Desafios comuns de equipes distribuídas (e como resolvê-los)

Ao gerenciar uma equipe distribuída onde alguns ou todos os membros de sua equipe trabalham em locais físicos diferentes, é fácil que as coisas passem despercebidas. Seja o baixo moral dos funcionários, ineficiências nos processos, oportunidades perdidas em projetos ou falta de colaboração da equipe, esses problemas despercebidos podem se transformar em grandes obstáculos para sua equipe ao longo do tempo. Mesmo com todos os avanços na tecnologia relacionados à comunicação, colaboração e produtividade para operações distribuídas, gerenciar e administrar efetivamente uma força de trabalho distribuída ainda é um desafio. Descrevemos alguns dos desafios comuns para equipes distribuídas e fornecemos dicas para ajudar a superar cada obstáculo.

7 Desafios e Soluções Comuns para Equipes Distribuídas

1. Falta de interação pessoal

 De acordo com uma recente pesquisa de trabalho remoto, o desafio número um para os trabalhadores remotos é a comunicação. Sem poder parar casualmente na mesa de um colega de trabalho ou ter uma “conversa de bebedouro” na sala de descanso, muitos funcionários totalmente remotos acham solitária a falta de interação humana. Também se torna cada vez mais desafiador construir relacionamentos autênticos e se comunicar efetivamente quando você tem uma equipe distribuída. As ferramentas de comunicação baseadas em texto comumente usadas, como aplicativos de e-mail e bate-papo, tornam difícil julgar as emoções dos colegas de trabalho, captar sinais não verbais ou ler a linguagem corporal. 

Solução: promova uma cultura de vídeo em primeiro lugar

A videoconferência ajuda a fortalecer as equipes distribuídas, permitindo que os colegas de trabalho se comuniquem cara a cara, semelhante às interações pessoais. Ao contrário da comunicação baseada em bate-papo ou apenas chamadas de áudio, a videoconferência facilita a leitura de expressões faciais, linguagem corporal e outras dicas não verbais que são essenciais para uma comunicação eficaz. Na verdade, caso mostram que 93% da comunicação é não-verbal. Promova um cultura de vídeo em primeiro lugar que prioriza o uso de ferramentas de videoconferência como sua principal fonte de comunicação para ajudar a aumentar o envolvimento de sua equipe distribuída e se conectar em um nível mais profundo.

2. Falta de confiança

Como você sabe se os membros da sua equipe remota estão realmente trabalhando se você não consegue vê-los? A natureza das equipes geograficamente distribuídas, com funcionários trabalhando em horários e locais diferentes, dificulta que alguns gerentes confiem em membros remotos de sua equipe. Embora os estudos mostrem que os trabalhadores remotos são geralmente mais produtivos do que seus colegas de escritório, alguns gerentes ainda lutam com a ideia de que os membros da equipe remota estão realmente realizando o trabalho quando deixados por conta própria.

Solução: crie diretrizes claras e metas mensuráveis

Como gerente, é importante ter diretrizes claramente definidas por escrito sobre como todos os membros de sua equipe devem trabalhar. Essas diretrizes podem incluir quais reuniões todos os membros da equipe devem participar, tempos de resposta necessários para problemas, horas durante o dia em que todos os membros da equipe devem estar online, padrões de qualidade de trabalho e outras expectativas específicas. Além disso, criar tarefas mensuráveis ​​com data de entrega para cada membro de sua equipe garantirá que todos contribuam para os objetivos gerais da equipe. Existem vários fluxos de trabalho de gerenciamento de projetos on-line que suportam esse processo e facilitam o gerenciamento eficaz de seus produtividade da equipe distribuída.

3. Ambientes de distração para trabalhadores remotos

Muitos funcionários gostam de trabalhar em casa, em um café ou até na praia, mas alguns lutam com esses ambientes perturbadores. Seja em tarefas domésticas, crianças, animais de estimação ou uma soneca atraente, há muitas distrações competindo por sua atenção em ambientes de trabalho remotos. Cada distração pode fazer com que um trabalhador remoto procrastine e diminua sua produção relacionada ao trabalho.

Solução: Garantir a responsabilidade

Um dos benefícios de ter funcionários que trabalham em casa ou em outros locais fora do escritório é que eles começam a trabalhar quando são mais produtivos. Para alguns funcionários, isso pode significar que eles trabalham depois ou antes do horário normal de trabalho diurno. No entanto, pode haver ocasiões em que um prazo está se aproximando e um funcionário remoto não parece focado em concluir o projeto no prazo. Para gerenciar melhor esse problema, certifique-se de que cada membro de sua equipe seja responsável por seu trabalho e que eles saibam claramente quando suas tarefas individuais são devidas. Sem invadir a privacidade, também é bom fazer check-ins individuais regulares com funcionários remotos para avaliar o progresso. Não é realista esperar que todos em sua equipe trabalhem no mesmo ritmo, mas você deve ter uma ideia geral de quanto tempo cada tarefa deve levar e definir metas e prazos de acordo. Portanto, mesmo que um membro da equipe remota se distraia durante o dia com uma atividade não relacionada ao trabalho, ele ainda será responsável por concluir suas tarefas no prazo, como o resto de sua equipe.

4. Falta de cultura da empresa

Como alguns funcionários podem trabalhar juntos em um ambiente de escritório tradicional, enquanto outros trabalham remotamente em casa, em espaços de colegas de trabalho ou escritórios satélites menores, construir e manter uma cultura unificada da empresa em equipes geograficamente distribuídas é um dos maiores desafios para empresas com uma força de trabalho global. Com a falta de interação presencial, os funcionários remotos muitas vezes se sentem excluídos e excluídos da cultura da empresa.

Solução: Criar oportunidades para formação e união de equipes

Para equipes geograficamente distribuídas, a cultura da sua empresa deve ir além das tradicionais festas, jogos e happy hours no escritório. Em vez disso, encontre maneiras de sua equipe se conectar pessoalmente usando videoconferência. Você pode hospedar videochamadas de união da equipe, onde os colegas de trabalho podem conversar e interagir casualmente, jogar ou se divertir com desafios. Há também uma série de atividades de quebra-gelo virtuais você pode fazer com sua equipe distribuída usando videoconferência. Além disso, é uma boa ideia fazer parcerias com novos funcionários com outros colegas. Esse sistema de amigos pode funcionar como uma oportunidade de orientação e ajudar a estabelecer relacionamentos mais profundos e incentivar uma melhor troca entre todos os membros da equipe. 

5. Problemas de produtividade

Um dos principais desafios de gerenciar uma equipe distribuída é garantir que todos os funcionários terminem seu trabalho no prazo, com eficiência e de acordo com os padrões da empresa. Sem a supervisão diária em um ambiente de trabalho distribuído, alguns membros da equipe remota podem não usar seu tempo com sabedoria. Além disso, comunicação deficiente, falta de metas mensuráveis ​​e problemas de responsabilidade podem afetar a produtividade de sua equipe.

Solução: desenvolver processos

Para manter sua equipe no caminho certo e produtiva, você precisará desenvolver e implementar um conjunto de processos simplificados. Além de usar softwares de gerenciamento de projetos como Asana e Monday.com, muitas equipes acham que ter sincronizações rápidas diárias ou semanais é essencial para promover a colaboração e a produtividade. Ter um check-in informal em grupo usando videoconferência regularmente mantém a equipe na mesma página e responsabiliza cada membro da equipe por suas tarefas diárias e projetos em andamento. Os gerentes também devem configurar videochamadas individuais regulares com seus subordinados diretos. Isso dá aos funcionários um tempo designado para discutir o andamento dos projetos ou quaisquer questões relacionadas ao trabalho.

6. Diferenças culturais

Muitas empresas empresariais empregam pessoas de todo o mundo. Essa força de trabalho global diversificada pode incluir funcionários que têm culturas, ética de trabalho, estilos de comunicação, valores e contexto drasticamente diferentes. Como resultado, as equipes distribuídas podem achar difícil entender umas às outras e trabalhar efetivamente juntas. Os gerentes enfrentam o desafio de superar as diferenças culturais e encontrar um terreno comum para gerenciar com sucesso sua equipe diversificada.

Solução: Implementar programa de treinamento transcultural

Treinamento transcultural ou multicultural, destina-se a ajudar as pessoas a superar desafios culturais, lidar com estereótipos e aprender a se comunicar efetivamente e ouvir melhor. Como cada equipe distribuída é única, não há um programa de treinamento multicultural único para todos, mas você deve ter um plano que promova a compreensão e o aprendizado multicultural para sua equipe diversificada. Durante a integração de novos funcionários, organize sessões divertidas de videoconferência para quebrar o gelo e convide os membros da equipe para compartilhar suas comidas, costumes e histórias regionais favoritos. Você também pode usar recursos como Minha vida em outro lugar, que é uma comunidade colaborativa que permite comparar o país em que você mora com outros países do mundo. Ele mostra várias estatísticas que diferenciam seu país de outros, incluindo custo de vida, tamanho geográfico, qualidade de vida e cultura para que você tenha uma melhor compreensão de como é viver e trabalhar no país de seu colega de trabalho.

7. Incompatibilidade de fuso horário

As equipes distribuídas globalmente geralmente são compostas por funcionários que abrangem vários fusos horários. Isso pode dificultar o agendamento de reuniões de equipe ou a obtenção de respostas rápidas de colegas de trabalho remotos. Quando você se senta ao lado de seu colega de equipe em um ambiente de escritório, é fácil recorrer a eles e fazer uma pergunta rapidamente no meio do dia em um projeto, mas quando seu colega de trabalho fica a milhares de quilômetros de distância ou possivelmente a vários fusos horários, essa tarefa simples se torna muito mais desafiador. Seu colega de trabalho remoto pode estar dormindo ou ausente do trabalho durante o horário normal de trabalho.

Solução: encontre sobreposição nas horas de trabalho diurno de todos

Use ferramentas como Cada fuso horário e Hora e data para ajudar a escolher os horários das reuniões durante o horário normal de trabalho diurno de todos. Para alguns, isso pode ser de manhã, enquanto para outros, é à tarde ou no início da noite. A sobreposição do horário de trabalho diurno também informará quando você pode esperar respostas rápidas de membros remotos de sua equipe. Para equipes que têm fusos horários muito diferentes, você precisa ser criativo. Gravar a reunião de videoconferência para aqueles que não puderam participar da reunião ao vivo para que ainda possam ver a reunião mais tarde. Além disso, você pode maximizar a produtividade planejando com antecedência. Garanta que os membros de sua equipe remota que trabalham em horários opostos tenham tudo o que precisam para trabalhar efetivamente em suas tarefas antes do final do dia de trabalho, para que você possa retornar ao trabalho no dia seguinte com as tarefas concluídas.