Como gerenciar uma equipe distribuída

Gerenciar uma equipe distribuída pode ser um desafio. É fácil se sentir desconectado de sua equipe, ter problemas de comunicação e, quando você adiciona diferenças culturais à mistura, as coisas podem se complicar rapidamente. Instrutora da Universidade de Harvard Julie Wilson explica, “Gerenciar uma equipe virtual exige que os gerentes dupliquem os fundamentos da boa gestão, incluindo o estabelecimento de metas claras, a realização de ótimas reuniões, a comunicação clara e o aproveitamento dos pontos fortes individuais e coletivos dos membros da equipe.” Gerenciar com sucesso uma equipe remota é um desafio, mesmo para os gerentes mais experientes. É preciso tempo, paciência e muita prática, mas com os processos e as ferramentas certas, é possível ter uma equipe totalmente remota produtiva e engajada.

8 dicas para gerenciar uma equipe distribuída

1. Contrate as pessoas certas

Primeiro, você precisa contratar pessoas em quem possa confiar e se sinta confortável trabalhando por conta própria. Como você não poderá fazer o check-in constante de cada membro remoto da equipe, precisará encontrar pessoas que possam contribuir positivamente para sua equipe sem pressão dos colegas, microgerenciamento e atenção constante. “Contrate executores”, Wade Foster, cofundador da Zapier,diz.“ Os executores farão as coisas mesmo se estiverem trabalhando em uma ilha isolada. Você não precisa dar tarefas aos realizadores para saber que algo será feito. Você ainda terá que fornecer direção e orientação, mas na ausência disso, um executor fará algo acontecer.”

2. Integrado com toda a equipe remota em tempo real

O desenvolvimento de um processo de integração eficaz ajuda os novos contratados a se adaptarem rapidamente ao seu trabalho e a conhecerem sua equipe. Ao apresentar imediatamente novos membros da equipe e fornecer oportunidades para que todos se conheçam por meio de videoconferência cara a cara, os funcionários têm mais probabilidade de confiar uns nos outros e se sentir conectados à sua equipe. Há uma série de diversão atividades de quebra-gelo virtuais você pode fazer com sua equipe distribuída usando videoconferência. Além disso, é uma boa ideia atribuir um mentor para ajudar seu novo funcionário a fazer uma transição suave para a nova função. O mentor também atuará como um recurso imediato para o funcionário quando ele ficar preso ou apenas tiver uma pergunta simples. O objetivo é fazer com que o novo contratado se sinta valorizado e parte da equipe o mais rápido possível. “Como alguém que trabalha remotamente e gerencia uma equipe de funcionários remotos, sei o quão crítico é o estágio de integração no ciclo de vida do funcionário. A integração bem-sucedida para funcionários remotos depende de estender a cultura da sua organização além das quatro paredes e por meio de uma tela. Comece abandonando o e-mail quase inteiramente nas primeiras semanas e envolva o vídeo desde o início para passar o máximo de tempo possível cara a cara. Além disso, organize reuniões com as principais partes interessadas por vídeo antecipadamente para promover um senso de autossuficiência e garantir que o funcionário se sinta conectado à comunidade mais ampla.” Tim Maloney, vice-presidente sênior de canais mundiais da Lifesize

3. Defina expectativas claras

Ao fazer a transição para uma equipe totalmente remota, os gerentes devem priorizar o desenvolvimento de diretrizes e expectativas claras. A maioria das equipes é composta por um grupo diversificado de pessoas. Alguns funcionários podem ter experiência anterior de trabalho remoto, enquanto outros podem ser completamente novos no trabalho em casa. Para garantir que todos estejam operando em pé de igualdade, é importante que você defina expectativas claras e realistas para toda a sua equipe imediatamente.

Não esclarecer as expectativas desde o início pode levar a problemas e mal-entendidos que podem causar grandes interrupções no fluxo de trabalho e no desempenho de sua equipe. Esclareça quais ferramentas sua equipe usará, como você se comunicará, que horas todos devem trabalhar, como e quando os projetos serão concluídos e, quando as coisas mudarem, comunique isso também. Suas expectativas devem ser anotadas, enviadas por e-mail e prontamente disponíveis para toda a sua equipe. Isso garantirá que todos estejam na mesma página e não haja ambiguidade no que se espera de cada membro da equipe.

4. Use as ferramentas de comunicação online corretas

Depois de definir claramente suas expectativas, é hora de encontrar as ferramentas certas que ajudarão sua equipe a atender a essas expectativas e fazer com que seus dias de trabalho funcionem sem problemas e com eficiência. A pesquisa mostra que a trabalhador de escritório médio tem 5 ou mais aplicativos abertos a qualquer momento, por isso é importante escolher com sabedoria para evitar criar ainda mais fadiga ou confusão no aplicativo sobre onde os funcionários devem procurar informações.

Existem centenas de soluções de colaboração e comunicação e inúmeras ferramentas de produtividade projetadas para ajudar as equipes distribuídas a serem produtivas. Ferramentas de videoconferência baseadas em nuvem, como Tamanho natural e aplicativos de bate-papo como Slack e Microsoft Teams facilite a comunicação constante com os membros de sua equipe remota. Ferramentas de gerenciamento de projetos como Asana, Monday.com e ProjectManager. com ajude no gerenciamento do tempo e mantenha sua equipe no caminho certo para evitar perder tempo com distrações e trabalho improdutivo. À luz da recente situação do coronavírus, muitas empresas estão oferecendo seus serviços gratuitamente, incluindo Tamanho natural. Faça sua pesquisa para encontrar as ferramentas que funcionarão melhor para você e sua equipe.

5. Crie uma cultura de vídeo em primeiro lugar

Sem as interações pessoais diárias com as quais os funcionários tradicionais do escritório estão acostumados, é fácil para os funcionários que estão trabalhando em casa pela primeira vez se sentirem solitários e desconectados do resto de sua equipe. Ao criar uma cultura de vídeo que prioriza o uso de ferramentas de videoconferência para comunicação, em vez de chamadas em conferência somente de áudio ou aplicativos baseados em texto, sua equipe pode ter interações cara a cara significativas e envolventes. A videoconferência proporciona uma interação mais “pessoal” e adiciona um elemento humano à conversa que muitas vezes está ausente em outras formas de comunicação digital. Ao ser capaz de ver e ouvir claramente seus companheiros de equipe, você é capaz de entendê-los melhor, captando dicas não verbais e conecte-se com eles em um nível mais profundo, não importa a diferença de fuso horário.WP Engine é a plataforma líder de experiência digital WordPress com mais de 500 funcionários localizados nos Estados Unidos, Europa e Austrália. Como uma empresa que prioriza sua cultura, enfrentou o desafio de trazer unidade para equipes espalhadas por três continentes em seis escritórios diferentes. Ao ter o Lifesize em espaços de reunião em todos os escritórios e no laptop de cada funcionário, os colegas de trabalho podem se conectar instantaneamente e os gerentes podem gerenciar funcionários remotos com eficiência em videochamadas individuais. A interação humana ajuda os funcionários a ter conversas envolventes e conexões pessoais com gerentes e membros da equipe a milhares de quilômetros de distância.[Leia o estudo de caso completo]

6. Organize reuniões regulares individuais e de equipe

A comunicação constante é a chave para manter sua equipe distribuída produtiva e engajada. Planeje reuniões regulares de equipe no início da semana usando videoconferência para discutir o status do projeto, os obstáculos que os membros da equipe estão enfrentando e as metas para a semana. Então, no final da semana, considere realizar reuniões mais longas de “encerramento” para falar sobre as realizações da equipe. Você também pode usar esse tempo para reconhecer o trabalho excelente e planejar a semana seguinte.

Além das reuniões de equipe, reuniões em pé, reuniões individuais regulares com cada um de seus funcionários são altamente recomendadas para garantir que todos permaneçam conectados e engajados. Na verdade, caso mostraram que funcionários de gerentes que não têm reuniões 1:1 regulares têm quatro vezes mais chances de se sentirem desengajados no trabalho. Embora as reuniões 1:1 possam consumir muito tempo para gerentes com equipes grandes, elas desempenham um papel crítico em fazer com que os membros da equipe se sintam valorizados como indivíduos, ao mesmo tempo em que lhes dão a oportunidade de fazer perguntas, discutir problemas ou levantar sugestões que podem não se sentir à vontade compartilhar em um ambiente de grupo.

7. Supercomunicar metas para ajudar os funcionários remotos a ter sucesso

Para os funcionários que consideram difíceis os acordos de trabalho remoto, a comunicação excessiva de metas e tarefas individuais é uma maneira eficaz de garantir que eles estejam focados nas coisas certas. Isso significa usar uma linguagem clara e precisa que os funcionários possam entender facilmente para cada projeto. Utilize ferramentas de gerenciamento de projetos para ajudar os funcionários a se concentrarem nas tarefas, entender cada etapa do projeto e saber quando o projeto deve ser entregue. O gerenciamento eficaz de uma equipe distribuída não funcionará se você estiver simplesmente focado em acompanhar as horas de trabalho dos funcionários. Em vez disso, a melhor maneira de medir o desempenho de um funcionário é focar em seus resultados. Criar uma cultura orientada para resultados significa confiar em sua equipe e deixar de lado a semana de trabalho arbitrária e forçada das nove às cinco e de 40 horas. Em vez disso, concentre-se nas contribuições individuais dos membros da equipe. Como e quando eles concluem as tarefas não devem importar, desde que o trabalho seja bem feito e feito no prazo.

8. Ofereça oportunidades de vínculo

Como as reuniões presenciais regulares não são uma opção para a maioria dos trabalhadores remotos e equipes distribuídas, encontre outras maneiras de fazer com que sua equipe se relacione fora das reuniões regulares da equipe. Os funcionários podem estabelecer páginas de mídia social apropriadas para o trabalho, clubes do livro e grupos de bate-papo privados onde podem jogar, ter conversas alegres sobre seu trabalho e vida pessoal, postar fotos de suas famílias ou animais de estimação e compartilhar histórias de sucesso pessoais. Algumas empresas até hospedam regularmente happy hours virtuais para permitir que os funcionários interajam casualmente e se atualizem por videoconferência enquanto trabalham remotamente.

Sheel Gupta, diretora de crescimento da Ponto Humilde, compartilhado em Quora como ela mantém sua equipe remota engajada: “Um dos desafios mais comuns do trabalho remoto é que os membros da equipe se sentem solitários e desconectados. Ser remoto significa que é menos provável que sua equipe tenha conversas espontâneas e atividades não relacionadas ao trabalho. Encorajo as equipes remotas a trazer as tradições do escritório para seu estilo de trabalho remoto. Por exemplo, minha equipe tem noites de jogos quinzenais e, durante nosso experimento remoto, realizamos uma noite de jogos virtual.”

Por fim, tente realizar encontros presenciais com toda a sua equipe pelo menos uma ou duas vezes por ano. Isso pode ser desafiador e caro, mas os benefícios de ter sua equipe conectada pessoalmente e promover melhores relações de trabalho superam em muito os custos de viagem.