7 regras para criar reuniões stand-up eficazes

Nem todas as reuniões exigem uma mesa de conferência completa. Quando você precisa manter todos atualizados rapidamente e na mesma página, a reunião diária é o caminho a seguir. Stand-ups são projetados para produtividade máxima — eles são rápidos, focados e colaborativos. Mas para se manter produtivo, algumas regras devem ser seguidas.

Este artigo é um modelo para a criação de reuniões stand-up bem-sucedidas. Saiba mais sobre as vantagens dos stand-ups, o que você precisa para começar e como organizar sua reunião.

Saiba mais sobre as vantagens dos stand-ups, o que você precisa para começar e como organizar sua reunião.

O que é uma reunião em pé?

Uma reunião em pé (ou stand-up) é uma reunião diária curta e produtiva durante a qual os participantes ficam de pé, como um lembrete para manter as coisas concisas. As reuniões stand-up permitem que as equipes de projeto ou produto entrem em contato rapidamente, relatem o progresso e se alinhem às metas do projeto.

4 Benefícios das reuniões stand-up

Reuniões em pé são uma ótima maneira de as equipes alinharem metas de curto e longo prazo, juntamente com tarefas pessoais e projetos gerais da equipe. Pense em uma reunião em pé como sua chamada matinal e reunião de status, onde toda a equipe se reúne e tem a oportunidade de se atualizar e compartilhar no que está trabalhando. Com o mínimo de organização e preparação necessária, as equipes podem se reunir para definir prioridades e se comunicar de forma rápida e eficaz.

1. Encurte os ciclos de feedback

A menos que você mantenha uma lista de perguntas a serem feitas ou soluços que encontrar enquanto trabalha em um projeto, informações importantes se perdem no embaralhamento quando você espera entre as reuniões semanais para reunir a equipe. As reuniões diárias mantêm todos na mesma página, compartilhando as informações mais recentes e aprendendo com outros membros da equipe. Obtenha respostas em tempo real e cara a cara diariamente.

2. Identifique problemas mais rapidamente

Pequenos problemas muitas vezes podem escalar e ter consequências imprevistas quando não são resolvidos de maneira rápida. As reuniões em pé permitem que você se sincronize com seus colegas de equipe diariamente, permitindo que você e seus colegas identifiquem os bloqueadores rapidamente e à medida que eles surgem. Não só isso reunião de equipe permitir a resolução de problemas, você também pode cortar os problemas pela raiz antes que eles se transformem em problemas maiores.

3. Alinhar metas e tarefas

Quando você entra no ritmo do trabalho, é fácil se perder nos detalhes e esquecer de ver seus projetos de um escopo mais amplo. Cada membro da equipe tem suas próprias tarefas e objetivos nos quais está focado, o que facilita perder de vista como você está contribuindo para os objetivos da equipe. Stand-ups são um ótimo lembrete para alinhar as metas da equipe e reiterar o papel de cada membro da equipe para a equipe.

4. Interaja com colegas de equipe

Os e-mails são fáceis de pular ou folhear, e as conversas por telefone não têm a interação cara a cara que precisamos para manter o foco, alerta e no tópico. Stand-ups diários mantêm os membros da equipe totalmente engajados e colaborando uns com os outros, permitindo que os colegas construam melhores relacionamentos conversando uns com os outros cara a cara. Eles também minimizam a multitarefa, já que as reuniões são de apenas 10 a 15 minutos!

7 regras para uma reunião em pé eficaz

Embora o conceito de uma reunião curta e interativa possa parecer bom demais para ser verdade, ter reuniões produtivas e focadas em tópicos, mas rápidas, com seus colegas é realmente bastante viável. Aqui estão 7 regras que irão guiá-lo para uma cadência bem-sucedida de reuniões stand-up: 

1. Esteja atento ao tempo de todos

Uma reunião em pé é chamada de reunião em pé, porque ninguém deve perder tempo para se sentir confortável na sala de reuniões. Essas reuniões devem levar apenas 15 minutos no máximo, portanto, mantenha a reunião curta e breve! Se você precisar de tempo para elaborar determinados tópicos, envie um e-mail ou outro horário designado para se reunir e discutir mais.

2. Estabeleça uma meta

Um grande benefício das reuniões em pé é que elas forçam as equipes a priorizar. Ao abordar o objetivo da equipe logo no início da reunião (ou mesmo antes!), você elimina todos os tópicos não relacionados e aproveita ao máximo o tempo de todos. Os membros da equipe entrarão na reunião com perguntas preparadas.

3. Mantenha o foco

Depois de estabelecer um reunião agenda e objetivo, cumpri-lo! Escolher um facilitador ou scrum master pode ajudar a manter a reunião organizada, permanecer no caminho certo e manter a estrutura. Mas não deixe seu facilitador assumir a reunião – certifique-se de que todos ainda tenham a chance de conversar e abordar qualquer coisa que precisem!

4. Adapte o formato conforme necessário

Falando em estrutura de reunião, é importante entender que não existe uma abordagem única para reuniões em pé. Cada equipe tem sua própria cultura, necessidades, número de membros da equipe para acomodar, diversidade de perspectivas e muito mais.

Uma maneira fácil de estruturar sua reunião é em estilo round robin para que todos tenham a chance de falar sempre. Você pode até selecionar quais tópicos abordar em cada reunião - ou seja, atualizações de projetos, bloqueadores e desafios - ou pode sempre deixar sua equipe guiá-lo. Faça o que for mais confortável para você e sua equipe!

5. Inclua funcionários remotos

É fácil ignorar seus colegas de equipe remotos para stand-ups, pois eles não estão fisicamente no prédio. Felizmente, com ferramentas como videoconferência, você pode fazer o loop em todos de qualquer local.

A Lifesize projetou soluções de stand-up meeting para inúmeras empresas e desenvolveu uma linha profissional de áudio e equipamento de videoconferência - incluindo o único vídeo 4K sistema de câmeras de conferência no mercado. Os membros da equipe podem se conectar instantaneamente de qualquer lugar com o aplicativo móvel e desktop Lifesize.

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6. Mantenha-se consistente

A consistência é fundamental quando se trata de fazer reuniões em pé de rotina – apenas sendo consistente, você pode aumentar a produtividade, melhorar a maneira como sua equipe se comunica e tornar a reunião condensada ainda mais curta. Para manter a consistência:

  • Faça stand-ups no mesmo horário todos os dias
  • Use o mesmo formato para todos os stand-ups
  • Atenha-se ao prazo (geralmente 10-15 minutos)

7. Não se esqueça de acompanhar

Ao estabelecer uma meta em suas reuniões stand-up, não se esqueça de acompanhar e certificar-se de que suas conversas e projetos estão progredindo. O acompanhamento após suas reuniões diárias é crucial porque cria transparência em toda a sua equipe. As expectativas devem ser reiteradas, os próximos passos devem ser dados e os companheiros de equipe devem ser responsabilizados.

Exemplo de agenda de reunião stand-up

Você não precisa de muito para uma agenda de reunião em pé — como são tão curtas, tudo o que você precisa é de um punhado de perguntas para dar o pontapé inicial e solicitar aos membros da equipe que forneçam atualizações de status. Você pode ter um conjunto de perguntas que cada membro da equipe pode responder ou perguntas específicas direcionadas a determinados membros da equipe. Aqui estão alguns exemplos que podem iniciar sua reunião stand-up:

  • O que você realizou ontem?
  • O que você vai fazer hoje?
  • Onde você está preso?
  • Em que você precisa de ajuda?
  • Qual é uma “vitória” ou descoberta importante de hoje que você gostaria de compartilhar?

3 ferramentas que você precisa para reuniões stand-up eficazes

Para uma reunião em pé bem-sucedida, ter uma agenda é apenas metade disso. Aprimore suas reuniões em pé com ferramentas extras que podem conectar funcionários remotos de qualquer local e manter suas reuniões funcionando sem problemas.

Aplicativo de videoconferência confiável

Aplicativos de videoconferência como o Aplicativo de tamanho real conecte seu equipamento de áudio e vídeo em uma interface intuitiva e de fácil acesso. O aplicativo Lifesize apresenta ferramentas interativas para colaboração, compartilhamento de tela sem fio, recursos de pinch-to-zoom e somente ouvir e muito mais. O aplicativo móvel Lifesize permite que os membros de sua equipe levem todos esses recursos com eles onde quer que haja uma conexão com a Internet e é interoperável com vários dispositivos de terceiros para facilitar a colaboração.

Equipamento de alta resolução

Para transformar suas videoconferências em uma interação cara a cara real, autêntica e imersiva, você precisará de uma câmera compatível com HD e tela de exibição. A Lifesize cria soluções de sala de reunião personalizadas para a atmosfera colaborativa e ágil das reuniões em pé. 

O Ícone de tamanho real 300 é projetado especificamente para pequenas reuniões. As opções de montagem flexíveis permitem que você coloque a câmera em qualquer lugar da sala, a configuração é plug-and-play e a câmera tem capacidade 4K para fornecer realismo e clareza incomparáveis ​​em sua sala de conferência. Emparelhado com um Tamanho real do telefone HD, sinta todo o efeito de uma experiência de colaboração integrada e inigualável.

Integrações de calendário

As integrações de calendário garantem que os membros da equipe saibam quando é a reunião e possam participar facilmente. A integração de calendário externo do Lifesize é sincronizada com o calendário do Google e os produtos da Microsoft, para que você possa ser notificado e participar da reunião diretamente do Google e do Aplicativo Microsoft Teams. Você pode até mesmo reservar os sistemas Lifesize Icon como um recurso para agendamento e reservas fáceis!

Como as reuniões em pé ajudam as equipes remotas

Reuniões em pé são mais valiosas para equipes remotas, pois é ainda mais difícil manter os membros da equipe no mesmo caminho quando estão espalhados por locais diferentes. Aqui estão algumas equipes remotas que a Lifesize ajudou a reunir.

MarketingOG

Tamanho real conectado Marketing de Crescimento Orgânico Equipe 100% remota em três continentes diferentes para reuniões diárias de scrum. Sem nenhum espaço de escritório, suas reuniões remotas tornaram-se vitais para manter sua equipe e seus objetivos unificados.

WP Motor 

Como uma empresa que prioriza sua cultura, a WP Engine enfrentou o desafio de trazer unidade para equipes espalhadas por três continentes. Com o Lifesize em cada escritório e no laptop de cada funcionário, os colegas de trabalho podem se conectar instantaneamente e os gerentes podem gerenciar funcionários remotos com eficiência em videochamadas individuais.

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Escritórios IOS

IOS Offices é uma empresa que adquire e projeta espaços de trabalho para empresas no México. Com a ajuda da Lifesize, eles são capazes de criar a atmosfera mais colaborativa e ágil possível para seus clientes. Os escritórios da IOS implantaram o Lifesize em mais de 30 de seus escritórios e usam os aplicativos móveis e de desktop Lifesize para conectar-se sem esforço de qualquer lugar.

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Faculdade de Curva do Litoral  

O Coastal Bend College usa videoconferência de alta qualidade em seus quatro campi universitários para se comunicar internamente entre os funcionários, fornecer aulas para alunos remotos e orientar alunos matriculados fora da sala de aula. Na verdade, o corpo docente e os alunos são tão defensores do Lifesize que cunharam “Lifesize-ing” como um verbo!

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Conclusão

Não há substituto para as reuniões presenciais, mas com uma força de trabalho cada vez mais distribuída, nem sempre é viável. A videoconferência permite essas interações autênticas e reais, independentemente de onde os membros de sua equipe estejam localizados.

As reuniões em pé devem ser rápidas e simples, portanto, as melhores soluções de reunião em pé facilitam a entrada e o uso é intuitivo. A Lifesize combina equipamentos técnicos de alta qualidade com uma interface de usuário simplificada que permite que você entre em reuniões e comece a colaborar com facilidade. Dê adeus a essas longas e terríveis reuniões analógicas e diga olá para sincronizações mais inteligentes, de maior qualidade e mais rápidas.