As reuniões presenciais tradicionais estão fora de questão para startups e outras pequenas empresas que empregam equipes remotas – elas são caras, impraticáveis e facilmente substituíveis por uma solução confiável de videoconferência. E após a pandemia do COVID-19, parece que todas as pequenas empresas se tornaram virtuais. Embora aplicativos gratuitos para consumidores, como Hangouts ou Skype, possam ser extremamente úteis no começo, você precisará descobrir opções melhores à medida que cresce. Neste artigo, descrevemos os principais recursos e ferramentas de videoconferência para pequenas empresas para ajudá-lo a escolher a solução de videoconferência mais adequada à sua empresa.
Recursos de videoconferência para pequenas empresas
Antes de escolher uma solução de videoconferência para sua pequena empresa, você precisa primeiro dar um passo atrás e pensar em todos os recursos necessários para uma empresa em crescimento. Aqui está uma lista abrangente de recursos que você deve considerar ao escolher a melhor tecnologia de videoconferência para sua empresa.
1. Tamanho e escalabilidade da chamada
Veja o tamanho da sua equipe e os tipos de clientes com os quais você lida diariamente. Quantas pessoas você precisa conectar em uma chamada interna? Que tal com fornecedores externos, parceiros ou clientes? A maioria dos serviços de videoconferência gratuitos tem um máximo de 8 a 10 participantes, e muitos são limitados por 30 ou 40 minutos de duração das chamadas. As chamadas VoIP enfrentam limitações semelhantes e também carecem da componente presencial de videoconferências. A realização de reuniões online maiores, como webinars, é uma das maiores razões pelas quais as empresas migram para assinaturas pagas para suas videochamadas de missão crítica.
2. Qualidade e confiabilidade de vídeo/áudio
A qualidade da sua videochamada é de extrema importância quando você confia nela para conectar suas equipes remotas e expandir seus negócios. Você precisa de uma solução em que possa confiar quando mais precisar. Perda recorrente de conexão ou sinal ruim durante videoconferência ou audioconferência não apenas diminuirá sua produtividade, mas também afastará clientes em potencial. As empresas que realizam chamadas com clientes ou prospects devem estar especialmente atentas à qualidade e confiabilidade das chamadas, pois elas têm um grande impacto nas primeiras impressões.
3. Câmeras e sistemas de sala de conferência
As reuniões de equipe em salas de conferência precisam oferecer suporte a participantes remotos sem que eles voltem a uma chamada de audioconferência desatualizada. As soluções de hardware e software totalmente integradas proporcionam a melhor experiência em qualidade e facilidade de uso. As equipes remotas conhecem melhor seus colegas de trabalho por meio de videoconferências regulares e presenciais. Na verdade, 89% dos funcionários que fazem videoconferências dizem que isso os ajuda a se sentirem conectados.
4. Compartilhamento de tela integrado
O compartilhamento de tela é uma parte importante da apresentação em uma videoconferência. Sem ele, o impacto da sua apresentação pode ser limitado; 90% dos trabalhadores remotos dizem que as videoconferências facilitam a divulgação de seus pontos de vista para suas equipes. Quando você pode compartilhar sua tela durante uma videochamada, seus colegas podem compreender facilmente o que você está tentando explicar. Ter uma solução de videoconferência com compartilhamento de tela sem fio integrado permite que você apresente e compartilhe documentos facilmente em tempo real durante as reuniões, sem a necessidade de encontrar e repassar dongles ou cabos.
5. Integrações de bate-papo, e-mail e calendário
Para ser realmente produtivo em todas as suas equipes, a colaboração é fundamental. Mas o problema é: tem que ser sem costura. Isso significa que as ferramentas de bate-papo, e-mail e calendário precisam se integrar facilmente à sua solução de videoconferência. As integrações de vídeo para aplicativos de bate-papo e e-mail simplificam a transição de trocas de texto para uma videochamada sem interromper seu fluxo de trabalho. Para equipes de marketing e vendas, adicionar e-mail marketing as integrações em seu fluxo de trabalho fornecem uma fórmula vencedora para o crescimento de seus negócios. Outra integração importante de que sua ferramenta de videoconferência precisa é uma integração simplificada de calendário. Ele permite que você agende e acompanhe as videoconferências do seu calendário de trabalho sem precisar abrir um aplicativo de videoconferência separado. A integração do calendário permite que você conheça os horários disponíveis de seus colegas para que você possa encontrar o horário ideal para realizar videoconferências em vez de perguntar a cada membro da equipe quando eles estão livres.
6. Capacidade de trazer seu próprio dispositivo
Seus clientes e prospects não precisam baixar um aplicativo ou criar uma conta apenas para se encontrar com você por meio de uma videochamada. Encontre uma solução baseada em padrões que permita que qualquer pessoa participe de sua chamada por meio de um sistema de vídeo SIP/H.323 ou diretamente de seu celular, tablet ou laptop com apenas um clique no link de convite da reunião, esteja usando um Android , Mac ou qualquer outro tipo de dispositivo.
7. Gravação
Gravação de chamada de conferência a funcionalidade é ótima para fins de treinamento e documentação ou para compartilhar recapitulações úteis de reuniões com membros da equipe que não puderam participar da chamada agendada. Um bom software de videoconferência terá uma funcionalidade de gravação fácil de dentro da chamada. Ele também terá a opção de compartilhar facilmente a gravação com os membros da equipe. Isso é especialmente útil quando você precisa repassar pontos específicos de discussão após a reunião ou usar o vídeo para treinar novos funcionários.
8. Suporte Técnico
Dos funcionários remotos, 48% disse que as dificuldades técnicas geralmente prejudicam as experiências de comunicação por vídeo. Qual é o sentido de ter um provedor de videoconferência se o suporte técnico não puder responder a perguntas básicas? Ou pior, serviços gratuitos sem ninguém para ligar se algo quebrar? Quando suas videochamadas são críticas para os negócios, você precisa de um contato de suporte do provedor de videoconferência. Isso garantirá que você tenha alguém para entrar em contato se tiver dificuldades técnicas. Também permitirá minimizar o tempo de inatividade e desfrutar de videoconferência sem os distúrbios.
9. Segurança
A segurança é tão importante para pequenas empresas quanto para grandes empresas. Uma vulnerabilidade de segurança pode ser um revés devastador para sua empresa. Com os recentes artigos de notícias sobre vulnerabilidades de segurança com empresas como a Zoom, é importante avaliar os requisitos de segurança e as tolerâncias a riscos. Esse deve ser um dos critérios mais importantes ao escolher um provedor de videoconferência para sua empresa.
10. Preço e ROI
Se os funcionários trabalhassem em casa apenas metade do tempo por ano, isso poderia resultar em $ 11,000 na poupança por pessoa. Isso significa que uma pequena empresa de 25 funcionários poderia economizar US$ 275,000 por ano com funcionários trabalhando em casa, mas ainda sendo produtivos e conectados por videoconferência. Além disso, a videoconferência reduziu drasticamente o tempo e os custos de viagem, pois os funcionários podem participar de reuniões de equipe, independentemente de sua localização física. Embora a videoconferência por si só tenha reduzido muitos custos da empresa, ainda é importante que você escolha uma que seja fácil no orçamento, mas que seja dimensionada à medida que sua empresa cresce.
5 ferramentas úteis de videoconferência para pequenas empresas
Com todos esses recursos em mente, reunimos uma lista de cinco ótimas ferramentas de videoconferência que ajudarão sua equipe a ter reuniões mais pessoais e produtivas. Essas ferramentas são gratuitas ou exigem um investimento mínimo, tornando-as perfeitas para pequenas empresas e startups preocupadas com seus resultados.
1. Traço em tamanho real
Lifesize Dash™ é uma maneira fácil e gratuita de adicionar videoconferência a qualquer sala de reunião. Este conector de kit de sala de conferência gratuito pode ser integrado a câmeras de vídeo USB de terceiros e dispositivos de áudio de fabricantes como Aver, Huddly, Logitech e Polycom. Ele tem suporte para Chromebox e PCs com Windows e oferece a liberdade de usar qualquer hardware existente que você tenha em seu escritório, ao mesmo tempo em que oferece uma incrível experiência de usuário, confiabilidade e gerenciamento centralizado do serviço Lifesize. O Lifesize Dash permite que você economize até US$ 1,000 por ano, por quarto, eliminando as taxas de licenciamento ocultas por quarto.
2. Ícone de tamanho real 300
A Lifesize® Ícone 300™ é uma solução completa de sala de reunião por menos de US$ 2,000. Seu campo de visão ultra-amplo (FOV) é perfeitamente otimizado para capturar todos os que estão sentados à mesa, mesmo nas menores salas de reunião. O Lifesize Icon 300 oferece qualidade de compartilhamento de tela 4K incomparável para que você possa apresentar na sala de reunião sem sacrificar a qualidade. A configuração é plug and play, os controles são intuitivos e cada chamada é criptografada por padrão.
3. Integrações Lifesize com a Microsoft
Muitas pequenas empresas padronizaram as ferramentas da Microsoft para suas soluções de e-mail, calendário e comunicação em tempo real. o Integração Lifesize para Microsoft adiciona a melhor qualidade de áudio e vídeo da categoria aos fluxos de trabalho existentes do Microsoft® Teams e do Microsoft® Outlook® para colaboração persistente. Agende e participe facilmente de reuniões do Lifesize diretamente no Microsoft Teams ou no Microsoft Outlook. Além disso, o Lifesize aprimora o ambiente do Microsoft Skype for Business, oferecendo aos usuários e seus convidados uma experiência de vídeo superior na sala de reuniões e em chamadas em grupo.
4. Quadro Digital Kaptivo
As sessões de whiteboard são ótimas para brainstorming e colaboração com sua equipe, mas pode ser difícil para os membros remotos da equipe ver o quadro e participar durante uma videoconferência. Compartilhamento de quadro branco com Lifesize Share e Kaptivo permite capturar sessões interativas de quadro branco sem o custo de um smartboard ou quadro branco digital proprietário. O Kaptivo se conecta a qualquer quadro branco ou quadro de vidro padrão, captura digitalmente sessões de quadro branco e, quando emparelhado com o Lifesize Share, apresenta uma imagem clara, nítida e precisa para todos na reunião ou na chamada em tempo real.
5. Conta Lifesize
Para o proprietário de uma pequena empresa realmente preocupado com os custos que procura uma maneira melhor de se reunir por vídeo, Tamanho natural permite hospedar chamadas de vídeo gratuitas e instantâneas com até 10 participantes. Convide participantes enviando seu ID de reunião pessoal e encontre-se cara a cara, apresente sua tela e colabore instantaneamente em uma rede totalmente criptografada diretamente do seu telefone ou navegador. Ao contrário de outros serviços gratuitos de videoconferência, o Lifesize oferece reuniões gratuitas ilimitadas, sem restrições quanto à duração da reunião. E em resposta à pandemia do COVID-19, a Lifesize está oferecendo 6 meses grátis para todas as empresas. Basta navegar para signup.lifesize.com para reivindicar sua conta gratuita.
Conclusão
Quando você administra uma pequena empresa com uma equipe remota, as reuniões presenciais regulares são cruciais não apenas para unir a equipe, mas também para colaborar de forma mais eficaz. Antes de escolher uma ferramenta de videoconferência para ajudá-lo a crescer e dimensionar sua empresa, consulte esta lista de verificação e veja se a ferramenta possui os recursos necessários. Você consegue acomodar todos os membros de sua equipe em videoconferências regulares usando a ferramenta? A ferramenta de videoconferência é robusta o suficiente para otimizar seu fluxo de trabalho? As integrações necessárias estão disponíveis para você sincronizar entre os membros da equipe e funcionar sem problemas como um negócio?
Você precisa considerar cuidadosamente suas opções e usar as ferramentas que prometem o melhor ROI e são escaláveis à medida que sua empresa cresce. Lembre-se de que a webconferência é parte integrante de manter suas equipes remotas conectadas e engajadas e é um dos melhores investimentos que você pode fazer para sua pequena empresa.
