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O Guia Completo para Trabalho Distribuído para Empresas

Impulsionadas pela necessidade e mudando as preferências dos funcionários, as empresas em todo o mundo estão adotando rapidamente um novo paradigma de trabalho. Nesse novo modelo, é mais provável do que nunca que os colegas – mesmo aqueles que trabalham juntos em equipes – estejam dispersos por várias geografias, misturando instalações corporativas tradicionais com locais remotos, incluindo espaços de coworking e escritórios domésticos.

Chamamos esse fenômeno de 'trabalho distribuído'. E embora cada equipe distribuída seja única, todas elas têm uma coisa em comum: representam o futuro do trabalho.

Como resultado do COVID-19, empresas de todo o mundo foram forçadas coletivamente a se adaptar às filosofias de trabalho distribuídas devido a uma crise de saúde global imprevista para a qual a maioria estava mal preparada. Como resultado, as organizações agora se deparam com a criação e implantação de políticas para o tão discutido 'futuro do trabalho' muito antes de ser previsto.

Estatisticamente, seu empregador já tem ou em breve apresentará um política de “trabalhar em casa”, aumentar contratação em escritórios remotos e espaços para colegas de trabalho ou comece a oferecer suporte a horários de trabalho flexíveis. Em conjunto, essas mudanças representam uma evolução significativa da maneira como trabalhamos e como definimos o local de trabalho.

Os fatores que tornam o trabalho “distribuído”

A força de trabalho distribuída de cada empresa parece diferente, mas a maioria das equipes distribuídas inclui um, todos ou uma combinação dos seguintes fatores:

Mais de um local de escritório

Muitas empresas têm mais de um local de escritório físico. Isso dá à empresa a vantagem de ter um conjunto maior de talentos e uma presença local em vários locais. Ao contratar funcionários que conhecem o idioma nativo e os costumes locais, as empresas podem formar relacionamentos e confiança mais fortes em regiões geográficas específicas. Além disso, as empresas que operam globalmente se beneficiam de ter funcionários trabalhando em fusos horários diferentes para fornecer suporte de alto nível a clientes internacionais.

Funcionários que trabalham em casa

Globalmente, 70% das pessoas trabalhar em casa pelo menos uma vez por semana. Uma porcentagem crescente desses funcionários trabalha em casa permanentemente. Isso é vantajoso tanto para empregadores quanto para empregados. Trabalhadores remotos economizam às organizações, em média, US$ 22,000 por ano por funcionário, uma vez que a empresa não precisa fornecer ao funcionário imóveis de escritório, eletricidade, alimentação, etc. Para os funcionários, trabalhar em casa oferece um horário de trabalho flexível, sem perda de tempo devido ao deslocamento e um ambiente de trabalho confortável e familiar.

Funcionários que trabalham em espaços de colegas de trabalho ou espaços públicos

Trabalhar em casa não é para qualquer um. Alguns trabalhadores remotos gostam da ideia de trabalhar em um café local ou em um espaço tranquilo como uma biblioteca regularmente. Outros funcionários podem achar difícil manter um horário de trabalho regular ou manter o foco com as muitas distrações em casa ou em espaços públicos. Para funcionários remotos que moram a uma distância considerável de um dos escritórios principais de sua empresa e não gostam da ideia de trabalhar em casa ou em um espaço público, um espaço de coworker é uma ótima opção. Isso permite que os funcionários se desloquem localmente para um espaço de escritório compartilhado e alugado que geralmente oferece um ambiente de trabalho mais estruturado e produtivo. Além disso, algumas empresas que têm vários funcionários remotos em uma localização geográfica específica podem achar mais econômico e produtivo ter esses funcionários trabalhando no mesmo espaço de escritório compartilhado.

Funcionários móveis que trabalham em trânsito

Funcionários móveis são aqueles que trabalham em trânsito, longe do escritório principal e de suas casas. Ter funcionários móveis não parece o mesmo para todas as empresas, mas normalmente, uma força de trabalho móvel é um grupo de pessoas dedicadas a trabalhar “no campo”, longe de um ambiente de escritório tradicional. Vendedores viajantes, engenheiros de campo, equipes de serviço, pessoal de entrega, técnicos de manutenção, funcionários da aviação e gerentes de eventos são exemplos de cargos dentro da força de trabalho móvel.

Como o trabalho distribuído difere de “trabalhar em casa”

Trabalho distribuído refere-se a empresas que possuem um ou mais funcionários que trabalham em locais físicos diferentes. Esse modelo de trabalho misto pode incluir equipes no local em um ou mais escritórios, bem como funcionários remotos que trabalham em casa, espaços de colegas de trabalho ou espaços públicos ou em trânsito. Os funcionários que trabalham em home office são apenas uma parte de uma equipe distribuída geograficamente.

O que você aprenderá neste guia

1. Por que o trabalho distribuído é o futuro da força de trabalho

Reunimos uma lista convincente de estatísticas e tendências que estão impulsionando a revolução do trabalho remoto. Também descrevemos as principais vantagens do trabalho distribuído para empresas corporativas.

Capítulo 1 →

2. Como contratar uma equipe distribuída

A contratação de uma força de trabalho distribuída é especialmente desafiadora, pois você pode não ter a oportunidade de conhecer o candidato a emprego pessoalmente durante o processo de entrevista. Fornecemos sete etapas úteis para ajudá-lo a encontrar e contratar o candidato certo para sua empresa. Além disso, descrevemos seis qualidades a serem observadas ao contratar um trabalhador remoto.

Capítulo 2 →

3. Como administrar uma equipe corporativa distribuída

Como gerente, seu trabalho é garantir que sua equipe distribuída esteja se comunicando de maneira eficaz e trabalhando em conjunto com eficiência para atingir as metas da equipe. Com as pessoas, processos e ferramentas certas, é possível construir uma equipe produtiva e engajada. Descrevemos oito etapas para gerenciar com sucesso uma equipe distribuída e fornecemos dicas de gerenciamento de líderes do setor.

Capítulo 3 →

4. Como promover a cultura da empresa em equipes distribuídas

Como as equipes distribuídas interagem e se comunicam dentro de ferramentas de comunicação digital e não dentro de um escritório físico, a cultura da sua empresa precisa ir além das mesas de pingue-pongue e happy hours. Mostramos por que a cultura da empresa, especialmente para equipes remotas, é tão importante e fornecemos estratégias úteis para ajudar a construir o manual da cultura da sua empresa.

Capítulo 4 →

5. Produtividade para equipes distribuídas

Distrações em casa, problemas de comunicação, má gestão do tempo e problemas de responsabilidade, entre outros desafios, podem afetar o quanto cada funcionário realiza em um dia de trabalho. Uma força de trabalho distribuída altamente produtiva não acontece sozinha. Requer o uso das ferramentas certas e estratégias inteligentes para garantir que todos contribuam e trabalhem ativamente juntos como uma equipe. Fornecemos dicas úteis para ajudar a aumentar a produtividade de sua equipe distribuída.

Capítulo 5 →

6. Desafios com operações distribuídas

Mesmo com todos os avanços na tecnologia relacionados à comunicação, colaboração e produtividade para operações distribuídas, gerenciar e administrar efetivamente uma força de trabalho distribuída ainda é um desafio. Descrevemos alguns dos desafios comuns para equipes distribuídas e fornecemos dicas úteis para ajudar a superar cada obstáculo.

Capítulo 6 →

7. A pilha de tecnologia de equipe distribuída: mais de 20 aplicativos e

Existem várias ferramentas projetadas para melhorar a produtividade dos funcionários, mas construir uma pilha de tecnologia para equipes distribuídas não é apenas uma questão de ter uma coleção de ótimas ferramentas. É como você literalmente empilha essas ferramentas e como elas funcionam juntas perfeitamente que as tornam úteis e eficazes para seus funcionários. Aqui estão mais de 20 aplicativos e ferramentas para manter sua força de trabalho remota produtiva e trabalhando em conjunto como uma unidade, independentemente de sua localização física.

Capítulo 7 →

8. Dicas de segurança da força de trabalho distribuída

Ao mover os dados para fora das instalações de um único escritório físico e por uma rede global de dispositivos e pontos de acesso, o gerenciamento e a segurança de ativos se tornaram um grande desafio para as empresas. As organizações com uma força de trabalho distribuída geograficamente precisam levar a sério a segurança dos dados e implementar um plano de segurança abrangente para proteger seus funcionários e dados confidenciais da empresa. Descrevemos os cinco principais desafios e soluções de segurança para equipes distribuídas e práticas recomendadas para garantir a segurança dos dados.

Capítulo 8 →

9. Recursos de trabalho distribuídos

Reunimos uma lista de ferramentas, blogs, guias e soluções para ajudá-lo a iniciar ou dimensionar sua força de trabalho distribuída. Use esses recursos para se manter atualizado sobre dicas de trabalho distribuídas, práticas recomendadas e estatísticas de trabalho remoto. Também incluímos algumas de nossas ferramentas de trabalho distribuídas favoritas, melhores lugares para recrutar trabalhadores remotos, guias de trabalho distribuídos adicionais e comunidades para trabalhadores remotos.

Capítulo 9 →

Perguntas frequentes comuns

Como gerenciar uma força de trabalho distribuída?

Gerenciar uma equipe distribuída pode parecer assustador, mas com os procedimentos e ferramentas corretos, você pode ter uma equipe eficaz e engajada. Primeiro, você deve contratar funcionários em quem possa confiar, pois não terá a opção de microgerenciar cada membro da equipe. Delinear procedimentos e expectativas claras desde o início para que todos saibam o que se espera deles. Além de suas reuniões regulares de equipe, a reunião individual com cada membro de sua equipe distribuída é igualmente importante. Essa interação pessoal ajuda os funcionários a se sentirem valorizados e mantém você informado sobre quaisquer obstáculos que estejam enfrentando.

Capítulo 3 →

Como me comunico efetivamente com minha equipe remota?

A comunicação eficaz é a pedra angular de qualquer equipe funcional e é especialmente crucial para empresas com uma força de trabalho distribuída. Aplicativos para mensagens instantâneas, bate-papo e videoconferência tornam a comunicação, a colaboração e a solução de problemas com sua equipe distribuída mais fácil do que nunca. Complemente e-mails e aplicativos de mensagens tradicionais com videoconferências regulares para que os membros da equipe possam se ver. A interação face a face permite que você leia a linguagem corporal e capte pistas não verbais que muitas vezes são perdidas em mensagens de texto e chamadas apenas de áudio. Além disso, a videoconferência adiciona um componente humano à conversa e permite que os membros da equipe se conectem em um nível mais profundo.

Capítulo 4 →

Como mantenho minha equipe distribuída produtiva?

O fato de você não ter acesso direto e pessoal a toda a sua equipe e os membros de sua equipe trabalharem em horários diferentes pode incentivar uma atitude relaxada em relação ao trabalho. É aqui que ferramentas de gerenciamento de tarefas como Jira, Monday e Asana são úteis. Essas ferramentas ajudam no gerenciamento do tempo e mantêm sua equipe no caminho certo para evitar perder tempo com distrações e trabalho improdutivo. Ferramentas de gerenciamento de projetos, juntamente com reuniões regulares de equipe para verificar o status dos projetos, garantirão que sua equipe permaneça focada e produtiva.

Capítulo 5 →

Como faço para entrevistar candidatos a empregos remotos?

A videoconferência tornou extremamente simples e econômico entrevistar candidatos a empregos remotos. A interação face a face permite que você capte pistas não verbais. Expressões faciais, postura, gestos e tom de voz permitem que você avalie a confiabilidade de um candidato a emprego.

Capítulo 2 →

Como superar as diferenças culturais

Ter uma força de trabalho globalmente diversificada com diferentes origens, idiomas e culturas pode ser um desafio. Como parte de um exercício de formação de equipe transcultural, faça com que cada membro de sua equipe compartilhe ideias e histórias sobre seus idiomas, culturas e comidas nativas. Você também pode fazer com que os membros da equipe aprendam a dizer saudações ou frases curtas nos idiomas nativos de seus colegas de trabalho. Isso ajudará a reduzir mal-entendidos relacionados à cultura, promover a valorização de diferentes culturas e fortalecer os relacionamentos entre os membros da equipe.

Capítulo 6 →

Como faço para agendar reuniões com funcionários remotos em diferentes fusos horários?

Para equipes distribuídas espalhadas por vários fusos horários, coordenar os horários de reunião pode ser problemático. Tente escolher horários de reunião que sejam durante o horário normal de trabalho diurno de todos. Para alguns, isso pode ser de manhã, enquanto para outros, é à tarde ou no início da noite. Para equipes que estão em lados opostos do hemisfério, você precisa ser criativo. Gravar a reunião de videoconferência para aqueles que não puderam participar da reunião ao vivo para que ainda possam ver a reunião mais tarde. Distribuição agendas de reuniões e as notas de reunião por escrito também ajudam os colegas a se atualizarem quando não puderem estar lá pessoalmente.

Capítulo 6 →

Como posso garantir a segurança dos dados para minha força de trabalho distribuída?

O elemento humano pode minar os sistemas de segurança mais fortes do mundo. É por isso que é importante que todos os funcionários entendam o risco de violação de dados e sigam rigorosamente os protocolos de segurança de toda a empresa. O treinamento de segurança de dados deve começar durante o processo de integração de um novo contratado. Enfatizar a importância da segurança cibernética desde o início ajuda a promover boas práticas de segurança e conscientiza os funcionários sobre suas ações. Além disso, as empresas devem educar todos os funcionários sobre novos protocolos, riscos de segurança e melhores práticas regularmente, realizando treinamentos, enviando memorandos informativos e usando módulos de treinamento online.

Capítulo 8 →

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