O surto de COVID-19 forçou as empresas a participar do maior experimento de trabalho remoto do mundo. Enquanto 63% das empresas nos EUA tinham uma força de trabalho remota antes da pandemia, a maioria não tinha uma política formal de trabalho remoto, deixando dezenas de milhares de empresas e milhões de trabalhadores questionando o que fazer após uma mudança abrupta para um novo estilo de trabalho.

Com praticamente todas as empresas não essenciais sendo solicitadas a manter os funcionários em casa em um período condensado de apenas algumas semanas, muitos estão lutando ativamente para resolver novos problemas, como:

  • Preparar os funcionários com os equipamentos e ferramentas necessários
  • Padronização da comunicação interna e externa em toda a empresa
  • Garantir a proteção de dados fora do escritório
  • Estabelecer um método de controle de tempo para diferentes departamentos

É aqui que entra em jogo uma política de trabalho remoto hermética. Uma política de trabalho remoto e orientação formal desempenham um papel fundamental no estabelecimento de normas da empresa, eliminando suposições e comunicando expectativas a funcionários efetivos e novos. Sem uma política de trabalho remoto definida, os funcionários ficam se perguntando até que ponto a empresa, ou seu gerente direto, espera que o trabalho remoto se assemelhe à vida no escritório. Isso não apenas pode levar à falta de comunicação entre os funcionários e a gerência, mas inevitavelmente leva à percepção de alguns funcionários de que são tratados de maneira diferente de seus colegas, pois os gerentes preenchem o vazio da política de trabalho remoto com suas próprias diretrizes.

Nesta postagem do blog, você aprenderá:

  • Por que uma política de trabalho remoto é importante
  • Tudo o que você deve incluir em sua política de trabalho remoto
  • Como criar um para sua empresa em menos de 10 minutos

Vamos começar!

Pasta de arquivamento roxa com as palavras Política de Trabalho Remoto escritas na parte superior da pasta

COVID-19 e a ascensão do trabalho remoto

O coronavírus COVID-19 está forçando as empresas que resistiram à futuro do trabalho para se adaptar a um ambiente de trabalho remoto com pouco tempo para se preparar. Com países ao redor do mundo fechando negócios não essenciais, aqueles sem uma política de trabalho remoto ficam expostos a riscos de segurança e ineficiências no fluxo de trabalho.

O que é uma política de trabalho remoto?

Uma política de trabalho remoto é um conjunto de diretrizes e limites que descrevem como e quando os funcionários podem trabalho a partir de casa ou qualquer outro local remoto. Essas políticas de trabalho remoto comunicam as melhores práticas a serem seguidas, que ajudam a empresa a manter a ordem e definir expectativas claras antes de você volte ao trabalho pós covid.

Por que uma política de trabalho remoto é importante?

Para começar, a pesquisa mostra que uma política de trabalho em casa pode reduza a rotatividade de funcionários em 50%! Segundo Gallup, o custo médio de substituição de um funcionário varia de metade a duas vezes o seu salário anual. Em outras palavras, ter uma política de trabalho remoto é simplesmente um bom negócio.

Como fazer uma política de trabalho remoto durante a pandemia do COVID-19 em 7 etapas

O COVID-19 criou muito medo e confusão para funcionários e empresas em todo o mundo. Com uma política de trabalho remoto em vigor, você pode ajudar sua força de trabalho a se adaptar a uma nova maneira de trabalhar enquanto define diretrizes claras sobre como responder a outras pessoas e quais etapas seguir para manter os dados seguros.

1. Determinar o horário de trabalho dos funcionários

Uma política de trabalho remoto precisa definir expectativas de disponibilidade e horas de trabalho. Sem ele, seus funcionários terão horários de trabalho ímpares e os gerentes não poderão entrar em contato com os membros da equipe em momentos cruciais.

Certifique-se de que sua política responde às seguintes perguntas:

  • Quantas horas os funcionários remotos precisam trabalhar por dia ou semana?
  • Entre que horas os funcionários devem estar online?
  • Os funcionários precisam aderir a fusos horários específicos com base em prioridades geográficas?
  • Existe um horário de trabalho rígido ou flexível?
  • Como e onde os funcionários devem notificar os colegas se não conseguirem atender aos requisitos típicos de disponibilidade?

Na frente da produtividade, definir as horas de trabalho impulsionará a eficiência do trabalho. Por quê? Porque ter dias de trabalho definidos criará um senso de urgência nas semanas de trabalho de seu funcionário.

Além disso, seus funcionários terão semanas de trabalho bem organizadas, para que comecem (e terminem) seus dias de trabalho em horários consistentes. E isso significa um equilíbrio saudável entre vida profissional e pessoal, melhor saúde mental e até mesmo um horário de sono consistente (um elemento importante de uma semana de trabalho produtiva dos funcionários).

2. Crie uma política de atendimento

Para funcionários horistas e contratados, você também precisa de uma política de trabalho remoto que defina o absenteísmo e como você espera que os funcionários acompanhem suas horas. Certifique-se de criar políticas de frequência separadas para funcionários de meio período e período integral, se necessário. Com muitos empregadores permitindo acordos de trabalho flexíveis devido ao COVID-19, sua política de atendimento remoto ao trabalho deve incluir o seguinte:

  • Definição de frequência (por exemplo, dias ou número de horas por semana)
  • Método para rastreamento de presença (por exemplo, software de rastreamento de tempo)
  • Como solicitar folga para férias, invalidez de curto prazo, etc.
  • Procedimentos para folgas não planejadas ou ausências não justificadas

3. Proteja seus dados

De acordo com o Shred-it's Relatório do Estado do Setor, 86% dos executivos de nível C desconfiam do trabalho remoto porque ele cria um risco maior de violação de dados. Ao retirar funcionários de escritórios com redes seguras, você precisa levar em consideração as ameaças de segurança e a proteção de dados.

Use sua política de trabalho em casa para abordar:

  • Protocolos de acesso, alteração e transmissão de documentos
  • Como e quando uma conexão Wi-Fi pública é permitida
  • Como acessar uma VPN ou outra forma de segurança ao acessar dados confidenciais
  • Onde os funcionários podem ou não receber chamadas e reuniões confidenciais
  • Protocolo para quando houver uma violação de segurança
  • Software antivírus preferencial (se não for gerenciado centralmente)

4. Determine como você acompanhará a produtividade

O rastreamento de tempo ajuda você a comunicar e documentar o que você espera de funcionários remotos. Sua política de trabalho em casa precisa mencionar o seguinte:

  • Empregados que trabalham horas extras: Informe o número máximo de horas que um indivíduo pode trabalhar por semana sem autorização prévia. Isso ajudará você a controlar os custos não planejados.
  • Acompanhamento de produtividade: Especifique como você acompanhará o desempenho, seja o tempo gasto no projeto, cota, número de casos resolvidos ou interações com o cliente.

5. Crie diretrizes de comunicação claras

Quando você não pode conhecer os membros de sua equipe pessoalmente, as políticas da empresa sobre comunicação e colaboração são essenciais. Como os funcionários não podem mais conversar uns com os outros com a mesma facilidade que poderiam no escritório, você precisa padronizar a comunicação para evitar que ela se torne confusa.

Ao criar sua política, considere o seguinte:

  • Que tipos de ferramentas de comunicação funcionarão melhor em diferentes situações (por exemplo, reuniões de equipe, integração de novos clientes, Etc)
  • Qual plataforma os funcionários podem usar para colaboração em equipe e conversa virtual sobre bebedouros
  • Regras sobre os tempos de resposta esperados
  • Estabeleça quando, onde e como as reuniões serão realizadas

6. Liste todos os requisitos do equipamento

A força de trabalho remota necessita de equipamentos específicos para realizar seu trabalho. Seja uma conexão Wi-Fi confiável ou um laptop, os funcionários precisam saber quais equipamentos a empresa está disposta a oferecer e o que eles precisam fornecer para seus escritórios domésticos, de educadores a trabalhar em casa agentes de call center.

Aqui estão algumas perguntas que sua política precisa responder:

  • Espera-se que os trabalhadores forneçam algum equipamento?
  • Quais itens a empresa fornecerá?
  • A velocidade da internet precisa atender a um determinado requisito?
  • Como os funcionários solicitam suporte remoto?
  • Quais despesas se qualificam para reembolso?
  • Qual software é necessário e quem pagará por ele?
  • A equipe de TI precisa ter acesso ao equipamento para instalar software antivírus?

7. Discutir o procedimento de rescisão

A seção de rescisão de sua política de trabalho remoto descreve o que acontece quando um contrato de trabalho remoto termina. Deve indicar as etapas que precisam acontecer durante a saída do funcionário. Por exemplo:

  • Remoção de dados
  • Devolução do equipamento
  • Removendo o acesso a arquivos e canais de comunicação
  • Entrevista com Recursos Humanos

Configurando seus trabalhadores remotos com as ferramentas certas

Embora possa parecer desafiador mudar para um modelo remoto da noite para o dia, há muitas ferramentas de equipe remota que ajudarão você a simplificar o processo e facilitar o gerenciamento de sua equipe e a implementação de sua política de teleconferência.

Vídeo conferência

Embora um bate-papo rápido no Microsoft Teams ou no Slack seja adequado para algumas necessidades de comunicação, as chamadas de vídeo são a melhor opção quando você não pode estar todos na mesma sala. Eventos virtuais, reuniões virtuais, chamadas de clientes e apresentações remotas são uma grande parte do trabalho on-line e da comunicação com equipes e clientes.

Invista em uma empresa confiável e ferramenta de videoconferência segura como a Lifesize para manter contato pessoal e tornar o teletrabalho o mais eficaz possível.

Comunicação no local de trabalho

O maior desafio para equipes remotas é a comunicação. As chamadas telefônicas geralmente não são ideais para equipes separadas por vários fusos horários, e os encadeamentos de e-mail podem acabar rapidamente em uma bagunça sem propriedade ou ações claras.

Dedicado ferramentas de mensagens instantâneas como Slack ou Microsoft Teams, como o integrado converse dentro do seu software de videoconferência, são uma ótima maneira de manter as equipes conectadas, mantendo os dados seguros e protegidos. Como a maioria das ferramentas de nível empresarial, esses aplicativos são projetados para conversas contínuas entre várias pessoas e ajudam a minimizar a sobrecarga da caixa de entrada, permitindo que você faça check-in dos membros da equipe com facilidade.

Compartilhamento de arquivos

Uma maneira de compartilhar e encontrar informações com segurança é uma importante ferramenta de colaboração remota. Ferramentas populares como Microsoft OneDrive, SharePoint, Box ou Google Drive são plataformas de armazenamento em nuvem amplamente utilizadas construído especificamente para manter seus arquivos em um local seguro e centralizado. Os arquivos também são sincronizados entre dispositivos para que você possa acessá-los de qualquer lugar.

Gerenciamento de projetos

Não é tarefa fácil ficar no topo de sua própria lista de tarefas, bem como das listas de projetos de suas equipes. Quando você muda para um acordo de trabalho remoto, pode ser necessário apoiar sua decisão com um ferramenta de gestão ágil projetado para ajudar você e sua equipe a rastrear quem está fazendo o quê e o status dos projetos em andamento. Isso não apenas ajuda você a manter as tarefas sob controle, mas também fornece às partes interessadas um destino único para monitorar o progresso de várias iniciativas.

Ferramentas de produtividade

Algumas pessoas pensam que trabalhar em casa significa que você não precisa observar o relógio tão de perto quando, na realidade, o oposto é verdadeiro. O hábito de monitorar o tempo é crucial para equipes remotas. Se você precisa acompanhar as horas faturáveis ​​de um cliente ou deseja analisar quanto tempo leva para concluir tarefas específicas, uma ferramenta de gerenciamento de tempo mantém equipes remotas produtivas.

Alguns dos principais rastreadores de tempo para funcionários remotos em tempo integral são:

  • Lista de afazeres
  • Médico do tempo
  • Toggl

Um modelo de política de trabalho remoto de amostra

Sua política de trabalho remoto precisa descrever tudo o que você espera de sua equipe. Deve entrar em detalhes sobre as expectativas em torno do horário de trabalho, segurança cibernética e comunicação. Aqui está um modelo de política de trabalho remoto que você pode adaptar às necessidades da sua empresa e enviar aos seus funcionários.

Política de Trabalho Remoto:

[Digite o nome da empresa]
[Digite o endereço da empresa]

1. Declaração de Propósito
O objetivo da política de trabalho remoto

2. Escopo
Inclua quem e o que a política cobre

3. Regras e Expectativas
Listar deveres, responsabilidades e obrigações

4. Espaço de trabalho e equipamentos
Incluir equipamentos fornecidos pelo empregador, equipamentos fornecidos pelo empregado e expectativas do local de trabalho

5. Comunicação
Métodos de esboço e disponibilidade esperada para comunicação online e offline

6. Segurança
Listar protocolos e requisitos de segurança

7. Confidencialidade
Liste as diretrizes de confidencialidade para todos os funcionários

8. Absenteísmo
Lista de faltas aprovadas, documentação exigida, como solicitar folga e procedimentos disciplinares

9. Rescisão
Descrever o procedimento do que precisa acontecer durante a saída de um funcionário

Assinado por: [Digite o Nome do Funcionário, Assinatura e Data de Assinatura]

Medindo o sucesso de sua política de trabalho remoto

Sua política de trabalho remoto é tão boa quanto o valor comercial que ela desbloqueia. Quando você não consegue ver facilmente o que está ocupando o tempo de seus funcionários, é fundamental fornecer orientação formal e uma política de trabalho remoto que elimine a ambiguidade e garanta que o trabalho necessário seja feito. Se você descobrir que há lacunas na produtividade ou confusão entre suas equipes, revise a política regularmente para garantir que todas as expectativas estejam claramente definidas e consistentes com seus valores e cultura. Afinal, a melhor política de trabalho remoto é aquela que funciona tanto para a empresa quanto para seus funcionários.