regularmente sugestões e convidando perguntas.
5. Mantenha a conversa focada
Uma equipe perde o ímpeto quando as pessoas iniciam várias trilhas de conversação que se desviam do curso. Esta é outra razão pela qual uma agenda é importante. Se surgir um tópico que não está na agenda, peça ao participante para salvar o tópico para o final da reunião, se houver tempo, ou para abordar esse tópico em uma reunião diferente. Considere usar um moderador da reunião que fará um lembrete gentil do tópico que está sendo discutido quando a reunião começar a sair do rumo.
6. Esteja aberto ao feedback
Incentive os participantes a encontrar maneiras de tornar suas reuniões mais eficazes. Deixe-os saber com antecedência que você pedirá feedback para que eles possam reunir seus pensamentos e dar sugestões úteis. Mantenha o feedback curto, simples e positivo. Em vez de perguntar “O que deu errado?” pergunte: “Como podemos melhorar?” Isso manterá o foco do grupo em melhorar as reuniões em vez de apontar falhas. Por fim, peça aos participantes que dêem exemplos específicos de como eles acham que a reunião poderia ser mais produtiva.
7. Descreva as próximas etapas
É bastante comum as pessoas saírem de uma mesma reunião com interpretações completamente diferentes do que foi discutido. Para evitar qualquer confusão, resuma brevemente a reunião, lembre a todos do objetivo geral e certifique-se de que cada pessoa saiba qual é o próximo item de ação antes que a reunião termine. Após a reunião, envie notas da reunião, responsabilidades dadas e prazos para garantir que todos estejam na mesma página.
8. Gravar e Compartilhar Reuniões
Com agendas lotadas, folgas pessoais e eventos conflitantes, não é possível que todos os funcionários participem de todas as reuniões para as quais são convidados. Os gerentes geralmente compartilham os documentos ou a apresentação revisada durante uma reunião, mas o material de apresentação reflete apenas uma pequena fração do que realmente aconteceu durante a reunião e deixa completamente de fora a conversa orgânica e as decisões tomadas. Registro e compartilhamento do Lifesize permite que você faça parte da conversa, mesmo que não tenha participado da reunião. Ele faz um loop naqueles que não puderam comparecer à reunião e serve como referência ou atualização para aqueles que compareceram. Com o Lifesize Record and Share, você obtém uma biblioteca de vídeos robusta que pode visualizar, organizar, salvar e compartilhar instantaneamente, tudo com a conveniência do seu navegador.
8 dicas para reuniões eficazes
Melhorar suas reuniões não requer uma revisão completa do procedimento de reunião. Existem maneiras fáceis de estruturar reuniões para torná-las produtivas e até mesmo agradáveis. Aqui estão oito etapas simples que você pode implementar imediatamente para melhorar sua próxima reunião.
- Designar alguém para fazer as atas da reunião
- Mantenha os laptops fechados, a menos que apresente ou faça anotações
- Mantenha os telefones celulares fora das reuniões
- Encontre-se cara a cara em uma videoconferência
- Defina um cronômetro
- Resuma e atribua responsabilidades
- Agende reuniões mais curtas
- Forneça lanches ou incentivos divertidos para participar da reunião
Como o WP Engine usa o Lifesize para reuniões eficazes
O WP Engine, plataforma de experiência digital do WordPress, possui seis escritórios espalhados por três continentes. Como um grande número de gerentes e membros da equipe trabalha em escritórios diferentes, eles procuraram a Lifesize para reduzir a divisão geográfica. Com o Lifesize em cada escritório e no laptop de cada funcionário, os colegas de trabalho podem se conectar instantaneamente e os gerentes podem gerenciar funcionários remotos com eficiência em videochamadas individuais.
A interação cara a cara ajuda os funcionários a ter conversas envolventes e conexões pessoais com gerentes e membros da equipe a milhares de quilômetros de distância. O WP Engine também usa o Lifesize para suas reuniões da câmara municipal onde eles reúnem toda a empresa para garantir que todos os escritórios estejam na mesma página e trabalhando juntos como uma unidade.
“Ao poder saltar para a Lifesize, parece que somos uma equipe, um escritório trabalhando em conjunto perfeitamente.”
— Sarah Jones, Sócia de Negócios Sênior de RH da WP Engine
Conclusão
As reuniões ocupam um grande número de horas em uma semana de trabalho, por isso é importante torná-las o mais eficazes e produtivas possível. Reuniões eficazes têm uma agenda, reúnem as pessoas certas para um propósito específico e fornecem um fórum para discussão aberta que produz resultados tangíveis. Sem esses fatores, uma reunião pode ser uma perda de tempo de todos (confira nossa meme de encontro poste para ver o que queremos dizer). Decisões, tarefas e grandes ideias devem ser compartilhadas após a reunião.
Melhor ainda, o Lifesize permite gravar e compartilhar facilmente a reunião para atualizar aqueles que não compareceram e fornece uma ótima referência para aqueles que compareceram. Com as ferramentas de reunião certas, estrutura e engajamento dos participantes da reunião, você terá reuniões eficazes que aceleram os processos e aumentam o espírito de equipe e a produtividade.
