À medida que as empresas se tornam mais focadas em eficiência, produtividade e lucratividade, tornou-se essencial que as empresas analisem seus números para garantir que seu tempo, dinheiro e mão de obra estejam sendo bem utilizados - uma das maiores oportunidades está em avaliar como as reuniões de negócios São executados.
Todos nós já participamos de reuniões que foram mal conduzidas, incluíram as pessoas erradas e não levaram a objetivos concretos. Ao melhorar a maneira como as reuniões são realizadas, as empresas têm uma maneira importante de melhorar imediatamente a maneira como o tempo é gerenciado e como os membros da equipe colaboram. Seguir as práticas recomendadas, usar as ferramentas de colaboração corretas e responsabilizar todos pode melhorar significativamente sua experiência de reunião.
O que é uma reunião de negócios?
Uma reunião de negócios é uma reunião de duas ou mais pessoas com o objetivo de tomar decisões ou discutir os objetivos e operações da empresa. As reuniões de negócios geralmente são realizadas pessoalmente em um escritório, no entanto, com o surgimento das tecnologias de videoconferência, os participantes podem participar de uma reunião de negócios de qualquer lugar.
Vamos dar uma olhada nos seis tipos mais comuns de reuniões de negócios, incluindo:
- Reuniões de atualização de status
- Reuniões de tomada de decisão
- Reuniões de resolução de problemas
- Reuniões de Desenvolvimento de Equipes
- Reuniões de compartilhamento de ideias
- Reuniões de Inovação
6 tipos de reuniões de negócios para melhor eficiência e comunicação
Antes de planejar reuniões, é necessário identificar que tipo de reunião é. Na verdade, há uma enorme diferença entre uma reunião semanal de status e uma reunião de emergência que pode exigir ação urgente.
1. Reuniões de atualização de status
Quase todas as empresas estão familiarizadas com as reuniões recorrentes de equipe que inicialmente pretendiam compartilhar atualizações sobre os projetos mais recentes e garantir que todos na equipe estejam na mesma página sobre o processo do projeto. Essas reuniões destinam-se a remediar quaisquer problemas de comunicação que possam acabar desperdiçando uma quantidade significativa de tempo fazendo a mesma coisa ou enfrentando os mesmos desafios repetidamente.
Embora esses tipos de reuniões possam não ser os mais divertidos ou envolventes, as empresas os usam para resolver quaisquer problemas que surjam, atribuir tarefas e tomar as decisões necessárias para avançar com eficácia. Essas reuniões podem se transformar em sincronizações rápidas e são menos suscetíveis a se arrastarem além do prazo determinado.
2. Reuniões de Tomada de Decisão
Embora os gerentes geralmente tenham a palavra final, as discussões sobre importantes decisões de negócios geralmente ocorrem em grupos maiores. Decisões menores podem ser tomadas em reuniões de atualização de status, mas as importantes comandarão seus próprios horários de reunião dedicados.
O processo de tomada de decisão pode ser distribuído em várias reuniões diferentes para que todas as partes tenham a chance de coletar informações, encontrar soluções e votar na melhor forma de seguir em frente. Isso pode resultar em muito tempo parado em reuniões e comunicação.
3. Reuniões de Resolução de Problemas
Semelhante às reuniões de tomada de decisão, as reuniões de resolução de problemas têm um objetivo específico em mente. Não há uma reunião padrão para solução de problemas, pois os problemas variam de acordo com sua equipe e sua organização, mas esses tipos de reuniões são cruciais, no entanto.
Essas reuniões podem ser baseadas em emergências que precisam ser resolvidas rapidamente. Por exemplo, a fonte do problema pode ainda não ter sido identificada ou pode haver várias prioridades diferentes a serem gerenciadas para encontrar uma solução para um problema identificado. De qualquer forma, essas reuniões dão aos colegas a chance de debater, avaliar soluções e resolver o problema em questão.
4. Reuniões de Desenvolvimento de Equipes
Embora cada reunião seja uma chance para uma equipe se aproximar um pouco mais, engajando-se em brincadeiras no início e ganhando uma compreensão mais forte de suas contrapartes, às vezes é necessário ter uma reunião planejada de formação de equipe.
Essas reuniões podem ser eventos corporativos ou passeios para a equipe, departamento ou toda a empresa e podem servir para gerar alguma lealdade e engajamento dos funcionários. Eles são a oportunidade perfeita para incentivar os funcionários a se misturar e criar relacionamentos mais pessoais que podem ajudar no progresso e crescimento da organização.
5. Reuniões de compartilhamento de ideias
Às vezes, é melhor reunir todo o grupo e compartilhar novas ideias em vez de distribuí-las em um e-mail carnudo ou em um chat caótico.
Essas reuniões não apenas permitem que o palestrante ou apresentador se aprofunde em um tópico, as conversas podem acontecer em tempo real e os membros da equipe podem fazer perguntas. Essas reuniões também tornam o compartilhamento de ideias interativo, dando aos colegas a chance de trocar ideias uns com os outros, resultando em mais trabalho em equipe, construção de relacionamento mais forte e uma experiência de reunião envolvente. Embora esse tipo de reunião possa levar muito tempo, geralmente resulta em novas ideias de produtos, expansão para novos mercados e maneiras de se antecipar à concorrência.
6. Reuniões de Inovação
Toda organização precisa de novas ideias de tempos em tempos, e as reuniões de inovação são a resposta padrão para essa necessidade. É difícil forçar a criatividade, mas você pode solicitar o maior número possível de ideias e depois filtrá-las para encontrar as mais adequadas.
As reuniões de inovação podem parecer obscuras para os participantes, mas são essenciais para garantir que sua empresa continue avançando, em vez de manter os mesmos protocolos operacionais ano após ano, pois oferecem à organização a chance de experimentar algo novo.
Embora possa parecer desnecessário ou óbvio, definir o tipo de reunião que você está tendo pode orientar a maneira como seus colegas se preparam para sua reunião, ajudá-lo a estabelecer uma agenda clara e economizar tempo de todos. Aqui estão algumas dicas sobre como esclarecer exatamente o que fazer para transformar suas reuniões em investimentos de tempo sólidos.
3 dicas para fazer o melhor uso do seu tempo de reunião
Com a maioria dos gerentes concordando que as reuniões tendem a ser um uso improdutivo de tempo e 65% deles dizendo que as reuniões os impedem de concluir seu próprio trabalho, é preciso haver uma maneira melhor de se reunir com mais eficácia. Aqui estão três maneiras fáceis de tirar o máximo proveito de cada reunião.
1. Defina objetivos claros
Tendo uma clara reunião agenda irá ajudá-lo a minimizar a quantidade de tempo que a reunião leva. Se você tiver tarefas que os participantes precisam fazer com antecedência, envie uma lista de verificação no convite da reunião para garantir que todos os participantes estejam cientes e preparados. O objetivo básico aqui é fazer tudo ao seu alcance com antecedência para evitar que o tempo de uma equipe inteira seja desperdiçado.
A reunião ideal não tem surpresas e segue a agenda a um T. Isso pode ser um desafio, já que conversas paralelas e tangentes são bastante comuns na sala de conferências, por isso é importante manter essas conversas fora do tópico curtas - você sempre pode agendar outro horário para discutir mais.
2. Faça uma recapitulação pós-reunião
Se você tiver um resultado desejado claro, fica instantaneamente claro quando uma reunião é um sucesso. Depois, os gerentes podem avaliar se alcançou o resultado desejado e descobrir o que o teria tornado mais bem-sucedido.
Enviar uma rápida recapitulação da reunião aumentará a retenção de informações e esclarecerá quaisquer falhas de comunicação que possam ter ocorrido. Você também pode incluir qualquer outra ação que seus colegas possam precisar tomar para reiterar o resultado da sua reunião. Aprender como fazer atas de reunião eficazes para garantir que você não perca nenhum detalhe importante ou dicas de suas reuniões.
3. Use um software de videoconferência confiável
Reuniões de negócios produtivas nem sempre precisam ser realizadas pessoalmente — com a solução de videoconferência certa, você ainda pode se encontrar pessoalmente e ter uma experiência de reunião de qualidade sem sair do escritório. Se sua ferramenta de videoconferência for intuitiva o suficiente, você poderá compartilhar sua tela, gravar sua chamada e dimensionar sua reunião para convidados em diferentes dispositivos sem problemas.
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Mantenha todos os tipos de reuniões eficientes e rentáveis
As reuniões não vão acabar tão cedo, mas não precisam ser tão terríveis! Apenas definindo que tipo de reunião você gostaria de ter e implementando essas dicas, você pode manter suas reuniões produtivas e otimistas. Aproveite ao máximo suas reuniões com o Lifesize e experimente como deve ser uma ótima reunião de negócios.
