Recentemente, pesquisamos a base de usuários da Lifesize para saber mais sobre a conexão entre vídeo conferência e produtividade. Não surpreendentemente (pelo menos para nós), 98% dos entrevistados concordaram com o sentimento de que a comunicação e a colaboração aprimoradas levam a uma maior produtividade. Estatísticas mostram que, ao adicionar videoconferência à reunião, os relacionamentos foram marcados como aprimorados, o tempo necessário para concluir projetos e tarefas diminuiu, as dependências de viagens foram praticamente eliminadas e a compreensão da comunicação entre os participantes foi notavelmente mais forte.
Todos esses resultados se combinam para aumentar a produtividade — fazendo mais com melhor qualidade e em menos tempo. Por quanto? De acordo com nossos entrevistados, apenas adicionar vídeo às reuniões aumenta a produtividade em até 50%. Para realmente influenciar as escalas de produtividade da reunião, reunimos mais algumas dicas de reunião:
1. Planeje com inteligência
Esteja você liderando ou participando de uma reunião, certifique-se de planejar com antecedência antes de aparecer. Minutos da reunião são uma ótima maneira de manter as tarefas em dia e dentro do cronograma. UMA reunião agenda dá a todos tempo para preparar suas contribuições e mantém a conversa no caminho certo e relevante. Se precisar de ajuda para redigir uma agenda, confira nosso
modelo de agenda de amostra para download.
2. Reuniões Somam
É importante lembrar que as reuniões têm o custo de oportunidade de outros trabalhos. Bloquear duas horas e convidar 10 pessoas para sua reunião ocupa quase um dia inteiro de horas de trabalho. Convide apenas as pessoas que irão contribuir para a discussão e contribuir significativamente para os objetivos da reunião. Se o conteúdo da reunião for benéfico para um público maior, considere gravá-lo e compartilhar o link para as pessoas assistirem ou ouvirem em seu tempo de inatividade.
3. Cuidado com a reunião recorrente
Lembre-se das horas de trabalho que falamos antes? Reuniões recorrentes tornam o problema exponencialmente pior. Geralmente, elas são menos produtivas do que reuniões únicas porque os tópicos geralmente giram em torno de atualizações de status do projeto. Uma maneira de se manter atualizado sobre os projetos sem perder tempo em reuniões é usar uma ferramenta de colaboração persistente como o chat. O bate-papo pode manter um histórico de anotações do projeto e permitir que as pessoas se atualizem em seu próprio tempo sem precisar estar em uma reunião.
4. Seja pontual, não perca tempo, acompanhe o tempo
O tempo é uma grande parte da equação da produtividade. Seja respeitoso e chegue na hora para evitar atrasar o início da reunião. Ficar sentado tentando encher o ar morto com conversa enquanto espera a última pessoa aparecer é um poço de produtividade. Comece na hora e termine na hora (ou antes).
5. Estacione as conversas paralelas
É tentador usar o horário da reunião para cobrir rapidamente outra coisa enquanto estamos todos aqui, mas não. Se não estava na agenda, então precisa de uma conversa separada. Dê tempo para que as pessoas se preparem e venham à mesa com as informações de que precisam para contribuir de forma significativa.
6. Automatize a tomada de notas
É difícil equilibrar a contribuição para uma reunião ou sessão de brainstorming e também anotar as contribuições de todos os outros. Você tem duas opções aqui - contratar um escriba em tempo integral para acompanhá-lo ou deixar a tecnologia fazer o registro pesado. Gravar reuniões com algo como o Lifesize Cloud Amplify permite que você se concentre mais em estar presente no momento, pois você sempre tem a gravação para recorrer.
Pronto para melhorar a produtividade das reuniões? É a sua chamada.
Reuniões produtivas vêm de uma combinação de tecnologia de sala de reunião e bons hábitos de reunião. Se você está procurando mais sobre o tema da produtividade da reunião, confira nosso guia sobre Como ser dono de suas reuniões.
