Como realizar uma reunião virtual e mantê-la funcionando sem problemas

Embora algumas empresas fossem avessas ao uso de reuniões virtuais no passado, essa relutância não parece mais verdadeira. Cada vez mais empresas estão descobrindo todas as vantagens das reuniões virtuais. Desde expandir seu alcance até alcançar novos objetivos e permanecer conectado com outros membros da equipe, as empresas em todo o mundo estão realizando mais reuniões on-line do que nunca. Coordenar uma reunião virtual não é apenas econômico e fácil, mas também pode aumentar seu produtividade da equipe se você é trabalhando em casa, o escritório ou de um local remoto nos confins da terra. Para garantir que você aproveite ao máximo essas reuniões, analisamos as reuniões virtuais na era do COVID-19 e fornecemos dicas úteis para organizar e executar reuniões virtuais eficazes.

4 pessoas em uma reunião virtual

Reuniões virtuais na era do COVID

Com o súbito surto de COVID-19 no início de 2020, a maioria da população global foi impactada pessoalmente, profissionalmente ou uma combinação dos dois. Quase da noite para o dia, as interações no escritório e as reuniões presenciais mudaram para trabalhando remotamente e videoconferência com clientes, parceiros e colegas. À medida que mais empresas começaram a defender equipes distribuídas, as reuniões virtuais se tornaram o novo padrão de comunicação, servindo como uma alternativa viável para reuniões e eventos presenciais.

O que é uma Reunião Virtual?

Uma reunião virtual é quando duas ou mais pessoas, independentemente de sua localização, usam uma plataforma de vídeo ou áudio para interagir em tempo real. Essa abordagem não apenas reduz os custos de viagem e o tempo adicional associado às reuniões presenciais, mas ainda permite interações cara a cara, compartilhamento de tela e uma sensação de conexão entre os participantes. 

Como organizar uma reunião virtual

Agora que você tem uma definição de reunião virtual, pode estar curioso para saber como realizar uma e o software de reunião de que precisará. Felizmente, o Lifesize facilita a realização de uma reunião virtual sem problemas. A seguir, um guia passo a passo para ajudá-lo a realizar uma reunião virtual organizada e eficaz. Enquanto Tamanho real permite hospedar gratuitamente, com chamadas ilimitadas com até 8 participantes usando apenas seu navegador da Web, veremos a realização de reuniões virtuais no aplicativo Lifesize e exploraremos alguns dos recursos adicionais que o aplicativo oferece. 

1. Baixe o aplicativo Lifesize para começar

A primeira coisa que você precisa fazer é baixar o Aplicativo de tamanho real (disponível para Windows, Mac, Android e iOS) para o seu dispositivo preferido. Essa ferramenta funciona como uma solução de videoconferência fácil de usar, ajudando você a iniciar um bate-papo por vídeo ou participar de uma reunião com qualquer pessoa, de qualquer lugar. Tudo o que você precisa é de um laptop, tablet ou telefone com webcam integrada para ter um sistema de videoconferência ao seu alcance.

2. Crie uma reunião única ou permanente

Com o aplicativo Lifesize aberto, clique na guia Reuniões e escolha uma reunião única ou permanente. Uma reunião única é um espaço de sincronização privado de uso único, oculto do seu diretório Lifesize, tornando-o uma ótima opção para chamadas em conferência ou reuniões em que a segurança é uma prioridade. As reuniões permanentes são ideais para eventos recorrentes porque seus detalhes de discagem permanecem sempre os mesmos (eliminando a necessidade de procurar um link que você pode ter excluído por engano).

3. Preencha os detalhes relevantes

Depois que sua reunião for criada, a próxima etapa é preencher os detalhes que os participantes provavelmente precisarão — o nome e a descrição da reunião, além de uma senha opcional. Isso ajudará a definir expectativas claras em torno do objetivo da reunião e colocar todos os participantes na mesma página antes de se reunirem. Depois de adicionar todas as informações relevantes, clique em Salvar. 

4. Convide sua equipe para a reunião

Por fim, não se esqueça de convidar os participantes para participar da reunião redigindo um email, criando um convite de calendário ou simplesmente copiando e colando os detalhes em uma ferramenta de mensagens ou aplicativo de bate-papo. É inteligente enviar o convite com bastante antecedência da reunião, para que os participantes tenham a chance de adicioná-lo às suas agendas e concluir os preparativos necessários antes do horário da reunião.

5 dicas para manter sua reunião virtual no caminho certo

Quer você esteja se reunindo com clientes em potencial, conduzindo uma prefeitura virtual em toda a empresa ou simplesmente buscando alinhamento entre equipes remotas, a chave para uma reunião virtual bem-sucedida é lembrar que é exatamente isso: uma reunião. Ele chama para planejamento e preparação intencional, orientações sobre respeito e educação e uma agenda clara para garantir que tudo corra bem. Se você levar essas cinco dicas em consideração, há todas as chances de você ter uma reunião proveitosa que pode ser facilmente repetida. 

1. Envie os materiais da reunião com antecedência

Quando você agenda uma reunião pessoal, pode abordar as coisas de maneira um pouco mais casual, pois pode se conectar com seus colegas de trabalho no corredor ou na sala de descanso e colocá-los em dia com tudo o que eles perderam. Mas uma reunião virtual eficiente requer planejamento intencional, além de distribuir seus materiais de reunião com antecedência.

Antes da reunião, cada participante deve conhecer os temas que estão sendo discutidos e os objetivos a serem alcançados. Como anfitrião, você desejará criar uma agenda de reuniões e envie para toda a equipe antes do início de sua reunião virtual. Esta agenda registrará os principais pontos de discussão e definirá os resultados da reunião, permitindo que os participantes cheguem à mesa o mais preparados possível. Além de distribuir este itinerário, lembre-se de fornecer convites virtuais a todos (como observado acima), encaminhar imagens que complementam a mensagem da reunião e confirmar que todos os links necessários ou informações de login foram compartilhados.

2. Teste toda a tecnologia alguns minutos antes

Reserve um minuto para testar a funcionalidade de seus dispositivos antes da reunião e incentive os participantes a fazerem o mesmo. No mínimo, todos devem saber como se conectar à chamada e como compartilhar sua tela. Você também vai querer verificar as configurações de áudio e vídeo, verificando se sua câmera e microfone estão funcionando corretamente (e se sua fonte de áudio preferida está selecionada). Ao testar esses componentes de antemão, você pode evitar a frustração ou constrangimento relacionado a dificuldades técnicase, em última análise, manter sua reunião funcionando sem problemas.

3. Peça aos não-apresentadores para se silenciarem

A beleza das reuniões virtuais é a capacidade de os participantes fazerem logon de qualquer lugar, mas essa liberdade tem o potencial de sair pela culatra se você não for cuidadoso. Os membros da equipe podem se instalar em um café do bairro, em um espaço de coworking lotado ou até mesmo em um saguão de aeroporto. Embora possa ser ótimo trabalhar remotamente ou independente do local, esses escritórios não tradicionais às vezes apresentam distrações que podem interferir na produtividade da equipe.

Para reduzir as interrupções, recomenda-se que todos os não apresentadores fiquem em silêncio durante a reunião. Você pode incluir esse ponto nos materiais da reunião que compartilhar e mencioná-lo no início da sua chamada, caso alguém se esqueça de implementá-lo em seus dispositivos. Ao antecipar o inevitável ruído de fundo e resolver o problema com antecedência, você permanecerá no caminho certo e eliminará as tarefas da reunião com facilidade. Você também pode atribuir alguém como o moderador da reunião que pode ativar e desativar o som dos participantes conforme necessário.  

4. Feche as guias não relacionadas ao trabalho e incentive a etiqueta

É importante oferecer toda a sua atenção aos apresentadores virtuais e colegas participantes, o que significa fechar as guias não relacionadas ao trabalho, sair das mídias sociais e evitar mensagens de texto durante a reunião. Ninguém precisa ver a receita que você acabou de pesquisar no Google ou o que está aparecendo no seu feed do Instagram, então crie o hábito de estar totalmente presente e engajado com o que está acontecendo.

Outros etiqueta de reunião virtual inclui fazer contato visual com a câmera, falar claramente e em volume adequado, manter os movimentos do corpo ao mínimo com gestos lentos e naturais e evitar interromper os outros ou manter conversas paralelas.

5. Mantenha o foco sendo conciso

Parte do trabalho de preparação para sua reunião deve envolver a definição de uma intenção para esse momento, especificamente quais informações serão comunicadas. Uma apresentação que funcionou bem na frente de um público ao vivo pode não receber os mesmos resultados quando feita por videoconferência. Por esse motivo, é melhor concentrar sua reunião virtual em uma ou duas questões centrais - mais do que isso, e é possível que os participantes possam afastar ou ficar inquieto.

Se sua agenda abrange um conteúdo amplo, certifique-se de fazer intervalos para que a equipe possa se esticar, usar o banheiro ou reabastecer o café. E se sua reunião tiver vários segmentos, tente limitar esses segmentos a não mais de trinta minutos por tópico. Ao definir limites de tempo, a reunião fluirá em um ritmo bem-vindo e você estabelecerá um ritmo entre apresentações e pausas que beneficiará a todos.

Conclusão 

Colaborar via reunião virtual não é mais uma ideia distante. Em vez disso, é uma solução muito presente e prática para qualquer número de empresas e equipes. Os espaços virtuais não apenas economizam tempo e custos associados às reuniões presenciais tradicionais, mas ainda suportam conexão e colaboração face a face.

As empresas continuam reconhecendo os benefícios desse método de baixo custo e alto impacto para conduzir os negócios, pois as reuniões virtuais mantêm as operações funcionando sem problemas, mesmo quando surgem desastres globais e situações inesperadas. A Lifesize tornou incrivelmente fácil a configuração de reuniões virtuais que farão com que sua equipe lide com projetos em conjunto rapidamente.