Reuniões gerais e outras discussões gerais em toda a empresa são ótimas para reunir todos em sua organização ao mesmo tempo para compartilhar atualizações importantes de negócios, decisões estratégicas, grandes conquistas de clientes e progresso em direção às metas de toda a empresa. Mas com mais funcionários trabalhando remotamente do que nunca, pode ser impossível reunir todos os seus funcionários no mesmo local físico. Felizmente, a videoconferência torna relativamente fácil hospedar e executar reuniões virtuais da prefeitura. Os funcionários obtêm muitos dos mesmos benefícios de um evento presencial, como a interação cara a cara, com o bônus de poder comparecer à prefeitura de qualquer lugar do mundo. Além disso, as prefeituras virtuais oferecem a capacidade de compartilhar conteúdo com facilidade, interagir com o público de novas maneiras e gravar a discussão para reprodução posterior.
Até a reabertura de muitos escritórios nos Estados Unidos, entre outros países, e com a incerteza contínua em torno da pandemia do COVID-19, as reuniões virtuais da prefeitura são mais importantes do que nunca. Eles são uma maneira valiosa de os funcionários ouvirem os líderes, criarem um senso de comunidade e reforçarem a missão, os objetivos, os valores e a cultura da empresa. Neste post, fornecemos dicas e sugestões de ferramentas para realizar reuniões virtuais úteis e envolventes.
O que são as reuniões virtuais da prefeitura?
Uma reunião virtual da prefeitura é normalmente um evento on-line em toda a empresa, durante o qual a liderança fornece aos funcionários atualizações sobre notícias gerais para manter todos informados e em sincronia com a missão e os objetivos da organização. Quando bem feitas, as reuniões virtuais da prefeitura ajudam a criar um senso de comunidade e construir confiança na organização.
10 dicas para reuniões de prefeitura virtuais mais eficazes
Estudos mostra que os funcionários se desengajam no trabalho quando não se sentem necessários ou conectados à sua organização. Reuniões produtivas virtuais permitem que os funcionários ouçam diretamente os líderes para entender melhor como suas funções contribuem para o sucesso da empresa. Essas discussões também promovem um senso de comunidade, fornecendo um contexto importante sobre as prioridades e áreas de foco da empresa. Abaixo, reunimos uma lista de dez dicas para ajudar a tornar a próxima reunião da prefeitura da sua empresa mais atraente e interativa.
1. Comemore seus vencedores
Seja um elogio de um colega, uma recompensa trimestral por desempenho excepcional ou um reconhecimento por exibir os valores da empresa, o reconhecimento dos funcionários é uma maneira eficaz de engajar os funcionários durante as reuniões da prefeitura e reforçar que as contribuições de cada pessoa são valorizadas. Considere dedicar uma parte de cada reunião da prefeitura ao reconhecimento dos funcionários. As indicações de pares também são uma ótima maneira de destacar o excelente trabalho em todos os departamentos, além de envolver um grupo maior e mais diversificado de apresentadores.
2. Inicie uma conversa bidirecional com quebra-gelos
Certifique-se de que suas reuniões virtuais sejam sempre conversas bidirecionais entre líderes e funcionários. Como essas reuniões geralmente são mais extensas, você precisará encontrar uma maneira eficiente de permitir a participação durante a sessão. Considere enviar a agenda da reunião com antecedência para que as pessoas venham preparadas para a reunião, faça quebra-gelos no início da reunião para definir o clima, realizar pesquisas rápidas para obter feedback em tempo real ou dedicar uma parte da reunião após cada apresentador para incentivar perguntas.
3. Crie uma agenda de reunião antes da videochamada
Criando um reunião agenda é um dos componentes mais essenciais para ter uma prefeitura produtiva e eficiente. O líder da reunião usará a agenda como um guia para manter a prefeitura no tópico e seguir em frente. Quando fornecida aos participantes com antecedência, uma ótima agenda de reuniões também estabelece expectativas adequadas perante a prefeitura para que todos tenham uma compreensão clara dos tópicos que estão sendo discutidos e dos objetivos da reunião.
4. Verifique sua tecnologia
Uma das maneiras mais rápidas de inviabilizar uma reunião virtual da prefeitura é ter dificuldades técnicas ou não saber usar vários recursos de videoconferência. Antes de iniciar a reunião, verifique se o vídeo e o áudio estão funcionando corretamente, se você sabe como compartilhar a tela e se tem largura de banda suficiente para hospedar ou ingressar na videochamada. Considere uma rápida simulação da reunião com antecedência, ligando para alguns funcionários antes do início da prefeitura para verificar a qualidade do vídeo e do áudio. Para mais informações sobre como configurar uma prefeitura virtual, confira nosso blog Requisitos de configuração de videoconferência: sua lista de verificação para hardware e software.
5. Facilite a participação de todos na videochamada
Com alguns funcionários trabalhando no escritório e outros trabalhando remotamente, você precisa de uma solução de videoconferência que permita que os funcionários entrem facilmente na prefeitura virtual a partir de seus smartphones, tablets, laptops ou salas de conferência e tenham a mesma experiência de usuário em todos os diferentes dispositivos . Com o Lifesize, você pode simplesmente enviar um URL para os usuários participarem da chamada; sem downloads necessários. Qualquer dispositivo que possa acessar a Internet ou uma rede celular pode participar da chamada. Certifique-se de que a senha da reunião seja fornecida no convite da reunião para que os funcionários e convidados aprovados possam participar sem complexidade extra.
6. Use um moderador
Para reuniões municipais e outros videoconferências para grandes grupos discussões, atribua um moderador da reunião para garantir que tudo corra da melhor forma possível. Os moderadores têm controles avançados de chamada, permitindo-lhes silenciar ou ativar o som de participantes individuais, bem como silenciar todos ou ativar o som de todos os participantes para limitar o ruído de fundo. Esse recurso é particularmente útil quando os usuários se esquecem de se silenciar durante a reunião. Para maior segurança, os moderadores também podem bloquear ou desbloquear a reunião, interromper a apresentação de um participante e remover um indivíduo não convidado ou perturbador da chamada.
7. Tenha um líder claro
Enquanto o moderador da reunião é responsável por garantir que a prefeitura funcione sem problemas nos bastidores, o líder da reunião, ou o anfitrião da reunião, é o rosto da reunião. Essa pessoa desempenha um papel crítico em manter a prefeitura no caminho certo e no prazo. Os deveres do líder da reunião incluem dar o pontapé inicial na prefeitura, explicar a agenda, apresentar os palestrantes, fazer a transição entre os palestrantes, gerenciar as perguntas e respostas e o feedback do público, além de encerrar a reunião. Um ótimo líder de reunião deve trabalhar em estreita colaboração com os apresentadores para garantir que o conteúdo esteja alinhado aos objetivos da reunião e manter os palestrantes responsáveis pelo tempo alocado a eles, dando lembretes conforme necessário quando for a hora de encerrar sua apresentação.
8. Use uma variedade de alto-falantes
Usar sempre o mesmo alto-falante em todas as prefeituras é previsível e monótono. Para apimentar as coisas, use uma variedade de apresentadores de diferentes departamentos e níveis de gestão. Tente incluir pelo menos um novo orador em todas as reuniões da prefeitura em toda a empresa. Isso não apenas permite que diferentes perspectivas sejam representadas, mas também cria uma noção mais verdadeira do que está acontecendo em toda a organização.
9. Não tenha vergonha do que não está funcionando
Nenhuma organização é perfeita, e ignorar oportunidades de melhoria prejudica sua capacidade de motivar os funcionários a se esforçarem para atingir suas metas. Abordar publicamente seus soluços e dar às pessoas a chance de expressar os problemas que veem no escritório cria oportunidades de aprendizado e humaniza a empresa.
10. KISS: Seja simples, estúpido
Não há nada pior do que ir a uma reunião e não conseguir entender uma palavra que alguém está dizendo. Seja muito jargão de negócios ou slides cansativos, tente evitar tópicos excessivamente complicados para suas reuniões gerais e mantenha a mensagem simples, compreensível e direta.
4 ferramentas-chave para incorporar em suas reuniões virtuais da prefeitura
Muitas vezes, as reuniões gerais se transformam em uma experiência monótona e de mão única. Quando os funcionários sentem que não têm um papel ativo em uma reunião, eles verificam e completam outras tarefas enquanto a prefeitura virtual toca em segundo plano. Para realizar uma reunião virtual bem-sucedida, você precisa ter as ferramentas certas para hospedar e executar a reunião. Aqui estão quatro ferramentas para incorporar em sua próxima prefeitura virtual para tornar a reunião mais envolvente e interativa.
Compartilhamento de tela
O compartilhamento de tela pode transformar completamente sua prefeitura de uma reunião monótona em uma sessão genuinamente interativa. Desde o compartilhamento da tela do seu laptop até a reprodução de vídeos em movimento total e a condução de uma apresentação diretamente do seu celular, o Lifesize oferece muita flexibilidade na forma de apresentação sem fio. Para mais informações sobre compartilhamento de tela, confira nosso blog Como compartilhar tela em 4 etapas fáceis com o Lifesize Share.
Mãos levantadas
Obter feedback rápido de todos os seus funcionários durante uma prefeitura virtual pode ser difícil e demorado. Com Lifesize recurso de levantar as mãos, os funcionários podem clicar em um botão para mostrar o polegar para cima ou a mão levantada para indicar se apoiam uma proposta. Sondar silenciosamente seus funcionários com o recurso de levantar a mão é muito melhor do que mais de 100 pessoas intervindo ao mesmo tempo. Além disso, durante a parte de perguntas e respostas da prefeitura, você pode pedir aos funcionários que levantem a mão virtualmente para indicar que têm dúvidas. Isso mantém a reunião em andamento e permite que o moderador da reunião chame cada funcionário individualmente.
Transmissão ao vivo
Quando você chega a centenas ou milhares de participantes da reunião, a transmissão ao vivo permite estender ainda mais a experiência. Transmitir um fluxo de vídeo para até 10,000 participantes é tão simples quanto enviar um link ao qual os espectadores podem se conectar a partir de seus navegadores da web. Você também pode habilitar perguntas baseadas em texto durante a transmissão ao vivo para que os participantes da chamada possam digitar suas perguntas em vez de interromper o apresentador. Para saber mais, confira nosso blog Como transmitir ao vivo: guia passo a passo para hospedar e gravar transmissões ao vivo.
Gravar e compartilhar
Encontrar o horário perfeito para a reunião quando todos os funcionários estão disponíveis pode ser impossível, especialmente para empresas com escritórios remotos e funcionários espalhados por vários fusos horários. Para os funcionários que não puderam participar da prefeitura ao vivo, basta gravar a reunião e compartilhar um link após o término do evento. Com Registro e compartilhamento do Lifesize, os vídeos são automaticamente criptografados, indexados e facilmente compartilháveis internamente ou para visualização pública (conforme necessário) fora de sua organização.
Usando o Lifesize para sua próxima reunião de prefeitura virtual
A pior coisa que pode acontecer a uma reunião virtual em toda a empresa é encontrar dificuldades técnicas. Com o Lifesize, nossos sistemas são construídos com simplicidade em mente, para que você não precise se preocupar com pequenas coisas e, em vez disso, possa se concentrar na mensagem que está tentando espalhar. o Série Lifesize® Icon™ 800 é feito especialmente para grandes audiências, pois seu design montável em rack se encaixa facilmente em um pódio ou gabinete de servidor e oferece várias entradas de áudio e vídeo para microfonar sem esforço vários alto-falantes. Transmissão ao vivo do Lifesize® facilita a transmissão de reuniões da empresa para até 10,000 participantes, e nosso complemento de gravação e compartilhamento permite gravar sessões all-hand para compartilhar com qualquer pessoa que não conseguiu fazer o evento ao vivo.
Conclusão
Há mais em uma reunião virtual da prefeitura do que simplesmente compartilhar atualizações e notícias de toda a empresa. Suas reuniões gerais podem desempenhar um papel fundamental na construção e fortalecimento da cultura da sua empresa. Você pode usar essas reuniões para deixar seus funcionários empolgados com a missão e as metas da empresa e para comemorar suas vitórias e realizações. Com as ferramentas e estratégias certas, você pode tornar sua próxima reunião virtual tão empolgante quanto informativa e manter seus funcionários engajados do início ao fim.
