A comunicação e a colaboração por meio de vídeo explodiram à medida que todos nos ajustamos a um novo modo de vida à luz da Covid-19 pandemia, onde trabalhar em casa e o distanciamento social se tornaram a norma.
Mas com o surto de Coronavírus, houve um aumento dramático de empresas e organizações tentando implementar plataformas o mais rápido possível. Com as pessoas correndo para baixar software e aplicativos para se manterem conectadas em seus dispositivos inteligentes e laptops, as consequências de apressar os processos normais de verificação de software tornaram-se rapidamente aparentes.
Seja através da cobertura de notícias, redes profissionais ou navegando nas mídias sociais, agora você provavelmente está ciente das recentes descobertas de segurança e relatórios de abuso de videoconferência e informações pessoais vazadas nas quais pessoas despretensiosas infelizmente se encontraram:
- Hospedando um webinar apenas para ter um participante apresentando material obsceno para todos verem? Verifique.
- Ter convidados indesejados deliberadamente interrompendo videoconferências e compartilhando suas más intenções com classes, congregações ou constituintes? Verifique e verificar.
- Ter dados compartilhados por acaso com uma grande empresa de mídia social sem o conhecimento ou consentimento do usuário? Verifique.
Inscrever-se em um serviço de videoconferência e conectar-se com contatos pessoais e colegas profissionais por vídeo é relativamente rápido e fácil. No entanto, ainda há uma curva de aprendizado para os milhões de pessoas que são novas e não estão acostumadas a essa forma de comunicação, principalmente no que se refere à proteção de informações pessoais ou confidenciais. Para ajudá-lo a evitar situações semelhantes, aqui estão dez práticas recomendadas para manter sua privacidade e segurança ao usar vídeo conferência.
10 práticas recomendadas de videoconferência para privacidade e segurança
Para usuários
1. Configure e confirme as configurações da reunião
Ao ingressar rapidamente em uma videochamada, é fácil manter as configurações padrão. Reserve um momento extra para confirmar se cada opção está configurada adequadamente para sua reunião, para que você não encontre surpresas inesperadas ao ingressar. Isso inclui testar seu áudio e vídeo antes da chamada para garantir que ambos estejam funcionando corretamente. Lembre-se, os participantes da reunião serão tratados com a visão do que estiver atrás de você, portanto, testar seu vídeo antes da chamada lhe dá a oportunidade de verificar seu histórico e certificar-se de que é apropriado para a reunião.
2. Aproveite o tempo para aprender a ferramenta que você está usando
Você não precisa se tornar um usuário avançado da noite para o dia, mas, no mínimo, familiarize-se com os botões para silenciar o microfone, desligar a câmera e sair da reunião. É a maneira mais fácil de garantir que você seja visto e ouvido apenas quando quiser. Você não precisa se tornar um usuário avançado da noite para o dia, mas, no mínimo, familiarize-se com os botões para silenciar o microfone, desligar a câmera e sair da reunião. É a maneira mais fácil de garantir que você seja visto e ouvido apenas quando quiser. Algumas ferramentas de videoconferência também exigem que você baixe o software antes da reunião. Certifique-se de fazer isso com antecedência para não se atrapalhar no último minuto para configurar3.
3. Cuidado com suas capturas de tela
Deseja compartilhar um instantâneo ou videoclipe mostrando você e outros participantes da reunião na tela? Verifique novamente se nenhum detalhe confidencial da reunião ou informações de contato pessoal estão visíveis no quadro antes de carregá-lo em seu perfil. É importante evitar problemas de privacidade ou expor dados do usuário, o que pode ser um erro inocente com sérias repercussões.
4. Deixe os convites da reunião para o proprietário da reunião
Está faltando uma pessoa no convite da reunião? Alguém mais se beneficiaria com a adesão? Em vez de repassar os detalhes da reunião você mesmo, notifique o proprietário da reunião e deixe-o lidar com isso. Você pode facilmente superar sua supervisão encaminhando para o contato errado ou criando uma situação embaraçosa para o organizador da reunião quando outra parte aparece sem aviso prévio.
Para proprietários e moderadores de reuniões
5. Não compartilhe o link da videoconferência publicamente
Trate seu link de reunião como a chave do seu escritório ou, melhor ainda, da sua casa. Você não iria compartilhá-lo com qualquer um. Para garantir que não caia em mãos erradas, distribua o link apenas para pessoas que precisam conhecê-lo — e apenas por meios privados, como e-mail seguro ou mensagem direta. Lembre-se de sempre tratar seus IDs de reunião com cuidado.
Precisa organizar uma reunião pública com centenas ou milhares de participantes? A maioria das plataformas de videoconferência de nível empresarial, como a Lifesize, possui controles integrados para ajudá-lo a evitar abusos, restringindo o acesso ao compartilhamento de conteúdo, compartilhamento de vídeo e bate-papo apenas para apresentadores convidados.
6. Exigir uma senha para entrar na reunião
Considere uma proteção adicional para sua reunião definindo uma senha, se possível, para quaisquer preocupações de privacidade que você possa ter. Embora você possa compartilhar a senha com o link da reunião, também pode considerar compartilhá-la verbalmente ou em um e-mail ou mensagem separada para aumentar a segurança.
7. Não apenas compareça, modere
Se você for o proprietário da reunião, mas não puder moderar, designe um moderador para participar. Se você estiver em uma reunião apenas para moderar, pode ser tentador realizar várias tarefas ao mesmo tempo. Não. Se você for solicitado a interromper a apresentação de um participante, remover uma pessoa da reunião ou bloquear a reunião, você precisa estar pronto para agir.
Para pessoas que exploram alternativas ao Zoom e outros serviços de vídeo
8. Escolha um serviço que atenda às suas necessidades
Acredite ou não, você não precisa optar pelo primeiro aplicativo de videoconferência que aparece em sua pesquisa online. Serviços gratuitos comuns como Zoom, Skype e Google Hangouts podem ser facilmente acessíveis, mas, embora geralmente forneçam recursos básicos como compartilhamento de tela, nem sempre fornecem a funcionalidade necessária para videoconferências maiores. Dadas as circunstâncias atuais, várias empresas estão fornecendo acesso gratuito a seus serviços e ferramentas de videoconferência, para que você possa experimentar todos e ver o que funciona melhor para você sem ficar preso a um plano. Dica profissional — se a privacidade e a segurança forem especialmente preocupantes, procure um provedor que tenha histórico e reputação de proteger os dados pessoais e a privacidade de seus clientes. você a longo prazo
9. Considere a transmissão ao vivo
A videoconferência atende a um propósito específico - comunicação bidirecional em tempo real e troca de informações entre hosts e participantes. Se sua necessidade for principalmente comunicação de saída para um público, você pode, alternativamente, considerar a transmissão ao vivo como seu canal principal. Isso limitaria a oportunidade de terceiros interromperem sua mensagem e apresentação, especialmente em situações de chamadas grandes. Felizmente, a transmissão ao vivo está disponível como uma opção para provedores de videoconferência selecionados, para que você possa transmitir para públicos maiores, preservando sua capacidade de conhecer e interagir com indivíduos e grupos menores em um nível mais pessoal.
10. Priorize a criptografia e as políticas de privacidade da empresa
Dada a prevalência de crimes cibernéticos e ataques cibernéticos, como as crescentes ocorrências de maus atores sequestrando videoconferências, é altamente recomendável que você enfatize a privacidade de dados e a segurança cibernética em sua busca por uma solução. Felizmente, a documentação da política de segurança e privacidade da maioria dos provedores está disponível publicamente em seus sites (você pode acessar Política de privacidade da Lifesize aqui). Ao pensar nas políticas dos provedores, considere o seguinte:
- O provedor declara explicitamente quais dados ele coleta e como eles são protegidos?
- O provedor especifica por quanto tempo os dados são retidos e para qual finalidade?
Lembre-se de que, em última análise, é sua responsabilidade, como cliente ou administrador de TI, aprofundar-se para determinar se uma oferta resiste ao escrutínio de privacidade e segurança e se você está disposto a aceitar as advertências e os riscos que a acompanham.
Conclusão
Onde algumas armadilhas da videoconferência podem ser simplesmente atribuídas ao erro do usuário, o restante é produto de falhas no serviço que está sendo usado e dos compromissos feitos pelo próprio provedor. Não é segredo que a forma como a tecnologia é codificada, empacotada e implantada tem um impacto significativo na segurança de seus dados e na privacidade de suas conversas com os participantes da reunião. Mas você também deve se sentir confortável com o nível de transparência que um provedor mantém em relação à sua oferta e quão próximo eles são em termos de como suas comunicações e propriedade intelectual são tratadas.
Estamos todos tomando medidas para manter a nós mesmos, familiares e amigos seguro e protegido durante os bloqueios do Coronavírus. Vamos também garantir que estamos fazendo o mesmo com nossas ferramentas de comunicação.
Se você atualmente precisa de uma plataforma de videoconferência segura e de nível empresarial, a Lifesize está oferecendo um serviço de videoconferência gratuito e ilimitado para todas as empresas por seis meses. Para saber mais, acesse www.lifesize.com/remote-work.
