Em todo o mundo, empresas e funcionários estão se adaptando a uma nova maneira de trabalhar à luz da Pandemia de coronavírus (COVID-19). Como parte de um esforço para proteger contra a propagação do vírus, muitas empresas instituíram um trabalho em casa ou política de trabalho remoto para todos os funcionários. Embora 70% da força de trabalho do mundo trabalhava remotamente pelo menos uma vez por semana antes da pandemia do COVID-19, ter 100% da força de trabalho trabalhando em casa em período integral apresenta novos desafios para os empregadores. Essa mudança abrupta na maneira como trabalhamos também significa que os gerentes precisam descobrir imediatamente como gerenciar e motivar efetivamente uma equipe totalmente remota.
Instrutora da Universidade de Harvard Julie Wilson explica, “Gerenciar uma equipe virtual exige que os gerentes dupliquem os fundamentos da boa gestão, incluindo o estabelecimento de metas claras, a realização de ótimas reuniões, a comunicação clara e o aproveitamento dos pontos fortes individuais e coletivos dos membros da equipe.” Gerenciar com sucesso uma equipe remota é um desafio, mesmo para os gerentes mais experientes. É preciso tempo, paciência e muita prática, mas com os processos e as ferramentas certas, é possível ter uma equipe totalmente remota produtiva e engajada. Aqui estão seis dicas para gerenciar com sucesso uma equipe distribuída.
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6 estratégias-chave para gerenciar uma equipe distribuída
1. Defina expectativas claras
Ao fazer a transição para uma equipe totalmente remota, os gerentes devem priorizar o desenvolvimento de diretrizes e expectativas claras. A maioria das equipes é composta por um grupo diversificado de pessoas. Alguns funcionários podem ter experiência anterior de trabalho remoto, enquanto outros podem ser completamente novos no trabalho em casa. Para garantir que todos estejam operando em pé de igualdade, é importante que você defina expectativas claras e realistas para toda a sua equipe imediatamente.
Não esclarecer as expectativas desde o início pode levar a problemas e mal-entendidos que podem causar grandes interrupções no fluxo de trabalho e no desempenho de sua equipe. Esclareça quais ferramentas sua equipe usará, como você se comunicará, que horas todos devem trabalhar, como e quando os projetos serão concluídos e, quando as coisas mudarem, comunique isso também. Suas expectativas devem ser anotadas, enviadas por e-mail e prontamente disponíveis para toda a sua equipe. Isso garantirá que todos estejam na mesma página e não haja ambiguidade no que se espera de cada membro da equipe.
2. Use as ferramentas certas
Depois de definir claramente suas expectativas, é hora de encontrar as ferramentas certas que ajudarão sua equipe a atender a essas expectativas e fazer com que seus dias de trabalho funcionem sem problemas e com eficiência. A pesquisa mostra que a trabalhador de escritório médio tem 5 ou mais aplicativos abertos a qualquer momento, por isso é importante escolher com sabedoria para evitar criar ainda mais fadiga ou confusão no aplicativo sobre onde os funcionários devem procurar informações.
Existem centenas de soluções de colaboração e comunicação e inúmeras ferramentas de produtividade projetadas para ajudar as equipes distribuídas a serem produtivas. Ferramentas de videoconferência baseadas em nuvem, como Tamanho natural e aplicativos de bate-papo como Slack e Microsoft Teams facilite a comunicação constante com os membros de sua equipe remota. Ferramentas de gerenciamento de projetos como Asana, Monday.com e ProjectManager. com ajude no gerenciamento do tempo e mantenha sua equipe no caminho certo para evitar perder tempo com distrações e trabalho improdutivo. À luz de a recente situação do coronavírus, muitas empresas estão oferecendo seus serviços gratuitamente, incluindo Tamanho natural. Com o Lifesize, você pode acessar diversos recursos indisponíveis em outros serviços gratuitos de videoconferência, como Google Hangouts ou Zoom. Faça sua pesquisa para encontrar as ferramentas que funcionarão melhor para você e sua equipe.
3. Crie uma cultura de vídeo em primeiro lugar
Sem as interações pessoais diárias às quais os funcionários tradicionais do escritório estão acostumados, é fácil para os trabalhadores remotos que estão trabalhando em casa pela primeira vez se sentirem solitários e desconectados do resto de sua equipe. Ao criar um cultura de vídeo em primeiro lugar que prioriza o uso de ferramentas de videoconferência para comunicação, em vez de chamadas em conferência somente de áudio ou aplicativos baseados em texto, sua equipe pode ter interações face a face. A videoconferência proporciona uma interação mais “pessoal” e adiciona um elemento humano à conversa que muitas vezes está ausente em outras formas de comunicação digital. Ao ser capaz de ver e ouvir claramente seus companheiros de equipe, você é capaz de entendê-los melhor, captando dicas não verbais e se conectar com eles em um nível mais profundo.
O WP Engine é a plataforma líder de experiência digital WordPress com mais de 500 funcionários localizados nos Estados Unidos, Europa e Austrália. Como uma empresa que prioriza sua cultura, enfrentou o desafio de trazer unidade para equipes espalhadas por três continentes em seis escritórios diferentes. Com o Lifesize em espaços de reunião em cada escritório e no laptop de cada funcionário, os colegas de trabalho podem se conectar instantaneamente e os gerentes podem gerenciar funcionários remotos com eficiência em videochamadas individuais. A interação humana ajuda os funcionários a ter conversas envolventes e conexões pessoais com gerentes e membros da equipe a milhares de quilômetros de distância. Leia o estudo de caso completo
4. Organize reuniões regulares individuais e de equipe
A comunicação constante é a chave para manter sua equipe distribuída produtiva e engajada. Planeje reuniões regulares de equipe no início da semana usando videoconferência para discutir o status do projeto, os obstáculos que os membros da equipe estão enfrentando e as metas para a semana. Ficar na mesma página é especialmente importante se sua equipe estiver espalhada por diferentes fusos horários. Então, no final da semana, considere realizar reuniões mais longas de “encerramento” para falar sobre as realizações da equipe, juntamente com reuniões em pé para fazer o check-in com os funcionários e garantir que a equipe permaneça focada. Você também pode usar esse tempo para reconhecer o trabalho excelente e planejar a semana seguinte.
Além das reuniões de equipe, reuniões individuais regulares com cada um de seus funcionários são altamente recomendadas para garantir que todos permaneçam conectados e engajados. Na verdade, caso mostram que os funcionários dos gerentes que não ter reuniões 1:1 regulares são quatro vezes mais propensos a se sentirem desengajados no trabalho. Embora as reuniões 1:1 possam consumir muito tempo para gerentes com equipes grandes, elas desempenham um papel crítico em fazer com que os membros da equipe se sintam valorizados como indivíduos, ao mesmo tempo em que lhes dão a oportunidade de fazer perguntas, discutir problemas ou levantar sugestões que podem não se sentir à vontade para compartilhar em um ambiente de grupo.
As reuniões individuais devem fazer parte de sua nova agenda, mesmo quando você volte ao trabalho de costume!
5. Supercomunicar metas para ajudar os funcionários a ter sucesso
Para muitos funcionários, a mudança abrupta de onde e como trabalham será ainda mais desafiadora. Como Bill Gates disse uma vez: “À medida que olhamos para o próximo século, os líderes serão aqueles que capacitam os outros”.
Para os funcionários que consideram difíceis os acordos de trabalho remoto, a comunicação excessiva de metas e tarefas individuais é uma maneira eficaz de garantir que eles estejam focados nas coisas certas. Isso significa usar uma linguagem clara e precisa que os funcionários possam entender facilmente para cada projeto. Utilize ferramentas de gerenciamento de projetos para ajudar os funcionários a se concentrarem nas tarefas, entender cada etapa do projeto e saber quando o projeto deve ser entregue. O gerenciamento eficaz de uma equipe distribuída não funcionará se você estiver simplesmente focado em acompanhar as horas de trabalho dos funcionários. Em vez disso, a melhor maneira de medir o desempenho de um funcionário é focar em seus resultados. Criar uma cultura orientada para resultados significa confiar em sua equipe e deixar de lado a semana de trabalho arbitrária e forçada das nove às cinco e de 40 horas. Em vez disso, concentre-se nas contribuições individuais dos membros da equipe. Como e quando eles concluem as tarefas não devem importar, desde que o trabalho seja bem feito e feito no prazo.
6. Ofereça oportunidades de vínculo
Distanciamento social não significa isolamento social. Como as reuniões presenciais para a maioria das empresas atualmente não são uma opção, encontre outras maneiras de fazer com que sua equipe distribuída se conecte fora das reuniões regulares da equipe. Os funcionários podem estabelecer páginas de mídia social apropriadas para o trabalho, clubes do livro e grupos de bate-papo privados onde podem jogar atividades virtuais de team building, ter conversas alegres sobre seu trabalho e vida pessoal, postar fotos de suas famílias ou animais de estimação e compartilhar histórias pessoais de sucesso. Algumas empresas estão até hospedando regularmente happy hours virtuais para permitir que os funcionários interajam casualmente e se atualizem por videoconferência enquanto trabalham remotamente.
Sheel Gupta, diretora de crescimento da Humble Dot, compartilhou em Quora como ela mantém sua força de trabalho remota engajada: “Um dos desafios mais comuns do trabalho remoto é que os membros da equipe se sentem solitários e desconectados. Ser remoto significa que é menos provável que sua equipe tenha conversas espontâneas e atividades não relacionadas ao trabalho. Encorajo as equipes remotas a trazer as tradições do escritório para seu estilo de trabalho remoto. Por exemplo, minha equipe tem noites de jogos quinzenais e, durante nosso experimento remoto, realizamos uma noite de jogos virtual.”
Conclusão
Gerenciar uma equipe totalmente remota pode ser desafiador, especialmente no atual ambiente de incerteza em torno o coronavírus. Mas com os processos e ferramentas de comunicação certos, você pode criar um ambiente envolvente e produtivo que vai além das limitações físicas. A realização de reuniões regulares de equipe e videoconferências 1:1 ajudará sua equipe a permanecer conectada e manter os projetos nos trilhos. A interação cara a cara adiciona um elemento humano à conversa e ajuda os colegas de trabalho a se conectarem em um nível mais profundo. Quando os funcionários sentem que fazem parte de uma equipe e estão comprometidos com os objetivos e a missão da equipe, eles tendem a ser mais engajados com seus colegas de trabalho e se orgulham de seu trabalho, mesmo durante esse período de apreensão e incerteza. Se você quiser ouvir mais boas notícias, confira nosso histórias positivas de coronavírus!
