Antes de começar a escrever este blog, decidi realizar meu próprio experimento de “jogo do telefone” para ver o quão ruim a transferência de conhecimento pode ser no escritório. O jogo funcionava assim: eu li uma mensagem para meu podmate Kenny, que se virou e repetiu para Omar, que passou para Aaron, que se aproximou e deu para Chelsia, que disse para Ashlie, que disse alto para eu escrever. A mensagem original era bastante curta, apenas uma citação de 15 palavras de O Escritório:
O chá no Nepal é muito quente, mas o café no Peru é muito mais quente.
Após cinco traduções, Ashlie compartilhou seu entendimento: “O dia no Nepal estava quente, mas o café estava muito mais quente”.
Perto, certo? Se estamos sendo matemáticos, a resposta de Ashlie foi cerca de 60% fiel ao original. E se estivermos na escola, ela tira D. Mas o que acontece quando ajustamos a mensagem para ser um pouco mais longa e confiamos muito mais no resultado final? Tentamos novamente com exatamente a mesma configuração, apenas uma nova mensagem:
Há um estúdio no terceiro andar. Para chegar lá, vire à direita no elevador, seguido por uma direita imediata. Desça para os banheiros e vire à esquerda na fonte de água. Em seguida, vire na primeira à direita e o estúdio é a primeira porta à direita.
Como Ashlie fez desta vez? “Há um estúdio no terceiro andar. Desça o elevador e vire à direita. Vire à direita, vire à direita e você está lá.” Ela efetivamente o encurtou em 50%, tirou a maior parte dos detalhes, mudou o significado e me mandou para um canto no terceiro andar.
Contamos com conhecimento de segunda mão para obter muitas informações no escritório. Nunca li o manual da nova máquina de café; alguém acabou de me mostrar como inserir o pod e selecionar o tamanho que eu queria. Nunca houve um código de vestimenta no escritório; nós apenas nos adaptamos ao que os outros estavam fazendo até que uma norma fosse criada.
Algum conhecimento é ótimo para compartilhar dessa maneira. É rápido, fácil e geralmente bom o suficiente para fazer o trabalho. Mas para outras situações, como registrar o tempo de férias corretamente no sistema de RH ou modificar as informações do banco de dados do cliente, é fundamental documentar o processo com uma única fonte de verdade.
As organizações estão aprendendo o valor do treinamento conduzido por vídeo e demonstração como forma de aumentar a audiência e a retenção de conhecimento de sua documentação de processo. Um dos benefícios de Registro e compartilhamento do Lifesize é a capacidade de gravar o que você quiser, desde conferências semanais e reuniões gerais até sessões de treinamento com captura de tela que podem ser armazenadas em sua biblioteca de vídeos Lifesize e compartilhadas com todos em sua organização. É fácil de gravar, rápido de compartilhar e poderoso para treinar sua organização.
