As reuniões estão tendo uma reputação muito ruim nos dias de hoje, e parece que podemos ter esquecido por que as reuniões surgiram em primeiro lugar. Eles são idealmente criados para bloquear o tempo de colaboração e de brainstorming, mas muitas vezes eles se transformam em terríveis bloqueios de tempo com as mesmas pessoas falando sobre os mesmos tópicos repetidamente, interrompendo o fluxo de trabalho e diminuindo os níveis de produtividade.
Somente para as empresas americanas, uma média de US$ 37 bilhões é gasto participando e facilitando reuniões. Com uma média de 31 horas por mês de trabalho passadas na sala de reuniões (metade das quais os participantes relatam como perda de tempo), o que podemos fazer para usar esse tempo com mais sabedoria e de forma mais produtiva?
Dicas e truques para ter uma reunião produtiva
Determine se uma reunião é realmente a melhor maneira de transmitir as informações que você precisa compartilhar
Bloquear uma hora com toda a equipe toda vez que você precisar que uma pergunta seja respondida pode não ser a maneira mais inteligente e eficaz de fazer as coisas no local de trabalho. Antes de enviar o convite, pergunte a si mesmo: “Isso pode ser respondido em um bate-papo, e-mail ou uma videochamada rápida?”
Configure horários de reunião mais curtos
Isso incentiva os membros da reunião a pular a conversa fiada e ir direto ao ponto. Reuniões de trinta minutos também parecem menos intensas e intimidantes do que reuniões de uma hora inteira, e dão a você tempo para enviar e-mails de acompanhamento e se preparar para sua próxima ligação. Se você é um usuário Lifesize, você pode aprender muito sobre a sua empresa tempo médio de reunião no Console de administração.
Envie uma agenda de reunião com antecedência
Uma agenda mantém as pessoas focadas no que está sendo discutido e dá aos participantes tempo para preparar suas contribuições para a reunião com antecedência, em vez de perder tempo valioso rastreando dados no local.
Use a regra 2/3
Quando você faz isso reunião agenda e comece a reunir os participantes, certifique-se de que cada pessoa na reunião esteja envolvida em pelo menos duas das três coisas que estão sendo discutidas. Dessa forma, as pessoas não sentem que estão participando de uma reunião em que não são necessárias.
Use a tecnologia de sala de reunião
Não se preocupe quando as consultas médicas de emergência chegarem ou os horários das reuniões se sobrepuserem. As salas de reunião virtuais permitem que você convide as pessoas certas para suas reuniões, não importa onde elas estejam localizadas. E com uma solução de videoconferência como a Lifesize, você pode gravar suas videoconferências e compartilhar a recapitulação para que ninguém perca o conteúdo que está sendo discutido.
As reuniões não precisam ser uma droga. Experimente essas práticas recomendadas de sala de reunião e mostre às suas equipes como pode ser uma experiência de reunião produtiva com as ferramentas certas e a mentalidade colaborativa.
