A colaboração e a maneira como as pessoas trabalham não mudaram apenas nas últimas décadas, mas nas últimas semanas devido ao COVID-19. Com mais empresas realizando negócios remotamente, uma sala de reunião virtual ou espaço de reunião virtual é uma maneira econômica de as equipes se encontrarem pessoalmente, compartilharem apresentações e colaborarem, independentemente da localização. O Lifesize facilita a configuração de um sala de reunião virtual e compartilhe com os participantes em segundos. O organizador e os participantes podem entrar em salas de reunião virtuais rápidas e improvisadas ou agendar reuniões regulares e recorrentes videoconferências sem esforço através do Lifesize.

4 celulares com pessoas em uma videochamada

O que é uma sala de reunião virtual?

Uma sala de reunião virtual (VMR) é um termo usado para descrever um espaço compartilhado que permite a colaboração online hospedada por um serviço em nuvem. Uma sala de reunião virtual é um espaço de reunião online onde vários participantes de diferentes locais colaboram por meio de uma videoconferência. Essas salas permitem que um organizador hospede uma reunião virtual cara a cara em tempo real com participantes remotos e requerem apenas uma webcam e um navegador.

Três instâncias quando você precisa de salas de reunião virtuais

Esteja você se reunindo com novos clientes, conduzindo uma reunião em toda a empresa ou simplesmente se conectando com colegas de trabalho remotos, pode levar um tempo significativo para os participantes chegarem à reunião. Os espaços de reunião virtuais eliminam o desperdício de tempo e os custos de viagem associados às reuniões presenciais tradicionais, ao mesmo tempo em que oferecem aos participantes todos os benefícios de se conectar e colaborar cara a cara por meio de videoconferência na nuvem.

Reuniões de trabalho remoto

As empresas não estão mais limitadas ao conjunto de talentos em suas áreas geográficas imediatas. Graças a ferramentas de colaboração por vídeo, como salas de reuniões virtuais, as empresas podem recrutar os melhores talentos de qualquer lugar do mundo e ter reuniões de grupo envolventes e produtivas, independentemente da localização do funcionário.  

Reuniões em toda a empresa

Criar alinhamento organizacional é uma das questões desafiadoras para empresas globais que tenham vários escritórios ou escritórios satélites de membros remotos da equipe. Quer você esteja hospedar um webinar ou dando um apresentação virtual para toda a equipe, as salas de conferência virtuais unem sua equipe. Uma sala de conferência virtual é a maneira mais eficiente de conduzir uma reunião segura e geral para reunir toda a empresa e garantir que todos estejam trabalhando nos mesmos objetivos compartilhados. 

Reuniões com Clientes de Longa Distância

Interação cara a cara com os clientes é importante para manter um relacionamento saudável, celebrar os sucessos conjuntos e responder às suas necessidades. Felizmente, as salas de reuniões virtuais possibilitam a conexão regular com cada um de seus clientes de longa distância e até mesmo sessões de trabalho rápidas e improvisadas. 

Como configurar uma sala de reunião virtual

O Lifesize facilita a configuração de uma sala de reuniões virtual. Siga estas cinco etapas para começar e você estará colaborando com os participantes em um VMR rapidamente. 

  1. Abra o aplicativo Lifesize
  2. Clique na guia Reuniões e crie uma reunião única ou permanente
  3. Adicione o nome da reunião, senha opcional, descrição e local 
  4. Clique em Salvar
  5. Convide participantes para a reunião gerando um e-mail, criando um convite de calendário ou apenas copiando os detalhes da reunião para sua área de transferência e colando em qualquer ferramenta de mensagens 

Salas de reunião virtuais únicas versus salas de reunião virtuais permanentes

Salas de reunião virtuais únicas

As reuniões únicas são espaços de sincronização privados de uso único que estão ocultos do seu diretório Lifesize completo e são perfeitos para videochamadas ad hoc rápidas ou reuniões em que a segurança é uma prioridade. As videochamadas únicas são ótimas para demonstrações de vendas, entrevistas ou qualquer outra reunião em que você precise cobrir material sensível.

Salas de reuniões virtuais permanentes

Configure uma sala de reunião virtual permanente e sempre tenha um local dedicado para se reunir. Eles são perfeitos para reuniões recorrentes porque os detalhes de discagem nunca mudam. E como os VMRs permanentes são pesquisáveis ​​diretamente, eles são incrivelmente fáceis de ingressar sem ter que procurar em seu e-mail o link que você excluiu acidentalmente.

Benefícios de usar uma sala de reunião virtual

Produtividade aumentada

Os VMRs fornecem ferramentas de colaboração intuitivas que permitem um fluxo de trabalho mais coordenado e ajudam a aumentar a produtividade por meio do compartilhamento de conteúdo. Soluções de colaboração, como compartilhamento de tela e gravação de reuniões online, permitem que aqueles que não puderam participar vejam mais tarde.

Flexibilidade para participar de qualquer lugar

Nem sempre é possível participar de todas as reuniões para as quais você recebe um convite, especialmente se você não estiver fisicamente próximo ao local da reunião. Com os VMRs, você pode se encontrar com qualquer pessoa a qualquer momento, independentemente da sua localização. Se você não puder participar da videoconferência, também poderá usar o áudio referente a uma experiência de reunião em movimento.

Soluções de videoconferência economizam tempo

As salas de reunião virtuais também são a maneira mais rápida e eficiente de reunir todos para reuniões recorrentes ou tomada de decisões urgentes e rápidas, sem ter que esperar que cada pessoa se desloque para uma sala de reunião física. Leva apenas alguns segundos para ingressar em uma sala de conferência virtual com um clique no link de convite da reunião. 

Videoconferência HD econômica 

Ter que viajar para cada reunião pessoalmente pode realmente aumentar o preço dos voos, aluguel de carros, acomodações em hotéis e despesas com alimentação. As salas de reunião virtuais oferecem a você a oportunidade de participar de reuniões colaborativas com vários participantes da reunião cara a cara, sem as viagens caras.

Equipamento necessário para configurar uma sala de reuniões virtual

Uma das grandes vantagens de configurar um VMR por meio do Lifesize é como é fácil começar com apenas um computador e uma webcam integrada. Os participantes podem simplesmente clicar no link da reunião e entrar por meio de um navegador da web. Não são necessários softwares ou aplicativos especiais para comunicação visual, apenas um endereço virtual e sua equipe remota.

Computação

Conecte-se do seu PC, Mac, tablet ou telefone.

Webcam

O integrado em seu laptop ou dispositivo móvel é perfeito.

Sistema de videoconferência (opcional)

Junte-se a uma reunião virtual de uma sala de conferência ou sala de reunião com um Sistema de videoconferência em tamanho real.

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Reuniões virtuais para suporte ao cliente

Configurar uma sala de reunião virtual segura com os clientes é uma maneira fácil de se conectar com os clientes pessoalmente e responder a perguntas em tempo real. Vídeo CXEngage permite trabalhar em casa call center agentes para iniciar conversas baseadas em vídeo de qualquer canal de suporte, como telefone, e-mail, bate-papo, SMS e mídia social. Para saber mais sobre como configurar videoconferência para seu central de atendimento ao cliente, visite Serenova.

Comece com as salas de reunião virtuais Lifesize

Como resultado de ferramentas de comunicação aprimoradas, como VMRs, os participantes estão mais sincronizados, as reuniões são mais produtivas e as decisões são tomadas em um ritmo mais rápido com serviços de teleconferência. Nunca foi tão fácil entrar em uma sincronização rápida por vídeo ou fazer uso de salas de reuniões virtuais recorrentes para reuniões maiores de atualização de status de projetos. By inscrevendo-se para sua conta gratuita, você pode se conectar facilmente com até 10 participantes em uma chamada de alta qualidade totalmente criptografada.