Cobrimos muitas dicas de produtividade de reuniões em nosso guia para download sobre Como ser dono de suas reuniões, mas acho que este merece uma atenção extra. A reunião recorrente pode ser um curinga para a produtividade. Apenas o que eu estou me inscrevendo quando eu bati aceitar ao seu pedido de uma hora da minha semana, todas as semanas, pelo resto da minha vida?
Os clientes de e-mail tornam muito fácil transformar uma reunião bem preparada, meticulosamente selecionada e bem pensada em algo que, semana após semana, se dilui em uma reunião infundada de recursos da empresa que provavelmente são mais bem gastos fazendo outra coisa. Talvez sua reunião recorrente seja uma das exceções, mas se você já participou de 25 a 50% das reuniões consideradas perda de tempo, pode valer a pena considerar algumas alternativas.
Só para deixar claro, eu não odeio todas as reuniões, apenas as ruins
Como quase tudo, as reuniões são boas com moderação. Como se alguém os estivesse moderando – enviando agendas com antecedência, certificando-se de que apenas as pessoas que estão contribuindo para os objetivos sejam convidadas e mantendo as conversas em dia e no prazo. Acho que reuniões recorrentes nos abrem para a violação de algumas dessas práticas recomendadas que foram estabelecidas para reuniões produtivas.
Onde eles funcionam melhor
A melhor reunião recorrente da qual participei foi baseada em projeto e conduzida por um gerente de projeto treinado. O projeto começou no primeiro dia e precisava ser concluído no dia trinta, e reuniões de 15 minutos foram agendadas ao longo do caminho para que as principais partes interessadas concordassem rapidamente e se apropriassem das próximas etapas para manter o projeto nos trilhos.
Por ter 15 minutos de duração, não houve tempo suficiente para fazer nada além de cumprir os objetivos. O grupo era pequeno, e a recorrência acabou – uma vez feito o projeto, as reuniões também. Essencialmente, o gerente de projeto fez uma reunião de uma hora e a dividiu ao longo do projeto para manter todos focados e responsáveis.
Onde a reunião recorrente pode dar errado
Guardando-o para a reunião. Se você já teve uma reunião regular, pode ter ficado tentado a guardar um pouco de informação para o seu próximo encontro – dessa forma você terá algo para falar quando for sua vez “ao redor da mesa”. Isso não apenas tem o potencial de paralisar um projeto, mas também desperdiça o tempo que você reservou concentrando-se em notícias antigas.
Reuniões podem ser caras, e marcar uma reunião recorrente, especialmente para um grupo grande, pode custar caro. É importante lembrar que as reuniões têm o custo de oportunidade de outros trabalhos. Bloquear uma hora para 10 pessoas se encontrarem é o valor de um dia de salário – portanto, respeite a reunião.
A tendência para a colaboração persistente
Uma maneira de reduzir a reunião recorrente é empregar uma ferramenta de colaboração persistente. A maioria das reuniões recorrentes se concentra em atualizações de projeto e status, e essas podem ser transcritas facilmente em um bate-papo em grupo. Isso mantém a conversa em andamento e permite que as pessoas entrem e saiam para se manterem atualizadas em seu próprio tempo.
Em uma pesquisa recente com usuários da Lifesize, descobrimos que, embora as reuniões agendadas ainda sejam amplamente utilizadas, mais conversas estão acontecendo organicamente, sem convite de calendário e por períodos mais curtos. O Lifesize foi desenvolvido para permitir que as equipes se comuniquem de todas as maneiras que precisarem — videoconferência, áudio e webconferência, bate-papo e reuniões gravadas e compartilhadas — e torna incrivelmente simples clicar em um nome no diretório e iniciar uma conversa a partir de qualquer dispositivo.
