Uma das maiores tendências que impulsionam a revolução da sala de reunião é a planta do escritório aberto. Hoje, muitas empresas estão optando por menos escritórios independentes e mais espaços de trabalho compartilhados que promovem a comunicação e ajudam na produtividade. De acordo com as recentes tendências de mercado identificadas pela Frost & Sullivan, as salas de reunião estão projetadas para substituir quase 70% de todas as salas de reunião até 2022.
Aqui está um detalhamento completo dos benefícios das salas de reunião e tendências de tecnologia para ajudá-lo a preparar seus escritórios para o futuro com salas de reunião eficientes e produtivas.
O que é uma sala de agrupamento?
Uma sala de reunião é uma pequena sala de reuniões para 3 a 6 pessoas equipada com recursos de áudio/vídeo que são usados para reuniões rápidas de equipe (também conhecidas como reuniões de equipe). Perfeitas para sessões de trabalho não planejadas e reuniões agendadas, as salas de reunião permitem que as equipes realizem discussões sem reservar uma sala maior.
5 benefícios dos huddle rooms
Empresas de todos os tamanhos e setores, espaços de coworking e universidades começaram a construir essas pequenas salas ágeis como uma forma de pequenas equipes trabalharem juntas com mais eficiência. As salas de reunião geralmente são baratas para equipar e exigem pouco espaço físico, e muitos argumentam que são as salas mais produtivas do prédio. Aqui estão os cinco principais benefícios da implantação de salas de reunião:
1. Não é necessário fazer reservas
Muitas organizações optam por implantar salas de reunião sem um sistema de reserva. Dessa forma, as equipes podem ter um local para se reunir para uma sessão de trabalho improvisada sem ter que parar o que estão fazendo e criar uma reunião agendada.
2. Transforme pequenas salas subutilizadas em espaços eficientes
A maioria dos pequenos espaços de reunião são subutilizados porque não possuem a tecnologia necessária para reuniões produtivas. Para ajudar a resolver o problema da subutilização, os provedores de videoconferência começaram a desenvolver sistemas de videoconferência otimizados para salas de reunião e pequenas salas de reunião, facilitando para as organizações equipar suas salas de reunião com todos os vantagens da videoconferência.
3. Salve grandes salas de conferência para grandes reuniões
De acordo com uma pesquisa recente da empresa de análise Frost & Sullivan, 75% de todas as reuniões em grandes salas de conferência são entre apenas três a quatro pessoas, tornando o resto dessas cadeiras vazias apenas um desperdício de espaço. As salas Huddle são perfeitamente dimensionadas para sincronizações de equipes pequenas.
4. Ideal para membros remotos da equipe
As salas Huddle oferecem às equipes e aos trabalhadores remotos a capacidade de se conectar cara a cara para qualquer reunião ou sincronização rápida da equipe ao longo do dia. E enquanto as salas de conferências tradicionais são ótimas para videoconferência com grandes grupos para capturar todos na sala, as salas de reunião são perfeitamente dimensionadas para dar a todos uma presença em tamanho real na reunião online. A cadência regular das videochamadas em salas de reunião pode fazer com que as equipes remotas se sintam menos remotas.
5. Barato para configurar
Espaços de trabalho menores têm orçamentos menores e exigem menos complexidade, portanto, a tecnologia na sala deve ser econômica e fácil de usar. Os kits de sala de reunião de vídeo DIY e as soluções de sala de reunião personalizadas podem ser instaladas por menos do que o preço de um laptop de funcionário. E com um ciclo de vida longo gerenciado de seis a oito anos, você obterá valor contínuo nos próximos anos.
3 dicas para uma reunião produtiva
Recentemente publicamos nosso guia de dicas e truques para realizar uma videoconferência bem-sucedida, e embora todas as dicas possam levar a uma reunião de sala de reunião bem-sucedida, essas três se encaixam perfeitamente no tamanho menor e na natureza ad-hoc da sala de reunião:
1. Mantenha a reunião no tamanho certo
O tamanho limitado de uma sala de reunião é uma ótima analogia para o tamanho de uma equipe funcional para colaborar e realizar o trabalho. Quanto mais pessoas se juntarem ao amontoado, mais distrações as coisas podem ser. Use grandes salas de conferência para a sessão inicial de brainstorming, depois use salas de reunião para sessões de discussão e reencontre-se na sala de conferência para compartilhar conteúdo e descobertas.
2. Otimize a sala de reunião para vídeo
A maioria das salas de reunião são projetadas com uma única tela montada na parede e uma mesa de sala de reuniões encostada na parede. Salas menores, como salas de reunião, devem priorizar uma lente de campo de visão grande angular para ajudar a capturar os participantes da reunião sentados perto da câmera.
3. Não se esqueça de ser você mesmo
Já deixamos de usar a videoconferência apenas para reuniões trimestrais com sua equipe executiva — ela se transformou em uma forma diária de comunicação cara a cara. Assim como enviar mensagens de texto, falar ao telefone ou ir até a mesa do seu colega e conversar pessoalmente, a experiência de videoconferência é sobre o que está sendo discutido. Portanto, não se preocupe quando se trata de entrar na câmera - apenas seja você mesmo!
Como configurar sua sala de reunião: 5 itens essenciais para qualquer grande espaço de reunião
Se o seu escritório está apenas começando a criar soluções de sala de reunião para equipes pequenas ou se você está procurando uma maneira de otimizar suas salas de telefone antigas com tecnologia de colaboração moderna, você deve incluir estes cinco itens obrigatórios em seu design:
1. Mobília
Siga sua cultura corporativa ao decidir os estilos para suas salas de reunião – estilos, plural, porque muitas empresas estão optando por um visual único para cada espaço. A metragem quadrada limitada de uma sala de reunião permite que você faça escolhas ousadas sem ter que reformar completamente todo o escritório. A sala típica terá capacidade para quatro a cinco com superfícies de trabalho duráveis. Se amontoar/projeto de sala de conferência e decoração de interiores não são o seu forte, procure ajuda de uma agência ou consulte o seu motor de busca favorito para ideias. Aqui estão algumas palavras-chave para você começar: escritório moderno, grande sala de reunião e escritório criativo.
2. Exibição
Ok, seu quarto está decorado com piso de concreto manchado, uma porta de celeiro recuperada, canos expostos, tampos de mesa de alumínio de avião e cadeiras Herman Miller® - e agora? É hora de trazer a tecnologia que transforma sua elegante sala de estar em uma sala de reunião feita para fazer. Quer você esteja de brainstorming conceitos para o vídeo de marketing mais recente ou análise de dados em um relatório de vendas, a disponibilidade de um display para compartilhamento de tela é fundamental para esse espaço. As equipes não devem depender de se reunir em torno de um laptop para ver uma apresentação ou videoconferência com outro grupo.
Os preços dos monitores caíram drasticamente nos últimos anos, então vá tão grande quanto seu orçamento permitir - mas lembre-se de que ainda é um espaço pequeno, então o intervalo de 42”–50” provavelmente é suficiente. Ao decidir sobre uma altura de montagem, recomendamos ficar próximo ao nível dos olhos, especialmente ao equipar as salas para se conectarem umas às outras com uma solução de videoconferência de sala de reunião.
3. Quadro Branco
Seja esmalte branco tradicional, inteligente interativo ou apenas um painel de vidro, certifique-se de não negligenciar a capacidade de escrever ideias e conceitos na sala de reunião. Os quadros brancos podem funcionar como um estacionamento para ideias sobre as quais você não está pronto para agir, ajudam você a visualizar suas prioridades e fornecem um método fácil de modificar ideias quando você percebe que havia algumas ruins em que “nenhuma ideia é uma má ideia " chuva de ideias. No final da reunião, basta tirar algumas fotos do seu trabalho para não precisar anotá-lo novamente.
4. Ambiente
Acústica
Com muitos escritórios em transição para um plano aberto conceito, é mais importante do que nunca ter espaços de colaboração designados livres de ruídos e distrações. O isolamento acústico evita vazamento de ruído dentro e fora da sala, e uma configuração de microfone de nível profissional pode aumentar significativamente a qualidade do áudio de uma reunião com redução de ruído ambiente nativa e cobertura total da sala.
Iluminação
A iluminação natural tem sido associada a uma melhor saúde e maior engajamento dos funcionários. É uma adição maravilhosa a muitos espaços de reunião, mas deve-se tomar cuidado para fornecer controle de iluminação em salas de reunião com janelas. Salas sob luz solar direta na hora errada do dia podem parecer desbotadas no vídeo, e uma fonte de luz diretamente atrás de um assunto pode criar uma silhueta dura.
5. Conectividade de vídeo
A videoconferência permite que os membros da equipe tenham assento na reunião de onde estiverem. Portanto, se sua equipe inclui teletrabalhadores, pessoas localizadas em outro campus ou colegas de trabalho que viajam regularmente, um solução de videoconferência é um investimento inteligente para manter sua colaboração e conexão em grupo. Ao equipar sua sala de reunião com videoconferência, procure uma solução que seja fácil de gerenciar e usar, atenda aos seus requisitos de segurança e confiabilidade e, acima de tudo, ajude suas equipes a se sentirem o mais conectadas possível. Kits Lifesize Dash™ são soluções de sala de reunião projetadas para flexibilidade do dispositivo, enquanto Tamanho natural® Ícone 300™ oferece uma solução tudo-em-um comprovada com compartilhamento de conteúdo em movimento total 4K para uma experiência de sala de reunião de primeira.
Lifesize pode ajudar a manter equipamento de videoconferência gerenciável para qualquer sala de reunião, ao mesmo tempo em que fornece tecnologia de áudio e vídeo clara e capacita os funcionários a colaborar em um ambiente eficiente.
Pronto para começar a usar as salas de reunião do Lifesize?
Na Lifesize, tudo o que fazemos é projetado, construído e suportado para tornar a experiência do usuário excelente e sem esforço desde o primeiro dia. Depois de mais de quinze anos desenvolvendo sistemas de sala de reunião e sala de conferência, dispositivos de apresentação de sala de reunião sem fio, aplicativos de videoconferência e os votos de rede global de nuvem que une tudo isso, não nos contentamos com nada menos do que incrível. O Lifesize oferece uma experiência de reunião unificada incomparável na qual você pode confiar para trabalhar na primeira vez, sempre. Agende uma demonstração com um especialista em videoconferência da Lifesize ou configure sua conta gratuita para ver uma solução de sala de reunião Lifesize em ação.
