A colaboração em equipe evoluiu para um estado em que as equipes que nunca se encontram pessoalmente podem trabalhar em sincronia de forma mais colaborativa e eficiente do que nunca. Empresas inteiras têm equipes totalmente remotas e até escolas online têm educadores remotos que se conectam virtualmente com os alunos.
Quando se trata disso, a presença de uma tecnologia de videoconferência confiável realmente permitiu esse tipo de colaboração — sem ela, a comunicação em tempo real com colegas, clientes e clientes não seria tão eficaz e eficiente quanto é hoje.
O que é Colaboração em Equipe?
A colaboração em equipe é uma abordagem de gerenciamento de projetos em que os membros da equipe trabalham juntos para alcançar um objetivo comum. Uma maior colaboração pode levar a uma melhor geração de ideias e criar uma cultura empresarial mais inovadora de solucionadores de problemas.
Tecnologias como videoconferência permitem que indivíduos de vários locais colaborem como uma equipe - discutindo metas, progresso e desafios e trabalhando coletivamente em um projeto, onde quer que estejam no mundo.
Colaborar efetivamente em uma equipe desempenha um papel enorme no cumprimento de metas e na manutenção da cultura e da felicidade da empresa. camaradagem da equipe. Um artigo recente da Forbes destaca que equipes colaborativas são, na verdade, cinco vezes mais produtivas porque se sentem mais motivados a alcançar um objetivo comum.
3 Desafios Comuns de Colaboração
A colaboração é crucial para um local de trabalho bem-sucedido, mas nem sempre é fácil de alcançar. Sem uma força de trabalho colaborativa forte, as pessoas se tornarão um grupo incoeso de indivíduos concorrentes. Isso faz com que as empresas experimentem um declínio produtividade, motivação e, finalmente, receita. Aqui estão alguns desafios comuns de colaboração que podem surgir ao trabalhar em equipe.
1. Lacuna de conhecimento entre ou dentro das equipes
É comum agrupar-se em subequipes dentro de uma equipe maior para trabalhar em tarefas menores e específicas. Embora dividir o trabalho pareça uma maneira natural de fazer as coisas, também causa lacunas de conhecimento entre os subgrupos, fazendo com que as pessoas sejam involuntariamente deixadas de fora do circuito. É importante ter tempo para compartilhar as decisões que foram tomadas com o resto da equipe para que todos estejam sempre na mesma página.
2. Falta de comunicação clara
Ninguém tem tempo para uma reunião ruim. Seja o conteúdo que está sendo discutido ou a tecnologia usada para fazer a ligação, ter uma maneira clara de se comunicar com sua equipe é crucial quando se trata do sucesso de sua equipe. Tenha uma clara reunião agenda, envie-o antes do início da reunião e faça o possível para cumpri-lo - todos saberão o que está acontecendo, o que precisam fazer e como precisam fazê-lo. E certifique-se de que suas ferramentas de colaboração estejam atualizadas, fáceis de gerenciar e funcionem corretamente para que ninguém tenha desculpa para não estar na chamada.
3. Falta de transparência
Trabalhar em equipe significa que todos devem ser abertos e honestos com seus pensamentos, opiniões e preocupações sobre qualquer tarefa. É provável que o trabalho de um membro dependa do trabalho de outro membro da equipe e, portanto, é imperativo ser completamente transparente sobre seu progresso, barreiras e preocupações. É importante que um gerente de projeto crie confiança dentro da equipe, para que todos possam compartilhar e discutir livremente.
3 Traços de Colaboração em Equipe Eficaz
Então, como uma equipe pode atingir seus objetivos e, ao mesmo tempo, criar um ambiente colaborativo positivo? Embora esta não seja a coisa mais fácil de conseguir, é certamente factível. Aqui estão algumas maneiras de garantir que haja uma colaboração eficaz em equipe:
1. Alinhamento de Tarefas e Objetivos
Todos sabemos que a comunicação é fundamental, mas a comunicação regular em equipe é ainda mais importante, especialmente quando se discutem metas e expectativas. Quanto mais vezes você reiterar suas tarefas e metas para sua equipe, mais claros serão eles sobre o que precisam fazer para alcançar essas tarefas e metas. Uma caminhada de 10 minutos pela manhã no mesmo horário todos os dias pode ajudar a promover a ideia de que cada membro da equipe, individualmente e coletivamente, está trabalhando em conjunto para um objetivo específico.
2. Abraçando a diversidade entre os membros da equipe
Todo mundo tem suas próprias forças, fraquezas, estilos de trabalho e ideias. E em uma equipe, essas características devem ser adotadas para fazer uma equipe funcionar melhor. Um estudo da OfficeTeam descobriu que 66% dos funcionários eram mais propensos a deixar seus empregos se se sentissem desvalorizados.
As equipes são mais eficazes quando os pontos fortes e fracos de todos são compartilhados e se complementam. Ao delegar tarefas de acordo com os pontos fortes, os indivíduos se sentem mais empoderados e provavelmente terão níveis mais altos de produtividade e um sentimento de pertencimento à equipe.
3. Criando um forte senso de comunidade
Criar um senso de comunidade no local de trabalho é essencial para ambientes de trabalho colaborativos. Quando os indivíduos sentem que suas ideias e opiniões são importantes, eles se sentem valorizados e são mais propensos a se aplicarem. Em um estudo recente, 54% dos funcionários afirmaram que um forte senso de comunidade encorajou-os a permanecer mais tempo na empresa.
Encontrar as condições certas para uma colaboração eficaz em equipe pode ser complicado. Não adianta fazer muitas reuniões por causa da colaboração, nem todas as tarefas precisam ser trabalhadas em equipe. Uma reunião diária, para discutir as tarefas e metas da equipe para aquele dia, é mais do que suficiente e também pode ajudar a reduzir a duplicação e aumentar o alinhamento.
4 maneiras de promover a colaboração em sua equipe
Reunir uma equipe de alto desempenho não é apenas colocar as pessoas mais inteligentes na sala, é encontrar um grupo de pessoas que possam trabalhar juntas e colaborar de forma eficaz.
Cada membro da equipe deve ser bom em se comunicar, interagir e agir intuitivamente nas decisões uns com os outros para atingir seus objetivos. Realmente se resume a ter respeito, transparência e a atitude certa. Aqui estão quatro maneiras de promover a colaboração dentro de uma equipe:
Crie canais de comunicação claros
A colaboração depende de uma comunicação clara. No entanto, isso não pode ser apenas uma comunicação de cima para baixo, deve ser um canal de comunicação aberto entre todos os membros da equipe para permitir que todos falem de forma igual e com autoridade. Os gerentes de projeto precisam definir metas claras, reiterá-las com frequência e incentivar a comunicação regular entre toda a equipe – seja por meio de e-mails, um aplicativo de bate-papo ou videochamadas diárias.
Nomear Liderança
Toda equipe precisa de um líder para cuidar do quadro geral, garantir que as metas sejam cumpridas e as tarefas sejam concluídas no prazo. Também é importante que o gerente de projeto motive sua equipe, una-os para alcançar objetivos compartilhados e explique os valor da colaboração em equipe. Sem um forte líder da equipe, os indivíduos podem ficar desmotivados, frustrados e sem produtividade.
Aproveite a responsabilidade
Manter uma comunicação clara garante que todos estejam na mesma página. Toda a equipe então sabe quais são seus papéis e responsabilidades, o que se espera deles e o padrão de comunicação estabelecido. Isso garante que cada membro da equipe tenha clareza do que precisa fazer e possa ser responsável por suas tarefas. Criar essa estrutura no início do processo de formação de equipe garantirá que não haja confusão mais tarde.
Incentive o respeito mútuo
Já estabelecemos que a confiança é fundamental quando se trata de transparência, mas o respeito mútuo é igualmente importante para uma ótima comunicação. Cada trabalho é tão importante quanto o próximo, e nenhuma pessoa é mais importante também.
Os gerentes de projeto precisam facilitar um ambiente em que todos sejam respeitados, independentemente de sua posição na empresa. Cada membro da equipe deve se sentir valorizado para que possa falar livremente ao discutir tarefas, fazer concessões quando necessário, ser confiável e, finalmente, trabalhar melhor em conjunto.
4 melhores ferramentas de colaboração em equipe para 2020
Há uma grande variedade de ferramentas de colaboração disponíveis para uso das empresas, cada uma com seu próprio conjunto de recursos, desde chamadas de vídeo criptografadas até usabilidade de quadro branco.
Embora muitas dessas ferramentas sejam ótimas por conta própria, algumas vêm com a capacidade de integração com outras. Por exemplo, a ferramenta de videoconferência online gratuita, Lifesize, pode ser integrada a soluções de mensagens instantâneas como Slack e Microsoft Teams para melhorar a colaboração geral. Aqui estão algumas ferramentas para procurar aumentar a colaboração para sua equipe.
1. Videoconferência confiável
Tamanho natural é uma ferramenta de reunião online baseada em nuvem que oferece uma variedade de recursos, incluindo chamadas de vídeo criptografadas e compartilhamento de tela para equipes. Isso garante que informações importantes não se tornem de conhecimento público. Por inscrevendo-se para sua conta gratuita, você pode se conectar facilmente com até 10 participantes em uma chamada de alta qualidade totalmente criptografada.
2. Ferramenta de mensagens internas
As ferramentas de mensagens instantâneas são formas muito eficazes de comunicação com as equipes internas. Plataformas como Slack e Microsoft Teams são muito fáceis de usar e permitem uma comunicação rápida entre indivíduos ou grupos de pessoas. O Lifesize pode ser integrado a essas ferramentas oferecendo uma oferta mais ampla de serviços, atendendo às necessidades de vídeo, áudio e bate-papo instantâneo.
3. Software de gerenciamento de projetos
Para uma colaboração maior e mais transparente, boas ferramentas de gerenciamento de projetos devem ser empregadas. Ferramentas de gerenciamento de projetos como Trello e Asana permitir que os membros da equipe atribuam responsabilidades a si mesmos e a outros, acompanhem o andamento de tarefas específicas e gerenciem prazos. Essas ferramentas de colaboração são gratuitas e amplamente utilizadas entre grandes e pequenas organizações.
4. Ferramentas de compartilhamento de arquivos
Para a criação e desenvolvimento coletivo de documentos, as ferramentas de compartilhamento de arquivos baseadas em nuvem são muito eficazes. Google Docs e Office 365 ambos têm recursos diferentes que permitem uma maior colaboração. Eles permitem que várias pessoas trabalhem no mesmo documento ao mesmo tempo e tenham acesso a todos os documentos necessários em uma área.
O Lifesize também pode ser integrado a essas ferramentas de compartilhamento de arquivos, permitindo que os usuários trabalhem em documentos e participem de uma videochamada ao mesmo tempo, tudo totalmente criptografado para segurança.
Conclusão
Um local de trabalho digital de bom funcionamento é difícil de alcançar, mas altamente eficaz quando feito corretamente. Encontrar o ferramentas de colaboração certas e definir as expectativas desde o início garantirá uma colaboração de longo prazo para sua equipe, para que eles possam trabalhar juntos sem a necessidade de estar no mesmo espaço físico.
