A tecnologia moderna mudou para sempre o cenário de nossa interação humana, com muitas empresas optando por ter menos reuniões presenciais e mais conversas digitais por meio de aplicativos de e-mail e bate-papo. Embora isso possa parecer uma maneira mais rápida de fazer as coisas, na verdade é um substituto ruim para certas tarefas onde é verdade comunicação cara a cara é otimo. Este blog fornece ideias para reuniões de equipe e descreve maneiras úteis de melhorar suas próximas reuniões em vez de cancelá-las. 

Dois Profissionais em chamada de videoconferência com outros dois profissionais.

O que são reuniões de equipe remotas?

As reuniões de equipe remotas são reuniões virtuais que reúnem todos os membros da equipe para transmitir informações e acompanhar marcos importantes do projeto. Eles são parte essencial da estratégia de comunicação de uma equipe e, quando alavancados corretamente, fornecem ordem aos objetivos da equipe, tomada de decisões e resolução de problemas. Uma reunião de equipe eficaz é agenda-driven, com um líder de equipe claro e abordagem metódica.

Você está maximizando a produtividade em suas reuniões remotas? 

Problemas técnicos, reuniões longas, reuniões improdutivas, reuniões antes e depois das reuniões e reuniões para revisar o que aconteceu em uma reunião anterior podem levar à fadiga da reunião. Com o tempo, isso pode desgastar a produtividade e a satisfação de um funcionário. E enquanto algumas empresas começaram a combater a fadiga de reuniões minimizando ou cancelando reuniões físicas, outras estão resolvendo problemas de reuniões com estratégias de reunião de equipe melhores e mais eficazes. Aqui estão quatro sinais de uma cultura de reunião remota ruim:

1. Problemas técnicos frequentes

As reuniões de equipe virtual têm os mesmos problemas que as reuniões presenciais, mas os problemas técnicos adicionam outra camada de dificuldade a elas. Muito tempo é desperdiçado durante essas reuniões porque os funcionários não entendem completamente como usar as ferramentas de comunicação. As chamadas de videoconferência podem ser especialmente frustrantes quando os colegas de trabalho não silenciam seus microfones, prestam atenção ou usam a cortesia comum. Confira nosso blog em Etiqueta de videoconferência para dicas úteis e práticas recomendadas.  

2. As metas não estão sendo cumpridas

A melhor maneira de matar a produtividade durante o dia de trabalho é assistir a uma reunião disfuncional que não tem um propósito claro e termina sem realizar nada. Cada reunião deve ter uma lista de itens da agenda e uma meta específica, e os participantes devem trabalhar para atingir essa meta até o final da reunião. Confira nosso blog Como conduzir uma reunião eficaz em 8 etapas para uma melhor maneira de hospedar reuniões de equipe. 

3. Ficar sem tempo

Uma reunião agendada de 30 minutos pode acabar durando uma hora ou mais, desperdiçando um tempo precioso para todos os participantes. Definir um horário de início e término rigoroso e cumprir esses horários mostra aos membros de sua equipe que você respeita e valoriza o tempo deles e permite que eles voltem rapidamente ao trabalho diário.

4. Reuniões disfarçadas de e-mails ou conversas de bate-papo

Enquanto Microsoft Teams, Slack e conversas por e-mail são ótimas para atualizações e check-ins rápidos, para realmente garantir que toda a equipe esteja trabalhando em conjunto nos mesmos objetivos, reuniões presenciais ainda são necessárias. A falta de comunicação é uma das principais causas de ineficiência no local de trabalho. Muitos desses problemas podem ser atribuídos à comunicação escrita e às várias maneiras de interpretar e-mails ou mensagens de bate-papo.

Por que as reuniões presenciais são críticas para equipes remotas

Estudos mostram que tanto quanto 93% da comunicação é não verbal. Ter a capacidade de envolver seus colegas de equipe em conversas cara a cara e interpretar suas reações é extremamente importante para a capacidade de sua equipe se comunicar de forma eficaz. 

A interação humana é uma necessidade inata

Embora os avanços na tecnologia tenham acelerado a maneira como nos comunicamos por meio de correspondência digital, ainda temos uma necessidade inata de nos sentirmos próximos e conectados a outros humanos por meio de interações face a face. E-mails e aplicativos de bate-papo não atendem a essa necessidade. 

Os mal-entendidos podem ser enfrentados

Os humanos naturalmente atribuem significado a qualquer cenário, especialmente quando se trata de e-mails e conversas de bate-papo por escrito. Muitas vezes essas mensagens podem ser mal interpretadas. Se alguém responder ao seu e-mail detalhado com uma resposta curta, você pode pensar que eles estão chateados ou discordam de você quando, na verdade, eles estavam ocupados e achavam que uma resposta de uma palavra era suficiente. Estudos mostra que as solicitações presenciais são 34 vezes mais eficazes do que as enviadas por e-mail.

Menos rotatividade de funcionários 

De acordo com o Forbes, 66% dos funcionários pediriam demissão se se sentissem desvalorizados. As reuniões presenciais ajudam os funcionários a se sentirem vistos e apreciados, mas e os membros da sua equipe remota? É fácil para eles se sentirem solitários e isolados, especialmente quando a maioria de seus colegas de equipe trabalham juntos no mesmo escritório principal. A comunicação por vídeo cara a cara é uma ótima maneira de eles se sentirem incluídos e conectados à sua equipe.   

Mais eficiente 

As reuniões presenciais tendem a ser mais envolventes e eficientes. Reunir toda a sua equipe para reuniões rápidas de sincronização e reuniões presenciais agendadas regularmente é uma ótima maneira de colocar todos na mesma página rapidamente e também uma boa maneira de promover camaradagem da equipe. Em vez de tentar explicar um projeto complexo em um e-mail e depois passar horas respondendo perguntas, você pode organizar uma reunião de equipe cara a cara na qual apresenta os detalhes do projeto e responde a todas as perguntas ao mesmo tempo.

5 maneiras de ter reuniões de equipe remotas que realmente funcionam

De acordo com o Inc.com, metade de todo o tempo de reunião é desperdiçado. Com um pouco de planejamento e estrutura, sua equipe pode ter reuniões produtivas e envolventes. 

1. Crie uma agenda

An agenda de reunião de equipe eficaz é um dos componentes mais importantes de ter uma reunião de equipe produtiva. Enviar a agenda da reunião para todos antes da reunião define o tom e o foco da reunião. Isso dará a todos uma compreensão dos tópicos que estão sendo discutidos e os objetivos da reunião para que ninguém venha à reunião sem noção. Certifique-se de incluir todos os pontos que serão discutidos durante a reunião e não se esqueça de adicionar tempo para coisas como atividades virtuais de team building, atualizações importantes da equipe e feedback. 

2. Atribua um líder 

Designar um líder de reunião de equipe é uma ótima maneira de manter a reunião nos trilhos. Quando são apresentados tópicos que não estão na agenda, o líder da equipe deve dar um lembrete gentil ao grupo dos tópicos e objetivos da reunião para manter a reunião em andamento e no ponto. 

3. Encontre um horário ideal

Pare de fazer reuniões logo antes do almoço, logo após o almoço, às 4h30 em qualquer dia e especialmente na sexta-feira. Escolha um momento em que as pessoas estarão mais atentas. As manhãs e as tardes são ótimas opções. O melhor horário para agendar uma reunião durante a semana é terça-feira às 2h30, de acordo com um estudo feito por Workfront.

4. Comece e termine no horário 

Newscientist.com descobriram que metade de todas as reuniões começam com 10 minutos de atraso. Ficar sentado esperando que a pessoa responsável apareça drena a energia da sala e começa a reunião com o pé esquerdo. Quando os funcionários sabem que as reuniões começarão e terminarão no horário, é mais provável que permaneçam focados durante a reunião e tomem decisões até o final da reunião. 

5. Termine com uma ação

Deixe os últimos minutos de cada reunião para resumir rapidamente o que foi discutido durante a reunião e falar sobre os próximos passos. Cada participante da reunião deve saber qual é o próximo item de ação e o cronograma para concluir essa tarefa. Após a reunião, envie notas da reunião, responsabilidades dadas e um plano de acompanhamento para garantir que todos estejam na mesma página.

A peça final do quebra-cabeça de suas reuniões de equipe remotas: tecnologia integrada 

Os aplicativos de e-mail e bate-papo tornam a comunicação com os membros da equipe rápida e fácil, mas não são muito pessoais ou envolventes. Uma maneira melhor de se conectar e interagir com toda a sua equipe é por meio de videoconferência cara a cara. 

Vídeo conferência

As chamadas apenas de áudio não são mais suficientes. Os funcionários precisam se encontrar cara a cara para colher os verdadeiros benefícios das reuniões de equipe. As videoconferências permitem que você veja os membros da sua equipe remota para realmente entendê-los e construir relacionamentos autênticos. O Lifesize torna a conexão por videoconferência mais fácil do que nunca. Com um único clique em um link de convite para reunião, os membros de sua equipe podem junte-se diretamente de seus navegadores em seus celulares, tablets ou laptops sem precisar baixar um aplicativo. 

Compartilhamento de tela

Pare de perder os primeiros 5 a 10 minutos de cada reunião procurando o dongle certo e, em seguida, perca mais tempo passando o dongle para o próximo apresentador. Em vez disso, use a tecnologia de compartilhamento de tela sem fio para otimizar a eficiência da reunião. Lifesize Share™ torna notavelmente simples de apresentar em reuniões. Compartilhe sua tela sem fio em tempo real, reproduza um vídeo e controle sua apresentação diretamente de seu dispositivo móvel ou laptop.

Quadro branco

As sessões de quadro branco são ótimas para fazer brainstorming e colaborar com toda a sua equipe. Eles tornam o conteúdo visualmente atraente e mais fácil de absorver e reter. Lifesize Share com o Kaptivo O sistema de câmera de quadro branco permite capturar e compartilhar conteúdo de qualquer quadro branco padrão para todos em uma videoconferência, removendo pessoas, reflexos, brilhos e sombras da imagem do quadro branco. Você obtém uma imagem digital limpa e vibrante do conteúdo do quadro branco que todos na chamada podem visualizar em tempo real.  

Pare de cancelar reuniões de equipe e melhore-as

Muitas empresas substituíram as reuniões frequentes da equipe por conversas informais de bate-papo e longas cadeias de e-mail. Embora esse tipo de comunicação tenha seu lugar e hora, é um substituto ruim para as reuniões de equipe. Para uma melhor colaboração e maior produtividade, tente se conectar com sua equipe cara a cara. Para equipes com funcionários remotos, uma videoconferência é uma ótima maneira de criar um ambiente colaborativo e estimulante para garantir que todos em sua equipe sejam vistos e ouvidos enquanto trabalham juntos como uma unidade.