5 Técnicas para uma Sessão de Quadro de Comunicações Eficaz

As sessões de quadro branco são ótimas para de brainstorming e colaborando com os membros da equipe. Eles promovem a criatividade e tornam o conteúdo visualmente atraente e mais fácil de absorver e reter. Quadros brancos são comuns na maioria dos ambientes de escritório e todos aparentemente sabem como usá-los, mas existem algumas técnicas que podem melhorar muito o uso de quadros brancos em reuniões. Aqui estão 5 dicas para sessões de whiteboard eficazes.

O que é uma sessão de quadro branco?

As sessões de quadro branco referem-se a reuniões que usam um quadro branco em um ambiente de escritório ou sala de aula. As reuniões do quadro branco permitem que uma ou mais pessoas desenhem, modifiquem e apaguem rapidamente imagens e conteúdo escrito em um quadro branco durante uma reunião.

Por que uma sessão de quadro branco é ótima para equipes?

Crie uma colaboração significativa

Certas reuniões exigem que você use diferentes partes do seu cérebro. Quando se trata de estabelecer novos processos ou determinar o próximo passo no redesenho de um produto, por exemplo, as sessões de quadro branco podem intermediar um pensamento mais criativo, em oposição a qualquer outra reunião tradicional. A natureza interativa das reuniões de quadro branco convida à colaboração em grupo, mantém os participantes da reunião engajados e causa impressões duradouras.

Alterne os estilos de reunião típicos

Conhecemos o velho ditado: “mude a maneira como você vê as coisas e as coisas que você vê mudam”. As sessões de whiteboard podem ser o remédio perfeito para abordar reuniões e projetos de uma nova maneira, oferecendo diferentes insights. Você também pode obter mais colaboração em grupo fazendo com que vários participantes da reunião se revezem usando o quadro branco. Incentive os membros da equipe a desenhar visuais divertidos relacionados ao tópico da reunião com marcadores de cores diferentes para tornar a sessão de quadro branco mais interessante e mudar suas reuniões tradicionais.

Spark Soluções Criativas

É fácil perder a atenção de todos em uma reunião ao apresentar um material preparado com um conjunto de slides obsoleto. Com as sessões de quadro branco, ideias e soluções acontecem ao vivo durante a reunião e a natureza progressiva da sessão convida à participação do grupo. Obter informações dos membros da equipe enquanto ilustra conceitos visuais e conteúdo escrito em um quadro branco abre espaço para a criatividade fluir. Você pode convidar os participantes da reunião a se levantarem e se movimentarem pela sala e fazer com que várias pessoas usem o quadro ao mesmo tempo para realmente fazer a criatividade fluir.

5 técnicas para sessões de whiteboard eficazes

1. Concentre-se em seu propósito

As reuniões mais eficazes têm um reunião agenda e propósito. Para definir o tom da reunião, escreva a meta, o objetivo da reunião e os problemas a serem resolvidos na parte superior do quadro branco para manter todos no caminho certo. Ao usar o quadro branco, deixe a meta da reunião no topo do quadro como um lembrete constante para ajudar a manter a reunião focada e no tópico.

2. Escreva com clareza

Comece a reunião apagando qualquer coisa no quadro branco que seja irrelevante para a reunião e continue apagando o conteúdo que não é mais útil durante a sessão do quadro branco para reduzir a confusão visual. Além disso, certifique-se de reservar um tempo para escrever o conteúdo de forma clara e organizada no quadro branco. Ter uma bagunça ilegível no quadro só distrairá os participantes da reunião.

3. Organize as ideias

À medida que as ideias começam a fluir, você pode notar que o quadro branco começa a parecer desorganizado e confuso. Tente organizar as ideias em categorias lógicas, colunas ou seções para tornar o conteúdo o mais fácil de entender possível. Dividir o conteúdo em categorias fornecerá uma ajuda visual útil para os participantes da reunião e manterá a reunião em uma direção organizada.

4. Crie um “Estacionamento”

As reuniões perdem o ímpeto quando as pessoas iniciam várias faixas de conversação que se desviam do curso. Se houver grandes ideias, mas elas não fizerem parte do projeto atual em mãos, mantenha-as à distância e atribua-as ao “estacionamento” para serem abordadas posteriormente. Marque uma seção de canto do quadro branco para anotar pontos ou tópicos não relacionados. Revisite o “estacionamento” no final da reunião se houver tempo ou aborde ideias fora do tópico em uma reunião diferente.

5. Conecte todos os membros da equipe

Os quadros brancos são uma ferramenta útil para discussões e colaboração em grupo, mas podem ser ineficazes para membros remotos da equipe que fazem chamadas por videoconferência. Muitas vezes, a câmera precisa ser virada para ângulos estranhos para visualizar o quadro branco e os participantes da reunião na sala podem obstruir parcial ou totalmente a visão da câmera. Mesmo se você puder ver o quadro branco, ainda poderá ver apenas as costas do apresentador. Certifique-se de que todos na reunião possam ver e participar claramente da sessão de quadro branco usando um solução de videoconferência que suporta captura de quadro branco digital or quadro branco digital.

5 razões para adicionar o quadro branco à sua videoconferência

O quadro branco funciona muito bem se você estiver na sala e estiver compartilhando conceitos e explicando ideias, mas se estiver ligando em vídeo, pode se sentir um pouco excluído. Não importa o quão bom você seja com aplicativos de fluxograma digital em uma reunião online, o quadro branco ainda é o rei quando se trata de explicar ideias complexas na sala de reuniões. Veja como você pode tornar qualquer quadro branco padrão parte de sua experiência de videoconferência com Lifesize Share™ e Kaptivo.

1. Melhor colaboração

O quadro branco remove as barreiras de suas sessões de brainstorming e torna mais fácil para qualquer pessoa pegar um marcador de apagar a seco e começar a ilustrar ideias. A natureza de forma livre de um quadro branco físico melhora a colaboração reduzindo a rigidez das soluções baseadas em software.

2. Sem distrações ou distorções

O Kaptivo remove de forma inteligente pessoas, reflexos, brilhos e sombras e aprimora a sessão de quadro branco colorido para os participantes da reunião online. Não há necessidade de manobrar sua webcam em direção ao quadro - a câmera Kaptivo captura tudo sem esforço.

3. Capturar, documentar e revisar

Os participantes da reunião on-line podem ver o quadro branco ao vivo como qualquer outra apresentação, e os moderadores da reunião podem gravar facilmente a reunião e acessar uma apresentação da linha do tempo completa da sessão do quadro branco para compartilhar em uma recapitulação ou host para referência futura.

4. Priorize a Segurança

Todas as chamadas Lifesize são criptografadas por padrão, e o Kaptivo usa criptografia SSL e protocolos de aprovação de junção para manter as sessões de quadro branco digital privadas e informações confidenciais ocultas.

5. Fácil de instalar e configurar

A configuração é plug and play. Conecte a câmera acima do quadro branco e emparelhe-a com o Lifesize Share para permitir o compartilhamento de apresentação do quadro branco com um clique.

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Comece a usar a automação de salas de reunião do Lifesize Share

Compartilhamento de tamanho real torna extremamente simples adicionar compartilhamento de tela sem fio e automação de sala às suas salas de reunião. Economize o incômodo e o tempo perdido tentando encontrar e passar adiante o dongle ou cabo certo - e faça com que toda essa confusão desapareça também. Compartilhe sua tela, integre sinalização digital e habilite o compartilhamento de quadro branco com o Lifesize Share. Agende uma demonstração rápida para saber mais.